Анализ использования систем электронного документооборота органами исполнительной власти Российской Федерации

• Облегчение работы сотрудников за счёт сокращения рутинных операций
• Снижение потерь документов и исключение создания ошибочных дубликатов за счёт ведения единого информационного хранилища документов
• Создание «прозрачности» при обработке документов за счёт введения статусов обработки документов, ведения журнала изменений и передачи документа, отображения текущего этапа обработки документа и т.д.
• Сокращение сроков согласования договоров в удалённых подразделениях, за счёт отсутствия пересылки пакета бумажных документов.

Поскольку многие СЭД содержат систему контроля исполнения, то одной из целей перехода на автоматизированный документооборот является повышение исполнительской дисциплины, которая выражается в исполнении документов в заданные сроки. Достигается такой эффект за счёт «повышения прозрачности» процесса исполнения документа. В СЭД по каждому документу, требующему контроля исполнения, автоматически создаются и доставляются исполнителям карточки поручений. В карточке документа отображается ход исполнения поручений, их статусы, сроки, исполнители и т.д. Это позволяет контролёру документа оперативно вмешаться в процесс исполнения, если будет замечено отставание от заданных сроков. В этом СЭД может помочь контролёру за счёт автоматического контроля сроков исполнения и рассылки уведомлений о событиях.

Количественные цели внедрения электронного документооборота, например:

• Сокращение времени на поиск документов до 10 раз. Поиск одного документа должен быть сокращён с 10 минут до 1-й минуты
• Увеличение числа обработки обращений в день одним сотрудником в два раза с 10шт. До 20шт.
• Сокращение расходов на бумагу и картриджи в два раза с 20 000руб в месяц до 10 000руб.
• Сокращение сроков согласования договоров в четыре раза, с восьми дней до двух дней.
• И т.д.

Следует помнить, что внедрение электронного документооборота в денежном выражении может намного превышать затраты на бумажный документооборот.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 2. АНАЛИЗ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА ОРГАНАМИ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

 

2.1 Документооборот органов власти

 

В соответствии с положениями ФЦП «Электронная Россия» и Концепцией формирования в Российской Федерации электронного правительства до 2010 года, перед органами государственной власти и местного самоуправления стоят задачи создания условий для повышения качества оказания государственных услуг с использованием современных информационных технологий (внедрения электронного документооборота, создания порталов госуслуг и т. п.).                                                                                                       

Возможности системы электронного документооборота позволяют решить целый комплекс задач по автоматизации документооборота и других направлений работы органов власти.

Решаемые задачи:

1) обеспечить сокращение трудозатрат и времени на обработку и подготовку документов, принятие управленческих решений;

2) повысить уровень исполнительской дисциплины и упростить механизм ее контроля;

3) обеспечить оперативность (соблюдение установленных законодательством сроков) предоставления услуг населению;

4) ускорить взаимодействие с подведомственными организациями, иными органами власти, подразделениями, расположенными в других городах или отдаленных офисах;

5) обеспечить открытость и доступность информации о деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, а также предоставляемых ими услугах;

6) снизить расходы органов власти на обеспечение взаимодействия между собой и с населением.

Для решения данных задач федеральным и региональным органам законодательной и исполнительной власти, а также органам местного самоуправления имеет смысл организовать:

1) Электронный документооборот внутри организации:

