Учёт кассовых операций

ВВЕДЕНИЕ

За последние годы в бухгалтерском учете произошли существенные изменения, связанные с продолжением его реформирования с учетом принятых законодательных и нормативных документов. Эти изменения коснулись учёта денежных средств. По кассе разработано новое положение о порядке ведения кассовых операций, есть проблемные ситуации по документальному оформлению кассовых операций, использованию денег и денежного оборота.

Важную роль в обеспечении  хозяйственной деятельности организации денежными средствами играет непрерывный и  своевременный учет денежных средств и операции по их движению; контроль наличия, сохранности и целевого использования денежных средств и денежных документов. Для этого все предприятия вне зависимости от формы собственности обязаны хранить свои денежные средства в учреждениях банков. Для текущих расчетов каждая организация может постоянно иметь наличные средства на своей территории. В связи с этим руководитель предприятия организует кассу. Поэтому важно знать и уметь применять законодательство по работе с денежными средствами, так как от этого умения зависит конечный финансовый результат работы предприятия. Поэтому наиболее интересной показалась тема движения наличных денежных средств.

Цель данной курсовой работы: изучить движение, учёт денежных средств и  денежных документов  организации.

Задачи:

• углубить знания по работе с наличными денежными средствами в организации; 
• более детально ознакомиться с законодательством, прежде всего по кассовым операциям. 

1 ПРАКТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

1.1 Нормативно - правовая база учета денежных средств

1.1.1 Понятие денежных средств. Основные задачи бухгалтерского учета денежных средств

Денежные средства представляют собой аккумулированные в денежной форме активы организации, находящиеся  в ее кассе в виде наличных денег  и денежных документов, на банковских расчетных, валютных и специальных  счетах, в выставленных аккредитивах, чековых книжках, переводах в  пути и пр. Объемом имеющихся у  организации денег, как важнейшего средства платежа по обязательствам, определяется платежеспособность организации  — одна из важнейших характеристик  ее финансового положения.

Денежные средства находятся  в постоянном движении. Ими рассчитываются с поставщиками и подрядчиками, с  покупателями, с заказчиками, с бюджетом и внебюджетными фондами, с банками, с работниками, с различными юридическими и физическими лицами. Платежеспособными считаются организации, обладающие достаточным количеством денежных средств для расчетов по имеющимся у них текущим обязательствам. Но всякие излишние запасы денежных средств приводят к замедлению их оборота, а в условиях инфляции — и к прямым потерям за счет их обесценивания. Поэтому эффективное управление денежными потоками имеет важное значение для всей предпринимательской деятельности организации.

Все это придает особое значение учету денежных средств  как важнейшему инструменту управления денежными потоками, контроля сохранности, законности и эффективности использования  денежных средств, поддержания повседневной платежеспособности организации.

Основными функциями бухгалтерского аппарата по учету денежных средств  являются обеспечение контроля за соблюдением кассовой и расчетно-платежной дисциплины, эффективностью использования собственных и заемных денежных средств, обеспечение сохранности денежной наличности и документов в кассе. Поэтому основными задачами бухгалтерского учета денежных средств являются:

• контроль правильности документального оформления, законности и целесообразности операций с наличными и безналичными денежными средствами, полное и своевременное отражение их в учете;
• обеспечение сохранности денежных средств и документов в кассе, регулярное проведение инвентаризаций, выявление их результатов и организация своевременного взыскания с виновников недостач;
• обеспечение своевременности, полноты и достоверности расчетов по всем видам платежей и поступлений, взыскание дебиторской и погашения кредиторской задолженностей;
• выявление возможностей более рационального использования и вложения свободных денежных средств.

1.1.2 Нормативно – правовая база учета денежных средств

1.1.2.1 Государственный контроль за движением наличных  денежных средств

В процессе предпринимательской  деятельности организации постоянно  ведут взаимные денежные расчеты. Денежные расчеты производятся либо в виде безналичных платежей, либо наличными  деньгами. Использование наличных денег  при расчетах регламентируется:

• Федеральным законом «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт»;
• положением о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации;
• порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации и др.

