Системный подход для улучшения деятельности на предприятии

В случаи выпуска продукции  несоответствующей установленным  требованиям по качественным показателям  продукция оставляется на проведение повторных испытаний до следующей  смены. На рулоне (продукция), который  оставлен на рассмотрение, контрольный мастер маркером пишет надпись "на рассмотрение и ставит № рулона". При соответствии повторных испытаний установленным требованиям продукция принимается и производится запись в журнале готовой продукции (Ф 1 ДП 09-7.5-05/01-06), маркируется и сдается на склад. При поступлении рекламации от потребителя и возврата продукции, отделом развития технологии и заверения качества проводится работа по выявлению причин возникновения брака. Проводится разъяснительная работа с технологическим персоналом БДМ. Составляется план корректирующих мероприятий (Ф 6 ДП 09-7.5-05/01-06) для предупреждения выработки бракованной продукции.

Возвратную продукцию  берет на приход кладовщик склада готовой продукции и ставит бракованную  продукцию в специально отведенное место буферного склада. На возвратную продукцию начальник ОРТиЗК составляет акт о браке (Ф 7 ДП 09-7.5-05/01-06). В акт о браке заносятся данные о марке бракованной продукции, количестве, причины брака. Акт о браке подписывается комиссией, утверждается техническим директором и передается в бухгалтерию. Копии акта о браке рассылаются: заместителю управляющего директора но производству, начальнику ПКиБ, учетчикам БДМ, кладовщикам склада сырья и в ОРТиЗК. Бракованная продукция отправляется в ЦПМ для уничтожения (переработка).

Анализ данных. По результатам процесса контроля готовой продукции картона и бумаги ежедневно на оперативном совещании определяются выполненные запланированных мероприятий и методы взаимодействия между участниками процесса. Участники процесса приводят необходимые данные и записи, которые были сформированы при осуществлении процесса.

Контрольный мастер предоставляет  данные по причинам отклонений, вызванных  технологическим оборудованием  и оперативным персоналом, приводит данные по отбракованной продукции в акте о несоответствии продукции БДМ (Ф 4 ДП 09-7.5-05/01-06). Совместными усилиями проводится оценка работы всех участников процесса, которая выявляет критические факторы, влияющие на процесс, и дает потенциальную возможность изменить меры взаимодействия для улучшения деятельности.

По результатам анализа  данных ежемесячно формируется отчет "Качество выпущенной продукции  за200_ года" (Ф8 ДП 09-7.5-05/01-06) для предоставления высшему руководству. Ежедневный анализ выпускаемой продукции в виде суточного рапорта в электронном варианте (Ф5 ДП 09-7.5-05/01-06) по требованию доводится до высшего руководства.

Улучшения, корректирующие и предупреждающие мероприятия.

С целью постоянного  улучшения процесса в компании предпринимаются  следующие действия:

- проводится работа  с персоналом для осведомленности  об изменениях настоящей ДП;

- деятельность по улучшению  данного процесса основывается  на изменении требований к  процессу в системе менеджмента  качества и наличии несоответствий  в системе менеджмента качества, связанных с реализацией процесса.

Мероприятия по улучшению  деятельности процесса разрабатываются  с учетом рекомендаций международного стандарта ИСО 9004:2000. Контроль выполнения мероприятий, направленных на улучшение  процесса, возлагается на ПРК. Результаты мониторинга процесса в виде отчетного документа являются входными данными для составления полугодового "Отчета о динамике результативности процессов", который предоставляется на Балансовую комиссию "Анализ со стороны руководства".

 

2.2 Внутренние аудиты ООО "СКИФ"

 

Настоящая документированная  процедура разработана для регламентации  – деятельности по проверке системы  менеджмента качества компании в  соответствии с требованиями МС ИСО 9001:2000, а также формирования отчетной документации по процессу.

Планирование  процесса. Представитель руководства по качеству готовит годовую программу аудита (Ф 04 ДП 03-8.2-01/01-06), в соответствии с которой проводятся конкретные внутренние аудиты реже одного раза в три месяца. Для проведения аудита готовится проект приказа о проведении аудита, в котором назначается ведущий аудитор и группа аудиторов, указываются сроки и область аудита.

В таблице 2 представлены формы ведения документации по аудиту.

