Учет запасов

 

1.3 Организация складского учете товарно-материальных запасов

Для осуществления  непрерывного технологического процесса производства предприятия должны создать соответствующие запасы материалов, полуфабрикатов, топлива и т.д. на складе. Однако запасы не должны быть чрезмерными, поскольку в противном случае затраченные на их создание деньги будут находиться без движения и поэтому не смогут быть использованы для выполнения других хозяйственных операций. Лимиты или потребительные нормы, материальных запасов устанавливаются субъектами исходя из объемов потребления, частоты завоза материалов и других показателей. Соответствие фактических запасов установленным нормативам следует постоянно контролировать и регулировать в ходе принятия управленческих решений.

Поэтому организация  бухгалтерского учета материальных ценностей должна обеспечить решение следующих затрат:

- контроль за установленными нормами  материальных запасов, за их сохранностью, своевременным и полным оприходыванием;

- своевременное и полное документальное оформление всех операций по движению запасов и исчисление их фактической себестоимости;

- контроль за  состоянием складских запасов  с целью выявления и последующего  использования, ненужных в производстве  товарно - материальных ценностей.

Учет товарно  – материальных запасов неразрывно связан с состоянием и организацией складского учета.

Необходимыми  условиями организации складского хозяйства являются:

- наличие оборудованных  складских помещений или специально  оборудованных площадок для материалов открытого хранения;

- размещение  материалов по секциям складов,  а внутри них – по отдельным группам и типам;

- оснащение  мест хранения материалов необходимыми  весовыми средствами, измерительными  приборами и мерной тарой.

На разных хозяйствующих субъектах могут быть организованны следующие виды складов:

- специализированные  – для хранения материальных  ценностей строго определенной  номенклатуры (например, при учете  медикаментов отдельно хранятся  особо сильные и специфические  препараты);

- универсальные или центральные склады, объединяющие различные группы и виды хранимых товарно – материальных ценностей.

Поступившие на склад материалы подвергаются проверке по количеству, качеству, ассортименту, указанных в сопроводительных документах. Проверка производится в день поступления ценностей путем выписки приходной накладной.

Складские помещения  должны быть оснащены техническими средствами охраны, автоматической (стационарной) пожарной защитой и пожарной сигнализацией.

Размещение  материальных ценностей по секциям складов, по отдельным группам и типоразмерам (в штабелях, стеллажах, на полках и т. д.) должно обеспечивать их быструю приемку, отпуск и проверку наличия. В местах хранения каждого вида материала (товара) прикрепляется ярлык с указанием данных о находящемся здесь материале (товаре). Не следует допускать хранение одних и тех же материалов (товаров) на разных складах.

При значительных количествах используемых материалов или реализуемых товаров особо  важным моментом в организации их учета является одинаковое и правильное указание наименований ценностей, единиц измерения, сорта, марки и т. п. во всех природных, расходных и других документах, отражающих движение материалов или товаров.

У материально  ответственных лиц, осуществляющих хранение материальных ценностей, должны быть:

- инструкции  по приемке, хранению, отпуску  и учету материальных ценностей,  утвержденные руководителем субъекта;

- номенклатура  – ценник материалов (товаров), находящихся  в обращении на данном складе;

- нормы запаса  материалов, отклонения от которых должны сообщаться службе маркетинга;

- список должностных  лиц, которым предоставлено право требовать и разрешать отпуск материалов с образцами их подписей;

- список должностных  лиц, которые обязаны входить  в состав комиссий по приемке  материальных ценностей;

- список материалов (товаров), которые должны приниматься  при обязательном участии комиссий;

- график работы  склада;

- сроки поверки  весов и измерительных приборов.

1.4 Организация учета материальных ценностей на складе

Товарно – материальные запасы учитываются как в местах хранения, так и в бухгалтерии. Учет товарно – материальных ценностей в местах хранения называется складским учетом. Он ведется материально – ответственными лицами в натуральном выражении, то есть по количеству (м, кг, шт., литры и т.д.), наименованиям, сортам, ценам в соответствии с установленной номенклатурой товаров. Складской учет осуществляется на специальных карточках или в амбарных (складских) книгах. В карточках указываются наименование товара, его номенклатурный номер, артикул, сорт, цена. Для учета движения товаров на каждое наименование открывается карточка или отводится несколько страниц в книге. Записи в карточках или книгах производятся материально ответственными лицами на основании первичных документов. Под партией материальных ценностей понимается количество поступивших одновременно ценностей по одному транспортному документу. На основании сопроводительных документов  поставщика или порядкового номера специальной книги регистрации прибывших грузов каждой партии присваивается свой учетный номер. Кроме того, на каждую оприходованную партию выписывается за тем же номером товарный (материальный)  ярлык или партионная карта, где материально ответственное лицо учитывает движение ценностей данной партии по наименованиям, артикулам, сортам и ценам.

