Учетная политика и практика учета расчетов с подотчетными лицами

 

 

 

 

 

 

3.2. Совершенствованию учета расчетных операций на предприятии.

 

В ЗАО «Чернянский  сахарный завод»» в командировку направляется любой сотрудник организации  по усмотрению руководителя, так как  не утвержден круг должностных лиц, имеющих право получать денежные средства под отчет. Это может привести к тому, что при проверке, налоговые органы посчитают, что срок выдачи подотчетных сумм не установлен. А значит, расчеты по подотчетным суммам должны быть осуществлены в пределах одного рабочего дня. Хотя денежные средства под отчет на предприятии выдаются на более длительный срок. Данный недостаток повлечет за собой штрафные санкции. Чтобы избежать это, на предприятии необходимо создать приказ, в котором должен быть утвержден перечень лиц, которые имеют право на получение средств под отчет. Также в приказе должны быть установлены:           · сроки, на которые выдаются подотчетные суммы, и их предельный размер;             · порядок представления авансовых отчетов;      · запрещение выдачи денег работнику под отчет при условии неполного отчета по ранее выданному авансу;         · запрещение передачи подотчетных денежных средств от одного работника другому.         Перечисленных в приказе сотрудников необходимо ознакомить с ним в обязательном порядке. Пример приказа представлен в приложении №7.Также необходимо создать письменный приказ об установлении размера (норм) суточных. Пример данного приказа представлен в приложении №8.  Часто по невнимательности бухгалтера и неопытности подотчетного лица к учету принимаются авансовые отчеты, к которому прилагаются чеки ККМ и товарные чеки, где просто указано «хозтовары» или «канцтовары». Этого не должно быть, так как чек служит для расшифровки сведений указанных в кассовом чеке. В нем должно быть подробно описано, что, сколько и за какую цену приобрел подотчетник. К такому товарному чеку налоговые органы обязательно предъявят претензию. Вдруг подотчетное лицо приобрело товарно-материальные ценности стоимостью меньше 40 000 рублей, но сроком службы больше 12 месяцев (например, вентилятор или калькулятор). В таком случае они должны быть оприходованы как основные средства в соответствии с ПБУ 6/01 «Учет основных средств». Допущенную ошибку бухгалтера и подотчетного лица можно исправить, организовав комиссию из уполномоченных лиц. Комиссия составит акт, в котором зафиксирует, что конкретно и для каких целей приобретено. Данный акт подшивается к авансовому отчету и служит оправдательным документом. Также по неопытности подотчетного лица и предприятия-продавца встречается такая ошибка, когда на приобретенные ТМЦ выдаются подтверждающие документы (квитанция к ПКО) с указанием суммы, превышающей лимит расчетов с юридическими лицами. В соответствии с Указанием ЦБ РФ от 20.07.2007 г., установленный предельный размер расчетов наличными деньгами в РФ между юридическими лицами установлен в 100000 рублей. В ходе проверки за данное нарушение грозит штраф не только самому предприятию, но и руководителю. Единственным выходом из данной ситуации является замена подтверждающего документа продавцом-предприятием.      В ЗАО «Чернянский сахарный завод» встречается такая ситуация, когда командированному работнику выдаются наличные средства организации, поступившие от покупателей. Это тоже является нарушением правил расчетов с подотчетными лицами, так как у предприятия нет специального разрешения обслуживающего банка на использование данных денежных средств на свои нужды.       Существует определенная последовательность выдачи денег подотчетнику на приобретение той или иной продукции. Предприятие должно сначала сдать наличную выручку в банк, затем снять с расчетного счета необходимую сумму и оприходовать ее в кассу.А можно, заранее снять с расчетного счета денежные средства на хозяйственные нужды. Данную сумму можно будет хранить в кассе предприятия и постепенно расходовать на покупку необходимых товаров, выдавая деньги под отчет. Самое главное - не превысить лимит наличных в кассе. Для данного предприятия банк установил лимит 54 000 рублей.         Находясь в командировке, зачастую подотчетные лица должны информировать руководителя предприятия или фирму-партнера по телефону о ходе выполнения задания. В таких случаях организация должна компенсировать стоимость переговоров. Но на предприятии все телефонные переговоры оплачиваются за счет собственных средств подотчетного лица. Это тоже является нарушением правил расчетов с подотчетными лицами. Организация ссылается на то, что при приобретении карт эксперсс-оплаты за наличный расчет, подтверждающими документами являются только кассовый чек и сама карта. А данные карты не соответствуют понятию первичного учетного документа, данному в п.2 ст.9 ФЗ «О бухгалтерском учете», следовательно, эти расходы нельзя признать в целях налогообложения прибыли. Но, несмотря на это предприятие, может самостоятельно составить первичные учетные документы, в частности бухгалтерскую справку или авансовый отчет.       Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы. Таким образом, перечень документов, косвенно подтверждающих произведенные затраты, является открытым, поэтому карты экспресс-оплаты также могут быть признаны документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы. Суды чаще всего подтверждают обоснованность таких расходов (постановление ФАС ВВО от 19.12.05 № А28-4833/2005-137/18). В любом случае расходы работника на приобретение экспресс-карт должны быть возмещены работодателем. Единственной неразрешимой проблемой остается НДС, поскольку в этом случае счет-фактура не предоставляется, а без этого документа организация не вправе принять к вычету НДС(24).                     Чтобы контролировать прибывших из командировки подотчетных лиц необходимо вести журнал регистрации работников, прибывших из командировки (приложение №9).Также нужно вести журнал регистрации работников, направленных в командировку (приложение №10).    Для того чтобы было значительно меньше ошибок при расчетах с подотчетными лицами, в штат предприятия необходимо ввести новую штатную единицу - бухгалтер по расчетам с подотчетными лицами, поставщиками и подрядчиками, покупателями, дебиторами и кредиторами. Лишь, соблюдая все «подотчетные» нюансы, организация сможет оградить себя от возможных проблем при налоговых проверках.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение.

