Учета расчетов с подотчетными лицами

Выдача наличных денег  под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. При этом передача выданных под отчет наличных денег одним работником другому запрещается.

На основании приказа руководителя бухгалтером составляется смета, итог которой после утверждения  ее в  виде  аванса  выдается  подотчетному лицу,  что оформляется расходным кассовым ордером.

Аналогично оформляются  выдачи средств работникам на хозяйственные нужды - например,  закупку материалов, оплату услуг.

После проведения хозяйственно-операционных, представительских расходов, возвращения из командировки подотчетное лицо предоставляет авансовый отчет о фактически израсходованных суммах с приложением оправдательных первичных документов, который в течение 5 дней обрабатывается бухгалтером.

После проверки бухгалтером и определения суммы отчета он утверждается руководителем предприятия и принимается к учету. Остаток неиспользованных сумм сдается в кассу подотчетным лицом по приходному кассовому ордеру, перерасход выдается по расходному кассовому ордеру.

Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на синтетическом активно-пассивном счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами", сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию (дебетовое) или сумму не возмещенного работнику перерасхода (кредитовое).

Подотчетные суммы для  их контроля за расходованием учитываются  в разрезе каждого работника  предприятия в ведомости и  журнале-ордере по счету 71.

Основанием для заполнения данного бухгалтерского регистра являются расходные и приходные кассовые ордера – при выдаче средств под  отчет и возврате их в кассу, а также авансовый отчет  - при списании израсходованных сумм.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Налоговый кодекс Российской Федерации. Ч.1, 2 с изм. и доп. на 15 апр. 2011 г.- М.: ТК Велби, 2011.- 317с.
2. Трудовой кодекс Российской Федерации.- Ростов-на-Дону: Феникс, 2010.-255с.
3. О бухгалтерском учете: Федеральный закон от 21.11.1996 г. №129-ФЗ // Основные документы бухгалтерского учета. -М.: Книга-сервис, 2006. - С.3-12
4. О порядке ведения кассовых операций с банкнотой и монетой Банка России на территории Российской Федерации: Положение ЦБ РФ №373-П от 12 октября 2011 г. // www.klerk.ru/doc/253694/
5. План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации и инструкция по его применению: Приказ Минфина РФ  №94-н от 31.10.2000 г. - М., 2005.-169 с.
6. Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации / Утв. приказом Минфина РФ от 29.07.98 №34-н (в ред. приказа Минфина РФ от 24.03.2000 г. №31н) // Основные документы бухгалтерского учета. -М.: Книга-сервис, 2003.-С.13-15
7. Анциферова, И.В. Бухгалтерский финансовый учет: учебное пособие / И.В. Анциферова. – М.: Перспектива, 2005. – С.283-288
8. Керимов, В.Э. Бухгалтерский финансовый учет: учебник / В.Э. Керимов. – М.: ИТК «Дашков и К^о», 2005. – С.578-583
9. Козлова, Е.П. Бухгалтерский учет в организациях / Е.П. Козлова, Т.Н. Бабченко, Е.Н. Галанина. - М.: Финансы и статистика, 2004. – С.145 -158
10. Кондраков, Н.П. Бухгалтерский учет: учебник / Н.П. Кондраков. – М.: Инфра-М, 2007. – С.365-366
11. Колеватова, О.А. Учет расчетов с подотчетными лицами в бюджетных учреждениях / О.А. Колеватова // Бухгалтерский учет. – 2005. - №20. – С.40-45
12. Кувалдина, Т.Б. Несостоявшиеся командировки: как учесть расходы / Т.Кувалдина // Бухгалтерский учет. – 2009. - №18. – С.21-25
13. Согникова, Л.В. Расходы на служебные командировки: требование ст.168 ТК РФ  / Л.В. Согникова // Бухгалтерский учет. – 2009. - №4. – С.60-65
14. Финансовый учет: учебник / Под ред. проф. В.Г. Гетьмана.- М.: Финансы и статистика, 2004.- С.115-121
15. Широбоков, В.Г. Бухгалтерский финансовый учет: учебное пособие / В.Г. Широбоков, З.М.Грибанов, А.А. Грибанов. – М.: Кнорус, 2007. – С.541-552