Анализ использования систем электронного документооборота органами исполнительной власти Российской Федерации

Документационный процесс – это набор логически связанных между собой этапов обработки документов, на каждом из которых происходит трансформация определённых свойств документа. Процедуры обработки могут выполняться как людьми, так и с помощью программ. В электронном документообороте для каждого вида документа или потока документов одного вида создаётся отдельный автоматизированный документационный процесс или по-другому, маршрут документа. Автоматизированный процесс определяет последовательность этапов электронной обработки документа от момента создания документа в СЭД до заданного конечного состояния, а так же может определять другие сопутствующие характеристики, такие как:

1) Условия переходов

          2) Ветвления маршрута

3) Циклы маршрута

4) Запуск:

• Подпроцессов
• Таймеров контроля сроков

• Автоматизированных процедур обработки

• Роли пользователей, участвующих в обработке документа

Для работы с документационным процессом в СЭД предназначена атрибутная карточка документа.

 

1.2 Электронный документ

В СЭД процесс работы с документом осуществляется через карточку процесса, иногда называемую карточкой документа. В карточке автоматически указывается её автор и дата создания. Сотрудник, создавший карточку, является Инициатором документационного процесса.

Карточка процесса предназначена для решения многих важных задач, например:

1) Управление правами доступа пользователей к информации и документу

2) Ввод и отображение атрибутов документа, например, тема, регистрационный номер и др.

3) Создание и отображение версий документа

4) Управление расширенными (специфичными) свойствами процесса, например:

• Модель (схема) электронного согласования документа
• Лист согласования документа
• Замечания согласующих лиц
• Иерархия резолюций, ход исполнения документа
• Контрольные отметки
• Учёт переноса сроков исполнения документа
• И другие

5) Создание ссылочных связей с элементами справочников, например, связь карточки документа с карточкой контрагента и т.п.

6) Создание ссылочных связей с другими документами в СЭД

7) Предоставления прав доступа на выполнение действий маршрута документа, например, отправка документа по маршруту, определённому для данного этапа процесса обработки документа

8) Предоставление прав доступа на выполнение различных автоматизированных процедур, например, авто формирование и присвоение документу регистрационного номера

9) Отображение журнала событий работы с документом

 

Для хранения и отображения карточек документов в системе электронного документооборота используются специальные журналы и папки, например:

• Журнал регистрации документов
• Журнал контроля исполнения документов
• Журнал согласования документов
• И другие

 

 

 

 

 

 

1.3 Виды обработки электронных документов

Под видами автоматизированной обработки считаются процедуры, выполняемые с электронным документом с целью изменения его качеств.

К таким процедурам можно отнести:

1) Общие виды обработки:

• Создание
• Редактирование
• Сохранение
• Переименование
• Перемещение по маршруту
• Помещение в папку
• Индексирование
• Удаление

2) Специализированные виды обработки:

• Экспертиза
• Согласование, визирование, подписание

• Регистрация
• Классификация
• Исполнение
• Контроль
• Связывание документов по ссылкам
• Поиск
• И другие, определяемые спецификой.

Обработка документа в электронном виде осуществляется в рамках документационного процесса в пределах тех прав доступа, которые предоставлены сотрудникам, являющимся ролями в маршруте документа.

 

 

 

 

1.3.1 Специфика электронного документооборота

В каждой отрасли или в разных видах деятельности при обработке документов как в бумажном, так и в автоматизированном виде имеется своя специфика, связанная с различиями как в составах обрабатываемых документов, так и в процедурах обработки. В связи с этим для автоматизации специфичных документационных процессов применяются разные системы.

Можно выделить следующие виды электронного документооборота:

• Производственный
• Управленческий
• Технологический
• Бухгалтерский
• Складской
• Офисный
• И другие.

 

1.4 Задачи электронного документооборота

Автоматизированный документооборот предназначен для решения большого спектра задач. К таким задачам можно отнести:

1) Систематизацию и регламентацию работы с документами

2) Подготовка документов по шаблонам

3) Ведение номенклатуры дел организации

4) Автоматизацию учёта документов, в том числе:

• Классификацию документов по различным критериям
• Регистрацию документов по заданным шаблонам и алгоритмам
• Учёт сроков хранения
• Помещение документов в дела и разбивка дел на тома

3) Автоматизацию поиска документов

4) Электронную рассылку документов

5) Автоматизацию процедур коллективной работы с документом:

• Разработка проекта документа
• Согласование документа
• Экспертиза документа
• Исполнение документа

6) Обеспечение защиты от несанкционированного доступа и искажения или удаления информации

