Учета расчетов с подотчетными лицами

 

2.1. Счета и направления осуществления операций

Синтетический учет по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами". Это - активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц организации или сумму невозмещенного перерасхода [10]. По дебету счета записываются суммы возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основе расходных кассовых ордеров, по кредиту - суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные по приходным кассовым ордерам (неиспользованные).

При выдаче подотчетному лицу наличных денежных средств в виде аванса для приобретения товарно-материальных ценностей, на командировочные расходы и другие хозяйственно-операционные цели, а также денежных документов, в учете делаются записи:

 

Отражена сумма в  размере 500 руб., выданная под отчет работнику организации

Д-т сч. 71 «Расчеты с  подотчетными лицами» - К-т сч. 50 «Касса»

 

Расходование сумм, выданных под отчет, отражается по кредиту  счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

При оплате подотчетными лицами расходов, которые подлежат учету в качестве основных средств, нематериальных активов и прочих внеоборотных активов, в бухгалтерском учете осуществляется запись:

Отражены расходы подотчетных лиц в размере 1350 руб., связанные с приобретением  внеоборотных активов

Д-т сч. 08 «Вложения  во внеоборотные активы» - К-т сч. 71 «Расчеты с  подотчетными лицами»

Оплата подотчетными лицами расходов, связанных с приобретением материально-производственных запасов, товаров, отражается в учете следующим образом:

Отражена оплата в  размере 300 руб. подотчетными лицами приобретенных  материальных ценностей   Отражен НДС по приобретенным материальным ценностям, оплаченным подотчетными лицами

Д-т сч. 10 «Материалы», 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей», 41 «Товары»    - К-т сч. 71 «Расчеты с  подотчетными лицами»                                                                           Д-т сч. 19 «Налог на добавленную  стоимость по приобретенным ценностям – К-т сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

 

Оплата подотчетными лицами расходов, связанных с производством продукции (работ, услуг), их продажей, продажей товаров и управлением производством и организацией в целом, отражается в учете записью:

Отражена оплата подотчетными лицами расходов  в размере 950 руб. по производству продукции

Д-т сч. 20 «Основное  производство» - К-т сч. 71 «Расчеты с  подотчетными лицами»

 

Расходы подотчетного лица, связанные с формированием расходов операционного или внереализационного характера, отражается в учете записью:

Отражена оплата в  размере 430 руб. подотчетными лицами услуг, не связанных с извлечением дохода от обычных видов деятельности

Д-т сч. 91 «Прочие доходы и рас ходы», субсчет 2 «Прочие  расходы» К-т сч. 71 «Расчеты с  подотчетными лицами»

Расходы подотчетного лица по командировкам отражаются в учете  записями:

Списаны командировочные расходы в      размере 864 руб. соответствии с утвержденным авансовым отчетом Отражен остаток аванса в размере 50 руб., внесенный в кассу подотчетным лицом

Д-т сч. 26 «Общехозяйственные расходы» - К-т сч. 71 «Расчеты с  подотчетными лицами» Д-т сч. 50 «Касса» - К-т сч. 71 «Расчеты с  подотчетными лицами»

 

Суммы, не возвращенные подотчетными лицами в установленные сроки, отражаются в учете следующим образом:

 

1.Отражена сумма в  размере 300 руб., не возвращенная  в установленные сроки подотчетным лицом   2.Удержана сумма в  размере 300 руб. из оплаты труда  работника

Д-т сч. 94 «Недостачи и  потери от порчи ценностей» -    К-т сч. 71 «Расчеты с  подотчетными лицами»   Д-т сч. 70 «Расчеты с  персоналом  по оплате труда»  - Д-т сч. 94 «Недостачи и  потери от порчи ценностей»

 

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется в разрезе подотчетных лиц организации по каждой авансовой выдаче и каждому авансовому отчету [15].

При журнально-ордерной форме учета операции по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами отражают в журнале-ордере № 7. Это комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. А это значит, что каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале-ордере одна строка, и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке. В то же время журнал-ордер № 7 сохраняет шахматную форму записи, заложенную в основу журнально-ордерной формы счетоводства, в части расшифровки оборота по кредиту счета 71.

Основанием для заполнения журнала-ордера № 7 являются расходные  кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты - на израсходованные суммы; новые приходные или расходные кассовые ордера - на расхождения в суммах полученных и израсходованных. К учету принимаются авансовые отчеты, проверенные арифметически, по существу в отношении целесообразности и необходимости расходов, соответствия их назначению аванса и утвержденные руководителем организации.

Бухгалтер обрабатывает авансовый отчет, проставляя на документах и на отчете корреспондирующие счета, отвечающие направлению расхода.

 

2.2. Документальное оформление расчетов с подотчетными лицами

Как уже упоминалось, подотчетными лицами являются работники организации, получившие авансом наличные суммы денежных средств на предстоящие административно-хозяйственные и командировочные расходы [14].

Сумма выдачи на расходы, связанные со служебными командировками, зависит от срока командировки и ее места назначения. Командированному работнику выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату проезда (в оба конца), суточных и расходов по найму жилого помещения.

Служебная командировка - поездка работника по распоряжению руководителя организации для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. За время нахождения в командировке работнику сохраняется заработная плата по месту постоянной работы [12].

Выдача наличных денежных средств под отчет на командировку бухгалтерией оформляется командировочным удостоверением и расходным кассовым ордером после расчета бухгалтерией причитающихся сумм. Подотчетное лицо получает также служебное задание для направления в командировку, форма которого утверждена постановлением Госкомстата РФ № 26 от 06.04.2001 г. В организации кроме командировочного удостоверения, направление в командировку оформляется приказом.