При их отпуске  с кладов материально ответственные  лица указывают в расходных документах против каждого наименования ценностей  соответствующий учетный номер  партии. В ярлыке же отмечается номер  расходного документа и количество отпущенных ценностей. Таким образом, в партионной карте (товарном ярлыке) сосредотачивается следующая информация:

- номер партии, дата открытия партионной карты  или ярлыка, номер приходного  документа, его наименование;

- наименование  ценностей, артикул, сорт, количество единиц или масса, дата выбытия, количество выбывших ценностей;

- номер расходного  документа и дата закрытия  партионной карты (товарного ярлыка) при полном выбытии ценностей.

По окончании  реализации ценностей данной партии складской ярлык вместе с материальным (товарным) отчетом сдается в бухгалтерию для проверки.

Бухгалтерия составляет оборотные ведомости по каждой партии в целом, а не по отдельным наименованиям  и сортам ценностей, входящим в партию.

В отечественной  практике наиболее широкое применение нашел оперативно – бухгалтерский (сальдовый) метод учета товарно  – материальных запасов. Его отличительной  особенностью является то, что бухгалтерия  не ведет громоздкого и трудоемкого  учета товаров по наименованиям, сортам, количеству и ценам и следовательно, не дублирует записи складского учета.

Она ограничивается учетом движения товаров лишь в стоимости  выражения по материально ответственным  лицам.

Первичные документы  на поступление и отпуск материалов (товаров) заведующий складом (кладовщик) ежедневно передает в бухгалтерию документы. На небольших предприятиях с незначительным движением ценностей по складу допускается передача документов в сроки установленные бухгалтерией для каждого склада применительно к объему операций и местным условиям, однако во всех случаях не реже одного раза в 5 – 10 дней.

Соответствие учета ценностей  на складе в бухгалтерии достигается  ведением книги (ведомости) остатков материалов, которая открывается на год, отдельно по каждому.

Данные товарных отчетов, сопроводительных реестров и приложенных  к ним документов записываются в  соответствующие учетные регистры.

Товарные отчеты материально  ответственных лиц являются одним  из основных документов. По окончании  кажого месяца заведующий складом (кладовщик) переносит в эту книгу (ведомость) количественные остатки материалов по данным карточек складского учета и скрепляет записи своей подписью. В бухгалтерии количественные остатки подсчитыавются. Месячные итоги, выведенные по книге (ведомости) остатков, должны быть сверены с показателями групповых оборотных ведомостей, которые составляет бухгалтерия по данным накопительных ведомостей. Показатели групповых оборотных ведомостей , в свою очередь, должны быть сверены с записями в регистрах синтетического учета. Обнаруженные при сверке ошибки и расхождения должны быть исправлены.

Для того чтобы упростить  поиск и облегчить исправления  ошибок, целесообразно первичные  документы по движению материалов после  их обработки хранить в карточке по номенклатурным номерам и по складам.

Бухгалтер, проверяющий товарные отчеты, реестры и приложенные  к ним документы, должен сделать  за своей подписью соответствующие  отметки. Обнаруженные при проверке ошибки необходимо исправить корректурным способом. Об исправлении сообщают материально ответственным лицам, у которых берут письменное подтверждение правильности исправления.

1.5 Порядок документального оформления операций по поступлению товарно-материальных ценностей

Товарно – материальные ценности могут поступать от разных поставщиков на основании договоров, являющихся правовыми документами, определяющими права и обязанности поставщика и покупателя. Основными реквизитами такого договора являются: наименование сторон, предмет договора (наименование и количество материалов или товаров), цены, сроки поставки, порядок расчетов и другие.

Основными документами, которыми оформляется отгрузка ценностей  поставщикам, являются счет - фактура  и товарно – транспортная накладная.

Счет – фактуру выписывают в двух экземплярах. Первый остается у поставщика, второй предназначен для покупателя.

