Аудит качества

   Координация работ по внутреннему аудиту должна возлагаться приказом руководителя предприятия на службу внутреннего  аудита системы качества, созданную  в виде отдельного структурного подразделения  предприятия в процессе внедрения  стандартов ИСО. Если по каким либо причинам создание такой службы на предприятии затруднено, аудит системы  качества проводится временно сформированными  группами. Обязанности аудиторов  возлагаются на специалистов подразделений  предприятия, имеющих отношение  к разработке и функционированию системы качества (без освобождения от их основной работы). На предприятии  должно быть минимум два человека, подготовленных к проведению аудита, так как при аудите своего подразделения  он не может быть задействован.

   Служба  качества может сама подвергаться внутреннему  аудиту для установления соответствия требований системы качества предприятия, предъявляемых к аудиту качества.

   Внутренний  аудит можно разделить на три  стадии:

• предварительный анализ предприятия;
• проверка на месте;
• подготовка отчёта.

   Предварительный анализ предприятия.

1. Планирование аудита

Проведение  аудита - это плановая работа. Годовой  план (или другой календарный срок) на проведение внутреннего аудита разрабатывается  начальником службы внутреннего аудита в различных формах (примеры 1, 2). Впоследствии этот план утверждается руководителем предприятия.

   Пример 1:

   Утверждаю

   Руководитель  предприятия

   Таблица 2. Форма плана проведения внутренних аудитов системы качества 1

Номер по порядку Цель (или  содержание, назначение) Проверяемое подразделение Аудитор (эксперт) Срок* 1 2 3 4 5

   Подпись нач. подразделения

   *В  пятой графе должна стоять  дата окончания работ (к этому  моменту аудитор должен представить  акт проверки). Аудитор должен  рассчитать свою работу так,  чтобы уложиться в срок.

   Пример 2:

   Утверждаю

   Ген. дир.

   Таблица 3. Форма плана проведения внутренних аудитов системы качества 2

№ пп Объект  аудита Область аудита Дата  проведения аудита Главный аудитор (Ф. И. О.) Аудиторы (Ф. И. О.)

   Подпись нач. службы аудита

   Проведение  внутреннего аудита преследует следующие  цели:

• установление соответствия или несоответствия элементов системы качества установленным требованиям;
• определение эффективности внедренной системы качества с точки зрения достижения целей, установленных в области качества;
• предоставление проверяемой организации возможности улучшить систему качества ;
• удовлетворение нормативных требований;
• разрешения включения системы качества в официальный реестр.

   Объектами внутреннего аудита системы качества являются ее элементы. Под объектом аудита в данном случае понимается одно или несколько подразделений  предприятия, осуществляющих деятельность в системе качества в целом  или по отдельным элементам.

   Область деятельности и глубина аудита устанавливается  исходя из объема нужной заказчику  конкретной информации.

   План  рассылается плановым подразделениям и аудиторам, которые будут вести  проверки.

2. Подготовка аудита включает несколько этапов.

Первый  этап - разработка главным аудитором плана аудита, который должен содержать цели и задачи аудита, наименование объекта и область аудита, сроки проведения, календарный график работ аудиторов, идентификацию членов аудиторской группы, перечень документов, на соответствие которых проводится аудит, график совещаний, требования к конфиденциальности, расчет-рассылку отчета об аудите и ожидаемую дату выпуска. Любые разногласия по пунктам плана, возникающие между главным аудитором и проверяемой организацией, должны быть устранены до начала проведения работ. По согласованию сторон допустима корректировка пунктов плана аудита в процессе его проведения. План аудита утверждается руководителем службы аудита предприятия.

   На  стадии подготовки главному аудитору важно:

• Понять содержание порученной ему работы. Часто бывает так, что в плане написано одно, а подразумевается другое. Для достижения поставленной цели внутреннего аудита аудитор должен четко уяснить свою задачу. Поэтому необходимо правильно понять написанное.
• Собрать всю необходимую информацию, имеющуюся на предприятии по данному вопросу (справки, отчёты и др.).
• Т. к. из проведённого предварительного анализа аудитор получает ответы только на некоторые вопросы необходимо записать не решенные вопросы (они потребуются на следующей стадии).
• Решить сможет ли он один провести проверку или ему нужны помощники. Помощники - это квалифицированные специалисты по конкретным направлениям деятельности. Они, как правило, не знакомы с техникой аудита, но являются специалистами в проверяемой отрасли. Если помощники нужны, аудитор должен договориться с руководством предприятия об их участии.

   Второй  этап - распределение обязанностей между членами групп экспертов-аудиторов. Каждому эксперту-аудитору для оценки главным аудитором выделяются конкретные элементы системы качества или конкретные функциональные подразделения проверяемого предприятия.

   Третий  этап - подготовка рабочих документов.

   Члены аудиторской группы должны быть обеспечены необходимыми документами (рабочие  документы системы качества(руководства по качеству, стандарты предприятия) на соответствие требованиям которых проводится аудит; облегчающие работу аудитора (опросные листы, вопросники, бланки для записей); формы для документирования вспомогательных доказательств, подтверждающих выводы экспертов аудиторов.

   Осуществление аудита.

