Учет ведения кассовых операций

Если курс валюты с момента  ее оприходования в кассу до момента ее выдачи или до даты составления бухгалтерской отчетности изменился, в учете возникают курсовые разницы.

Предназначенная для выплаты заработной платы, стипендий  и других выплат сумма наличных денег  устанавливается согласно расчетно-платежной  ведомости (платежной ведомости).

Срок выдачи наличных денег на эти выплаты определяется руководителем и указывается  в расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости).

Продолжительность срока выдачи наличных денег по выплатам заработной платы, стипендий и другим выплатам не может превышать пяти рабочих дней (включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты).  Старший кассир выдает необходимую сумму согласно расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости) кассирам под роспись в книге учета денежных средств и ли по РКО на срок, установленный в ведомости.

Кассир подготавливает подлежащую выдаче сумму наличных денег  и передает расчетно-платежную ведомость (платежную ведомость) работнику  для подписания. Затем кассир пересчитывает  подготовленную к выдаче сумму денег  таким образом, чтобы работник мог  наблюдать за его действиями. Выдача наличных производится полистным, поштучным  пересчетом в сумме, указанной в  расчетно-платежной ведомости (платежной  ведомости).

Работник пересчитывает  под наблюдением кассира полистно, поштучно полученные им наличные деньг  и. Кассир не принимает от работника  претензии по сумме наличных денег, если тот не пересчитал под наблюдением  кассира полученные им наличные деньги.

В последний день выдачи денег в виде заработной платы, стипендий  и других выплат в расчетно-платежной  ведомости (платежной ведомости) кассир:

-проставляет  оттиск штампа или делает надпись  «депонировано» напротив фамилий  работников, которым не проведена  выдача наличных денег;

-подсчитывает  и записывает в итоговой строке  сумму фактически выданных наличных  денег и сумму, подлежащую депонированию  и сдаче в банк;

-сверяет указанные  суммы с итоговой суммой в  расчетно-платежной ведомости (платежной  ведомости);

-оформляет в  произвольной форме реестр депонированных  сумм.

Порядок и сроки проведения проверок фактического наличия наличных денег определяются юридическим  лицом,  индивидуальным предпринимателем.

Согласно п. 1 статьи 15.1 Кодекса  об административных правонарушениях  установлены штрафы за следующие  нарушения с денежной наличностью:

- осуществление расчетов  наличными с сверх установленных  размеров с другими организациями;

- неоприходовании или  не полном оприходовании в  кассу денежных средств;

- не соблюдении порядка  хранения денежных средств, а  также сверхлимитный остаток  в кассе.

Штрафы устанавливаются  в следующих размерах:

- для должностных лиц  от 4000 до 5000 рублей;

- для юридических лиц  от 40 000 до 50 000 рублей.

В бухгалтерском учете  все кассовые операции отражаются на счете 50. Счет 50 «Касса» предназначен для обобщения информации о наличии  и движении средств в кассах организации.

К счету 50 «Касса» могут  открываться субсчета:

50-1 «Касса организации»

50-2 «Операционная касса»

50-3 «Денежные документы»

и другие в соответствии с учетной политикой.

На субсчете 50-1 учитываются  денежные средства в кассе организации. Когда организации производит операции с иностранной валютой, то к 50 счету  «Касса» должны открываться субсчета для обособленного учета движения каждой наличной иностранной валюты.

Субсчет 50-2 «Операционная  касса» открывается организациями  при необходимости, чаще всего организациями  транспорта и связи. На нем учитывается  наличие и движение денежных средств  в кассах товарных контор (пристаней) и эксплуатационных участках, остановочных пунктов, речных переправ, судов, билетных и багажных кассах портов (пристаней), вокзалов, кассах хранения билетов, кассах отделений связи и т.п.

На субсчете 50-3 «Денежные  документы» учитываются находящиеся  в кассе организации почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и т.п. Денежные документы учитываются  в сумме фактических затрат на приобретение. Аналитический учет ведется  по их видам.

Из Плана счетов можно  выявить классификацию объектов учета на счете 50 «Касса» по видам  ценностей:

• отечественная валюта;
• иностранная валюта;
• денежные документы.

Счет 50 «Касса» - активный. По дебету учитывается поступление  денежных средств и денежных документов в кассу организации, по кредиту  – выплата денежных средств и  выдача денежных документов.

