Учёт материалов (на примере ЗАО "Форнакс")

Количество израсходованных  материалов, указанное в акте, должно быть обосновано.

Для большинства материалов можно установить нормы расхода, которые будут увязывать расход материалов с производственными  процессами или другими хозяйственными событиями организации.

Например, расход бензина  для автомобиля, находящегося в собственности  организации, подтверждается путевыми листами (которые представляют собой  задания водителю на выполнение поездок  с указанием километража), нормативами  расхода бензина на километр (от завода – производителя автомобиля), документами оплаты бензина.

Особым образом оформляются  расходы материалов в связи с  чрезвычайными обстоятельствами: порчей или кражей. Подобный расход материалов оформляется документом, подготавливаемым комиссией и утверждаемым руководителем организации⁷.

Так, расход материала в  результате его порчи или брака  в процессе производства может оформляться актом о браке. В этом документе указываются: характеристика брака, его причина; количество забракованной продукции; фактические затраты по исправлению брака; суммы, подлежащие взысканию с виновников брака (если такие имеются); потери от брака.

Комиссия должна установить степень пригодности испорченного материала для дальнейшего использования. Так, она может признать, что материал утратил свои достоинства незначительно, что выражается только в снижении сорта материала. В бухгалтерском  учете это означает уменьшение учетной  цены материала. Крайний вариант  – комиссия признает, что испорченный  материал ни на что не пригоден, даже бесполезно пытаться его продать. То есть комиссия приравнивает испорченный  материал к мусору, который следует  просто выбросить (утилизировать). Для  бухгалтерского учета это означает, что стоимость испорченного материала  должна быть полностью списана.

Некоторые расходы материалов выявляются в результате инвентаризации. Причиной таких расходов может быть как ненадлежащее исполнение материально  ответственным лицом своих обязанностей, так и естественная убыль материала  в процессе длительного хранения (так называемые усушка и утруска).

Расходы материалов, выявленные инвентаризацией, оформляются унифицированным  документом – сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей.

2.5 Документальное оформление и учет выбытия материалов

Производственные запасы отпускают со склада организации  на производственное потребление, хозяйственные  нужды, на сторону, для переработки  и в порядке продажи излишних и неликвидных запасов.

Для обеспечения контроля за расходованием материалов и правильного  документального его оформления организации осуществляют соответствующие  организационные мероприятия. Важным условием контроля за рациональным использованием материалов, например, является их нормирование и отпуск на установленных лимитов. Лимиты рассчитываются службой менеджеров на основе данных об объеме выпуска  продукции и норм расхода материалов на единицу продукции.

Все службы организации должны иметь список должностных лиц, которым  предоставлено право подписывать  документы на получение и отпуск со склада материалов, а также выдавать разрешения на вывоз из организации  материалов. Отпускаемые материалы  должны быть точно взвешены, измерены и подсчитаны.

Порядок документального  оформления отпуска материалов зависит  прежде всего от организации производства, направления расхода и периодичности  отпуска материалов.

В ООО "Монострой" материалы  отпускаются со склада организации  на строительные объекты, а оттуда на производственное потребление. Материалы  отпускаются в соответствии с  распорядком работы склада на основании  приказа.

Отпуск материалов со склада на строительные площадки рассматривается  как внутреннее перемещение и  списывается со склада материально-ответственного лица по материальным отчетам (Приложение 11) на основании формы М – 29 "Отчет  о расходе основных материалов в  строительстве в сопоставлении  с расходом, определенным по производственным нормам" выданные планово-производственным отделом, и на основании актов (Приложение 12, 13) подписанных руководителем  организации. При этом кладовщик  отпускает материалы, которые указаны  в накладной, утвержденной руководителем  организации, с которой пришел начальник  строительной площадки. На основании  этих внутренних накладных кладовщик составляет отчет за месяц "О движении материалов на складе" (так как в ООО "Монострой" по учетной политике предприятия, отчетным периодом является месяц). К этому отчету также прикладываются карточки учета малоценных и быстроизнашивающихся предметов спецодежды. Бухгалтер разносим данные этого отчета в компьютерную программу и составляет внутренние проводки, тем самым переписав документы по учету материалов с кладовщика на начальника строительного объекта (только по количеству) [18, с. 114].