1. Вступительное совещание проводит главный аудитор. Оно проходит в кабинете начальника, проверяемого подразделения. Присутствуют: начальник проверяемого подразделения, аудитор, помощники (если имеются), контактные партнеры (сотрудники проверяемого подразделения, с которыми в дальнейшем аудитор будет вести работу).

Целями  совещания являются:

• представление группы аудиторов руководству предприятия;
• ознакомление с областью деятельности и целями проверки;
• изложение методов и процедур аудиторской работы;
• установление официальных каналов связи между группой экспертов - аудиторов и проверяемого предприятия;
• подтверждение наличия ресурсов и оборудования, необходимых аудиторам;
• подтверждение времени и дат заключительного и промежуточных совещаний группы аудиторов и руководства проверяемого предприятия.

 
   

2. Проверка  непосредственно на месте. Аудиторы проводят сбор доказательств о соответствии системы качества установленным  требованиям, в частности подтверждение  наличия и доступности всех документов системы качества, обязательных для  выполнения в данном подразделении; подтверждение соответствия деятельности подразделения и ее результатов  запланированным мероприятиям в  системе качества; подтверждение  соответствия знаний, умений сотрудников  подразделения установленным требованиям  в области качества. Основными  методами работы аудитора являются опрос, наблюдение, доказательство и анализ.

Советы  аудитору:

• аудитор должен пользоваться вопросником, но не ограничиваться им (это вопросы составленные на первом этапе);
• аудитор должен задавать вопросы, требующие развернутых ответов. Например: " Почему так происходит? Чем вы можете это объяснить? и т. д." ;
• ответы желательно получать от исполнителей операций, а не от начальников;
• если аудит проходит не один день, следует проводить совещания в конце каждого дня. На нем аудитор с помощниками анализирует результаты, полученные за день, с тем, чтобы скорректировать работу на следующий день.
• если цель аудита не может быть достигнута, по каким либо причинам, необходимо сразу же прекратить аудит. В противном случае произойдёт бессмысленное отвлечение людей от работы, лишние затраты времени и средств. Дальнейшая судьба аудита решается аудитором (изменение сроков, целей и др.).

 
   

3. Итоговое  совещание.

На  нём аудитор делает доклад о предварительных  результатах проверки: представляет наблюдения и выводы группы аудиторов  относительно эффективности системы  качества в обеспечении достижения целей, установленных в области  качества. Зарегистрированные данные должны быть сохранены.

   Подготовка  отчёта.

   На  этом этапе аудитор составляет отчет  о результатах аудита. Отчет является важнейшим документом любой проверки. В отчете аудитор излагает свою позицию  по данному вопросу. Поэтому он не требует утверждения (в отдельных  случаях может утверждаться). В  отчете содержится три раздела:

• паспортные данные (цель проверки, аудитор, проверяемые участки, т. е. кто, что, когда и где проверял);
• содержательная часть (кратко излагаются позитивные моменты проверки и подробно излагаются выявленные несоответствия и недостатки).
• выводы, предложения, рекомендации (итог).

   Отчёт подписывается аудитором, его помощниками  и предоставляется заказчику.

   Т. к. аудитор не знает, ознакомился или нет директор предприятия с отчетом, необходимо в технике аудита предусмотреть дублирующий канал доведения информации.

   Начальник службы аудита (подразделения) должен периодически осуществлять анализ результатов  проверок (за календарный период) и  докладывать о них лично.

   Отчет и другие документы проверки должны сохраняться в соответствии с  соглашением между заказчиком, проверяющим  органом и проверяемой организацией.

   Проверяемая организация несет ответственность  за установление и проведение корректирующих действий, необходимых для исправления  несоответствий, выявленных в процессе аудита. 
 
 
 
 

3. Выводы

1. Аудит системы качества предназначен для оценки соответствия системы качества в целом или ее отдельных частей установленным требованиям и эффективности функционирования системы. Объектами системы качества является деятельность подразделений предприятия. Это наиболее полный и представительный аудит состояния работ по управлению качеством и его обеспечению. Этот аудит информативнее аудита продукции и процессов.
2. Основными видами аудита качества являются внешний и внутренний аудиты. Первый проводится сотрудниками предприятия или от его имени. Внешний аудит - проводится внешними по отношению к предприятию организациями - заказчиком продукции или, например, органом по сертификации. Когда аудит осуществляется заказчиком продукции, он называется аудитом второй стороной. Внешний аудит, проводимый независимой от предприятия и заказчика организацией, называется аудитом третьей стороной. Такой вид аудита используется при сертификации.
3. Проведение внутреннего и внешнего аудитов практически не отличается как с процедурной, так и с методической точки зрения. Однако они имеют специфику Например, внешний аудит всегда нейтрален по отношению к аудируемому предприятию и заключения, выданные внешними аудиторами, не подвергаются воздействию внешних факторов и являются более объективными. Внутренний аудит системы качества предназначен для обеспечения руководства предприятия объективной и своевременной информацией о степени соответствия деятельности в системе качества и ее результатов установленным требованием.
4. Участниками аудита могут быть (по ИСО 10011-1): заказчик (клиент), аудируемая организация (аудируемое подразделение), аудитор и главный аудитор.
5. Внутренний аудит можно разделить на три стадии:
• предварительный анализ предприятия;
• проверка на месте;
• подготовка отчёта.