Учет запасов

Приходный ордер (Форма 3- 3) в одном экземпляре составляет материально ответственное лицо в день поступления запасов на склад.

Акт о приемке материалов (Форма 3 – 4) применяется для оформления приемки запасов, имеющих количественное и качественное расхождение с данными сопроводительных документов поставщиков; составляется также при приемке материалов, поступающих без документов.

Акт о недостачах и потерях материальных ценностей  в процессе заготовления, хранения и в производстве применяется  в случае выявления потерь материальных запасов, находящихся в процессе заготовления, хранения или производства, по которым нормы естественной убыли не установлены. Оформленный документ является основанием для списания материальных ценностей с подразделений, ответственных за сохранность запасов, и возмещения их стоимости за счет виновных лиц. Документ прилагается к акту о приемке материалов. Он заполняется в двух экземплярах и подписывается комиссией и виновными лицами: первый экземпляр направляется в бухгалтерию, второй остается в подразделении.

Акт о порче, бое, ломе товарно – материальных запасов применяется для учета  запасов (товаров), подлежащих уценке или списанию вследствие допущенных на предприятии порче, боя, лома. Составляется и подписывается комиссией в двух экземплярах. Первый экземпляр направляется в бухгалтерию и является основанием для списания с материально ответственных лиц потерь запасов. Второй экземпляр остается в подразделении.

Оприходование ценностей на баланс предприятия  осуществляется на основании документов поставщика:

- счета –  фактуры, в котором указываются  порядковый номер и дата составления;  наименование, адрес и РНН поставщика и покупателя товаров; наименование (описание) поставляемых товаров и их количество, стоимость товаров без налога на добавленную стоимость, а по подакцизным товарам – и без акциза; сумма акциза по подакцизным товарам, ставка налога на добавленную стоимость, сумма налога на добавленную стоимость, стоимость товара с учетом налога на добавленную стоимость;

- товарно транспортной  накладной;

- накладной  и документов, выписанных материально  ответственным лицом, принявшим ценности.

 

1.6 Документальное оформление отпуска материалов в производство и прочего выбытия

Учетной политикой  хозяйствующего субъекта должен быть предусмотрен порядок отпуска материалов со складов, а также перечень лиц, которым разрешается затребовать  и получить материалы со складов. Материалы должны отпускаться со складов только на основании первичных документов. Для оформления хозяйственных операций, связанных с отпуском материалов со складов и использованием в производстве, применяются в основном следующие документы:

- разовые расходные, оформляющие единовременный отпуск материалов по различным направлениям и назначениям;

- накопительные,  оформляющие многократный отпуск  материалов по одному направлению  и назначению;

- лимитно –  нормативные, предназначенные для  контроля за установленными расходными нормативами и использованием материалов в производстве.

Применение  различных расходных документов обусловлено тем, что на предприятиях, отличающихся организацией и технологией  производства, используют разнообразные способы контроля за лимитированным отпуском материалов и их использованием. Лимитирование отпуска материалов на нужды производства оформляется лимитно – заборными картами или комплектовочными ведомостями.

Разовый отпуск материалов по различным направлениям и назначениям оформляется требованиями.

Требования  выписываются цехами (отделами) на каждый номенклатурный номер материалов (однострочные) или группу материалов (многострочные). Склад должен отпускать материалы  в точном соответствиями цехов, о  чем делается соответствующая отметка  в документе. Требования являются основанием для оперативного учета отпуска материалов на складе, аналитического и синтетического учета материалов в бухгалтерии. Они используются также при получении материалов сверх установленного лимита с разрешения администрации (дополнительный отпуск материала при перевыполнении производственной программы, на покрытие перерасхода или возмещение брака). В этом случае в требовании указывают причину или виновника перерасхода. Комплектующие изделия на нужды производства отпускаются по комплектовочным ведомостям, составляемым на всю потребность изделий по каждому заказу.

Отпуск материалов на сторону и в переработку  оформляется накладной на отпуск материалов на сторону, выписываемой службой  маркетинга.