В течение трех дней по возвращении из командировки подотчетное лицо обязано отчитаться за полученные и израсходованные суммы. С этой целью им составляется авансовый отчет на основе документов (счетов магазинов, товарных чеков, железнодорожных, авиационных и прочих билетов) и прилагается командировочное удостоверение. С 01.01.2002 г. постановлением Госкомстата РФ утверждена к применению форма № АО-1 "Авансовый отчет". Целесообразность произведенных расходов подтверждается начальниками цехов, отделов или служб в зависимости от целевого назначения командировки. После проверки бухгалтером авансового отчета и определения суммы к отчету последний утверждается руководителем организации и принимается к учету.

Командировочные расходы  включаются в себестоимость продукции, работ, услуг в целях бухгалтерского учета. В соответствии со ст. 168 Трудового кодекса РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:

расходы по проезду;

расходы по найму жилого помещения;

дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

иные расходы, произведенные  работником с разрешения или ведома работодателя [13].

Порядок и размеры  возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации. При этом размеры возмещения не могут быть ниже размеров, установленных Правительством РФ для организаций, финансируемых из федерального бюджета.

Таким образом, суммы  командировочных расходов в бухгалтерском учете не должны быть ниже норм, установленных приказом Минфина РФ. При этом всем организациям разрешено увеличивать эти нормы по усмотрению руководящего органа: совета директоров, правления АО, директора организации. В целях налогообложения при расчете налогооблагаемой прибыли организация  включает в уменьшение доходов суммы командировочных расходов в пределах норм, установленных Правительством РФ. Постановление Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 93 "Об установлении норм расходов организаций на выплату суточных и полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализаций" установило нормы суточных и полевого довольствия. Расходы по проживанию командированных лиц принимаются в целях налогообложения прибыли без ограничения [15].

Список лиц, имеющих  право получать в кассе наличные деньги под отчет на хозяйственные  нужды, в организации утверждается руководителем. Выдача наличных денежных средств на хозяйственные нужды предусматривается сметой организации.

Хозяйственные расходы  подтверждаются квитанциями почтовых отделений, мастерских по ремонту техники или автомобилей, счетами и чеками магазинов, счетами оптовых организаций и квитанциями или чеками, подтверждающими оплату им за канцелярские и хозяйственные принадлежности и др. Подотчетное лицо может приобрести предметы труда. Эти предметы  сдаются на склад, на них выписывается приходный ордер склада, а затем на основе требования они выдаются в эксплуатацию.

В соответствии с положениями  главы 21 "Налогового кодекса РФ" при приобретении материальных ценностей (работ, услуг) для производственных нужд за наличный расчет у организации-изготовителя при наличии приходного кассового ордера и накладной на отпуск товаров с указанием суммы налога отдельной строкой, счета-фактуры налог на добавленную стоимость отражается по дебету счета 19 и исчисление его производится в общеустановленном порядке. Таким образом, если организация приобрела товар у оптовой фирмы за наличный расчет, то НДС, уплаченный при приобретении ценностей, может быть предъявлен к вычету из бюджета при наличии соответствующих документов.

В том случае, когда  произведенные расходы не подтверждены документально, но они предусмотрены в смете, должен быть составлен акт о расходах, в котором указывается, что сотрудником фирмы были произведены административные расходы согласно утвержденной смете расходов на содержание фирмы. Акт утверждается руководителем организации, и после обработки в бухгалтерии указанные расходы могут быть списаны на себестоимость в целях бухгалтерского учета. Однако при расчете налогооблагаемой прибыли эти суммы должны быть учтены [10].

Остаток неиспользованных сумм сдается подотчетным лицом в кассу по приходному кассовому ордеру, а перерасход выдается из кассы по расходному кассовому ордеру в день сдачи авансового отчета.

Таким образом, подотчетные суммы учитывают на активном синтетическом счете  71 “Расчеты с подотчетными лицами». В качестве первичных оправдательных документов, подтверждающих целесообразность использования подотчетных средств, принимаются товарные чеки, накладные, кассовые чеки, квитанции к приходным кассовым ордерам и др. Основанием для отражения в учете операций по расчетам с подотчетными лицами является надлежаще оформленный авансовый отчет.

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

В практической деятельности предприятий, учреждений и организаций нередки случаи, когда необходимо произвести закупки за наличный расчет на других предприятиях, в розничной торговле, у физических лиц или произвести расчеты с командированными работниками.

В таких случаях уполномоченным или командированным работникам по распоряжению руководителя организации  выдаются под отчет наличные денежные средства.

Порядок выдачи наличных денежных средств работникам предприятия под отчет регулируется положением Центрального Банка РФ «О порядке ведения кассовых операций с банкнотой и монетой Банка России на территории РФ", утвержденным 12 октября 2011 года № 373-П.

Расчеты с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные нужды и операционные расходы, а также на служебные командировки учитываются на счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

Кассир выдает подотчетному лицу денежные средства на основании надлежащим образом оформленного приказа руководители или заявления работника с разрешительной надписью руководителя.

Расходовать выданные под  отчет суммы следует по назначению; передача подотчетных сумм одним лицом другому запрещается. У лиц, не предоставивших отчеты и оправдательные документы в расходовании подотчетных сумм в установленные сроки или не возвративших в кассу организации остатки не использованных сумм авансов, бухгалтерия вправе удержать из начисленной заработной платы данную задолженность в порядке, предусмотренном действующим законодательством.