Учета расчетов с подотчетными лицами

СОДЕРЖАНИЕ

 

Введение 1.Теоретические аспекты учета расчетов с подотчетными лицами   1.1. Понятие, цели, задачи  бухгалтерского учета расчетов  с подотчетными лицами 1.2. Нормативно-правовое  регулирование учета расчетных  операций 2. Синтетический и аналитический учет расчетов с     подотчетными  лицами  2.1. Счета и направления осуществления операций 2.2. Документальное оформление расчетов с подотчетными лицами  Заключение Список литературы

3 5   5   7   11 11   14 18 20

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Расчеты наличными денежными средствами периодически осуществляются практически всеми субъектами предпринимательской деятельности независимо от их организационно-правовой формы, объемов реализации и прочих финансово-экономических показателей с целью ускорения расчетов и снижения издержек, связанных с оформлением безналичных операций. При этом расчеты наличными денежными средствами между участниками хозяйственных договоров применяются достаточно редко, что объясняется существенными ограничениями, установленными гражданским и банковским законодательством.

Однако весьма часто расчеты  наличными денежными средствами практикуются при приобретении материально-производственных запасов в небольших количествах, а также относительно недорогих объектов основных средств (как правило, оргтехники) и объектов нематериальных активов. Организации, имеющие структурные подразделения, нередко выплачивают заработную плату через специально уполномоченных лиц (раздатчиков).

Наиболее распространены расчеты  наличными денежными средствами при оплате командировочных расходов.

Во всех случаях расчеты наличными  денежными средствами должны производиться  через подотчетных (материально  ответственных) лиц. Особенности этой группы расчетов обусловлены необходимостью соблюдения довольно жестких правил наличного денежного обращения, а также своевременного и правильного документального оформления выдачи денежных средств под отчет и их последующего списания.

Ввиду того что налоговые и иные контролирующие органы обращают особое внимание на расчеты наличными денежными  средствами, вопросы изучения и точного практического применения порядка отражения в бухгалтерском и налоговом учете данных операций имеют исключительно важное значение.

 

Целью реферата является рассмотрение теоретических вопросов бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами.

Для реализации цели поставлены следующие  задачи:

1. раскрыть понятие, цели, задачи бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами;

2. рассмотреть нормативно-правовое  регулирование учета расчетных  операций с подотчетными лицами;

3. раскрыть особенности синтетического и аналитического учета расчетов с подотчетными лицами

Базой для написания  реферата послужили нормативно-правовые и законодательные акты Российской Федерации, учебные и монографические издания, статьи в  специальных журналах, а также работы отечественных ученых и специалистов по исследованию бухгалтерского учета организаций.

 

 

1.ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ  УЧЕТА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ  ЛИЦАМИ

 

1.1. Понятие, цели, задачи  бухгалтерского учета расчетов  с

подотчетными лицами

В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организации возникает потребность в использовании наличных денежных средств для расчётов с работниками по командировкам, выдачи им средств на представительские цели, для покупки товаров в других организациях или у физических лиц, а также на иные хозяйственно-операционные цели. При этом работники организации, получающие денежные средства на указанные нужды, для целей бухгалтерского учёта называются подотчётными лицами.

При ведении расчётов с подотчётными лицами организация преследует следующие цели:

- установление партнёрских  отношений с другими организациями  в целях расширения производства, заключение выгодных контрактов, способствующих дальнейшему развитию  предприятия, поиск новых рынков  сбыта своей продукции, работ, услуг;

- обеспечение работоспособности  организации;

- приобретение хорошей  деловой репутации на отраслевом  рынке.

Задачами организации  учёта расчётов подотчётными лицами являются контроль за целенаправленным использованием авансированных сумм, соблюдением правильности их документального оформления, а также своевременного отчёта о произведённых операциях [9].

Организации могут выдавать работникам из кассы наличные денежные средства под отчёт на:

1. командировочные расходы;

2. хозяйственно-операционные нужды;

3. представительские расходы;

4. расходы экспедиций, геологоразведочных партий;

5. расходы уполномоченных предприятий и организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организации.