• все документы (входящие и исходящие) хранятся в единой системе — формируется единое информационное пространство организации независимо от территориальной удаленности подразделений;
• вероятность потери документов при безбумажном документообороте снижается до минимума в отличие от работы с бумажными документами;
• на поиск необходимого документа требуется всего несколько минут — средства атрибутивного поиска обеспечивают быстрое нахождение электронного документа даже по неполным реквизитам, а при введении системы штрих-кодирования возможен моментальный поиск по штрих-коду;
• согласование документов и принятие решений по документам занимает от нескольких часов до 2-3 дней, даже если один согласующий сидит в Калининграде, а второй — во Владивостоке;
• участники процесса согласования имеют доступ к рецензиям иных согласующих, а также к версиям документа;
• экономятся время и ресурсы для обеспечения взаимодействия сотрудников внутри организации за счет автоматизации служебных записок, заявок, внутренних правил движения документов, назначения поручений и формирования отчетов по исполнительской дисциплине, быстрого и контролируемого ознакомления сотрудников с новыми документами, упрощения управления документооборотом;
• с обращениями граждан работа ведется оперативно и четко с соблюдением сроков — они также заносятся в систему, которая направляет их по заложенным в нее регламентам и контролирует сроки подготовки ответных решений;
• документы могут быть даже подписаны в электронном виде при использовании в организации ЭЦП (электронной цифровой подписи);
• руководители различных уровней имеют целостную картину происходящих процессов.

2) Межведомственный электронный документооборот:

• документы из одного ведомства (организации) в другое передаются за считанные минуты:  например, из органа исполнительной власти края в орган местного самоуправления краевого центра распоряжение губернатора поступает через несколько минут после подписания;
• снижаются затраты на обеспечение взаимодействия между разными органами власти, упрощается администрирование этого процесса;
• появляются инструменты для отслеживания сроков предоставления иными органами власти данных и документов, необходимых для принятия решений и предоставления госуслуг;
• документы могут быть даже подписаны в электронном виде при использовании в организациях ЭЦП (электронной цифровой подписи) — передача подписанных ЭЦП документов может считаться достаточной и не требовать дублирования бумажными документами;
• поиск документов, независимо от организации их подготовившей, занимает несколько минут, если межведомственный документооборот двух и более организаций реализован в едином информационном пространстве — все организации работают фактически в единой системе.

3) Архивное хранение электронных документов:

• все документы собраны в едином хранилище документов — для организации, имеющей множество подразделений по всей России (или всему региону), достаточно создания единого архива документов;
• поиск документов в электронном архиве занимает несколько минут, тогда как в бумажном - может занять до нескольких суток;
• контроль доступа к документам гораздо проще организовать при работе с электронными документами и их архивном хранении — права доступа определяются ролью специалиста в системах;
• работать с электронным документом из архива могут одновременно несколько специалистов, тогда как использовать бумажный документ может только один сотрудник;
• найти бумажный документ также становится проще, так как в электронном архиве хранится информация о местонахождении бумажного экземпляра документа;
• списание дела в архив происходит из системы электронного документооборота, доступ к документам в архиве также может осуществляться непосредственно из СЭД ;
• снижается стоимость хранения документов, так как электронный архив документов занимает значительно меньшую площадь и требует меньших расходов на обслуживание.

4) Предоставление государственных услуг по принципу «единого окна» и автоматизация административных регламентов:

• предоставление услуг государственными служащими осуществляется по принятому регламенту, заложенному в систему, гарантирующему надлежащее качество предоставляемой услуги и соблюдение сроков;
• снижается влияние человеческого фактора на качество оказываемых государственными органами услуг;
• уменьшается стоимость операционных издержек на предоставление госуслуг;
• система «единого окна» снижает количество контактов гражданина с госслужащим и количество предоставляемых заявителями документов;
• существенно сокращается время предоставления услуг, так как при реализации принципа «единого окна» существует единая точка сбора всех документов у заявителя, а в рассмотрение вовлекаются, согласно регламенту, госслужащие различных организаций.

5) Порталы с информацией о госуслугах:

• порталы дают гражданам возможность получать информацию о сроках и правилах предоставления государственными органами услуг;
• портал может использоваться как виртуальная приемная руководителей органов власти и местного самоуправления;
• для размещения на портале документов требуется минимум времени, так как при интеграции электронного документооборота и портала публикация документов возможна прямо из СЭД;
• размещение подробной информации об услугах позволяет снизить расходы на первичную работу с населением, обработку заявок.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.2 Использование систем  электронного документооборота органами исполнительной власти Российской Федерации

 

Современные компьютерные технологии все активнее вторгаются в работу властных структур, во взаимоотношения граждан и государства, определяют пути трансформации и модернизации государственного аппарата. Новые информационные технологии становятся новыми политико-административными технологиями. Внедрение информационно-коммуникационных технологий делает работу органов исполнительной власти более динамичной и гибкой, интерактивной.

