Учёт денежных средств

В организации должна регулярно проводиться инвентаризация наличных денег. Порядок и сроки  проведения инвентаризации определяет руководитель и закрепляет учетной политикой организации . Методическими указаниями по инвентаризации имущества и обязательств от 13.06.95 № 49 установлен порядок проведения инвентаризации денежных средств.

 Однако есть случаи, когда проведение инвентаризации  обязательно. Так, в обязательном  порядке инвентаризация проводится:

- перед составлением  годовой бухгалтерской отчетности;

- при смене кассира;

- если были выявлены  факты хищения наличных денег;

- если наличные деньги  были частично или полностью  уничтожены из-за стихийного бедствия, пожара, других чрезвычайных ситуаций.

 Инвентаризацию проводит  специальная комиссия, назначенная приказом руководителя. В процессе инвентаризации комиссия пересчитывает деньги в кассе и сверяет полученную сумму с данными кассовой книги. Кроме денег комиссия должна проверить сохранность денежных документов ценных бумаг, почтовых марок, путевок в дома отдыха и санатории, авиабилетов и т.д.

По результатам инвентаризации составляют акт инвентаризации наличных денежных средств (форма N ИНВ-15). Главный бухгалтер фирмы должен указать в акте стоимость ценностей в кассе по данным бухгалтерского учета. Оборотную сторону акта заполняют, если во время ревизии комиссия обнаружила недостачу или излишки ценностей. Строку "Объяснение причин излишков и недостач" заполняет работник, ответственный за сохранность ценностей (кассир).

Если была выявлена недостача, руководитель может принять следующее  решение:

удержать сумму недостачи  с материально-ответственного лица;

списать недостачу за счет средств организации (если в  недостаче нет вины кассира).

Решение руководителя фиксируют на оборотной стороне акта.

На основании акта инвентаризации или ревизии бухгалтер  должен сделать в соответствующих  случаях такие проводки:

 Дебет 50 Кредит 91-1 - оприходованы наличные деньги, выявленные в процессе инвентаризации;

 Дебет 94 Кредит 50 - отражена недостача наличных денег в кассе организации;

 Дебет 73/2 Кредит 94 - сумма недостачи отнесена на материально ответственного работника

 

Документальное отражение  и учет операций по движению денежных средств на расчетных счетах.

 

Денежные средства предприятия за исключением переходящих остатков в кассе должны храниться на счетах в банках.

Основным нормативным  документом, регламентирующим порядок  учета на расчетном счете, является положением ЦБ РФ №2-П от 03.10.2002г с изменением и дополнением от 02.05.2007 г.

Для открытия расчетного счета организация представляет в банк заявление на открытие счета и пакет документов (в юридическом отделе):

• нотариально заверенные карточки с образцами подписей руководителя, главного бухгалтера и оттиском печати организации (2 экземпляра);
• нотариально заверенные копии учредительных документов и свидетельства о государственной регистрации организации;
• нотариально заверенную копию свидетельства о постановке организации на учет в налоговой инспекции.
• карточка с образцами подписей и оттиска печати предусмотренная унифицированной формой утвержденной указанием ЦБ от 14 сентября 2006 года N 28-И.

Карточку составляют в одном экземпляре к каждому  банковскому счету. В ней должны расписаться руководитель и главный бухгалтер, а также другие работники, которые имеют право первой и второй подписи. Если на фирме нет главного бухгалтера, то документы можно подписывать только первой подписью. В этом случае в поле "Фамилия, имя, отчество" делают запись: "Бухгалтерский работник в штате не предусмотрен".

Банк может потребовать  и некоторые другие документы (например, документы, подтверждающие полномочия лиц, указанных в карточке: копии  приказов о назначении руководителя и главного бухгалтера фирмы). О том, что ваша организация открыла расчетный счет, вы обязаны сообщить в вашу налоговую инспекцию в течение 7 рабочих дней (ст.23 НК РФ). Если вы не выполните это требование, вашу фирму могут оштрафовать на 5000рублей (ст. 118 НК РФ)

После проверки правильности и законности, представленных документов банк заключает с клиентом договор по расчетно-кассовому обслуживанию. Клиенту  присваивается номер расчетного счета.

