Задачи и источники информации для аудита и ревизии кассы и кассовых операций

 

Для учета кассовых операций на предприятии ОАО “Управление механизации №88” использует активный счет 50. По дебету счета 50 отражают хозяйственные операции по поступлении наличных денег в кассу с кредита разных счетов в зависимости от вида поступления.

Счет 50 "Касса" предназначен для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в кассах организации.

 К счету 50 "Касса" могут  быть открыты субсчета:

50-1 "Касса организации",

50-2 "Операционная касса",

50-3 "Денежные документы" и  др.

 На субсчете 50-1 "Касса организации" учитываются денежные средства в кассе организации.

На субсчете 50-2 "Операционная касса" учитывается наличие и движение денежных средств в кассах товарных контор (пристаней) и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов, билетных и багажных кассах портов (пристаней), вокзалов, кассах хранения билетов, кассах отделений связи и т.п.

На субсчете 50-3 "Денежные документы" учитываются находящиеся в кассе организации почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы.

 По дебету счета 50 "Касса" отражается поступление денежных  средств и денежных документов  в кассу организации. По кредиту  счета 50 "Касса" отражается выплата  денежных средств и выдача  денежных документов из кассы организации.

Бухгалтерия предприятия использует следующую корреспонденцию счетов для отражения поступления наличных денег в кассу, т.е. операции по дебету счета 50 «Касса» (табл.2.2).

Таблица 2.2 Корреспонденция счетов для отражения поступления наличных денег в кассу

N п/п	Содержание операций	Корреспондирующие счета
		Дебет	Кредит
1	Поступление в кассу денежных средств при погашении долгосрочных займов, предоставленных другим организациям и физическим лицам (кроме работников организации)	50	06
2	Поступление в кассу страховой организации денежных средств при возврате излишне выплаченных сумм страхового возмещения или обеспечения	50	22
3	Движение наличных денежных средств в кассах организации	50	50
4	Поступление в кассу денежных средств с расчетного счета организации	50	51
5	Поступление в кассу денежных средств с валютного счета организации	50	52
6	Поступление в кассу денежных средств со специальных счетов организации	50	55
7	Поступление в кассу денежных средств, числящихся в пути (учтенных на счете 57 "Денежные средства в пути")	50	57
8	Поступление в кассу денежных средств при погашении краткосрочных займов, предоставленных другим организациям и физическим лицам (кроме работников организации)	50	58
9	Возврат в кассу денежных средств, излишне выданных поставщикам и подрядчикам	50	60
10	Поступление в кассу денежных средств от покупателей и заказчиков	50	62
11	Поступление в кассу денежных средств в виде полученных краткосрочных кредитов и займов	50	66
12	Поступление в кассу денежных средств в виде полученных долгосрочных кредитов и займов	50	67
13	Поступление в кассу денежных средств в виде: - сумм подоходного налога; - сумм, заработанных на  республиканских субботниках для  их последующего перечисления	50	68
14	Поступление в кассу денежных средств в счет погашения задолженности работников по оплате труда	50	70
15	Поступление в кассу денежных средств в счет погашения задолженности подотчетных лиц	50	71
16	Поступление в кассу денежных средств в счет погашения задолженности работников: - по выданным займам; - по возмещению ущерба (недостач и т.п.); - др.	50	73
17	Поступление в кассу денежных средств от учредителей (участников) в качестве вкладов в уставный фонд	50	75
18	Поступление в кассу денежных средств, внесенных участником договора о совместной деятельности в качестве вклада в общее имущество простого товарищества	50	75
19	Поступление в кассу денежных средств за реализованные собственные акции (доли в уставном фонде), выкупленные у акционеров (участников) (при отражении реализации с использованием счета 75 "Расчеты с учредителями")	50	75
20	Поступление в кассу денежных средств от сторонних организаций и лиц (в том числе в счет расчетов по претензиям)	50	76
21	Поступление в кассу денежных средств в виде: - сумм страховых взносов (премий) от страхователей в погашение  задолженности по заключенным  договорам страхования, сострахования; - сумм страховых взносов (премий), собранных страховыми агентами, не оформленных в установленном  порядке или излишне	50	77
22	Поступление в кассу денежных средств при расчетах: - между головной организацией  и филиалами, представительствами  и иными обособленными подразделениями  организации, имеющими отдельные балансы; - между такими подразделениями	50	79
23	Отражение курсовых разниц, возникших при переоценке наличных денежных средств в иностранной валюте, являющихся вкладом собственника имущества (учредителя, участника) в уставный фонд, при росте курсов иностранных валют, установленных Национальным банком Республики Беларусь	50	82
24	Поступление в кассу денежных средств, полученных некоммерческой организацией в виде безвозмездной помощи, целевого финансирования	50	86
25	Отражение курсовых разниц, возникших при переоценке наличных денежных средств в иностранной валюте, являющихся средствами целевого финансирования, полученными в иностранной валюте, при росте курсов иностранных валют, установленных Национальным банком Республики Беларусь	50	86
26	Поступление в кассу доходов от текущей деятельности: - выручки от реализации  продукции, товаров, запасов, выполнения  работ, оказания услуг; - неустойки, штрафов, пеней  за нарушение условий договоров; - др.	50	90
27	Поступление в кассу денежных средств, полученных коммерческой организацией в качестве безвозмездной помощи	50	90
28	Оприходование излишков наличных денежных средств, выявленных в результате инвентаризации	50	90
29	Отражение курсовых разниц, возникших в результате переоценки стоимости иностранной валюты в кассе при росте курсов иностранных валют, установленных Национальным банком Республики Беларусь (за исключением случаев, установленных законодательством)	50	91