Порядок учета кассовых операций непосредственно на предприятии  регулируют рабочие документы по бухгалтерскому учету самого предприятия. Рабочие документы самого предприятия  определяют особенности организации  и ведения учета в нем.

1.2.Документальное оформление кассовых операций.

Кассовые операции оформляются кассовыми документами, унифицированные формы которых  утверждены Постановлением Госкомстата  РФ от 18.08.1998 № 88. Цифровые коды форм документов, приведенные в Положении о  кассовых операциях, соответствуют  Общероссийскому классификатору управленческой документации ОК 011 93, утвержденному  Постановлением Госстандарта РФ от 30.12.1993 № 299. 

Формы первичной учетной документации :

• кассовая книга(код 0310004)
• приходный ордер;(код 0310001)
• расходный ордер;( код 0310002)
• книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств;( код 0310005)
• и расчетно-платежная ведомость; (код 0301009)
• платежная ведомость; (код  0301011.)

Кассовая книга (Приложение 1) ведется для учета наличных денег, которые поступают в кассу. Её можно вести как в бумажном, так и в электронном виде. В случае ведения книги на бумаге, все листы должны быть пронумерованы до начала записей, скрепляющую бумагу должны подписать главный бухгалтер и руководитель предприятия, также она должна быть заверена печатью предприятия или индивидуального предпринимателя (при наличии у него таковой).В случае ведения книги в электронной форме должны быть приняты меры для того, чтобы сведения невозможно было изменить или подделать. Записи в такой книге заверяются электронными цифровыми подписями уполномоченных лиц, а решение о сроках распечатывания информации (ежедневно, раз в неделю или квартал и тому подобное) принимает руководитель. При этом нужно учитывать, что при проведении внешней проверки книгу все равно придется распечатывать. Нумерация страниц должна вестись и в электронном варианте кассовой книги, при этом она осуществляется автоматически и в хронологическом порядке. Распечатанные экземпляры листов кассовой книги необходимо собрать в отдельную папку – делать это можно по мере возможности или желания, но в течение одного календарного года книга должна быть собрана.Записи в кассовой книге делает кассир на основании приходных и расходных ордеров – только на те средства, что поступили непосредственно в кассу. Наличные деньги, принятые платежным агентом или банковским субагентом, фиксируются в отдельных кассовых книгах, которые ведут непосредственно сами агенты. В конце каждого рабочего дня кассир должен сверять данные кассовой книги с данными кассовых документов и фиксировать своей подписью сумму остатка наличных средств. После этого сверку данных производит главный бухгалтер или руководитель предприятия (в случае отсутствия бухгалтера) и тоже подписывается.

Если  в какой-либо день или даже дни  не было произведено ни одной кассовой операции, остаток каждый раз выводить не нужно – суммой остатка будет  считаться последний выведенный в тот день, когда кассовые операции производились.

Если  кассовую книгу ведет не старший  кассир, а кассир (или заменяющий его работник) обособленного отделения  предприятия, то после выведения  остатка наличных средств соответствующий  лист кассовой книги должен быть передан  руководителю (если книга ведется  в бумажном виде передается отрывной лист, если в электронном – распечатка). Контроль ведения кассовой книги осуществляет главный бухгалтер предприятия. В его отсутствие контроль осуществляет руководитель.

Приходный кассовый ордер (ПКО) (Приложение 2) документирует оформление кассовых операций (поступление в кассу наличных денег). Ордер может быть заполнен как вручную, так и на компьютере или печатной машинке, помарки и исправления при этом не допускаются. Помимо регистрационного номера ордер должен иметь следующие реквизиты:

• наименование предприятия, структурного подразделения (при необходимости) с указанием кодов предприятия и структурного подразделения по ОКПО;
• дату заполнения;
• номер корреспондирующего счета или субсчета.

Кассир обязан проверить сведения в приходном  ордере (на правильность и полноту), а также прилагаемые документы.

