Учёт кассовых операций

В строке «Сумма» правила требуют  указать всю сумму поступающих  средств прописью с начала строки с заглавной буквы (копейки указываются цифрами).

Сумма НДС, при необходимости, должна быть расположена в строке «В том  числе». Прилагаемые документы с  указанием их номеров и дат  заполнения располагаются в поле «Приложение». Сами эти документы  непосредственно после получения  денег погашаются штампом «Получено» с указанием текущей даты. 

Квитанция к приходному кассовому ордеру должна содержать все те же сведения, что и сам ордер.

В соответствии с Российским законодательством  расчеты между организациями  и предприятиями осуществляются, как правило, по безналичному расчету. Согласно Указанию №2003-У от 28.04.2008 предельный размер расчетов между юридическими лицами или индивидуальными предпринимателями наличными денежными средствами в рамках одного договора установлен в размере 100 тысяч рублей. Наличные расчеты с населением должны производиться с обязательным применением контрольно-кассовых машин. Каждое предприятие должно иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме.

1.2.3 Расходный кассовый ордер

Расходный кассовый ордер (РКО) — это документ первичной учетной документации кассовых операций, по которому производится выдача наличных средств из кассы организации. Бланк расходного кассового ордера находится в альбоме унифицированных форм по учету кассовых операций и результатов инвентаризации под названием — форма №КО-2. РКО рассмотрен в приложении 2.

Выдачу наличных денег кассами  организаций, заполнение формы РКО  регламентирует Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации» (утв. Банком России 12.10.2011 г. № 373-П»)

Согласно данному положению выдача наличных средств из кассы может осуществляться не только по расходным кассовым ордерам, но по другим надлежаще оформленным документам (например, расчетно-платежным ведомостям, счетам и т.п.). Однако эти документы должны содержать штамп с реквизитами РКО. Бланк расходного кассового ордера должен быть подписан руководителем предприятия, главным бухгалтером или другими лицами на это уполномоченными.

РКО может не быть подписан руководителем предприятия, если его разрешительная резолюция имеется на прилагаемых к документах (заявлениях, счетах и т.п.). 

Выдача денег по расходному ордеру КО-2 производится после предъявления паспорта или другого удостоверения личности, данные которого записываются. Получатель денег собственноручно чернилами или шариковой ручкой пишет расписку в получении средств, с указанием суммы прописью (копейки — цифрами). При отсутствии расписки получателя в расходном кассовом ордере, выданная из кассы сумма считается недостачей и взыскивается с кассира. 

Выдача денег может производиться  по доверенности — в этом случае, в форме кассового ордера после ФИО получателя денег указывается фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег.

В расходных кассовых ордерах указывается  основание для их составления и перечисляются прилагаемые к ним документы. Эти документы непосредственно после выдачи денег погашаются штампом «Оплачено» с указанием текущей даты. Подчистки, помарки или исправления в расходных кассовых ордерах не допускаются. Выдача расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов на руки лицам, получающим деньги, запрещается.

1.2.4 Кассовая книга

Кассовая книга - форма  для отражения операций с наличными  деньгами, учитывающая все поступления  и выдачи денег. Кассовая книга рассмотрена в приложении 3.

Кассовая книга ведется  кассиром. Каждое предприятие может  иметь только одну кассовую книгу. Листы в книге денежных средств нумеруются, прошнуровываются и опечатываются сургучной (обычно круглой) печатью предприятия. На последней странице книги делается надпись: «В настоящей книге всего пронумеровано Х страниц» и проставляются подписи руководителя и главного бухгалтера предприятия. Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу. Вторые экземпляры должны быть отрывными, они служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Подчистки и не оговоренные исправления в кассовой книге запрещаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира и главного бухгалтера. 

Записи в кассовую книгу  производятся сразу после получения  или выдачи денег. Кассир обязан подсчитать итоги операций за день, вывести  остаток денег в кассе и  передать в бухгалтерию отчет  с приходными и расходными кассовыми  документами под расписку в кассовой книге (на первом экземпляре). Кассовая книга ведется ежедневно, с расчетом остатка на конец каждого дня. Бухгалтеры и другие счетные работники, имеющие право подписи кассовых документов, не могут исполнять обязанности  кассиров. Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера.

