Учёт материалов (на примере ЗАО "Форнакс")

Более прогрессивным является оперативно-бухгалтерский, или сальдовый, метод учета материалов. При сальдовом  методе бухгалтерия не дублирует  складской сортовой учет ни в отдельных  карточках аналитического учета, ни в оборотных ведомостях, а использует в качестве регистров аналитического учета карточки учета материалов, ведущиеся на складах. Ежедневно или в другие установленные сроки (как правило, не реже одного раза в неделю) работник бухгалтерии проверяет правильность записей кладовщика в карточках учета материалов и подтверждает их своей подписью на самих карточках. В конце месяца заведующий складом, а в отдельных случаях работник бухгалтерии переносит количественные данные об остатках на первое число месяца по каждому номенклатурному номеру материалов из карточек учета материалов в ведомость учета остатков материалов на складе (без оборотов прихода и расхода). После проверки и визирования работником бухгалтерии ведомость остатков передают в бухгалтерию, где остатки материалов таксируют по учетным ценам и выводят их итоги по отдельным учетным группам материалов и в целом по складу.

При сальдовом методе учета  материалов поступившие в бухгалтерию  первичные документы по движению материалов после их проверки и таксировки раскладываются в контрольной картотеке  отдельно по приходу и расходу  в разрезе складов и номенклатурных групп материалов. По истечении месяца картотеку используют для составления  групповых оборотных ведомостей в суммовом выражении по каждому  складу в отдельности. Таких групп  в крупных организациях бывает несколько  десятков. Данные этих ведомостей сверяют  со стоимостными данными ведомости  остатков и с итогами записей  в регистрах синтетического учета.

Сальдовый метод учета  материалов является одним из наиболее эффективных, особенно в условиях ручной обработки учетных данных и малой  механизации учета.

При использовании компьютеров  все необходимые регистры при  сальдовом методе учета материалов (групповые оборотные ведомости, ведомости остатков, сальдово-сличительные ведомости) составляются автоматически.

Аналитический учет материалов в бухгалтерии с применением  компьютеров можно осуществлять и посредством составления сортовых оборотных ведомостей по номенклатурным номерам на основании поступающих  первичных документов. Сверка со складским  учетом в этом случае осуществляется вручную. При переносе данных из карточек складского учета в компьютер  на их основе разрабатывается сортовая оборотно-сличительная ведомость, в  которой сопоставляются исходящий  остаток материалов (в количественном и суммовом выражении) по первичным  документам, по карточкам складского учета и выявляются отклонения между  этими данными.

Изложенные варианты аналитического учета материалов с применением  компьютеров имеют существенные недостатки, поскольку при сальдовом  методе трудоемкой является разработка групповых и сальдово-сличительных ведомостей для сверки данных бухгалтерского и складского учета непосредственно  с помощью машин. При составлении  только сальдовой ведомости сверка с карточками складского учета производится вручную, что значительно затрудняет поиск и обнаружение ошибок.

В настоящее время разработано  несколько вариантов программ учета  производственных запасов с применением  компьютеров, в которых эти проблемы успешно решены.

Глава 2. Документальное оформление и учет движения материалов на предприятии  ЗАО «Форнакс».

2.1 Краткая характеристика  предприятия

Общество с ограниченной ответственностью "Монострой" (далее  – ООО "Монострой") создано  для осуществления коммерческой деятельности с целью извлечения прибыли на принципах хозяйственного расчета и самофинансирования. ООО "Монострой" находится по адресу г. Владимир ул. Большая Нижегородская 88, 600020.

Предметом деятельности ООО "Монострой" является:

• выполнение строительно-монтажных работ по заказам предприятий и граждан;
• оказание услуг населению, предприятиям, организациям в строительстве и ремонте зданий и сооружений, а также изготовление различных строительных изделий;
• выполнение функций Заказчика по строительству и реконструкции зданий и сооружений;
• оказание транспортных услуг населению;
• все виды операций с недвижимостью (риэлтерская деятельность), в том числе оценка недвижимого имущества и основных фондов;
• создание материально-технической базы для развития производства;
• иная деятельность, не запрещенная законодательством РФ.