 

Таблица 2 Формы составления  документации по внутреннему аудиту

	Наименование формы	Предмет составления  формы
1	Ф 01 ДП 03-8.2-01/01-06	Вопросник аудита
2	Ф 02 ДП 03-8.2-01/01-06	Отчёт по внутреннему  аудиту
3	Ф 03 ДП 03-8.2-01/01-06	Акт о несоответствии
4	Ф 04 ДП 03-8.2-01/01-06	Годовая программа аудита
5	Ф 05 ДП 03-8.2-01/01-06	План проведения аудита
6	Ф 06 ДП 03-8.2-01/01-06	План корректирующих мероприятий

 

При составлении годовой  программы аудита ПРК учитывает:

• наличие претензий,
• получаемых компанией;
• результаты предыдущих внутренних и внешних аудитов; важность и сложность проверяемых процессов:
• результаты анализа состояния результативности СМК.

Составление годовой  программы аудита (Ф 04 ДП 03-8.2-01/01-06) (планирование) осуществляется с учетом принципа независимости  проводимых аудитов (аудиторы не могут проверять собственную работу).

Разработанную годовую  программу аудита ГТРК передает управляющему директору для утверждения. Утвержденная годовая программа аудита должна сформироваться не позднее 15 января планируемого года. Утвержденная годовая программа аудита доводится ПРК до всех заинтересованных лиц под роспись. После этого ПРК помещает документ в дело с материалами по внутренним аудитам СМК.

Порядок работы (Приложение 1).

Ежеквартально в компании проводятся внутренние аудиты отдельных  процессов. Ответственность за проведение внутреннего аудита несет ПРК. Он назначает ведущего аудитора и группу внутренних аудиторов. В группу аудита может быть назначен также технический эксперт, не имеющий полномочий аудитора, но обладающий специальными знаниями или опытом применительно к объекту, подвергаемому аудиту.

Ведущий аудитор СМК, назначенный для проведения аудита, в соответствии с годовой программой аудита приказом директора, примерно за 2-3 недели до аудита составляет план проведения аудита (Ф 05 ДП 03-8.2-01/01-06) и представляет его на согласование ПРК, а затем на согласование с проверяемым должностным лицом (структурным подразделением).

План аудита выступает  в качестве основы соглашения между  аудиторской группой, проверяемым  структурным подразделением и ПРК. План должен облегчить координации действий по аудиту. План аудита должен быть достаточно гибким, чтобы допускать изменения, например, изменение объема аудита, которое может оказаться необходимым по мере выполнения аудита на местах.

План аудита должен включать следующее:

-цели аудита;

-критерии аудита и  любые справочные документы;

-объем аудита, включая  идентификацию организационных  и функциональных единиц и  процессов, подлежащих проверке:

-дату и место, где  должны осуществляться действия  по аудиту на местах;

-ожидаемое время и  продолжительность действий по  аудиту на местах, включая совещания  с руководством организации и  совещания аудиторской группы;

-роли и обязанности  членов аудиторской группы и  сопровождающих лиц;

-выделение соответствующих  ресурсов для критических областей аудита.

При планировании внутреннего  аудита ведущий аудитор должен делать проверку исполнения плана корректирующих мероприятий предыдущего внутреннего  аудита, если данная проверка не была осуществлена ранее. Любые возражения со стороны проверяемого подразделения должны быть разрешены совместно ведущим аудитором и ПРК. Любой пересмотренный план аудита должен быть согласован вовлеченными сторонами до продолжения аудита.

Ответственность за проведение внутреннего аудита несет ПРК  по качеству. Он назначает ведущего аудитора и группу внутренних аудиторов.

Руководители подразделений  обеспечивают процесс аудита в их подразделениях и несут ответственность  за предоставление достоверной информации. В случае выявления несоответствия, руководители подразделений, совместно с ответственными за соответствующие процедуры СМК. Обязаны своевременно предпринять корректирующие и действия по устранению причин несоответствий.

Описание этапов процесса (Приложение 2):

Распределение ответственности и полномочий по аудиту.

ПРК собирает рабочую  группу внутренних аудиторов во главе  с ведущим аудитором. Которые  были утверждены приказом управляющего директора. Проводится совещание, на котором  ПРК информирует аудиторов об особенностях предстоящего аудита и  распределяет ответственность и полномочия по процессам между аудиторами. Ведущий аудитор извещает руководителей подразделений, где будет проводиться утренний аудит СМК, не позднее, чем за три дня до даты проведения аудита. Назначает время аудита.

Анализ документации и подготовка к проведению внутреннего аудита.

Ведущий аудитор распределяет между аудиторами документацию (процедуры, инструкции формы и прочее) для  анализа и составления вопросов. Затем ведущий аудитор и аудиторы составляют вопросник аудита по форме (Ф 01 ДП 03-8.2-01/01-06) с учетом происходящих процессов, применяемых процедур, используемых документов, регистрируемых данных и требований МС ИСО 9001:2000. Руководитель проверяемого подразделения должен подготовить необходимую документацию, информацию и рабочее место для аудиторов. А также провести предварительное внутренне совещание с сотрудниками подразделения по подготовке к аудиту. В случае своего отсутствия руководитель назначает ответственных исполнителей в подразделении для работы с аудитором СМК.

