Учёт денежных средств

Учет денежных средств

 

 

Денежные средства являются составной частью оборотных активов.

Денежные средства поступают  на предприятие от покупателей и  заказчиков за проданные товары и  оказанные услуги, от банков в виде ссуд, от учреждений и организаций в порядке временной помощи и др.

Денежные средства предприятия  находятся в кассе в виде наличных денег, денежных документов, на счетах в банках, в выставленных аккредитивах, открытых особых счетах и др.

В условиях рыночной экономики следует  исходить из принципа, что умелое использование денежных средств может приносить предприятию дополнительный доход, и следовательно, предприятие должно постоянно думать о рациональном вложении временно свободных денежных средств для получения прибыли (депозиты банков, ценные бумаги и др.).

Исходя из этого, основными задачами бухгалтерского учета денежных средств  являются:

• проверка правильности оформления, законности документов,
• своевременное и полное отражение операций в учете.
• обеспечение своевременности, полноты и правильности расчетов по всем видам платежей;
• своевременное проведение инвентаризации денежных средств и отражение ее результатов в учете;
• обеспечение сохранности денежных средств, денежных документов в кассе предприятия и других местах хранения;
• изыскание возможностей наиболее рационального вложения свободных денежных средств как источника финансовых инвестиций, приносящих доход.

Для обеспечения учета наличия  и движения денежных средств и  хозяйственных операций, связанных  с денежными средствами применяется  система счетов бухгалтерского учета, предусмотренных в 5 разделе Плана счетов бухгалтерского учета “Денежные средства”. Этот раздел включает счета: 50 “Касса”, 51 “Расчетные счета”, 52 “Валютные счета”, 55 “Специальные счета в банках”, 57 “Переводы в пути”, 58 “Краткосрочные финансовые вложения”.

 

Документальное оформление и учет денежных средств в кассе организации и порядок ведения кассовых операций

 

Наличные денежные средства хранятся в кассе организации. Порядок осуществления кассовых операций строго регламентирован:

• ФЗ №54 от 22.05.2003 «О применении контрольно-кассовых машин для осуществления денежных расчетов с населением»
• Положение Центрального Банка России от 12.10.2011г. № 373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации».
• Приказ Минфина РФ № 49 от 13.06.95г. «Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств».
• Постановление Госкомстата РФ от 18 августа 1998 г. N 88 
  "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации" (с изменениями от 27 марта, 3 мая 2000 г.)

С 1 января 2012 г. соблюдать  кассовую дисциплину индивидуальным предпринимателям придется наравне с юридическими лицами. Согласно п. 1.1 Положения свое действие оно распространяет на:

• - юридических лиц, ведущих бухгалтерский учет;
• - юридических лиц, перешедших на УСН;
• - физических лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица.

В соответствии с положением № 373 Центробанк в обязанность хозяйствующего субъекта вменяется:

• - внесение в кассовую книгу всех записей, которые должны быть сделаны на основании приходных и расходных кассовых ордеров (полное оприходование в кассу наличных денег);
• - недопущение накопления в кассе наличных денег сверх установленного лимита остатка наличных денег, за исключением случаев, когда таковое приходится на дни выплаты заработной платы, включая день получения средств для этих целей в банке, а также на выходные и нерабочие праздничные дни, если в эти дни хозяйствующим субъектом ведутся кассовые операции;
• - хранение на банковских счетах в банках свободных денежных средств, за исключением опять же дней выплаты зарплаты, а также выходных и нерабочих праздничных дней, если в таковые ведутся кассовые операции.

Мероприятия по обеспечению сохранности наличных денег при ведении кассовых операций, хранения, транспортировки, порядка и сроков проведения проверки фактического наличия денежных средств в кассе, определяются хозяйствующим субъектом самостоятельно.

Помещение кассы  должно быть изолировано, а двери  во время совершения кассовых операций должны быть заперты с внутренней стороны. Касса должна быть оборудована техникой, позволяющей определить подлинность денежных купюр.