Через расчетный счет могут проводиться два вида операций:

- списание денег;

- зачисление  денег.

Списывают денежные средства с расчетного счета клиента только по его распоряжению, за исключением случаев взыскания средств в принудительном порядке по:

1. требованиям налоговых и финансовых органов;
2. по приказам арбитражного суда;
3. при погашении просроченных ссуд и кредитов.

Лица, ответственные за банковские операции, подписывают первичные банковские документы, и с их разрешения происходит списание денег со счета. Если кто-то из этих лиц увольняется с организации или отсутствует в течение длительного времени, банковская карточка заменяется.

Приход и  расход денег на расчетном счете может производиться, либо наличными, либо безналичными путем, на основании первичных документов, по каждой хозяйственной операции.

Безналичные операции по поступлению и расходам денежных средств оформляется документами:

• платежное поручение,
• платежное требование,
• аккредитивы и инкассовые поручения,
• расчетные чеки.

Наличное движение денежных средств по расчетному РС оформляется документами:

• чек,
• объявление на взнос наличными.

Платежное поручение – письменное распоряжение предприятия обслуживающему банку о перечислении, списании определенной суммы со своего счета. Для платежного поручения предусмотрен типовой бланк. Его форма приведена в Положении о безналичных расчетах в Российской Федерации (утверждено ЦБ РФ от 3 марта 2003 г. N 1256-У).

Данный  расчетный документ составляется на бланке утвержденной формы и принимается  банком вне зависимости от наличия  средств на счете плательщика. При  отсутствии денежных средств на расчетном  счете организации, банк произведет оплату по мере пополнения счета в очередности, определенной законодательством (ГК РФ, ст. 855), а именно:

1 – по исполнительным  документам, удовлетворяющим требования  о возмещении вреда, причиненного  жизни и здоровью, а также требований  о взыскании алиментов;

2 – по исполнительным документам, предусматривающих выплату денежных средств для расчетов по выплате выходных пособий и заработной платы лицам, работающим по трудовому договору или контракту, а также выплата вознаграждений по авторскому договору;

3 – по платежным документам, для осуществления платежей во внебюджетные фонды Российской Федерации;

4 –  по платежным документам, предусматривающим  платежи в бюджет;

5 –  по исполнительным документам, предусматривающим  удовлетворение других денежных  требований.

Как правило, платежное  поручение составляют в 2 экземплярах:

- первый экземпляр  банк возвращает вам;

- второй экземпляр  остается в банке.

Платежное поручение  банку действительно для исполнения в течении 10 календарных дней. На сегодняшний день наиболее популярным считается электронный документооборот. Организация заключает договор с обслуживающим банком, на пользование системой Клиент-Банк или Интернет-Банк. После этого все платежные поручения составляют в одном экземпляре и посылают в банк с помощью этой программы. Использование электронной системы позволяет экономить время, постоянно контролировать текущий баланс, в любое время получать электронные выписки и автоматически разносить всю информацию по расчетному счету в программу, в которой ведется бухгалтерский учет.

На основании  платежного поручения могут производиться  следующие платежи:

• перечисление денежных средств в счет платы за поставленные товары, выполненные работы, оказанные услуги;
• перечисление бюджетов всех уровней и во внебюджетные фонды;
• для оплаты задолженности физических лиц, для выплаты дивидендов, займов, кредитов и процентов по ним.

При отсутствии денежных средств на счете плательщика  платежные поручения помещаются в картотеку банка и оплачиваются по мере поступления средств в очередности установленной законодательством:

1. взнос в бюджет всех уровней
2. в органы социального страхования и обеспечения
3. в погашение по заработной плате и т.д.