Проведение аудита на местах.

Ведущий аудитор проводит первичное совещание в проверяемом  подразделении, на котором сообщает о рамках и порядке проведения аудита, объясняет порядок отчетности и следующие шаги. При проведении аудита в проверяемом подразделении  группа аудиторов работает гласно составленному вопроснику. Аудиторы должны рассматривать объективные данные, задавать вопросы с максимумом деталей, вести записи, учитывать влияние на другую деятельность.

По мере заполнения вопросника (Ф 01 ДП 03-8.2-01/01-06) аудитором формирую записи о несоответствиях либо замечаниях. По окончании каждого рабочего дня аудита группа внутренних аудиторов обсуждают на совещаниях отнесение выявленных отклонений к несоответствиям либо замечаниям, которые далее отражаются в Актах о несоответствии (Ф 03 ДП 03-8.2-01/01-06), оформляемых в 2-х экземплярах, один из которых остается у внутреннего аудитора, а другой передается руководителя аудируемого структурного подразделения, причастного к возникновению данного несоответствия. Если руководитель проверяемого подразделения не согласен с замечанием аудитора, то он имеет право записать свое особое мнение при подписании акта. По окончании проведения внутреннего аудита в структурном подразделении (процессе) ведущий аудитор и рабочая группа анализируют результаты аудита; восстанавливается тип несоответствия (значительное, незначительное), совместно с руководителем структурного подразделения – причина и систематичность его возникновения.

На основании актов  руководитель данного структурного подразделения совместно со своими подчиненными готовит план корректирующих мероприятий (Ф 06 ДП 03-8.2-01/01 06) в течение 5 (пяти) рабочих дней после получения акта и передает план ведущему аудитору.

Ответственность по корректирующим и предупреждающим действиям  возложена на руководство и сотрудников проверяемого подразделения. Руководитель аудируемого подразделения ответственен за выполнение корректирующих мероприятии в сроки согласно плану.

Анализ результатов  и составление отчета по аудиту.

Ведущий аудитор оформляет отчет но внутреннему аудиту по форме (Ф 02 ДП 03-8.2-01/01-06); приложениями к отчету являются программа ВА (Ф 04 ДП 03-8.2-01/01-06); ВА (Ф 05 ДП 03-8.2-01/0.-06), вопросники (Ф 01 ДП 03-8.2-01/01-06), акты о Несоответствиях (Ф 03 ДП 05-8,2-01/01-06) и планы корректирующих мероприятий (Ф 06 03-8.2-01/01-06).

Ведущий аудитор представляет отчет на заключительном собрании перед  ПРК и руководителями аудируемых структурных подразделений не позднее  пять рабочих дней после получения  планов корректирующих мероприятий. При предоставлении отчета ведущий аудитор должен объяснить и обсудить выявленные несоответствия, обязательно отметить позитивные моменты и успехи, общий уровень соответствия, а также предложенные корректирующие/предупреждающие мероприятия и сроки их выполнения. Аудит считается законченным после подписания отчета (Ф 02 ДП 03-8.2-01/01-06) ведущим аудитором и ПРК. ПРК проводит и предоставляет анализ внутреннего аудита управляющему директору в составе отчета "Анализ со стороны руководства".

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

В наше время происходит невиданный прогресс знания, который, с одной стороны, привел к открытию и накоплению множества новых  фактов, сведений из различных областей жизни, и тем самым поставил человечество перед необходимостью их систематизации, отыскания общего в частном, постоянного в изменяющемся.

Изучение объектов и  явлений как систем вызвало формирование нового подхода в науке — системного подхода.

Системный подход обладает существенными достоинствами по сравнению с другими, например:

1. возможности системного подхода значительно шире для познания объекта исследования, в том числе его синергетических свойств;
2. можно декомпозировать любой изучаемый объект с необходимой глубиной для достижения цели исследования, что обеспечивает выявление всего необходимого для изучения любого относительно неделимого элемента;
3. создается более глубокая схема обоснования и выявления характера и достоверности связей и отношений в исследуемом объекте, и при этом формируются предпосылки для поиска новых механизмов эффективного функционирования объекта;
4. обусловливается тесная связь с другими методологическими направлениями науки, а при необходимости имеется возможность совместного интегративного применения других методологических подходов, что повышает результативность исследования.