Эти нормативные документы  предусматривают несколько основных элементов контроля со стороны государства  за движением наличных денежных средств:

• Для приема, хранения и расходования наличных денежных средств в организации должно быть специально оборудованное помещение — касса, удовлетворяющее требованиям безопасности и надежности. Касса должна быть оснащена техническим оборудованием для работы с денежными купюрами. На практике касса чаще всего включает в себя главную кассу и ряд операционных касс. Главная касса выполняет функции по движению денежных средств и является держателем основных первичных и отчетных документов по их учету.
• Для контроля движения наличных средств используются контрольно-кассовые машины (ККМ). Законодательством установлено применение ККМ при осуществлении денежных расчетов с юридическими и физическими лицами по товарным операциям, по оказанию бытовых услуг, так как эти сферы деятельности связаны с массовым наличным денежным оборотом. Исключение составляют только те организации, которые в силу специфики своей работы используют документы строгой отчетности, заменяющие чеки ККМ.
• Центральный банк РФ регулярно устанавливает лимит (ограничение) наличных расчетов с одним юридическим лицом в день.
• Организации обязывают хранить все свободные денежные средства в учреждениях банков. Проведение кассовых операций контролируют конкретные банки, которые обслуживают данную организацию. Обслуживающий банк и организация заключают между собой договор. По этому договору предприятие устанавливает для организации еще один лимит, ограничение на остаток денег, который может находиться в кассе на конец дня. Для установления такого лимита организация представляет в учреждение банка расчет по установленной форме. Сверх этого лимита деньги в кассе могут находиться только в дни выплаты заработной платы, пособий, подотчетных сумм и пр. в течение пяти рабочих дней, включая день получения денег в банке. 
• Хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих   данной организации, запрещается.

1.1.2.2 Должность кассира. Права и обязанности

Для ведения кассовых операций в  штате организации должна быть предусмотрена  должность кассира.

Кассир - это должностное лицо, на которое возложена обязанность учета, приема, хранения и выдачи денег из кассы.

Требования к квалификации - начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

Кассир должен знать: 
-нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению кассовых операций;  
-правила приема, выдачи, учета и хранения денежных средств и ценных бумаг;  
-формы кассовых и банковских документов;  
-порядок оформления приходных и расходных документов;  
-лимиты остатков кассовой наличности, установленной для предприятия, правила обеспечения их сохранности;  
-порядок ведения кассовой книги, составления кассовой отчетности;  
-основы организации труда;  
-правила эксплуатации вычислительной техники;  
-основы законодательства о труде;  
-правила внутреннего трудового распорядка;  
-правила и нормы охраны труда.

Назначение на должность кассира  и освобождение от должности производятся приказом генерального директора по представлению главного бухгалтера. Кассир подчиняется главному бухгалтеру.

На время отсутствия кассира (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности  выполняет лицо, назначенное в  установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права  и несет ответственность за ненадлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

Должностные обязанности, кассира:

• осуществляет операции по приему, учету, выдаче и хранению денежных средств и ценных бумаг с обязательным соблюдением правил, обеспечивающих их сохранность;
• получает по оформленным в соответствии с установленным порядком документам денежные средства и ценные бумаги в учреждениях банка для выплаты рабочим и служащим заработной платы, премий, оплаты командировочных и других расходов;
• ведет на основе приходных и расходных документов кассовую книгу, сверяет фактическое наличие денежных сумм и ценных бумаг с книжным остатком;
• составляет описи ветхих купюр, а также соответствующие документы для их передачи в учреждения банка с целью замены на новые;
• передает в соответствии с установленным порядком денежные средства в сейф;
• составляет кассовую отчетность.

Кассир имеет право:

• запрашивать и получать от структурных подразделений сведения, справочные и другие материалы, необходимые для выполнения обязанностей, предусмотренных настоящей Должностной инструкцией;
• знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей;
• требовать от руководства предприятия обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

Кассир несет ответственность:

• за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей Должностной инструкцией, в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации;
• за правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, - в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;
• за причинение материального ущерба предприятию - в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

У субъектов малого предпринимательства  с незначительным оборотом наличных денежных средств разрешено выполнять  функции кассира лицу, ведущему бухгалтерский  учет.  