Расходный кассовый ордер (РКО) (Приложение 3) служит для оформления выдачи средств из кассы. Реквизиты расходного ордера такие же, как и у приходного, кроме того он должен быть заверен главным бухгалтером и подписан руководителем (или уполномоченным руководителем лицом). Выдавая средства, кассир должен проверить у получателя расписку (заполняется только собственноручно получателем, сумма рублей указывается прописью, копеек – цифрами) и документ, подтверждающий личность (внутри предприятия это может быть удостоверение), реквизиты документа кассир должен записать. Если выдача средств происходит по доверенности, в ордере после имени получателя указывают имя доверенного лица. Если при этом средства выдают по ведомости, перед распиской в получении денег кассир должен написать «По доверенности». Доверенность прилагается к ордеру или ведомости.

Книга учета денежных средств (Приложение 4) ведется старшим кассиром для документирования кассовых операций между старшим кассиром и остальными кассирами предприятия в течение рабочего дня (ведется только на крупных предприятиях, небольшой компании просто нет необходимости в такой книге). В начале рабочего дня главный бухгалтер выдает наличные необходимому кругу лиц под роспись в книге, в конце рабочего дня остаток средств сдается тоже под роспись.В случае если средства выданы для выплаты заработной платы, отчитаться за них нужно до окончания проставленного в платежной ведомости срока. Остаток не выданных денег ежедневно опечатывается в конверт с указанием точной суммы и сдается главному бухгалтеру под расписку. Если по истечению срока, проставленного в платежной ведомости, остается какая-то сумма, она возвращается в центральную кассу, а в книге делается соответствующая запись. Расчетно-платежная ведомость-этот документ ведется для учета отработанного времени, начислений, удержаний и выплат работникам предприятия. (Приложение 5) Ведомость составляется бухгалтерией в одном экземпляре на основании первичных документов по учету выработки, фактически отработанного времени и тому подобного. Если работники получают заработную плату на банковские карты, составляется только расчетная ведомость. В ведомости указываются все необходимые к выдаче работнику суммы: заработная плата, социальные выплаты, надбавки и премии (а также вычеты и удержания). Общая сумма выплат указывается на титульном листе. Напротив фамилий тех работников, которым по истечению срока зарплата по каким-либо причинам не выплачена, указывается «депонировано». В последней графе ведомости проставляют общую сумму выплат, на нее же составляют РКО, а номер и дату ордера фиксируют в ведомости.

Платежная ведомость, ведется для учета выдачи заработной платы и других выплат работникам предприятия. Оформляется так же, как и расчетно-платежная (расчетная ведомость). Заработную плату работникам можно выплачивать и по расходному кассовому ордеру, но разумнее вести учет в ведомости. Общее документирование кассовых операций ведется главным бухгалтером (или лицом его заменяющим) или руководителем. Исправления в документах не допускаются.

 

Глава 2. Бухгалтерский  учет движения денежных средств в  кассе.

2.1. Учет поступления  денежных средств

На получение наличных денег из кассы записи по счетам будут отражены в таблице №1 

Таблица №1. Поступление денежных средств и денежных документов в кассу 

Содержание операции	Дебет	Кредит
1.Поступление выручки от реализации продукции, товаров, работ, услуг	50	90
2.  Поступление денег в кассу, полученных с расчётного счёта, валютного счёта	50	51, 52
3.  Возврат авансов, ранее перечисленных поставщикам	50	60
4.  Поступление сумм в погашение претензий	50	76
5.  Поступление авансов под поставки продукции, товаров, материалов, услуг	50	62
6. Возврат излишне выплаченной  заработной платы	50	70
7.  Возврат подотчётным лицам неиспользованных сумм или перерасхода средств по командировкам	50	71
8.  Поступление от работников предприятия (возврат займа, за товары, проданные в кредит, погашение материального ущерба и др.)	50	73
9. Поступление от учредителей  в счёт вклада в уставной  фонд предприятия, от акционеров  в оплату за акции	50	75
10.  Погашение дебиторской задолженности	50	60, 76
11. Поступление наличных  денег от дочерних предприятий,  филиалов, выделенных на отдельный  баланс	50	76,79
12. Поступление штрафов и других внереализационных доходов	50	92
13.  Выявление излишка денег при инвентаризации	50	92
14.  Поступление доходов от аренды	50	91
15.Поступление денежных  средств целевого характера (вступительные  и паевые взносы)	50	86
16.  Внесение платы за санаторные путёвки	50-1	50-3
17. Поступление выручки  за реализованные основные средства	50	91
18.Поступление выручки от реализации материалов, нематериальных активов, ценных бумаг	50	91