 

В результате всего вышеизложенного  материала можно сделать следующие  основные выводы.        Расчеты с подотчетными лицами – неотъемлемая часть хозяйственной деятельности предприятии, в связи с чем, основными задачами ведения бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами на нем должны стать следующие:          -  своевременное, полное и достоверное отражение на счетах бухгалтерского учета фактических затрат на командировочные расходы и результаты использования денежных средств на хозяйственные нужды;  -  документальная обоснованность использования подотчетных сумм; -  контроль за экономным и рациональным использованием денежных средств на хозяйственно-операционные цели.      Только при решении данных задач и правильного документального отражения расчетов с подотчетными лицами в соответствии с учетной политикой предприятия можно избежать негативные и сложные моменты, связанные с контролем за использованием подотчетных сумм и неправильным их учетом(20,с.157).        Знание всех нормативно-правовых актов, регламентирующих порядок, условия, документальное оформление расчетов с подотчетными лицами позволит облегчить и значительно ускорить данные расчеты на любом предприятии.           Что касается ЗАО «Чернянский сахарный завод», то на нем учет расчетов с подотчетными лицами ведется в соответствии с законодательством РФ. Все операции, отражающие выдачу аванса, отчет по нему, учитываются в бухгалтерии посредством составления определенных записей на основании первичных и иных документов.     Для ускорения расчетов с подотчетными лицами, в ЗАО «Чернянский сахарный завод» будет использоваться автоматизированная система учета 1С предприятие 8.2.УПП, которая позволит снизить затраты времени на оформление документов и обработку данных. Более широкое внедрение компьютерного учета в процесс оформления первичных документов может являться одним из наиболее эффективных путей совершенствования первичного учета. С этой целью необходимо автоматизировать учет расчетов с подотчетными лицами, что позволит механизировать обработку информации о командированных работниках, понизить вероятность ошибок при перенесении информации из первичных документов в регистры бухгалтерского учета, а также сократить количество первичной учетной документации, что, в свою очередь, будет способствовать повышению точности и оперативности учета расчетов с подотчетными лицами на предприятии. Упорядочение первичной документации, широкое внедрение типовых унифицированных форм, повышение уровня механизации и автоматизации учетно - вычислительных работ.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список используемых источников

 

Законодательные материалы.