Хранение в кассе наличных денег  и других ценностей, не принадлежащих  данному предприятию, запрещается. Перед открытием помещения кассы кассир обязан проверить сохранность замков, дверей, оконных решеток и печатей. В случае повреждений, снятия печатей и других поломок кассир обязан немедленно сообщить об этом руководителю предприятия, который ставит в известность полицию. После получения разрешения от правохронительных органов руководитель предприятия и кассир могут войти в кассу и провести проверку денежных и других средств, хранящихся в кассе. Проверка оформляется актом. Для ведения кассовых операций в штате предприятия должна быть предусмотрена должность кассира. В малых предприятиях обязанности кассира может выполнять любое лицо, которому директор поручает ведение кассовых операций. Директор издает приказ о назначении кассира и заключает договор о полной материальной ответственности. Кассир не имеет право передавать свои обязанности другому лицу без распоряжения руководства. . В случае болезни и других случаев, когда кассир не может выполнять свои обязанности,  исполнение обязанностей кассира по письменному распоряжению руководителя возлагается на другого работника. Бухгалтера и другие работники, которые пользуются правом подписи финансовых документов, не могут исполнять обязанности кассира.

 

В кассе наличные денежные средства могут храниться в пределах установленного лимита. Организация, нарушившая установленный лимит расчетов наличными, может быть оштрафована. Сумма штрафа - от 40 000 до 50 000 рублей. За это же нарушение на руководителя вашей организации может быть наложен административный штраф от 4000 до 5000 рублей.

Организация рассчитывает лимит остатка  кассы до начала нового календарного года. Самостоятельно, согласно п. 1.2 Положения, фирмы и предприниматели будут устанавливать и максимально допустимую сумму наличных денег, которая может храниться в кассе (лимит кассы). О необходимости утверждения ее величины банком в положении не говорится ни слова. Порядок расчета лимита кассы приведен в Приложении к Положению. При этом обособленным подразделениям, имеющим собственный расчетный счет, лимит касс устанавливается отдельно.

Сумма лимита рассчитывается исходя из среднедневной выручки  за последние 3 месяца и среднедневных расходов предприятия. В расчете указывается сроки сдачи сверхлимитного остатка в банк и цели, на которые будут потрачены наличные денежные средства. Если организация не утверждает лимит остатка денежных средств, то он устанавливается равным 0.

Расчеты наличными денежными средствами между юридическими лицами ограничены в соответствии с указом ЦБ РФ №1843-У от 20.16.2007 лимитом в 100 000 руб. по 1 сделке в рамках одного договора. Данным документом утвержден перечень выплат, на которые можно расходовать выручку. Фирмам и предпринимателям позволено тратить кассовую наличность:

- на заработную плату и другие  выплаты работникам, в том числе  социального характера, выплату  стипендий, командировочные расходы;

- на оплату товаров (кроме  ценных бумаг), работ, услуг, на  возврат сумм, полученных ранее наличными, в случае возврата товаров;

- на выплату страховых возмещений  по договорам страхования работников.

 Если в вашей кассе скопилась  "сверхлимитная" наличность, а  сдавать деньги в банк не  хочется, выдайте их под отчет  своим работникам. В дальнейшем эти деньги можно либо использовать на приобретение товарно-материальных ценностей, либо вернуть в кассу. При этом ограничений на суммы, выдаваемые под отчет, законодательство не устанавливает.

Все операции, связанные  с приемом и выдачей наличных денежных средств оформляются кассовыми документами в соответствии с унифицированными формами утвержденными постановлением Госкомстата РФ от 18 августа 1998 г. N 88.

Прием наличных денежных средств кассой организации оформляется приходным кассовым ордером (форма № КО-1), который подписывают главный бухгалтер и кассир. К ПКО выписывается квитанция и выдается лицу, внесшему денежные средства в кассу.