ООО "Монострой" имеет  несколько строительных объектов. За каждый объект отвечает определенное материально-ответственное лицо (начальник  строительного участка). В конце  отчетного периода (месяц) начальник  строительного участка (далее мастер) составляет Акт выполненных работ, который подписывается двумя  сторонами: заказчиком и исполнителем. После подписания акта выполненных  работ, мастер составляет реестр расхода  материальных ресурсов, где в количественном выражении рассчитываются материалы, списанные на строительство данного  объекта.

Работники производственно-технического отдела ООО "Монострой" в течение  отчетного месяца посещают строительные участки, делают замеры производимых на них строительно-монтажных работ.

Составив реестр расхода  материальных ресурсов по данному объекту  мастер должен подписать его в  производственно-техническом отделе (далее ПТО). Работники ПТО проверяют  нормы списания материалов согласно действующим расценкам, делают (если необходимо) различные исправления  и дополнения. Затем ставят на реестре  расхода материальных ресурсов подпись  и передают в бухгалтерию для  списания материалов в производство.

Бухгалтер разносит этот материально-производственный отчет в программу 1С: Бухгалтерия. Для упрощения работы бухгалтера в программе запрограммирован специальный  документ о списании материалов в  производство. На основании программы  рассчитывается цена материалов на дату списания (в ООО "Монострой" учет материалов ведется по средним ценам) и автоматически рассчитывается остаток материалов (количество) перед списанием и после по счету 10-8 (9) "Строительные материалы", "Инвентарь и хозяйственные принадлежности". При этом составляются проводки:

Д-т сч. 20 "Основное производство" К-т сч. 10-8 (9) "Строительные материалы", "Инвентарь и хозяйственные  принадлежности" – (списывается  количество умноженное на среднюю стоимость (цену) данного материала, и так  по каждому наименованию). Формируется  карточка счета 10 "Материалы".

Мастера списывают спецодежду, пришедшую в негодность по актам  списания по истечению срока на основании  Приказа №55/1 (Приложение 14). На счет 20 "Основное производство" списываются  нормы материалов, израсходованных  в пределах сметно-элементных норм. Если на строительном объекте произошел  перерасход материалов, то мастер обязан составить технический акт на то количество материалов, по которым  произошел перерасход, указать причину  появления перерасхода. Затем создается  комиссия во главе с главным инженером, которая рассматривает правдоподобность составленного мастером технического акта о перерасходе материальных ресурсов и если все соответствует  действительности, то главный инженер  и члены комиссии (работники ПТО, бухгалтерии и так далее) ставят свои подписи и технический акт  передается в бухгалтерию для  последующей обработки.

В ООО "Монострой" расход материалов на строительство объектов укладывается в элементно-сметные  нормы. Списания расхода материалов сверх норм, в основном, не бывает.

Таким образом, вся сумма  израсходованных и списанных  материалов в конце отчетного  периода собирается по дебету счета 20 "Основное производство" и кредиту счета 10-8 (9) "Строительные материалы", "Инвентарь и хозяйственные принадлежности".

Пример:

В конце каждого отчетного  периода по данным первичных документов составляются учетные регистры: карточка счета 10. Например, в феврале 2008 года у материально-ответственного лица Власовой на начало периода хранилось  материалов на сумму 8007,032 тысяч рублей. За февраль по приходным документам поступило материалов на сумму 8425,92 тысяч рублей, а было выдано по расходным  документам на сумму 5471,723 тысяч рублей. На конец февраля на ответственном  хранении Власова осталось 10961,229 тысяч  рублей.