 

По кредиту счета 50 «Касса» отражают операции по выбытию наличных денежных средств с дебета разных счетов в зависимости от вида расходов.

Бухгалтерия предприятия использует следующую корреспонденцию счетов для отражения выбытия денежных средств из кассы, т.е. операции по кредиту счета 50 «Касса» (табл.2.3).

Таблица 2.3 Корреспонденция счетов для отражения выбытия денежных средств из кассы

N п/п	Содержание операций	Корреспондирующие счета
		Дебет	Кредит
1	Выдача из кассы денежных средств при предоставлении другим организациям и физическим лицам (кроме работников организации) долгосрочных займов	06	50
2	Выдача из кассы страховой организации денежных средств страхователям: - в виде страхового  возмещения или обеспечения; - при досрочном прекращении  или изменении условий договоров  страхования	22	50
3	Движение наличных денежных средств в кассах организации	50	50
4	Зачисление наличных денежных средств на расчетный счет организации	51	50
5	Зачисление наличных денежных средств на валютный счет организации	52	50
6	Зачисление наличных денежных средств на специальные счета организации	55	50
7	Сдача выручки из кассы через почтовые отделения, инкассаторов для зачисления на счета в банках	57	50
8	Выдача из кассы денежных средств при предоставлении краткосрочных займов другим организациям и физическим лицам (кроме работников организации)	58	50
9	Выдача из кассы денежных средств при расчетах с поставщиками и подрядчиками	60	50
10	Возврат из кассы излишне полученных денежных средств от покупателей и заказчиков	62	50
11	Выдача из кассы денежных средств при погашении полученных краткосрочных кредитов и займов (в том числе процентов по ним)	66	50
12	Выдача из кассы денежных средств при погашении полученных долгосрочных кредитов и займов (в том числе процентов по ним)	67	50
13	Выдача из кассы денежных средств работникам в виде заработной платы, премий, дивидендов (доходов от участия) и т.п.	70	50
14	Выдача из кассы денежных средств под отчет	71	50
15	Выдача из кассы денежных средств при расчетах с работниками, кроме расчетов по оплате труда, расчетов по выплате дивидендов и других доходов от участия в уставном фонде организации, расчетов с подотчетными лицами (в том числе при выдаче займов, компенсаций за использование личного имущества в служебных целях и др.)	73	50
16	Выдача из кассы денежных средств при расчетах с учредителями (участниками) (по дивидендам и другим доходам от участия в уставных фондах и др.)	75	50
17	Выкуп у акционеров (участников) собственных акций (долей в уставном фонде) путем выплаты причитающихся им денежных средств из кассы в сумме фактических затрат (при отражении выкупа с использованием счета 75 "Расчеты с учредителями")	75	50
18	Выдача из кассы денежных средств при возврате денежного вклада участника договора о совместной деятельности в общее имущество простого товарищества	75	50
19	Выдача из кассы денежных средств сторонним организациям и лицам (в том числе при расчетах по претензиям)	76	50
20	Выдача из кассы страховой организации денежных средств в виде: - сумм комиссионного вознаграждения  страховым агентам, брокерам; - возврата излишне уплаченных  страхователями и (или) других ошибочно  полученных от них сумм страховых  взносов (премий)	77	50
21	Выдача из кассы денежных средств при расчетах: - между головной организацией и филиалами, представительствами и иными обособленными подразделениями организации, имеющими отдельные балансы; - между такими подразделениями	79	50
22	Выкуп у акционеров (участников) собственных акций (долей в уставном фонде) путем выплаты причитающихся им денежных средств из кассы в сумме фактических затрат (при отражении выкупа без использования счета 75 "Расчеты с учредителями")	81	50
23	Отражение курсовых разниц, возникших при переоценке наличных денежных средств в иностранной валюте, являющихся вкладом собственника имущества (учредителя, участника) в уставный фонд, при снижении курсов иностранных валют, установленных Национальным банком Республики Беларусь	82	50
24	Отражение курсовых разниц, возникших при переоценке наличных денежных средств в иностранной валюте, являющихся средствами целевого финансирования, полученными в иностранной валюте, при снижении курсов иностранных валют, установленных Национальным банком Республики Беларусь	86	50
25	Возвращены из кассы некоммерческой организации неиспользованные средства целевого финансирования	86	50
26	Безвозмездная передача денежных средств из кассы	90	50
27	Отражение курсовых разниц, возникших в результате переоценки стоимости иностранной валюты в кассе при снижении курсов иностранных валют, установленных Национальным банком Республики Беларусь (за исключением случаев, установленных законодательством)	91	50
28	Недостача наличных денежных средств в кассе организации, выявленная при инвентаризации	94	50

