Внутренний аудит

В тех случаях, когда  необходимо принять срочные меры к устранению выявленных нарушений, составляются промежуточные аудиторские отчетные документы, направляемые руководителю, назначившему проверку, с последующим включением этих сведений в общий документ о проверке.

Промежуточные отчетные документы аудитора составляются непосредственно  в ходе аудиторской проверки на тех участках работы предприятия, где вскрыты наиболее значимые нарушения, требующие немедленного принятия мер, и подписываются проверяющими и должностными лицами подразделения.

 

5.2.Принятие  мер к устранению выявленных  аудитором недостатков и нарушений

 

Проверка считается  законченной, когда выявленные нарушения  устранены, а финансово-хозяйственная деятельность проверяемого подразделения обеспечивает полный хозяйственный расчет и рациональное использование материальных, трудовых и финансовых ресурсов.

Выявленные в ходе проверки недостатки, не требующие  существенных изменений в деятельности подразделения и входящие в компетенцию руководителя подразделения, необходимо устранить по ходу проверки. Об их устранении в процессе проверки делается соответствующие записи в отчете.

Если при проверке выявлены серьезные  нарушения законодательства РФ и (или) иных нормативно-правовых актов, недостачи, хищения денежных средств или материальных ценностей, нарушения налогового законодательства, требующие внесения изменений в бухгалтерскую отчетность предприятия и возмещения потерь (т.е. имеется основание для отстранения от работы виновных должностных лиц и взыскания с них причиненного ущерба), материалы проверок передаются в юридический отдел предприятия. Последний, дает правовую оценку записям в материалах проверки, и готовит исковые документы для передачи в суд с целью возмещения материального ущерба. Размер причиненного ущерба определяется по рыночным ценам. После выявления причиненного ущерба в материалах проверки, инвентаризации или иным способом, меры по его возмещению должны приниматься немедленно.

При нарушениях и злоупотреблениях необходимы меры по сохранности отельных документов. Для этого их изымают как в процессе проверки, так и по ее окончании. В первую очередь, изымаются документы, имеющие следы подчисток, исправления цифр и текста, и содержащие неправильные и (или) подложные сведения. На этих документах нельзя делать какие-либо пометки. В делах проверяемых структурных подразделениях вместо изъятых документов отставляют их копии с указанием на обороте кем и когда они изъяты. Возмещение материального ущерба осуществляется также по всем уплаченным подразделением штрафам, неустойкам, иным санкциям. При этом администрация должна возложить имущественную ответственность в соответствии с законодательством на конкретно виновных лиц.

Повышению эффективности проверок способствует обсуждение их итогов с учредителями, руководителями и ответственными работниками предприятия. При необходимости вопросы сохранности собственности обсуждаются с персоналом подразделения, вносятся их предложения по организационно-техническим мероприятиям и утверждаются планы по устранению выявленных недостатков и меры по повышению эффективности работы данного подразделения. Отчетные документы по аудиторским проверкам, проект решения по проверке (приказ), приложение, другие документы по проверке и перечень принятых мер представляются на рассмотрение должностному лицу, назначившему аудиторскую проверку.

Четко налаженный контроль за выполнением принятых решений  по результатам аудиторских проверок обеспечивает эффективность мероприятий по устранению выявленных проверкой недостатков. Контроль за исполнением приказа осуществляется путем рассмотрения докладов руководителя проверенного подразделения о выполнении указаний руководителя предприятия, анализа данных отчетности и документальной проверке работы подразделения на месте.

Для учета и контроля за исполнением решений по аудиторским  проверкам служба аудиторского контроля или аудитор ведет книгу учета аудиторских проверок и принятых по ним мер. В книге вводятся следующие графы: наименование подразделения, на котором проведена проверка; организационный метод проверки; дата отчетного документа о проверке; дата приказа по результатам проверки; номер приказа; сроки представления информации о выполнении решения по отчету о проверке; дата фактического представления отчета о выполнении приказа; сумма ущерба денежных средств; сумма ущерба в результате налоговых нарушений; сумма ущерба материальных ценностей и ценных бумаг; передано в суд; сумма восстановленных денежных средств, материальных ценностей и ценных бумаг; сумма взысканного ущерба с виновных лиц добровольно; сумма дополнительно начисленных и внесенных платежей в бюджет.