При выдаче денежных средств организация обязана [15]:

- определить сумму подотчётных средств и срок, на который она выдаётся;

- получить от подотчётного лица отчёт о расходах в срок не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который выданы средства;

- выдавать денежные средства под отчёт при условии полного отчёта им по ранее выданным авансам;

- запретить передачу подотчётных денежных средств от одного работника другому;

- определить перечень лиц, которые могут заменять кассиров и получать в банке денежные средства под отчет. Перечень подотчетных лиц и правила расчетов с ними включён в учетную политику организации, определяющую правила бухгалтерского учета. Только включенные в перечень лица могут получать деньги под отчет. Он утверждается приказом руководителя предприятия.

Таким образом, в приказе  нужно не только перечислять подотчетных  сотрудников, но и указать, какую сумму каждый из них может получить за один раз, на какой срок и когда они должны сдавать авансовые отчеты в бухгалтерию. Если же понадобилось выдать деньги под отчет сотруднику, которого нет в списке, то составляется отдельный приказ, где нужно указать фамилию и должность сотрудника, срок, на который ему выданы деньги, дату, не позднее которой он должен сдать авансовый отчет.

 

 

1.2. Нормативно-правовое регулирование учета расчетных операций

В нормативно-правовом регулировании расчётов с подотчётными лицами выделяют несколько уровней. В таблицах 1-4 приведены четыре уровня нормативного регулирования, включающие основные правовые документы, регламентирующие расчеты с подотчётными лицами.

В таблице 1 приведены  основные нормативно-правовые акты, устанавливающие единые правовые и методологические нормы организации и ведения расчётов с подотчётными лицами. Первый (законодательный) уровень системы нормативного регулирования бухгалтерского учёта расчётов с подотчётными лицами составляют Федеральные законы, постановления Правительства РФ [15].

Таблица 1

Законодательный уровень  нормативного регулирования учёта  расчётов с подотчётными лицами

№ п/п	Название нормативного документа	Дата и номер документа	Сфера регулирования
1.	Трудовой Кодекс РФ	Федеральный закон РФ от 30.12.2001 г. № 197-ФЗ	Установление государственных гарантий трудовых прав граждан, защита интересов работников и работодателей
2.	Налоговый Кодекс РФ	Федеральный закон РФ от 31.07.1998 г. № 146-ФЗ	Устанавливает систему  налогов и сборов, общие принципы налогообложения в РФ
3.	Гражданский Кодекс РФ	Федеральный закон РФ от 30.11.1994 г. № 51-ФЗ	Включает акты, содержащие нормы гражданского права; отношения, регулируемые гражданским законодательством
4.	«О бухгалтерском учете»	Федеральный закон РФ от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ	Содержит данные об общих  положениях бухгалтерского учёта, его  объектах и основных задачах
7.	«О валютном регулировании и валютном контроле»	Федеральный закон РФ от 10.12.2003 г. № 173-ФЗ	Обеспечение реализации единой государственной валютной политики
8.	«О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории РФ, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета»	Постановление Правительства РФ от 2.10.2002 г. № 729	Определение размеров возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории РФ
9.	«Об утверждении Правил предоставления гостиничных услуг в РФ»	Постановление Правительства РФ от 25.04.1997 г. № 490	Информация об услугах, порядок оформления проживания в гостинице и оплаты услуг, порядок предоставления услуг
10.	«О гарантиях и компенсациях работникам, направляемым на работу в представительства РФ за границей»	Постановление Правительства РФ от 20.12.2002 г. № 911	Указание гарантий работникам, направляемым на работу в представительства Российской Федерации за границей
11.	«О размере и порядке  выплаты суточных в иностранной  валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командировках»	Постановление Правительства РФ от 26.12.2005 г. № 812	Определение размеров суточных в иностранной валюте, при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета

 

 

В таблице 2 представлен  второй уровень системы нормативного регулирования бухгалтерского учёта расчётов с подотчётными лицами. Данный уровень составляют положения (стандарты) бухгалтерского учета (ПБУ), регламентирующие расчёты с подотчётными лицами. ПБУ были разработаны Министерством финансов РФ согласно государственной программы перехода России на принятую в международной практике систему учета и отчетности в соответствии с требованиями развития рыночной экономики.