ООО "Монострой" обладает правами юридического лица, имеет  расчетные счета в учреждениях  банков, печать, штамп со своим наименованием  и указанием места нахождения, бланки установленного образца, товарный знак. Имеет в собственности обособленное имущество, учитываемое на его самостоятельном  балансе.

ООО "Монострой" создано  на основании действующего законодательства в соответствии с Федеральным  Законом от 08.02.98г. № 14-ФЗ "Об Обществах  с ограниченной ответственностью". Осуществляет свою деятельность на основании лицензии Л 102966 Рег.№ ГС-1-33-02-03-0-3328412890-000066-1, выданной государственным комитетом РФ по строительству и жилищно-коммунальному комплексу. В ООО "Монострой" существует четко определенная структура, показывающая кто и за что отвечает. Существуют должностные инструкции, детализирующие обязанности и ответственность для каждого вида работ, лимиты при заказах материалов, хранения денег, найме на работу, подписи на отдельные виды операций. Работники организации постоянно повышают свою квалификацию (семинары по бухгалтерскому учету, работе отдела кадров, компьютерные курсы). Практически все работники имеют высшее образование и большой опыт работы, в случае необходимости, могут подменить друг друга. На высоком уровне организована система взаимопроверок, для предотвращения ошибок. Осуществляется контроль за сохранностью имущества, основанный на "системе доступа" то есть препятствующий несанкционированному проникновению в места складирования материалов, готовой продукции, доступу к секретной информации (архиву, бухгалтерским записям, компьютерам). На предприятии существует четкая организационная структура бухгалтерского аппарата (Приложение 1).

Главный бухгалтер выполняет  контролирующую роль, ведет главную  книгу и составляет бухгалтерскую  отчетность. Учетные данные по всем санкционированным хозяйственным  операциям отражены в бухгалтерском  учете точно и в полном объеме, законность операций проверяется соответствующим  органом (юристом). Главным бухгалтером  детально разработана учетная политика организации, дополнения к ней вводятся по мере надобности и документально  оформляются. Все изменения в  системе бухгалтерского учета и  налогообложения отслеживаются. Все  отклонения от запланированных показателей  выявляются и фиксируются, своевременно информируется руководство, определяются причины отклонений и принимаются соответствующие решения. Регулярно проводится инвентаризация по имуществу и обязательствам.

2.2 Документальное оформление поступления материалов.

Материалы в ЗАО «Форнакс»  поступают в организацию из внешнего мира: как от деловых партнеров  – поставщиков при посредничестве других организаций – перевозчиков, так и через работников организации  – подотчетных лиц. Но иногда материалы  могут образовываться в самой  организации, например, в результате ликвидации ее имущества, пришедшего в  негодность.

Факт поступления материалов должен оформляться документом, на основании которого поступление  материалов регистрируется в бухгалтерском  учете организации.

Если материалы поступают  от поставщика (при посредничестве перевозчика), то типовой порядок  оформления поступления этих материалов будет следующим. Вместе с материалами  поставщик (или перевозчик) передает сопроводительные документы: товарно-транспортную накладную, товарную накладную или  какой-нибудь другой документ. Работник организации, ответственный за приемку  материалов (сотрудник структурного подразделения организации –  отдела снабжения), проверяет правильность оформления сопроводительных документов и соответствие поступивших материалов сопроводительным документам⁵.

Кроме того, поступающие  материалы должны сопровождаться счетом-фактурой. Формально он является самостоятельным  документом, но, по сути, представляет собой приложение к основному  сопроводительному документу, в  качестве которого чаще всего выступает  товарно-транспортная накладная. В счете-фактуре дублируется информация основного сопроводительного документа.

Если никаких расхождений  между составом материалов и документом работник ЗАО «Форнакс» не обнаружил, то он подписывает от лица организации  сопроводительный документ (который  присутствует при грузе как минимум  в двух экземплярах) и один экземпляр  оставляет себе.

Те же действия он производит со счетом-фактурой, который также  присутствует при грузе минимум  в двух экземплярах.