 

Характерной особенностью счетов учета денежных средств является отражение информации по ним в отечественной и иностранной валютах, а также организации информации о наличии и движении краткосрочных финансовых вложений предприятия в ценные бумаги других предприятий, процентные облигации государственных и местных займов, предоставленных предприятиям другими предприятиями.

Правильность выбранной аудитором методики и организации проведения проверки кассовых операций сказывается на конечном результате ревизии и полноте выявленных нарушений и недочетов в работе кассы. Поэтому к выбору методики аудитор должен подходить тщательно, располагая информацией о специфике предприятия и его деятельности, а также учитывать внешние факторы, которые могут существенно оказать влияние на объект проверки - кассу организации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Аудит и ревизия кассовых операций

 

Аудиторскую проверку денежных средств целесообразно начинать с проверки кассовых операций. Основным нормативным актом, регламентирующим порядок осуществления операций по приему, хранению и выдаче наличных денег в кассе организации, является Порядок ведения кассовых операций в Республике Беларусь

Проверка кассы обычно начинается с проведения инвентаризации кассовой наличности немедленно по прибытии аудитора на место проверки в присутствии кассира и главного (старшего) бухгалтера. Последний кассовый отчет и документы по операциям последнего дня кассир представляет для проверки, а также дает расписку о том, что все приходные и расходные документы включены им в отчет и к моменту инвентаризации в кассе нет неоприходованных или не списанных в расход денег.

Аудитор должен помнить, что выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере или другом заменяющем его документе, в оправдание остаток наличных денег в кассе не принимается. Наличные деньги, подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считают излишком кассы и зачисляются в доход организации. Часто расписки, якобы подтверждающие получение денег у кассира: сдачу их на временное хранение, во внимание не принимаются.

При инвентаризации кассовой наличности аудитору необходимо установить также наличие других ценностей в кассе: ценных бумаг, денежных документов. Результаты инвентаризации наличных денежных средств и других ценностей в кассе сопоставляются данными об их остатках, зафиксированными в бухгалтерском отчете. Выявленные в ходе инвентаризации кассовой наличности излишки по рекомендации аудитора приходуются по приходному кассовому ордеру в доход организации, и данная операция записывается в кассовой книге, лишки могут быть результатом умышленных действий (неучтенные средства) или допущенных ошибок при приеме и выдаче денежных средств. Поэтому аудитор должен объективно оценить ситуацию и определить правильную формулировку для акта проверки.

Выявленная в ходе инвентаризации незначительная недостача денег может быть погашена кассиром путем внесения недостающей суммы в кассу организации. Данная операция должна быть также оформлена приходным кассовым ордером и записана в кассовой книге. Кассир обязан дать аудитору письменное объяснение причин излишков или недостач. При обнаружении значительных недостач вследствие злоупотреблений аудитор может рекомендовать руководителю организации немедленно отстранить кассира от должности и передать дело следственным органам.

Результаты инвентаризации наличных денежных средств и других ценностей в кассе аудитор оформляет актом, который кроме аудитора подписывают кассир и главный бухгалтер проверяемого экономического субъекта. Этот акт является письменным аудиторским доказательством, и его данные необходимы аудитору в дальнейшем проверке полноты оприходования и правильности списания денежных средств по кассе.