 

 

Таблица 2

Нормативный уровень  регулирования учёта расчётов с 

подотчётными лицами

№ п/п	Название нормативного документа	Дата и номер документа	Сфера регулирования
1.	ПБУ 3/2000 «Учёт активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте»	Приказ Минфина РФ от 10.01.2000г. № 2н	Регулирует особенности  бухгалтерского учета имущества и обязательств организаций, стоимость которых выражена в иностранной валюте.
2.	ПБУ 10/1999 «Расходы организации»	Приказ Минфина РФ от 6.05.1999 г. № 33н	Конкретизирует расходы  по обычным видам деятельности, прочие расходы, указываются критерии признания расходов.
3.	ПБУ 6/2001 «Учет основных средств»	Приказ Минфина РФ от 30.03.2001 г. № 26н	Указываются критерии оценки основных средств, положения по их амортизации, восстановлению, выбытию.
4.	ПБУ 5/2001 «Учет материально-производственных запасов»	Приказ Минфина РФ от 9.06.2001 г. № 44н	Устанавливает правила  формирования информации о МПЗ организации.
5.	ПБУ 14/2000 «Учет нематериальных активов»	Приказ Минфина РФ от 16.10.2000 г. № 91н	Указываются критерии оценки нематериальных активов, положения по амортизации, списанию.

 

Третий уровень (методический) объединяет нормативные документы  рекомендательного характера. В таблице 3 указаны нормативно-правовые акты, регламентирующие бухгалтерский учёт расчётов с подотчётными лицами: инструкции, комментарии, письма Минфина РФ и других ведомств, конкретизирующие общие методологические положения.

Четвёртый уровень нормативно-правового  регулирования включает документы по организации и ведению бухгалтерского учёта по отдельным видам имущества, обязательствам и хозяйственным операциям. Это рабочие документы организации, предназначенные для внутреннего пользования, утверждаемые руководителем организации в рамках принятой учётной политики.

 

Таблица 3

Методический уровень  регулирования учёта расчётов с  подотчётными лицами

№ п/п	Название нормативного документа	Дата и номер документа	Сфера регулирования
1.	«Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»	Постановление Госкомстата  России от 5.01.2004 г. № 1	Утверждение унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты.
2.	«Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации № АО-1 «Авансовый отчет»	Постановление Госкомстата  России от 1.08.2001 г. № 55	Утверждение унифицированной формы первичной учетной документации № АО-1
4.	«О порядке документального оформления служебных командировок».	Письмо Минфина РФ от 6.12.2002 г. № 16-00-16/158	Представлены перечень, формы документов строгой отчетности, используемые гостиничными хозяйствами при расчетах с подотчётными лицами.
5.	«Об утверждении Плана  счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной  деятельности организаций и Инструкции по его применению»	Приказ Минфина РФ от 31.10. 2000 г. № 94н	Правила синтетического учета операций в бухгалтерском учете

 

Таким образом, бухгалтерский  учет расчетов с подотчетными лицами позволяет осуществлять контроль за целенаправленным использованием авансированных сумм, соблюдением правильности их документального оформления, а также за своевременностью отчёта о произведённых операциях. Нормативно-правовое регулирование осуществляется как федеральными законами, так и подзаконными нормативными актами.

2. СИНТЕТИЧЕСКИЙ  И АНАЛИТИЧЕСКИЙ УЧЕТ РАСЧЕТОВ  С 

    ПОДОТЧЕТНЫМИ  ЛИЦАМИ