Организация-отправитель  и организация-перевозчик должны получить свои экземпляры сопровождающего документа  с регистрацией в нем факта  принятия материалов организацией-получателем. Эти экземпляры подписываются уполномоченными  на то работниками организации-получателя, а их подписи заверяются круглой  печатью организации.

Затем работник организации-получателя может составить приходный ордер, содержащий перечень принятых материалов с указанием их количества и стоимости. Приходный ордер является внутренним документом организации, на его основании  материалы принимаются на склад  организации.

Если материалы поступили  с серьезными повреждениями упаковки или работник организации-получателя обнаружил расхождение между  составом материалов и сопроводительным документом, то для их приемки составляется акт о приемке материалов.

Организации-получателю важно, чтобы в такой ситуации акт  был оформлен юридически безупречно. Не исключено, что в дальнейшем он послужит основанием для предъявления претензий к поставщику или к  перевозчику материалов. А при  отсутствии юридической безупречности  претензии могут быть предъявлены  организации-покупателю.

Если приемка товаров  производится за пределами организации, то оформляется доверенность, которая применяется для оформления права лица выступать в качестве доверенного лица организации при получении материальных ценностей.

Поступления материалов на склад материалов, изготовленных  силами самой организации,  оформляется требованием-накладной.

Материалы могут поступать  также от подотчетных лиц –  работников организации, которые приобрели  их за наличный расчет. Подотчетное  лицо оформляет приобретение материалов – авансовым отчетом, к которому прилагаются документы, подтверждающие факт оплаты приобретенных материальных ценностей: квитанции к приходным кассовым ордерам других организаций, чеки контрольно–кассовых машин.

Авансовый отчет составляется подотчетным лицом в одном  экземпляре и сдается в бухгалтерию  организации. Этот документ служит не столько для оформления поступления  материалов, сколько для оформления денежных расчетов между подотчетным  лицом и организацией. А при  приеме материалов от подотчетного лица на склад выписывается приходный  ордер.

Материально ответственные  лица склада материалов (кладовщики) ведут карточки учета материалов, на которых учитываются движение материалов на складе по каждому виду, сорту и размеру. Записи в карточке производятся кладовщиками на основании первичных приходных и расходных документов в день совершения операции.

2.3. Документальное оформление  передачи материалов.

При разовом отпуске материала  со склада, ЗАО «Форнакс» использует требование-накладную. Но если однотипные материалы отпускаются со склада часто, то используется другой документ – лимитно-заборная карта. 

Порядок ведения лимитно-заборной карты следующий. Перед началом  месяца руководители каждого подразделения  подают заявки руководству ЗАО «Форнакс», в которых указывается максимальное количество каждого материала, необходимого подразделению в течение предстоящего месяца. Заявленные количества корректируются и утверждаются руководителем организации⁶.

Максимальное количество каждого вида материала, которое  подразделения могут получить со склада в течение месяца, называется лимитом. Представитель подразделения в течение месяца может получать со склада материалы без оформления новых документов. При получении он расписывается непосредственно в карточке учета материалов, а в лимитно-заборной карте расписывается кладовщик.

Сверхлимитный отпуск материалов и замена одних видов материалов другими допускаются только по отдельному разрешению руководителя организации  или лиц, на это уполномоченных.

Для передачи материалов могут  использоваться и другие документы, например:

• накладная на отпуск материалов на сторону – для учета отпуска материальных ценностей территориально обособленным подразделениям организации или деловым партнерам;
• карточка учета малоценных и быстроизнашивающихся предметов – для учета малоценных и быстроизнашивающихся предметов, выданных под роспись работнику для длительного пользования.

2.4. Документальное оформление  расхода материалов.

Расход материалов – это хозяйственное событие, означающее прекращение их существования в первоначальной материальной форме. В любой организации расход материалов необходимо подтверждать документами.

Для учета расхода сырья, основных и вспомогательных материалов организация использует либо собственные, либо типовые формы документов. Такими документами могут быть, в частности, акт списания материалов, акт расхода материалов в производстве, акт списания бензина.

Документ, подтверждающий расход сырья, основных и вспомогательных  материалов, составляется в конце  каждого месяца или чаще, подписывается  ответственным работником подразделения, начальником подразделения и  утверждается руководителем организации  или уполномоченным на это лицом.