Из выше изложенного  можно сделать вывод. Работа службы внутреннего аудита считается наиболее эффективной лишь тогда, когда выявленные и отраженные в отчете негативные моменты будут устранены, а положительные, могут в дальнейшем позитивно повлиять на успех в работе организации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. ОРГАНИЗАЦИЯ ВНУТРЕННЕГО АУДИТА В СИСТЕМЕ УПРАВЛЕНИЯ КОРПОРАЦИЕЙ НА ПРИМЕРЕ ОАО «КАМАЗ»

 

Информация о финансово-хозяйственной  деятельности, состоянии финансов и  имущества поступает руководителям  организации из двух источников.

В первую очередь, это  традиционные формализованные источники  информации. Сюда относится прежде всего бухгалтерская (финансовая) отчетность, утвержденная сверху или принятые в организации отчетные формы. С развитием в крупных организациях управленческого учета формы отчетности в них значительно расширились и стали в большей степени отвечать требованиям потребителей. Вышеназванные формы составляются с определенной периодичностью и отражают состояние организации на определенную дату или хозяйственные операции за период.

Кроме того, ряд систем внутреннего контроля и служба внутреннего  аудита в том числе предоставляют руководству дополнительную информацию путем проведения проверок финансово-хозяйственной деятельности организации или углубленных целевых проверок отдельных ее аспектов (сторон). Полученная в ходе проверок информация носит более оперативный характер (что очень ценно при принятии управленческих решений), она более достоверная, детализированная, в силу того, что проводится по инициативе (поручениям) руководителей в большей степени удовлетворяет потребности руководителей в информации нужного качества.

Основным недостатком данного источника информации, на взгляд специалистов, является его большая трудоемкость: для проведения комплексной проверки финансово-хозяйственной деятельности хозяйствующего субъекта необходимо минимум 100 человеко-дней. В крупных корпорациях, таких как ОАО «КАМАЗ», для обеспечения системного контроля предприятий и подразделений путем проверок их финансово-хозяйственной деятельности требуется большое количество высококвалифицированных специалистов. Так, например, для ежегодной проверки деятельности 75 предприятий и подразделений ОАО «КАМАЗ», исходя из 100 человеко-дней на проверку при 40 часовой рабочей неделе, необходимо иметь службу минимум из 34 специалистов. При этом они не должны отвлекаться на другие работы, что в действительности не реально. Сегодня в контрольно-ревизионной службе ОАО «КАМАЗ» работают 11 специалистов, т.е. каждая организация теоретически в лучшем случае может быть проверена один раз в три года. Естественно при этом говорить о системном контроле некорректно.

Данные обстоятельства заставляют обращать больше внимания на формализированные источники информации. В контрольно-ревизионной службе КАМАЗа и ранее использовались материалы бухгалтерской отчетности для анализа финансового состояния организаций. Это происходило, как правило, в ходе камеральных проверок в плане подготовки к комплексным ревизиям организаций, либо такой анализ проводился уже в ходе самой комплексной проверки; иногда материалы анализа входили как самостоятельный раздел в акт проверки.

В единичных случаях  имелись поручения от руководителей проводить расширенный анализ финансово-хозяйственной деятельности организации по их бухгалтерской (финансовой) отчетности. Такие поручения были обусловлены трудностями выезда на место и большими затратами на выездные проверки (например, проверка деятельности СП, расположенных за рубежом).

Поставленная собственниками ОАО «КАМАЗ» задача выхода на безубыточную работу, образование на базе основных заводов КАМАЗа самостоятельных  юридических лиц в форме открытых акционерных обществ (и соответственно новые формы взаимоотношений с вчерашними подразделениями, которые, по сути, являлись хотя и очень большими, но все-таки цехами, а сегодня стали юридически самостоятельными акционерными обществами) — это две основные причины, которые требовали искать новые формы работы и повышения качества принимаемых управленческих решений.