1)Постановлении Госкомстата России от 1 августа 2001 г. N 55 "Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации/ Справочная система «Гарант».                                                           2)Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" (ПБУ 10/99), утвержденного Приказом Минфина России от 6 мая 1999 г. N 33н./ Справочная система «Гарант».                                                       3)ст.167,166,168 Трудового Кодекса Российской Федерации/ Справочная система «Гарант»                                                                                        4)Письмо Минфина России от 4.02.09 г. № 03-03-07/3)/ Справочная система «Гарант».                                                                                                5)Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное постановлением Правительства Российской Федерации от 13.10.08 г. № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» /Справочная система «Гарант».          6)Налоговый кодекс РФ ст.264,252,226,224,217/ Справочная система «Гарант».                                                                                            7)Федеральный закон от 22.07.08 г. № 158-ФЗ «О внесении изменений в главы 21, 23, 24, 25 и 26 части второй Налогового кодекса Российской Федерации/ Справочная система «Гарант».                                                     8)ст. 609 и ст. 651 ГК РФ)/ Справочная система «Гарант».                   9)Письмо Минфина России от 16.02.09 г. № 03-03-05/23)/ Справочная система «Гарант».                                                                                    10)Письмо Минфина РФ от 16 декабря 1993 г. N 11-02/49"О размерах и порядке выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории иностранных государств"(с изменениями от 29 марта 1996 г.)/ Справочная система «Гарант».                                                     11)Федеральный закон от 21.11.96 №129-ФЗ «О бухгалтерском учете» /  Справочная система «Гарант».                                                         12) Положение по бухгалтерскому учету «Учет имущества и обязательств организации, стоимость которых выражена в иностранной валюте» 3/2006 утверждено приказом Минфина РФ от 27.11.2006г. №154н / Справочная система «Гарант».                                                                           13)Федеральный закон от 10 июля 2002 года N 86-ФЗ "О Центральном банке Российской Федерации» Положение банка России от 12.10.2011г.№ 373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой банка России на территории РФ /Справочная система «Гарант».                                       14)План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий и инструкция по его применению, утвержден приказом Минфина РФ от 31.10.2000г.№94н.                                 15)Налоговый кодекс РФ глава 23 «Налог на доходы физических лиц»     16)Указание ЦБ РФ от 20.06.2007г. №1843-У «Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами» /Справочная правовая система «Гарант» 17)Конституция РФ, ст.68 /Справочная правовая система «Гарант».                                                                                     18) Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.98 г. № 34н «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации».                 Учебная литература.                                                                                             19)  Касьянова Г.Ю. Командировки: новый порядок оформления и оплаты. 2009. с. 120.                                                                                             20)Шишкоедова Н.Н. Расчёты с подотчётными лицами Уч. пособ // М.: Вершина 2009, с. 192.                                                                                            21) Кузнецова Г.А. Счёт 71: Учет и списание подотчетных сумм: Практическое пособие., перераб.и доп.,-М.: ПРИОР, 2007., 125 с.

22) Мельников И. А. Бухгалтерский учет / И. А. Мельников. – М. : ЮНИТИ, 2009. – 304 с.                                                                                                                              23)http:// www.buh.ru/.                                                                                                 24)Программа «Консультант Плюс».                                                     25)Данные ЗАО «Чернянский сахарный завод».

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложения

 

1.Оборотно-сальдовая ведомость по счету 71.1.

2.Журнал-ордер счета71.1 по субконто.

3.Анализ счета 71.1.

4.Анализ счета 71.1 по субконто.

5.Обороты по счету 71.1.

6.Катрочка счета 71.1.

7.Приказ об утверждении перечня  подотчетных лиц на получение  денежных средств.

8.Приказ о возмещении расходов  по командировкам.

9.Журнал регистрации работников,прибывших в организацию, в которую они командированы.

10. Журнал регистрации работников, направленных в служебные командировки.

11.Служебное задание для направления  в командировку и отчет о  его выполнении.

12.Командировочное удостоверение.

13.Расходный кассовый ордер.

14.Авансовый отчет.

15.Приказ(распоряжение) о направлении  работника в командировку.

16.Практическое задание (поездка  в командировку).