Кроме выше перечисленного, современные СЭД так же реализует дополнительные задачи, которые раньше выполняли отдельные программы:

• Оперативный обмен информацией и документами – вместо электронной почты и интернет пейджеров
• Просмотр ленты новостей компании, ознакомление с опубликованными документами – вместо интернет порталов
• Работа с органайзером и списком персональных поручений – вместо ежедневников

 

1.5 Функции электронного документооборота

Исходя из задач, стоящих перед автоматизацией документационных процессов, определяется набор требуемых функций, которые должна реализовывать система документооборота:

1) Создание атрибутных карточек документов

2) Прикрепление к карточкам документов файлов произвольных типов

3) Формирование текста документа из предопределённого шаблона с подстановкой в него значений переменных, которые могут быть в карточке документа или базе данных СЭД

4) Создание версий документов

5) Формирование образа электронного документа на бланке с использованием шаблонов

6) Сохранение образа документа в файл pdf или ms word

7) Управление правами доступа пользователей СЭД

8) Создание маршрутов документов

9) Управление движением документов по маршрутам

10) Рассылка участникам документационных процессов уведомлений и напоминаний

11) Ведение журналов документов

12) Ведение справочников и классификаторов 

13) Регистрация и классификация регистрируемых в СЭД документов

14) Формирование поручений

15) Поиск карточек документов

16) Подписание документов ЭЦП

17) Формирование отчётов и статистики о движении документов

К общесистемным функциям автоматизированного документооборота можно отнести:

1) Возможность удалённой работы с документами через Интернет

2) Использование информационного хранилища субд для хранения документов и метаданных

3) Возможность одновременной работы с СЭД

4) Обеспечение информационной безопасности

• Персональная аутентификация пользователей СЭД
• Шифрование трафика
• Ролевая модель управления доступом
• Использование цифровых сертификатов

 

1.6 Внедрение электронного документооборота

На смену бумажному документообороту приходит электронный документооборот. Одной из основных целей автоматизации документационных процессов является переход на безбумажный документооборот. Это приносит организации несомненные выгоды, связанные как со снижением затрат на поддержку бумажного документооборота, так и с возможностью качественного повышения эффективности ведения бизнеса. Внедрение электронного документооборота нацелено на достижение определённых в проекте внедрения целей, которые, как правило, связаны с общим улучшением качества ведения бизнеса, а в некоторых случая и для достижения конкретных количественных характеристик.

 

1.7 Электронный документооборот. Плюсы и минусы 

Переход на электронный документооборот имеет значительно больше плюсов, чем минусов. Однако плохо организованный проект внедрения СЭД может свести на нет все плюсы автоматизации. Принципиально важно перед внедрением определить цели проекта. Цели автоматизации документооборота должны быть понятными и достижимыми.

К основным плюсам автоматизации документационных процессов можно отнести:

• Централизованное, структурированное и систематизированное хранение документов в электронном архиве
• Единообразный подход к процедурам формирования и обработке документа (регистрация, согласование и т.п.)
• Использование унифицированных форм документов, формирование документов по шаблонам 
• Быстрый поиск документов
• Аудит доступа пользователей к документам

К минусам можно отнести достаточно высокие начальные затраты на внедрение электронного документооборота и необходимость скрупулезной работы по обучению пользователей и прививание им навыков работы с СЭД.

 

1.8 Расходы на электронный документооборот

Какие расходы понесёт организация при переходе на электронный документооборот? К первичным расходам можно отнести:

1) Лицензии на программное обеспечение СЭД. Чем больше будет приобретаться лицензий, тем дешевле будет стоимость одной лицензии СЭД

2) Сервер приложения СЭД:

• "Железо" сервера
• Лицензии на программное обеспечение сервера

3) Затраты на техническое обновление оборудования

4) Затраты на обучение персонала и администраторов

5) Затраты на ввод СЭД в эксплуатацию:

• Настройку и доработку сэд по техническому заданию
• Развертывание программного обеспечения системы (установка и конфигурирование)
• Интеграция сэд с другими системами

Долгосрочные расходы на электронный документооборот будут включать:

• Затраты на сопровождение СЭД:

- Консультации специалистов тех. Поддержки

- Обновление версий СЭД

- Обновление сопутствующего программного обеспечения

 

1.9 Цели внедрения электронного документооборота

В каждом из проектов внедрения автоматизации документационных процессов могут быть определены свои цели, долгосрочные и краткосрочные, связанные как с текущим состоянием документооборота в организации, так и с её спецификой деятельности. Вот некоторые цели внедрения электронного документооборота в организации:

Качественные цели внедрения, например: