Внутренний аудит с подотчетными лицами

- виды и масштаб деятельности  организации;

- определение и документальное  закрепление процедур контроля;

- определение и документальное  закрепление полномочий и ответственности сотрудников;

- методы доведения установленных  правил до сотрудников;

- изучение руководителями соответствующего  уровня выявленных в результате  контроля отклонений, а также  своевременность принятия ими  решений по данным отклонениям;

- налаженность системы коммуникаций  и системы информационного обеспечения  управления;

- адекватность системы документации  и документооборота организации  ее размерам и структуре;

- рациональность кадровой политики (механизмов управления персоналом);

- конфликтность в коллективах;

- мотивация трудовой деятельности, профессиональная подготовка, интеллектуальный  уровень, наклонности, личностные  качества, этические принципы, а  также физические, психические, половые  и возрастные характеристики  работников организации;

- соблюдение действующего законодательства  и работа с внешними органами контроля и т.д[10,C.111].

В каждой организации  на состояние атмосферы внутреннего  контроля могут оказывать влияние  также и другие факторы.

Таким образом, внутренний контроль организации должен рассматриваться как система, состоящая из элементов входа (информационное обеспечение контроля), элементов выхода (информация об объекте управления, полученная в результате контроля) и совокупности следующих взаимосвязанных звеньев: атмосферы контроля, центров ответственности, техники контроля (информационно-вычислительная техника и технология), процедур контроля, системы бухгалтерского учета.

Следует отметить, что СВК является основой функционирования управленческой информационной системы (УИС), т.е. системы обработки и интеграции разнообразной внутренней и внешней информации, необходимой для принятия решений на всех уровнях управления[12,C.165].

1.2 Цель, задачи и принципы системы внутреннего контроля

В широком смысле под целью функционирования СВК следует понимать сохранение и эффективное использование разнообразных ресурсов и потенциалов коммерческой организации, обеспечение ее эффективного функционирования, а также устойчивости и максимального развития в условиях многоплановой конкуренции.

Достижение общей цели СВК обеспечивается взаимодействием различных ее элементов для достижения следующих показателей, по которым можно судить об эффективности управления и развития организации:

1) соответствие  деятельности организации принятому курсу действий (целевым установкам и ориентирам) и стратегии;

2) устойчивость  организации с финансово-экономической,  рыночной и правовой точек  зрения;

3) упорядоченность  и эффективность текущей финансово-хозяйственной  деятельности;

4) сохранность имущества организации, в том числе сохранность систематизированных и обобщенных данных для их использования в управлении. Здесь существуют два аспекта контроля:

а) контроль, ориентированный  на адекватность организационных мероприятий  по обеспечению физической безопасности активов;

б) контроль на предмет  обоснованности финансово-хозяйственных  операций, платежеспособности и добросовестности контрагентов по договорам, добросовестности менеджеров, принимающих решения  по данным операциям;

5) должный уровень полноты и  точности первичных документов  и качества первичной информации  для успешного руководства и  принятия эффективных управленческих  решений;

6) показатели эффективности системы  бухгалтерского учета - наличие,  полнота, арифметическая точность, разноска по счетам, формальная разрешённость, временная определенность, представление и раскрытие данных в отчетности;

7) рост производительности труда,  снижение издержек производства  и обращения, улучшение финансово-экономических  результатов деятельности;

8) рациональное и экономное использование  всех видов ресурсов;

9) соблюдение должностными лицами  и иными работниками организации  установленных администрацией требований, правил и процедур - положений  о подразделениях, должностных инструкций и т.д.

10) соблюдение требований федеральных  законов и подзаконных актов,  изданных органами власти РФ и ее субъектов, а также полномочными органами местного самоуправления[9,C.145].

Эти и многие другие задачи обусловливают  создание в организации эффективной  СВК. В качестве одной из второстепенных причин стремления руководства организовать приемлемую СВК может выступать возможность снижения издержек на внешний аудит.

Принципы системы внутреннего  контроля

Критерием эффективности СВК служит соблюдение принципов внутреннего контроля организации: принцип ответственности; сбалансированности; подконтрольности каждого субъекта внутреннего контроля, работающего в организации; своевременного сообщения об отклонениях; ущемления интересов; интеграции; заинтересованности администрации; компетентности, добросовестности и честности субъектов внутреннего контроля; соответствия; постоянства; приемлемости (пригодности) методологии внутреннего контроля; непрерывности развития и совершенствования; приоритетности; комплексности; согласованности пропускных способностей различных звеньев СВК; оптимальной централизации (или адекватности орг.структуры);  потенциальных функциональных имитаций; регламента; разделения обязанностей; разрешения и одобрения; взаимодействия и координации. Совокупность указанных принципов является основанием эффективности СВК, т.е. функционирование СВК при соблюдении данных принципов эффективно независимо от организационно-правовой формы, размера, видов и масштаба деятельности организации[9,C.76].

2. Проведение внутреннего контроля расчётов с подотчетными лицами в ООО «Compak»

2.1. Анализ нормативных документов учета расчетов с подотчетными лицами

Контроль расчетов с подотчётными лицами в организации ООО «Compak» осуществляется выборочным методом.

Состав первичных документов по расчетам с подотчетными лицами, с одной стороны, достаточно узок - это авансовые отчеты, заявление на выдачу денег из кассы. С другой стороны, состав документов, сопутствующих расчетов с подотчетными лицами, чрезвычайно широк и разнообразен, так как расчеты с подотчетными лицами связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по движению материальных ценностей и т.д. и, следовательно, при проверке необходимо сопоставлять авансовые отчеты с документами по другим разделам учета.

Основными документами, которые необходимо подвергнуть  изучению при проверке расчетов с подотчетными лицами ООО «Compak», являются:

1. авансовые отчеты;

2. журнал регистрации авансовых отчетов;

3. список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы;

Многочисленные  и разнообразные операции по расчетам с подотчетными лицами находят отражение  в следующих регистрах синтетического учета и отчетности:

1. Главная книга организации, Журнал-ордер и ведомость по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами», обороты по счету 71.1, сальдо;

2. Баланс организации, строки 240, 625.

3. отчет о движении денежных средств;

4. Иные регистры аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами в зависимости от принятой на предприятии формы счетоводства.

 

 

 

2.2. Проверка расчётов с подотчётными лицами в организации ООО «Compak»

При проверке расчетов с подотчетными лицами следует запросить приказ об учетной политике организации, приказы (распоряжения) руководителя организации о назначении лиц, уполномоченных получать наличные деньги под отчет, о сроках отчетности и т.д.

В ходе проверки было установлено, что  выдача наличных денег под отчет в ООО «Compak» осуществляется на основании приказа руководителя организации, в котором зафиксирован круг лиц, имеющих право на получение подотчетных сумм, указаны размеры подотчетных сумм и сроки, на которые они выданы (Приложение1).

Все работники организации, получающие деньги под отчет, должны соблюдать правила работы с наличностью. Эти правила предусмотрены Порядком ведения кассовых операций в РФ[7].

Так в этом документе сказано, что  сотрудник, который получил деньги под отчет, обязан отчитаться об их использовании. Сделать это он должен не позднее чем через 3 рабочих дня после того, как истечет срок, на который были выданы деньги. Этот срок утверждается приказом руководителя предприятия.

В ООО «Compak» всегда выполняются данные правила.

Таким образом, в приказе нужно  не только перечислить подотчетных  сотрудников, но и указать, какую  сумму каждый из них может получить за один раз, на какой срок и когда они должны сдавать авансовые отчеты в бухгалтерию.

Нужно проверить, чтобы каждый сотрудник, чья фамилия включена в перечень подотчетных лиц, был ознакомлен под расписку с приказом, а при необходимости были разъяснены правила, которые он должен соблюдать, получая наличные и отчитываясь за них. При проверке необходимо помнить, что сотрудник организации может получить из кассы деньги под отчет только на определенные цели.

Также надо проверить чтобы, расчеты с подотчетными лицами учитывались на счете 71.

Это предусмотрено Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий, утвержденным приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. № 94н. (в ред. приказа от 18.09.2006 № 115н), причем в аналитических регистрах эти расчеты нужно отражать подробно – отдельно по каждому сотруднику и по каждому авансовому отчету[6].

 Для этого обычно используют  журнал-ордер № 7. Но организация может и сама разработать форму аналитического регистра. Главное, чтобы в нем отражались те же сведения, что и в журнале-ордере № 7, а именно: когда и кому выданы деньги, в каком размере, когда сдан авансовый отчет, на какие счета бухгалтерского учета отнесены расходы подотчетного лица.

В ООО «Compak» при выдаче подотчетных сумм обязательно составляется расходный кассовый ордер, в нем должны быть заполнены следующие строки: 

На примере РКО №8 от 01.03.12 (Приложение 2)

Организация ООО «Compak», №8, дата составления 01.03.2012г., корреспондирующий счет (субсчёт) дебета 71.01, счет (субсчёт) кредита 50.01(правильность составления проводки), сумма (2294), ФИО подотчетного лица (Посадов В.А.) и данные документа об удостоверении личности, основание для выдачи подотчетных сумм.

РКО должен быть утвержден руководителем  организации и главным бухгалтером. А также подотчетное лицо подписывает РКО, тем самым подтверждая получение денег.

Потратив деньги, сотрудник составляет авансовый отчет. Форма авансового отчета № АО-1 утверждена постановлением Госкомстата России от 01.08.01 г. № 55.

Авансовый отчет заполняется от руки или на компьютере. Он составляется в одном экземпляре. Важно проверить, чтобы он был правильно оформлен.

На лицевой стороне этого  документа должны быть указаны:

- наименование организации, которая  выдала под отчет деньги своему сотруднику;

- номер авансового отчета и  дата его составления;

- структурное подразделение, в  котором работает сотрудник, получивший  деньги под отчет; 

- фамилия, имя, отчество и  профессия этого сотрудника;

- назначение аванса;

- сумма, выданная из кассы сотруднику;

- расход и остаток (перерасход) денег. 

На лицевой стороне отчета предусмотрена  таблица для отражения бухгалтерских  записей, которые связаны с расходованием  подотчетных сумм. Обратить внимание нужно на то, что в новом авансовом  отчете под линией отреза появилась расписка. Ее заполняет бухгалтер и отдает работнику, от которого он принял этот отчет.

На обратной стороне авансового отчета в специальной таблице  приводится перечень документов, которые  подтверждают расходы работников. Еще  здесь указываются израсходованные суммы, а также те, которые бухгалтер принял к учету. В последней графе таблицы записывают и номер счетов (субсчетов), на которых отражаются эти суммы.

Необходимо проверить, чтобы сотрудник, который составляет авансовый отчет, подтвердил свои расходы так называемыми оправдательными документами. Их нужно приложить к авансовому отчету, перечислить на его обратной стороне и пронумеровать.

Такими документами являются товарные и кассовые чеки, квитанции, проездные  билеты и т. п.

Эти документы должны быть правильно оформлены. В товарном чеке, а также в квитанции, подтверждающей покупку, должно быть подробно написано, что, сколько и за какую цену купил подотчетный сотрудник. Это позволить избежать споров при проверке. К товарному чеку обязательно должен быть приложен кассовый чек (Приложение 3).

При проверке было установлено, что  данные требования в ООО «Compak» выполняются при ведении учета расчетов с подотчетными лицами.

Если из авансового отчета видно, что  подотчетное лицо истратило ровно столько, сколько получило, то в этом случае сальдо (остаток) по данному авансовому отчету будет нулевым. То есть ни за работником, ни за предприятием задолженности не образуется. В графах авансового отчета «Остаток» и «Перерасход» бухгалтер должен поставить прочерки.

Если же часть денег осталось неизрасходованной, то работник должен вернуть остаток в кассу предприятия, при этом в авансовом отчете он должен указать сумму остатка. Получив  деньги, кассир составляет приходный  кассовый ордер, а бухгалтер  предприятия делает следующую проводку: Дебет 50 Кредит 71 - получен остаток денег от подотчетного лица. В ООО «Compak» данных ситуаций не было зафиксировано.