В зависимости от формы  расчетов, согласованной договором  поставки, расчетным документом может  служить платежное требование или  платежное поручение, если за наличный расчет – кассовый чек.

При проверки выписанных поставщиками документов необходимо обращать внимание, насколько соблюдены условия договора поставки по срокам, количеству, ассортименту, качеству ценностей, а также на правильность цен, возможных скидок, транспортных расходов, арифметических подсчетов.

Во всех случаях товарно  – материальные ценности должны принимать  материально ответственные работники  предприятия, поскольку в бухгалтерском  учете порядок приемки ценностей тесно связан именно с моментом возникновения материальной ответственности. Материальная ответственность возникает с момента приемки ценностей по количеству материально ответственными лицами.

Для получения материальных ценностей со склада поставщика работнику  складского хозяйства выдается доверенность. Доверенность - документ на право получения определенным лицом товарно – материальных ценностей. Ответственность за правильную выдачу доверенностей, их учет и контроль за выполнением поручений возлагается на бухгалтера. Доверенность подписывают руководитель и главный бухгалтер или лица, ими уполномоченные по приказу. Выданные доверенности должны строго учитываться. Для этого их регистрируют в специальном журнале, который должен быть прошнурован, пронумерован и скреплен печатью. В нем указывают: номер доверенности, дату выдачи, срок действия, должность и фамилию лица, кому выдана доверенность, его подпись, наименование поставщика, наименование и количество товаров или документ, по которому получают ценности (номер и дата наряда, счета, спецификации и др.). В этом журнале должна быть расписка в получении доверенности и отметка бухгалтерии об ее использовании. Работник, получивший доверенность, обязан отчитаться перед бухгалтерией предоставлением документов о выполнении поручения, а неиспользованные доверенности возвратить. Не допускается выдача доверенностей, которые не заполнены или заполнены частично, без образцов подписей лиц, на имя которых они выписаны.

Бланки доверенностей  являются документами строгой отчетности. Книжки доверенностей должны быть пронумерованы  с указанием на последнем листе количества листов прописью за подписью главного бухгалтера.

Предъявив удостоверение  личности и указанные документы  транспортному органу и уплатив  установленные сборы, материально  ответственное лицо получает от него железнодорожную накладную, а также другие сопроводительные документы, сертификат, таможенную декларацию и т. п.

Представители получателя, уполномоченные принимать груз, должны тщательно ознакомиться с транспортной накладной и другими сопроводительными  документами и проверить, действительно ли данный груз направлен в адрес получателя, в каком порядке принят груз, не нарушен ли срок доставки груза, номер транспортных средств и т.д.  Если никаких повреждений не обнаружено, получатель делает об этом метку в накладной. Груз выдается после проверки соответствия наименования груза и транспортной маркировки на нем данным, указанным в транспортном документе, проверки массы, количества мест, а в необходимых случаях – состояния груза.

Если в результате проверки будут установлены факты недостачи, повреждения или порчи груза, свидетельствующие о ненадлежащем исполнении договора перевозки, представители получателя должны потребовать от организаций транспорта составления коммерческого акта.

В тех случаях, когда выявленная недостача не превышает установленной нормы естественной убыли ценностей при их перевозке и установленной нормы допустимых расхождений в показаниях весов, коммерческий акт не составляется, а о недостаче делают отметку в накладной. Такая недостача возмещается за счет предприятия – получателя, то есть относится на его общие и административные расходы.

Коммерческий акт или  акт несоответствия является основанием для предъявления получателем претензии  транспортной организации либо поставщику – грузоотправителю, если органы транспорта не виновны в возникновении тех убытков, которые были установлены при приемки груза.

Акты приема – передачи товарно – материальных запасов вместе с сопроводительными документами служат основанием для оприходования товарно – материальных запасов и тары, фактически поступивших на предприятие. Кроме того, акты, составленные после оприходования ценностей, являются основанием для списания по ним сумм с материально ответственных лиц и предъявления рекламаций поставщикам или транспортным организациям.

Поступающие документы (счета – фактуры, платежные требования – поручения, товарно – транспортные накладные), связанные с получением материальных засов, передают в бухгалтерию для проверки и акцепта (приема к оплате). Здесь их регистрируют в журнале учета поступающих грузов, который предназначен для контроля за поступлением и приходованием запасов, а также для оперативного контроля за сроками оплаты счетов или отказа от акцепта.