Выдача денежных средств происходит по расчетному кассовому ордеру (РКО) (форма № КО-2) или по платежной (расчетной - платежной) ведомости. РКО подписывают руководитель, главный бухгалтер и кассир. Выдача денежных средств происходит непосредственно лицу, получающему деньги при предъявлении документов удостоверяющих личность или другому лицу по доверенности, которая прикладывается к РКО.

Срок выдачи наличных денег на выплату заработной платы, стипендий и т.п. устанавливается руководителем, но при этом не может превышать 5дней.

Кассовые документы на прием и выдачу денег подписываются  руководителем предприятия и главным бухгалтером или лицом, уполномоченным на подпись.

Кассовые документы, кассовая книга и книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств могут оформляться как на бумажном носителе, так и с применением технических средств, предназначенных для обработки информации, включая персональный компьютер и программное обеспечение. Кассовые документы подлежат распечатке. Что же касается книги учета принятых и выданных денежных средств, то каждая соответствующая операция в течение рабочего дня между старшим кассиром и кассирами может проводиться как с распечатыванием, так и без распечатывания листа книги, по усмотрению руководителя. В первом случае лист книги подписывается старшим кассиром и кассирами на бумажном носителе, во втором потребуется снабдить данных работников электронно-цифровыми подписями.

Листы кассовой книги, которая  ведется в электронном виде, распечатывается  в конце рабочего дня в двух экземплярах, подбираются в хронологической  последовательности и по мере необходимости  брошюруются, но не реже одного раза в календарный год. Листы кассовой книги, оформляемой на бумажном носителе, брошюруются до начала ее ведения.

Исправления во всех денежных документах запрещены.

При использовании  организацией ККМ выдается книга кассира-операциониста, где фиксируются показатели счетчиков на начало и конец рабочего дня, а также выручка за день.

Денежные документы – это документы с зафиксированной на них номинальной стоимостью, дающие право их владельцу получать указанную на них сумму (почтовые марки, путевки и др.).

Учет денежных документов производится в Книге  по движению денежных документов. Поступление  и выдачу, или списание, денежных документов оформляют приходными или  расходными кассовыми ордерами. Кассир, так же, как и по кассовым операциям  с денежными средствами, составляет отчет по движению денежных документов, и этот отчет сдается главному бухгалтеру. Аналитический учет ведется по видам документов.

Синтетический учет денежных средств в кассе  осуществляется на активном счете 50.

Планом счетов предусмотрены следующие субсчета:

50/1	– касса предприятия, где учитываются денежные средства в российской валюте и иностранной, поэтому к этому счету м.б. открыты  субсчета второго порядка.
50/2	– где учитывается  наличие денежных средств в кассе  торгового предприятия
50/3	– где учитываются  находящиеся в кассе почтовые марки, авиа билеты и т.д. Денежные документы  учитываются в сумме фактических  затрат на приобретение.

Бухгалтерские проводки по кассовым операциям

 

50

90/1

-на основании ПКО отражается  сумма, полученных денеж. средств от продажи (в основном розница или предприятия обществ. питания)

 

50

62

-на основании ПКО получена  сумма оплаты покупателем за  отгруженные товары, продукцию или  услуги (погашена дебиторская задолженность  наличными денежными средствами)

 

50

71

– на основании ПКО, поступили в  кассу неиспользованные подотчетные  средства

 

50

73/2

– на основании ПКО на сумму  внесения работником денежных средств  в счет погашения недостачи

 

50

51

– на основании ПКО на сумму  поступивших денежных средств с расчетного счета по чеку в кассу

 

76,60

50

– на основании РКО, списана сумма  по расчету с поставщиками или  сторонними организациями за услуги

 

70

50

– на основании ПВ или РКО выдана зарплата из кассы

 

71

50

– на основании РКО, выданы деньги в подотчет