Заполнение кассовой книги представляет собой заполнение следующих элементов:

• номер документа - порядковый номер приходного или расходного кассового ордера;
• от кого получено или кому выдано - ФИО физического или наименование юридического лица сдавшего (получившего) деньги и краткое содержание операции;
• номер корреспондирующего счета, субсчета - Номер счета, на котором в корреспонденции со счетом 50 "Касса" отражается движение денег; 
• приход - сумма, полученная по приходному ордеру. 
• расход - сумма, выданная по расходному ордеру. 
• итого за день - общие суммы по приходным и расходным ордерам. 
• остаток на конец дня - определяется по формуле: остаток на начало дня + приход за день - расход за день.

Каждый лист кассовой книги  заполняется под копирку в  двух экземплярах. Первые и вторые листы нумеруют одним и тем же номером. Первые листы остаются в кассовой книге. Вторые - должны быть отрывными, они служат отчетом кассира и до конца операций за день не отрываются. 

Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег  в кассе на следующее число  и передает под расписку в бухгалтерию  в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в  кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами. 

Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера предприятия. 

Примечание: если среди остатка денег есть деньги, отложенные на выплату заработной платы и пособий, то следует указать их сумму в отдельной строке.

В организации должна быть только одна кассовая книга. Организациям, имеющим обособленные подразделения (филиалы, представительства), очень  сложно или даже невозможно выполнить  это требование. Даже если обособленное подразделение находится в одном  городе с головной организацией, то не очень удобно ежедневно подвозить  выручку и кассовые документы  в головной офис, так чтобы кассир успел до конца рабочего дня заполнить  лист кассовой книги. Если же обособленное подразделение находится в другом городе, то такая практика становится невозможной. 

В Порядке ведения кассовых операций в Российской Федерации  нет никаких разъяснений по этому  поводу. Тем не менее, на титульном  листе книги есть строка, в которой  указывается структурное подразделение  организации. Это косвенно подтверждает возможность ведения отдельной книги структурным подразделением. 

Проще обстоит дело с обособленными  подразделениями, выделенными на отдельный  баланс. Такие обособленные подразделения  ведут свою кассовую книгу и передают в головную организацию только копии  первичных кассовых документов и  книги, заверенные печатью и подписями  руководителя и главного бухгалтера обособленного подразделения организации. Оригиналы хранятся в обособленном подразделении. Данные об остатках денежных средств в кассе обособленного подразделения должны быть показаны в его балансе. При составлении сводного баланса головное подразделение включает в него и эти показатели. 

Если же обособленное подразделение  не выделено на отдельный баланс, то оно может вести отдельный  раздел кассовой книги. Этот раздел должен быть прошнурован, опечатан и заверен  подписями руководителя и главного бухгалтера организации. В этом случае разделы передаются в головную организацию  вместе с оригиналами первичных  кассовых документов. В обособленном подразделении остаются их копии. 

В обоих случаях организации  необходимо установить методику работы с кассовой книгой. Ее следует утвердить  приказом по организации. Это может  быть как отдельный приказ, так  и пункт приказа по учетной  политике. 

В методике необходимо предусмотреть:

1. коды или индексы всех подразделений организации;
2. порядок нумерации кассовых документов;
3. способ ведения кассовой книги;
4. периодичность и перечень документов, передаваемых в головную организацию.

1.3 Учет денежных средств и документов в кассе

1.3.1 Учет денежных средств и денежных документов в кассе

Движение наличных денежных средств учитывается на счете 50 «Касса». Сальдо счета указывает на наличие свободных средств в кассе предприятия на начало и конец месяца; оборот по дебету — суммы, поступившие наличными в кассу, по кредиту — суммы, выданные наличными. Кассовые операции, записываемые по кредиту счета 50, отражаются в журнале-ордере № 1. Обороты по дебету этого счета записываются в разных журналах-ордерах, а также в ведомости № 1. Основанием для их заполнения служат отчеты кассира.