1.2 Документальное оформление хозяйственных операций по кассе

1.2.1 Лимит денежных средств в кассе

Лимит остатка наличных денег  в кассе — это минимальная (предельная) сумма наличных денег, которая может постоянно находиться в кассе предприятия по согласованию руководства организации с обслуживающим  банком. Сверх лимита в кассе могут  находиться денежные средства поступившие за реализованную продукцию до конца смены и на выплату зарплаты в течение пяти дней с даты получения их в банке. Для утверждения лимита все организации раз в год сдают в обслуживающий банк “Заявление на получение лимита кассы на год”. Лимит минимума наличных средств согласуется с руководством обслуживающего банка составлением в обязательном порядке специального расчета, который выполняется предприятием, и для контроля передается в банк. Превышение лимита разрешается только в пределах пяти дней, отведенных на предприятии для выдачи зарплаты. По обоснованной просьбе руководства предприятия лимит кассы может быть пересмотрен банком в течение года в зависимости от режима работы организации и объёмов налично-денежного оборота. По организации, не представившей расчёт на установление лимита остатка наличных денег в кассе ни в одно из обслуживающих учреждений банка, лимит остатка кассы считается нулевым, а не сданная в банк наличность считается сверхлимитной, со всеми вытекающими последствиями (применение штрафных санкций со стороны Государственной Налоговой Службы). Обслуживающий банк раз в два года обязан проверять обслуживаемые организации на предмет соблюдения лимита остатка наличности в кассе. В ходе проверки рассматриваются:

1. полнота прихода денежной наличности, полученной в учреждении банка;
2. полнота сдачи денег в кассу учреждения банка;
3. соблюдение согласованных с учреждением банка условий расходования поступающих в кассу предприятия наличных денежных средств;
4. соблюдение установленных предельных сумм расчётов наличными деньгами между юридическими лицами;
5. соблюдение установленного банком лимита остатка наличных денег кассе;

Все денежные средства сверх  лимита кассы должны быть сданы организацией в банк в порядке и в сроки, предусмотренные договором на банковское обслуживание. Наличные деньги могут  быть сданы в дневные и вечерние часы в кассы банков, инкассаторам.

Инкассатор — это кассир, производящий приём излишних денег  от организаций (согласно договору на инкассовое обслуживание) и выдачу денег по заказу организаций вне  учреждения банка.

1.2.2 Приходный кассовый ордер

Приходный кассовый ордер (ПКО) — это документ первичной учетной документации кассовых операций, по которому производится прием средств в кассу организации. Бланк приходного кассового ордера находится в альбоме унифицированных форм по учету кассовых операций и результатов инвентаризации под названием — форма КО-1. ПКО рассмотрен в приложении 1.

Прием наличных денег кассами организаций, заполнение формы ПКО и квитанции к ней регламентирует Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации» (утв. Банком России 12.10.2011 г. № 373-П»)

Согласно положению, кассы предприятий могут принимать наличные денежные средства исключительно по приходным кассовым ордерам формы КО-1, которые должны быть подписаны главным бухгалтером или другим лицом уполномоченным на то письменным распоряжением директора. Квитанция к ПКО выдается лицу, вносящему деньги в кассу организации. Она должна быть заверена печатью организации, подписана так же, как сам приходник, и кроме того кассиром, приходующим деньги.

Бланк приходного кассового ордера выписывается сотрудником бухгалтерии в одном экземпляре. В строке «Организация» указывается полное наименование организации и ее код ОКПО (Общероссийский Классификатор Предприятий и Организаций), присвоенный отделом статистики. Следующая строка заполняется только в том случае, если денежные средства поступают из структурного подразделения данной организации (например, выручка из торговой точки), иначе там ставится прочерк. ПКО нумеруются, как правило, начиная с 1 января текущего года — порядковый номер ставится в графе «Номер документа». В связи с тем, что первичные документы должны заполняться в день проведения операции, в графе «Дата составления» указывается текущее число. В графах «Дебет» и «Кредит» заносятся номера соответствующих счетов и кодов, если организация применяет кодирование. В графу «Сумма» цифрами вносится сумма средств, приходуемая в кассу. В графе «Код целевого назначения» ставится прочерк, если в организации не принята система кодирования. В строке «Принято от» пишется ФИО работника организации, либо при расчетах между организациями — наименование организации и ФИО сотрудника через которого переданы средства. При этом вносится слово «через», например «Принято от ЗАО «Милана» через Иванова Николая Ивановича». В поле «Основание» необходимо занести содержание операции, например «розничная выручка» или «оплата по договору».