Платежное требование представляет собой требование поставщика к покупателю оплатить на основании направленного в обслуживающий банк плательщика расчетных и отгруженных документов, а так же стоимость поставки по договору продукции выполненной работы, оказании услуг.

Для платежного требования предусмотрен типовой бланк. Его форма приведена в Положении о безналичных расчетах в Российской Федерации (утверждено Банком России от 3 октября 2002 г. N 2-П).

Как правило, платежное требование составляют в 4 экземплярах:

- первый экземпляр банк возвращает клиенту. Этот экземпляр должен храниться в организации не менее 5 лет;

- второй экземпляр остается  в банке, в котором открыт  расчетный счет вашей организации;

- третий и четвертый экземпляры  направляются в банк, в котором  открыт счет плательщика (то есть покупателя или заказчика).

Если вы получаете денежные средства от организации, которая имеет расчетный  счет в том же банке, что и вы, достаточно оформить 3 экземпляра платежного требования.

Платежное требование выписывается поставщиком на бланке, установленном ЦБ образца в трех экземплярах.

Плательщик обязан представить  в банк платежное требование в  течении трех дней со дня поступления  его в банк плательщика. Платежное  требование принимается при наличии  средств на счете плательщика.

Об отказе полностью или частично оплатить платежное требование плательщик уведомляет обслуживающий его банк в течение 3 рабочих дней. Платежное требование вместе с приложенными к нему документами и извещениями об отказе возвращает непосредственно поставщику.

При согласии оплатить полностью или частично платежное требование, плательщик оформляет его подписями лиц, ответственных за подпись банковских документов, и печатью.

В соответствии с действующим  законодательством можно использовать безакцептную форму расчета (без согласия владельца счета). В платежном требовании, которое оплачивается с акцептом, в поле "Условие оплаты" необходимо указать: "С акцептом". Если такой срок договором не установлен, то он считается равным 5 рабочим дням. Право за безакцептное списание предоставляется  органам государственной налоговой службы при взыскании платежа в бюджет, а также, при расчетах за отпускаемую электроэнергию, тепло и др. платежи согласно договору.

В договоре с покупателем  товаров организация может предусмотреть, оплату по инкассовому поручению которое является расчетным документом, на основании которого производится списание денежных средств со счетов плательщиков в бесспорном порядке.

На основании вашего инкассового  поручения банк покупателя спишет денежные средства с его счета и зачислит их на счет клиента. При этом должны быть выполнены два условия:

- использование инкассового поручения  должно быть предусмотрено в  договоре между вашей организацией  и покупателем;

- возможность списания денег по инкассо должна быть предусмотрена в договоре на расчетно-кассовое обслуживание между покупателем и его банком.

Для инкассового поручения  предусмотрен типовой бланк. Его форма приведена в Положении о безналичных расчетах в Российской Федерации (утверждено Банком России от 3 октября 2002 г. N 2-П).

Как правило, инкассовое поручение составляют в 4 экземплярах:

- первый экземпляр  банк возвращает вам. Этот экземпляр  хранится в организации не менее 5 лет;

- второй экземпляр  остается в банке, в котором  открыт расчетный счет вашей  организации;

- третий и четвертый  экземпляры направляются в банк  покупателя.

Периодически в установленные  с владельцем счета сроки банк выдает предприятию выписки с расчетного счета – копии лицевых счетов, в которых указывается дата совершения операции, номер документа-основания, сумма поступления (списания) и остаток. К выписке банк прилагает все документы, подтверждающие операции.

Бухгалтерия предприятия после проверки выписки отражает операции на соответствующих счетах бухгалтерского учета.

Синтетический учет движения денежных средств по расчетному счету, учитывается в организации на активном счете 51 «Расчетные счета». Записи по Дебету и Кредиту этого счета должны соответствовать выписки банка на дату поступления или снятия денежных средств с расчетного счета.