Повышается качество предоставляемых государством услуг, информирование граждан становится более полным.

В Российской Федерации началом становления системы электронного правительства можно считать принятие Федерального закона ФЗ № 210 от 27.07.2010 г. «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» [1]. Некоторые этапы оговоренных в данном законодательном акте работ вступили в силу, но в настоящее время из-за несогласованности в реализации «Концепции формирования в Российской Федерации электронного правительства до 2010 года», разработанной Министерством информационных технологий и связи Российской Федерации совместно с Министерством экономического развития и торговли Российской Федерации и Федеральной службой охраны Российской Федерации [2] на региональном и федеральном уровнях возникла необходимость пересмотра многих положений, лежащих в ее основе. В частности, одной из основ реализации концепции электронного правительства могут стать системы электронного документооборота (СЭД). Внедрение единого электронного документооборота в работу исполнительных органов власти может послужить основой работы межведомственного электронного документооборота и упростить его внедрение [3]. Но для этого необходимо, чтобы все органы государственной власти пользовались одной и той же СЭД либо чтобы системы различных органов власти могли легко интегрироваться между собой.

Поиск возможных путей создания единой общероссийской СЭД требует анализа текущего состояния развития СЭД в РФ. Именно это и является задачей нашего исследования. Результаты анализа помогут выбрать оптимальную стратегию использования СЭД органами исполнительной власти РФ, которую можно рекомендовать для оптимизации системы электронного правительства.

2.2.1 Принципы использования систем электронного оборота

Возможность использования СЭД в России появилась с принятием Федерального закона ФЗ № 1 от 10.01.2002 г. «Об электронной цифровой подписи» [4] и ряда нормативных документов, изданных в 2002 г., которые сформировали необходимую законодательную базу для создания и развития защищенного, юридически значимого электронного документооборота, а также установили порядок представления налоговой и бухгалтерской отчетности через Интернет в налоговые органы.

Однако до сих пор концепция электронного правительства не была полноценно реализована на территории РФ и сроки запуска системы в эксплуатацию переносились дважды [5]. Помимо прочего, это вызвано тем, что, согласно исследованию Минкомсвязи [6], успешное функционирование электронного правительства невозможно без обеспечения органов исполнительной власти федерального, регионального и муниципального уровня СЭД в объемах, необходимых для подключения к ним всех чиновников-исполнителей, участвующих в межведомственном взаимодействии. Таким образом, критериями первичного анализа СЭД, используемых для успешной реализации концепции электронного правительства на федеральном уровне, станут следующие объективные показатели:

− оснащенность СЭД федеральных органов исполнительной власти (ФОИВ);

− количество ФОИВ, подключенных к системе межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ) и межведомственному электронному документообороту (МЭДО);

− применяемость электронно-цифровой подписи (ЭЦП) в работе СЭД органов исполнительной власти; наличие необходимого функционала в применяемой СЭД.

В рамках реализации постановления Правительства Российской Федерации от 6 сентября 2012 г. № 890 было проведено исследование СЭД, внедренных в ФОИВ в 2013 г. В официальном отчете Минкомсвязи [7] представлены следующие данные о результатах исследования. На момент исследования СЭД внедрены в 74 ФОИВ. На момент составления отчета в четырех ФОИВ внедрено более одной СЭД – Минкультуры России, Минтранс России, Федеральная налоговая служба России, Федеральная служба судебных приставов России. Не внедрены СЭД в Федеральной службе по техническому и экспортному контролю России, ФСБ России, Службе внешней разведки России, МВД России, Ростуризме. Наиболее активные участники МЭДО и их взаимодействие с ФОИВ показаны в таблице 1.