При проверке кассы аудитору необходимо также выяснить: заключен ли с кассиром договор о материальной ответственности или имеется ли в личном деле кассира обязательство о материальной ответственности, предусмотренное Порядком ведения кассовых операций; соответствует ли помещение кассы требованиям, установленным для работы кассира; обеспечены ли охрана кассы и сохранность денег при доставке из банка и во время выдачи заработной платы; имеется ли для хранения денег и других ценностей в кассе сейф или несгораемый шкаф; соблюдаются ли правила хранения ключей от сейфа (несгораемого шкафа) для хранения денег и других ценностей в кассе; соблюдается ли установленный лимит хранения денежной наличности по отдельным датам; проводятся ли периодические внезапные проверки кассы и имеются ли акты по таким проверкам.

Затем аудитор переходит к проверке правильности документального оформления операций. Практика проверок показывает, что во многих организациях кассовые документы составляются некачественно, часто в приходных и расходных документах отсутствуют подписи ответственных лиц, вносивших деньги в кассу или получивших их из кассы, и другие обязательные реквизиты. Такие документы считаются недействительными, а проведенные по ним операции необоснованными. Если такое установлено, то аудитор должен сообщить об этом руководителю и главному бухгалтеру организации с целью принятия оперативных мер.

На следующем этапе проверки следует установить: ведут ли в данной организации по установленной форме журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров; все ли кассовые документы зарегистрированы в журнале, нет ли пропущенных номеров кассовых ордеров; наличие и правильность ведения кассовой книги, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной печатью, а количество листов в ней должно быть заверено подписями руководителя и главного бухгалтера; действительно ли одну кассовую книгу ведут в данной организации (особенно это касается многопрофильных организаций, которые данный порядок часто нарушают).

После выяснения соблюдения установленных требований необходимо переходить к проверке законности совершения кассовых операций, соответствия их Порядку ведения кассовых операций. Проверке подлежат все приходные и расходные денежные документы за ревизуемый период.

При проверке кассовых операций особое внимание аудитор должен уделить выявлению правильности, своевременности и полноты оприходования наличных денег. Однако это только формальная сторона проверки, а поэтому необходимо также проверить законность поступления денег в кассу по существу.

Известны случаи, когда организации получали в банках значительные суммы денег в кассу якобы на выплату пособий или на операционно-хозяйственные нужды, а впоследствии эти суммы присваивались должностными лицами путем использования фиктивных расходных ведомостей на вымышленных лиц или фиктивных расходных документов на подотчетных лиц.

Следует тщательно проверить также полноту оприходования выручки от реализации продукции основного производства, общественного питания, услуг вспомогательных, жилищно-коммунального, обслуживающих производств и хозяйств. При проверке приема наличных денег следует сверить записи в кассовой книге, приходных кассовых ордерах, на корешках чеков и выписках банка с отчетами, накладными и счетами по реализации продукции (работ, услуг).

Аудитор должен помнить, что в настоящее время в некоторых организациях умышленно скрывают денежные доходы от государственного налогообложения. Так, например, поступление наличной денежной выручки отражают проводками: дебет счета 50 «Касса» и кредит счетов 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», 71 «Расчеты с подотчетными лицами», 20 «Основное производство» и т.д. В таких ситуациях необходимо провести встречные сверки дебетовых записей по перечисленным счетам на проверяемые суммы с кредитовыми записями на счете 90 «Доходы и расходы по текущей деятельности», и если на кредите счета 90 данных контрольных сумм не окажется, то это представляет собой сокрытый объект (выручка) налогообложения. В таких случаях аудитор должен немедленно сообщить об этом руководителю организации и предупредить о том, к каким последствиям могут привести эти нарушения налогового законодательства. Кроме того, подобные нарушения и ошибки искажают соответствующие показатели бухгалтерской отчетности организации, а, как известно, основная цель аудита – подтверждение достоверности годовой бухгалтерской отчетности организации.

Необходимо проверить соблюдение размера лимита наличных расчетов с организациями и физическими лицами – предпринимателями за товарно-материальные ценности. Здесь иногда встречаются нарушения, когда денежные средства приходуют или выдают из кассы сверх установленного лимита наличных расчетов через выдуманные фамилии физических лиц путем оформления на них приходных или расходных кассовых ордеров. Фиктивные лица выявляются путем проверки наличия заключенных договоров с физическими лицами.