Накладная на отпуск материалов на сторону (Форма 3 – 8) и товарно – транспортная накладная используются на складе для оперативного учета отпуска, а в бухгалтерии – для выписки счетов получателям, а также ведения аналитического и синтетического учета расхода материалов.

Перемещение материалов с одного склада на другой склад предприятия оформляется накладной на внутреннее перемещение материалов, выписываемой по распоряжению службы маркетинга. При возврате неиспользуемых материалов, а также при сдаче отходов и брака накладные составляются материально ответственными лицами цеха (участка), сдающего ценности.

Контроль за использованием материалов в производстве имеет целью установление соответствия фактического расхода утвержденным на предприятии нормам. Основные причины  отклонений от норм расхода материалов – экономия или перерасход материалов при раскрое, плохая наладка оборудования, некондиционность, брак и т.д.

Учет отпуска  готовой продукции со склада ведется  в ведомости ее отгрузки и реализации. При этом аналитический учет отпуска должен представлять информацию о выбытии готовой продукции по следующим направлениям:

- реализация  покупателям (заказчикам);

- дочерним, зависимым  и совместно контролируемым юридическим  лицам;

- прочим покупателям.

На основании  отдельных ведомостей отгрузки готовой продукции , составляемых по направлениям их выбытия , составляется сводная ведомость реализации готовой продукции в натуральном и стоимостном выражении.

Товары со складов  оптовых предприятий могут быть отгружены: непосредственно представителю  покупателя; иногороднему покупателю железнодорожным, водным, автомобильным, воздушным транспортом; путем централизованной доставки покупателю.

При отпуске  товаров со складов непосредственно представителю покупателя менеджеры выписывают счет – фактуру и накладную на отгрузку. В накладной указываются наименование, ассортимент и количество товаров, подлежащих отпуску. Выписываются накладные в четырех экземплярах. Один экземпляр вручается отборщику товаров, второй – остается на оптовом предприятии, третий – отсылается покупателю и четвертый – прилагается к платежному требованию и направляется в банк для расчета за товар. При отборе товаров на складе в накладной указывают количество, цены и стоимость фактически отпущенных товаров.

Бухгалтерия проверяет  выписанные накладные: правильность цен на товары и размера торговых скидок, а также правильность цен на тару и подсчета итогов. При отпуске товара со складов предприятие представитель покупателя должен расписаться в накладной и отдать доверенность.

В тех случаях, когда предприятие возвращает поставщикам или отправляет в другой адрес по их указанию товары, принятые на ответственное хранение, документом, оформляющим возврат товара, является счет с приложением отгрузочных документов (квитанции железнодорожной накладной, товарно – транспортной накладной и др.). В нем, как обычно, указываются наименование товара, цена и сумма.

По договоренности поставщику могут возвращаться все  некачественные, некомплектные товары, а также товары, потерявшие свое качество.

При реализации материальных ценностей мелкими партиями, как правило, их продажа осуществляется за наличный расчет через кассу предприятия. В таком случае реализация осуществляется без использования договоров, по устной договоренности с покупателями и при прямом расчете наличными за приобретаемые ценности.

При продаже  ценностей за наличный расчет объем  реализации определяют размером выручки  за проданные покупателям ценности.

Сумму выручки  за день при использовании контрольно – кассовых аппаратов определяют как разницу между показаниями счетчиков на конец и начало дня. Регистрация показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков ведется в книге кассира – операциониста. Книга должна быть пронумерована и прошнурована, скреплена подписями руководителя и главного бухгалтера, а также круглой печатью предприятия. В книге отражаются сведения о показаниях суммирующихденежных счетчиков на начало и конец дня. Если из суммы показаний на конец дня вычесть показания на начало дня, то это будет выручка за день.

При отпуске  готовой продукции и прочих материальных ценностей дочерним зависимым и совместно контролируемым юридическим лицам основанием должны служить соответствующие решения об их передаче и в обычном порядке оформленные документы на отгрузку ценностей.