На основе карточки счета 10 составляется главная книга.

Д-т сч. 20 "Основное производство" К-т сч. 10-8 "Строительные материалы" - 2527835,23 тысяч рублей (отпущены материалы  в основное производство)

Д-т сч. 10-8 "Строительные материалы" К-т сч. 60 "Расчеты  с поставщиками и подрядчиками" - 2552404,12 (поступили материалы от поставщиков).

Д-т сч. 91 "Прочие доходы и расходы" К-т сч. 10-8 "Строительные материалы" - 175314,44 ( списаны материалы  на прочие расходы).

Пример:

В частности за февраль 2008 года в ООО "Монострой" по счету 10 в главной книге имеются следующие  данные: на начало периода материалов имеется на сумму 28008448,03 тысяч рублей. В течении месяца поступило материалов на сумму 2552404,12 тысяч рублей, а списано  в производство на сумму 2527835,23 и  на прочие расходы 175314,44 тысяч рублей. На конец февраля строительные материалы  учитываемых по счету 10.8 осталось на сумму 27857702,48 тысяч рублей. Главная  книга составляется главным бухгалтером. Оборотно – сальдовая ведомость  по счету 10 показывает сколько и каких материалов находящихся в ведении МОЛа Власова поступило и выбыло с его хранения. Итоги оборотно – сальдовой ведомости и карточки счета 10 совпадают. И в конце как итог формируется бухгалтерский баланс, из которого видно, что на начало года в ООО "Монострой" имелось материалов по строке 211 на сумму 31704 тысяч рублей. На конец 2008 года сумма материальных запасов увеличилась до 44250 тысяч рублей [10, с. 234].

2.4 Порядок проведения инвентаризации материалов. Отражение результатов инвентаризации.

Порядок проведения инвентаризации регламентируется Федеральным законом  от 21 ноября 1996 г. № 129-Ф3 «О бухгалтерском учете⁸», Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденным Приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н⁹, методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49 (применяется в части, не противоречащей Закону № 129-Ф3, Положению по ведению Бухгалтерского учета).

Порядок проведения инвентаризации, установленный Методическими указаниями, распространяется на все виды юридических  лиц (кроме банков и иных кредитных  учреждений), которыми в соответствии с ГК РФ признаются организации, имеющие  в собственности, хозяйственном  ведении или оперативном управлении обособленное имущество и отвечающие по своим обязательствам этим имуществом.

Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно  действующая инвентаризационная комиссия, персональный состав которой утверждается руководителем организации. Документ о составе комиссии (приказ, постановление, распоряжение) регистрируется в книге  контроля за выполнением приказов о  проведении инвентаризации. В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т.д.). Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для  признания результатов инвентаризации недействительными (п.2.3 Методических указаний).

До начала проверки фактического наличия товарно-материальных ценностей  инвентаризационная комиссия должна получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы  или отчеты о движении материальных ценностей. Материально-ответственные  лица дают расписки о том, что к  началу инвентаризации все расходные  и приходные документы сданы  в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а  выбывшие списаны в расход. Все  приходные и расходные документы, приложенные к отчетам и завизированные председателем инвентаризационной комиссии, служат бухгалтерии основанием для определения остатков товарно-материальных ценностей к началу инвентаризации по учетным данным. 

Сведения о фактическом  наличии товарно-материальных ценностей  записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации. На заключительном этапе проведения инвентаризации составляются сличительные ведомости  по товарно-материальным ценностям, при  инвентаризации которых выявлены отклонения от учетных данных. Инвентаризационные описи и акты составляются не менее чем в двух экземплярах. При заполнении инвентаризационных документов вручную записи следует делать чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток. Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных записей. При этом делается оговорка, подписанная всеми членами инвентаризационной комиссии и материально-ответственными лицами. Необходимо особо отметить, что в описях и актах не допускается оставлять незаполненные строки. Их следует прочеркивать.