На основании анализа  деятельности дочерних обществ за 1998 год и материалов работы их ревизионных  комиссий, обобщения и изучения накопленного в контрольно-ревизионной службе КАМАЗа опыта, была предложена система контроля за деятельностью дочерних обществ и капитала, вложенного в эти общества, на базе мониторинга их бухгалтерской (финансовой) отчетности. Проведение мониторинга было закреплено приказом по ОАО «КАМАЗ».

Впервые анализ показателей финансово-хозяйственной деятельности дочерних обществ на базе отчетности был проведен по итогам работы за 1 полугодие 1999 года. На основании материалов по ряду организаций были изданы приказы по ОАО «КАМАЗ» и по организациям. Материалы были рассмотрены на заседаниях Советов директоров и намечены мероприятия по устранению нарушений и недостатков. На основании обобщения полученного опыта работы по данному направлению были внесены коррективы как по организации мониторинга, так и по методологическим аспектам.

В дальнейшем следующим приказом по ОАО «КАМАЗ» была закреплена целостная  система, которая при существующей реальной ситуации обеспечила бы системный  контроль за деятельностью дочерних обществ и вложенного в них  капитала и обеспечила бы руководителей качественной информационной базой для принятия управленческих решений.

Основными элементами системы  являются:

- мониторинг финансово-хозяйственной  деятельности дочерних обществ  на базе их бухгалтерской отчетности;

- создание корпоративных стандартов по основным направлениям деятельности (они призваны обеспечить единую политику по корпорации по основным направлениям работы и позволят системам внутреннего контроля организовать свою работу, имея утвержденную нормативную базу);

- обобщение, анализ и использование материалов внешних контролирующих органов (зачастую организации жалуются на большое количество проверок, при этом материалы проверок не всегда анализируются, не выявляются причины нарушений и они из года в год повторяются; кроме того, работу внешних контролирующих органов полезно рассматривать как оценку системы внутреннего контроля хозяйствующего субъекта);

- координация деятельности  подразделений ОАО «КАМАЗ» и  соответствующих служб дочерних  обществ по анализу финансово-хозяйственной деятельности организаций;

- и, наконец, создание и поддержание  базы данных по дочерним обществам,  которая служила бы информационной  базой для принятия стратегических  управленческих решений по ОАО  «КАМАЗ» и его дочерним обществам. 

Система предполагает также создание электронной базы данных в дочерних обществах, куда имели бы доступ ревизионные комиссии обществ и служба внутреннего аудита корпорации.

В конечном итоге система направлена на повышение эффективности управленческого  труда путем создания качественной, комплексной информационной базы для принятия управленческих решений; на повышение эффективности деятельности дочерних обществ путем перехода с метода последующего контроля (т.е. с констатации свершившихся отрицательных результатов) к опережающему контролю путем системного анализа их финансово-хозяйственной деятельности, прогноза возможных отрицательных явлений и результатов, принятия своевременных решений. Повышению эффективности деятельности дочерних обществ способствует также выявление резервов улучшения состояния дел, определение «узких мест», отрицательно влияющих на результаты деятельности, и причин их возникновения.

При серьезном подходе  к системному контролю неизбежно  возникают вопросы ресурсного обеспечения. Прежде всего, это кадры. На КАМАЗе проблема сегодня решается привлечением к мониторингу всех ведущих специалистов Управления бухгалтерского учета, отчетности и контроля (УБУОиК) в качестве председателей или членов ревизионных комиссий дочерних обществ. Усилиями специалистов УБУОиК на базе компьютерной программы «Альт-финансы» разработана и используется программа по анализу финансово-хозяйственной деятельности организаций на основе коэффициентов. Вторая проблема заключается в том, что сегодня очень динамично меняется нормативная база по бухгалтерскому учету и отчетности, по налогообложению, по правовым вопросам и необходимо квалифицированное методологическое сопровождение работ по мониторингу отчетности организаций.