С другой
стороны, необходимо обеспечить
информационное единообразие. Система
управленческого учета и внутренней
отчетности не может находиться
в стадии перманентного изменения.
Она может меняться только
дискретно в связи с существенными
изменениями в характере деятельности
организации.
Гибкость
и единообразие внутренней управленческой
информации обеспечивается тем,
что на самом первичном уровне
регистрации накапливается необходимый
объем данных, которые затем могут
отбираться и группироваться
в требуемом информационном контексте.
Если не
охватить необходимые данные
на этапе их ввода, то впоследствии
будет трудно получить нужную
информацию.
То же
относится к группировке издержек.
Каждый центр ответственности
хочет получать отчеты, содержащие
информацию для своих собственных
целей.
Система
информации должна быть разработана
так, чтобы существовало единообразие
данных для группировки и сравнения.
Бухгалтерский учет по определению
стремится к единообразию, это
знает каждый бухгалтер.
Потребность
и обозримость информации сводится
к тому, что каждая отчетная
форма должна содержать только
ту информацию, что необходима
данному конкретному руководителю.
Чрезмерная
детализация отчетной информации,
ее перегруженность многими малосущественными
показателями затрудняется понимание
отчетности, ведет к использованию в управлении
не той информации, которая позволила
бы найти самое верное решение.
По «закону
персонала» число цифр, включаемых
в отчет, часто превышает пределы
возможностей, обеспечиваемых отчетом.
Итак, чрезмерная
детализация отчетности - враг понятности,
а, следовательно, действенности
отчетности. Наиболее существенные
примеры чрезмерной детализации:
1. размерность
количественных показателей доведена
до абсолютной точности. Вместо
показателя объема на сумму
10 926 462 руб. 18 коп. следует записать 10 926
тыс. руб. или даже 10,9млн. руб., что намного
обозримее детальной цифры, величина которой
воспринимается с трудом;
2. отклонения
отражаются буквально по всем
статьям. Отклонения в 100 руб.
приводится рядом с отклонением
в 100 тыс. руб., в результате
их можно понять как равновеликие.
Мелкие
отклонения распыляют внимание
управляющего, ограничивают понимание
информации:
3. статьи
отчета детализируются по функциям
«объем продаж» без связи с
видами продукции, секторами рынка
и т.п. В данной ситуации
имеет детализацию «наоборот»;
4. множество
всесторонних показателей, которые
не контролируются данным центром
ответственности.
Оптимальная
чистота представления отчетности
является производной от назначения
информации и возможностей принятия
решений, то есть от факторов,
определяющих использование отчетов
в управлении. Одни отчеты нужны
чаще, другие реже. Периодичность
представления внутренней отчетности
колеблется в значительных пределах.
Внутренние
отчеты могут быть ежегодными,
ежеквартальными, ежемесячными, еженедельными,
ежедневными или представлены
по мере возникновения отклонений.
Нет необходимости увеличивать
частоту представления отчетов,
если невозможно принять решение
на основе такого отчета.
Если премирование
персонала производится поквартально,
то нет смысла в ежемесячной
информации выполнения условий
премирования.
Агрегирование
информации и частота ее представления
коррелируют между собой. На
нижних уровнях управления необходимы
более частые и более детальные
отчеты. С переходом на более
высокие уровни отчетности представляется
все реже и содержит более
укрупненные агрегированные показатели.
Генеральный
директор предприятия (или лицо,
им уполномоченное) должен определить
требования к системе управленческой
отчетности. Он является руководителем
предприятия, и никто, кроме
него, не сможет сказать, какая
информация нужна ему для эффективного
управления предприятием и в
каком виде она должна быть
представлена.
Для того
чтобы руководство предприятия
могло получать необходимые ему
для принятия управленческих
решений данные, нужно строить
систему отчётности «сверху вниз»,
формулируя потребности верхнего
уровня управления и проецируя
их на нижние уровни исполнения.
Важнейшими
требованиями к системе управленческой
отчетности являются своевременность,
единообразие, точность и регулярность
получения информации руководством
предприятия. Эти требования могут
быть реализованы при соблюдении
ряда простых принципов построения системы
управленческой отчетности:
1. Система
должна быть ориентирована на
первое лицо.
2. Система
должна строиться «сверху вниз».
Руководители каждого уровня
должны проанализировать состав
и периодичность необходимых
им для выполнения своей работы
данных.
3. Исполнители
должны иметь возможность фиксирования
и передачи «наверх» установленных
их руководством данных.
4. Данные
должны фиксироваться там, где
порождаются.
5. Информация
должна быть руководителю сразу
же после её фиксирования.
3. Разработка форм,
содержания внутренней отчетности, периодичности
и сроков их представления
Предоставление отчетности,
требует выполнения определенных правил,
применяемых в разработке форм отчетности,
сроков ее предоставления и другое.
С этой целью можно рассмотреть
систему управленческой отчетности.
Система управленческой
отчетности — один из наиболее сложных
и важных элементов управленческого учета,
позволяющий руководству предприятия,
с одной стороны, понять пределы своих
возможностей в получении необходимых
сведений от исполнителей, а также возможностей
информационной и технической служб. С
другой стороны — получить эти сведения
оформленными надлежащим образом, то есть
в том виде, в котором ими удобно пользоваться
для принятия управленческих решений.