К прочему выбытию  материальных ценностей можно отнести их недостачу, потери в пределах норм естественной убыли в пути и при хранении , а также сверх норм при проведении инвентаризации. Недостача и потери в пределах норм естественной убыли должны быть оформлены путем составления соответствующих расчетов, а сверх норм  естественной убыли оформляются путем составления сличительных ведомостей на основании инвентаризационных описей и данных текущего бухгалтерского учета. 

1.7 Инвентаризация

Инвентаризация - способ проверки соответствия фактического наличия товаров, тары и других видов ценностей в натуре данным бухгалтерского учета. Она проводится с целью обеспечения достоверности показателей бухгалтерского учета и сохранности имеющихся на складе ценностей. Инвентаризации подлежат как принадлежащие, так и не принадлежащие данному предприятию ценности.

Инвентаризации  проводятся в установленные сроки, а также при смене материально  ответственных лиц, при проведении аудиторских проверок, после стихийных  бедствий, по требованию контрольных  и следственных органов и т.д.

В зависимости  от полноты охвата инвентаризации могут  быть полными и частичными.

При полной инвентаризации проверке подлежат все средства. Проводиться  она должна обязательно в конце  года перед составлением годового отчета.

При частичной  инвентаризации проверке подвергается один или несколько видов средств в определенных местах хранения.

В зависимости  от основания проведения инвентаризации бывают плановые и внеплановые.

Плановые проводятся в установленные сроки, а внеплановые - по мере необходимости, как правило, внезапно.

Ответственность за правильное и своевременное проведение инвентаризации возлагается на руководителя и главного бухгалтера предприятия. В приказе на проведение инвентаризации кроме состава комиссии указывается  объем и причины инвентаризации, сроки начала и окончания работ.

Перед инвентаризацией  необходимо опломбировать все подсобные  помещения и другие места хранения товаров, имеющие отдельные выходы и входы, проверить исправность  всех весоизмерительных приборов и  соблюдение сроков их проверки и клеймения. У материально ответственного лица берется расписка о том, что все документы по приходу и расходу ценностей сданы в бухгалтерию и, что никаких не оприходованных и не списанных в расход ценностей у него нет. Материально ответственное лицо составляет товарный отчет, в котором выводит остаток товаров и тары на момент проведения инвентаризации.

Председатель  комиссии должен завизировать все приходные  и расходные документы и по остаткам товаров и тары. Это является важным моментом для бухгалтерии при определении учетных остатков товаров и тары на момент инвентаризации.

К моменту окончания  инвентаризации должна быть закончена  обработка всех документов по приходу  и расходу ценностей и сделаны  соответствующие записи в аналитическом  учете на день инвентаризации.

После проверки ценностей в помещении его  закрывают и пломбируют, Ключ от замка остается у материально  ответственного лица, а пломбир - у  председателя комиссии. Открытие помещения  производится вместе. Категорически  запрещается вносить в описи данные об остатках ценностей со слов материально ответственных лиц или по данным учета без проверки их фактического наличия.

Затаренные  товары не распаковывают, если это может  вызвать понижение их качества, а  проверяют на выборку (не менее 10%). В остальных случаях всё нераспакованные товары должны быть распакованы и проверены по количеству и качеству.

Фактическое наличие  ценностей по каждому их виду записывается в инвентаризационные описи, заполняемые  в двух-трех экземплярах. Один экземпляр  описи составляет материально ответственное лицо, остальные - представитель инвентаризационной комиссии. При передаче ценностей от одного материально ответственного лица другому по одному экземпляру заполняют принимающий и сдающий. На каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров ценностей и общий итог количества всех ценностей в натуральных показателях независимо от единиц измерения, записанных на странице. Каждую страницу описи подписывают материально ответственное лицо и все члены комиссии.

Инвентаризация  ценностей заканчивается выявлением ее результатов. Результатом инвентаризации может быть излишек или недостача  материальных ценностей.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2 Изучение практических  аспектов предприятия «Жасмин»  и предприятия «Кактус»

Корреспонденция счетов типовых операций по учету товарно – материальных запасов