К счету 50 «Касса» могут  быть открыты субсчета:

• 50.1 «Касса организации»;
• 50.2 «Операционная касса»;
• 50.3 «Денежные документы»; и др.

На субсчете 50.1 «Касса организации» учитываются денежные средства в кассе организации. Хранение наличных средств ведется в пределах лимитов, установленных обслуживающим банком после согласования с руководством организации. Банк контролирует такое целевое использование средств (на корешке чека указывается предназначение получаемых из банка сумм). Организации, имеющие ежедневную денежную выручку, по согласованию с банком могут использовать ее на собственные нужды, например на выдачу заработной платы, хозяйственные расходы и командировки.

На субсчете 50.2 «Операционная касса» учитываются средства, получаемые организацией при расчетах с населением. Если организация кроме расчетов с собственным персоналом производит расчеты с населением, она обязана использовать и регистрировать в налоговых органах контрольно-кассовые машины.

На каждой кассовой машине имеется свой заводской номер, который  обязательно указывается во всех документах, относящихся к данной машине (кассовом чеке, отчетной ведомости, паспорте, книге кассира-операциониста), а также в документах, отражающих перемещение кассовой машины (например, отправку в ремонт, передачу другой организации). Ключи от контрольно-кассовой машины (кроме ключей для перевода секционных денежных счетчиков на нули), паспорт кассовой машины, книга кассира-операциониста, акты и другие документы хранятся у директора организации, его, заместителя или главного бухгалтера.

В конце рабочего дня кассир должен подготовить денежную выручку, составить кассовый отчет и сдать  выручку вместе с кассовым отчетом  по приходному ордеру старшему (главному) кассиру, а последний — инкассатору.

Правительством России утвержден  перечень отдельных категорий организаций, которые в силу специфики своей  деятельности либо местонахождения  могут не использовать контрольно - кассовые машины. Приход денежных средств  оформляется одним приходным  кассовым ордером в конце дня  с приложением к корешку квитанций. Суммы приходных документов должны соответствовать вывешенным ценникам, прейскурантам на продаваемые товары и оказываемые услуги.

На субсчете 50.3 «Денежные документы» учитываются находящиеся в кассе организации денежные документы, ценные бумаги (бланки трудовых книжек, оплаченные курортные путевки, оплаченные авиабилеты, почтовые марки, акции, облигации, векселя), выпускаемые самой организацией или приобретенные на стороне. Для их учета открывается отдельная кассовая книга, а на каждый вид документов — отдельные страницы. Учет поступления денежных документов осуществляется по накладной. Выписывает ее кассир в двух экземплярах при приеме денежных документов.

Выдача денежных документов из кассы осуществляется на основании  требования, которое выписывается бухгалтером. Учет денежных документов ведется по номинальной стоимости. При движении денежных документов составляется отдельный  кассовый отчет и передается бухгалтеру.

1.4 Отчет о движении денежных средств

1.4.1 Отчет о движении денежных средств (ПБУ23/2011) от 02.02.2011 за №11н

Отчёт о движении денежных средств - это одна из форм бухгалтерской отчётности (Форма №4). Правила составления отчета о движении денежных средств коммерческими организациями (за исключением кредитных организаций), являющихся юридическими лицами по законодательству Российской Федерации (далее - организации) регламентирует ПБУ 23/11от 02.02.2011 за №11н «Отчёт о движении денежных средств», рассмотрен в приложении 4.

Отчет о движении денежных средств составляется на основании  общих требований к бухгалтерской  отчетности организации, установленных  нормативными правовыми актами по бухгалтерскому учету, и требований, установленных  настоящим Положением.

Данные отчета о движении денежных средств должны характеризовать  изменения в финансовом положении  организации в разрезе текущей, инвестиционной и финансовой деятельности. Сведения предоставляются за отчетный и за предыдущий период.

Отчет о движении денежных средств  должен отражать сведения о потоках  денежных средств (поступление, направление  денежных средств) с учетом их остатков на начало и конец отчетного периода.