При формировании
системы управленческой отчетности требуется:
- определить форму, срок
предоставления отчета и ответственного
за его составление;
- составить схему формирования
управленческих отчетов, определить
владельцев исходной информации;
- наделить ответственного
полномочиями координатора, т. е,
административно разрешить
ему получение информации у ее владельцев;
- определить пользователей
информации и форму, в которой
она будет им предоставляться.
Внедрение
конкретной формы отчетности
проводится в три основных
этапа.
Первый
этап — это анализ необходимой
информации с целью подтверждения
возможности получения этого
документа. Формы могут подвергаться
правке, то есть изменяться по внешнему
виду, по формам представления информации.
Это считается достаточно незначительным
элементом общей работы по внедрению управленческой
отчетности. Как правило, первый этап проводится
по бухгалтерским регистрам, и факт отсутствия
в них информации, необходимой для управления
можно считать естественным. В этом случае
необходимо определить источники получения
необходимой информации, которые могут
находиться в функциональных подразделениях,
например, отдел продаж или отдел закупок,
производственные отделы и т. д. Особенно
важно проанализировать сам факт наличия
необходимой информации.
Например,
может возникнуть ситуация, что
существующие формы первичных
документов не имеют реквизитов,
необходимых для получения соответствующего
отчета. В этом случае следует
провести работу по доработке
этих форм либо внедрению системы
дополнительного учета данных
форм первичного документа. Хоти
чаще всего первичные документы
содержат необходимый объем информации.
Но эта информация не обрабатывается
в виде управленческой отчетности.
В этом случае необходимо определить
форму соответствующих отчетов,
назначить ответственных за их
получение и обязать владельцев
этой информации предоставлять эти
отчеты в установленное время.
Второй
этап — это этап просмотра
всех учетных регистров и учетной
практики предприятия, сориентированный
на то, чтобы информация, которая
соответствует основной управленческой
отчетности, оперативно и постоянно
необходимая предприятию, а также
отчетность, необходимая для стратегического
анализа деятельности, были отражены
в учетных регистрах.
Для того
чтобы получить информацию учетных
регистров, необходимо несколько
модифицировать аналитический учет,
чтобы необходимая информация
отражалась в нем постоянно.
Третий
этап — создание автоматической
системы формирования управленческой
отчетности. Это возможно при
наличии после приобретения соответствующего
программного обеспечения. На
этот счет существует ряд рекомендаций:
1)при выборе
системы финансового управления
необходимо, чтобы она имела
развитую систему аналитического
учета, причем, чтобы она позволяла
производить автоматизированное формирование
аналитических проводок на основании
реквизитов первичных документов;
2.) центры
затрат должны иметь сквозную
аналитику, общую для ряда счетов;
иметь механизмы распределения
средств, накопленных на одном
аналитическом счете, на другие;
иметь механизм бюджетирования
и другие инструменты управления;
3) крупные
предприятия должны располагать
специальными функциональными модулями,
обеспечивающими отслеживание движения
материальных потоков в процессе
производства, накопление рабочими
центрами прямых и косвенных
затрат.
Можно выделить
некоторые классификационные признаки,
характеризующие общие подходы
к характеристике форм отчетности:
По содержанию
информации внутренние отчеты
подразделяются на комплексные, тематические
(по ключевым показателям), аналитические.
1. Комплексные
итоговые отчеты представляются, как правило,
за месяц или иной отчетный период (квартал,
шесть месяцев и т. п.) и содержат информацию
о выполнении планов и использовании ресурсов
за данный период, о доходах и расходах
по центрам ответственности, об исполнении
сметы издержек, рентабельности, движении
денежных средств и иных показателей для
общей оценки и контроля.
2. Тематические
отчеты представляются по мере
возникновения отклонений по
наиболее важным для успешного
функционирования показателям, таким,
как объем продаж, потери от
брака, недопоставки по заказам,
график производства продукции,
и другим не входящим в оценочные
плановым показателям, подконтрольным
центру ответственности.
3. Аналитические
отчеты подготавливаются только
по запросам управляющих и
содержат информацию, раскрывающую
причины и следствия результатов
по отдельным аспектам деятельности,
например всесторонняя оценка
причин перерасхода ресурсов, изменения
рентабельности, уровня продаж по
секторам рынка, анализ рынка
и использования производственных
мощностей, факторов риска деятельности
в определенных направлениях
и т. п.
По уровням
управления различают оперативные,
текущие и сводные отчеты.
1. Оперативные
отчеты, представляемые на нижнем
уровне управления в центрах
ответственности, содержат подробную
информацию для принятия текущих
решений; составляются еженедельно
и ежемесячно.
2. Текущие
отчеты, содержащие агрегированную
информацию для среднего уровня
управления в центрах прибыли
и центрах инвестиций, составляются
с периодичностью от ежемесячного
до ежеквартального.
3. Сводные
отчеты формируются для высшего
управленческого персонала организации.
На их основе принимаются стратегические
решения и осуществляется общий контроль
и контроль деятельности управленческого
персонала на среднем, иногда на нижнем
уровне. Периодичность этих отчетов колеблется
от ежемесячных до ежегодных.
Оперативная
информация, адресованная низовым
центрам ответственности, не должна
в неизменном виде представляться
на высший уровень управления.
На нижнем уровне принимаются
оперативные решения по согласованию
и выполнению производственных
планов использования ресурсов
подразделения. Данная информация
должна обобщаться, агрегироваться
в более общие показатели для представления
на средний уровень управления. На высшем
уровне требуется еще большая степень
обобщения информации.