Анализ организации документооборота на примере предприятия ОсОО «РУГИ по ЭиТБ г.Бишкек»

 

Современные универсальные информационные технологии для совершенствования ДОУ

Современный офис уже невозможно представить  без компьютерной техники. Но в области  работы с документами до сих пор  во многих организациях специалисты, на которых возложено ведение делопроизводства,   используют компьютер как пишущую  машинку с памятью набора и  распечатки текстов. В то же время  компьютерные технологии позволяют  автоматизировать весь цикл работы с  документами: от создания и редактирования документов, их регистрации, контроля исполнения, информационно-справочной работы, ведения адресных книг и  других баз данных, организации движения документов внутри компании, учреждения, фирмы (визирование, согласование документов), прием-передача документов до организации  полнотекстового электронного архива.

Поэтому все больше компаний сегодня понимают, что их эффективная работа, улучшение  информационно-документационного обслуживания сферы управления, повышение производительности и качества работы управленческого  аппарата в целом не возможны без  внедрения современных технологий и специального программного обеспечения.  При этом, каждая организация, учреждение, фирма выбирает свой путь совершенствования  документационного обеспечения  управления (ДОУ) на базе внедрения  современных информационных технологий.

Наиболее  распространенным подходом к решению  данной задачи для мелких и средних  предприятий является совершенствование  выполнения отдельных видов работ  путем применения универсальных  информационных технологий (ИТ). Подобная стратегия, ориентированная на существующую структуру  предприятия достаточно проста в реализации.

Она может  быть реализована как на отдельном  компьютере, так и в рамках локальной  сети. Причем многие современные компьютерные системы и технологии многофункциональны и ориентированы на выполнение  ряда делопроизводственных функций.

Для систематизации множества универсальных ИТ в  соответствии с основными этапами  процесса ДОУ  и типовыми функциями  организационного управления следует  разбить процесс ДОУ на ряд  этапов:

- подготовка, создание и оформление документов;

- прием-передача  документов;

- организация  движения документов внутри организации;

- регистрация  и контроль исполнения;

- информационно-справочная  работа;

- хранение  документов.

     В таблице 2 предложен вариант  решения делопроизводственных потребностей  с помощь универсальных технологий.    

Наиболее  известными ИТ, используемыми при  оформлении документов являются: текстовый, табличный и графический редакторы/процессоры. В качестве текстового редактора в большинстве случаев используют MS Word интегрированного пакета MS Office.

 

 

Таблица 2.

Универсальные ИТ

Делопроизводственные функции	Основные универсальные ИТ, ориентированные  на выполнение делопроизводственных функций
1	2
Документационно-иформационное обеспечение  управления
Создание документа: подготовка содержания, составление, оформление; подготовка бланка; коллективная работа по созданию документа.	Технологии работы с информацией  различного типа, в точности текстовый  редактор (процессор), табличный процессор, графический редактор. Технология баз данных. Интеллектуальные  ИТ (электронные  словари и переводчики). Сетевые ИТ.
Прием и передача информации.	Сетевые ИТ. ИТ, поддерживающие факсимильную связь. Электронная почта.
Регистрация документов и контроль их исполнения.	Технология баз данных.
Хранение информации и организация  доступа к ней; справочно-информационная деятельность.	Технология преобразования бумажного  документа в электронный. Технология баз данных. Технологии создания каталогов  системы Windows. Технологии сжатия информации.
	Технологии поиска информации. Технологии, обеспечивающие безопасность документов.
Информационное обеспечение процедур принятия решений.	Интеллектуальные  ИТ (экспертные системы, аналитические информационные системы). Технология баз данных.

 

Использование различных компонентов этого  пакета имеет массу преимуществ: полная совместимость отдельных  компонентов, то есть возможность передачи информации из одной программы в  другую; единообразие методов работы и другое. MS Word предоставляет также много возможностей для оформления текста: различные стили оформления, различные шрифты; возможности изготовления и вставки рисунков, таблиц; редактирование, проверка правописания, многоязыковая поддержка; создание форм и бланков; возможности создания и редактирования сообщений электронной почты; разнообразные операции по работе со сложными по структуре многостраничными документами.

В качестве табличного редактора выбирают MS Excel пакета MS Office. Обладая широким кругом возможностей по автоматическому вычислению, электронные таблицы позволяют также находить в бизнесе ключевые точки, воздействуя на которые можно малыми затратами достичь заметных результатов, оценить отдачу будущих проектов. MS Excel предоставляет широкие возможности по оформлению документов, поиску в них нужной информации, оформлению результатов поиска, построению диаграмм различного типа.

Иллюстративный  материал – важный элемент любого документа. Одним из наиболее популярных средств его создания является компьютерная графика. В настоящее время существует большое количество программ компьютерной графики от простейшего графического редактора типа Paint, входящего в комплект стандартных программ системы Windows, до сложных профессиональных программ.

Наиболее  разнообразны и многофункциональны ИТ, предназначенные для хранения информации, организации к ней  доступа и выполнение справочно-информационной работы. Наиболее простая технология, не требующая  специального программного обеспечения, базируется на возможностях, предоставляемых системой Windows. Она позволяет создать систему папок для хранения документов в соответствии с номенклатурой дел организации, организовать доступ к документам.

Для организации  хранения объемных документов или для  организации архивного хранения используются технологии сжатия информации, реализуемые программами-архиваторами. Использование подобных программ дает не только возможность значительно экономить дисковое пространство на компьютере, но и быстро передавать большое количество документов при их пересылке по электронной почте или передаче на дискетах. Наиболее распространенными программами-архиваторами являются WinZip и WinRar.

Хранение  документов в памяти компьютера предполагает электронную форму представления  документа. Основной технологией перевода бумажных документов в электронную форму является сканирование. Сканирование – это технологический процесс, в результате которого создается графический образ бумажного документа. Для преобразования графического образа бумажного документа в текстовый документ используют технологию распознавания образов.  Наиболее широко известна и распространена программа FineReader, способная обеспечить высокое качество распознавания и удобство применения.

Для организации  хранения большого объема информации, доступа к ней и  выполнения справочно-информационной работы используется технология баз данных. Также технология баз данных позволяет автоматизировать выполнение различных делопроизводственных функций: регистрацию документов и контроль их исполнения, осуществление справочной работы по документам организации, составление описей документов длительного срока хранения перед сдачей в архив, получение по истечении делопроизводственного года выборки в виде акта о выделении документов, сроки которых истекли, к уничтожению и другие. Наряду с этим, базы данных позволяют получить справку по законодательной базе, по системе нормативно-методических документов, определяющих порядок решения рассматриваемого вопроса. Самое большое распространение для организации баз данных получила система Access пакета Ms Office. Это объясняется ее простотой в освоении, удобством в эксплуатации, большим спектром функциональных обязанностей.

Особое  место среди универсальных ИТ занимают сетевые информационные технологии, обеспечивающие функцию приема и передачи информации. Это обеспечивается посредством объединения компьютеров в локальную и глобальную сеть (Internet). Локальную часто применяют внутри организации для обмена информацией между подразделениями, а глобальную – для передачи и приема информации от территориально-удаленных центров. Программным средством, обеспечивающим связь с Интернетом и работу в нем, чаще всего является   Internet Explorer.

На основе сетевых ИТ реализуются оперативные  средства связи, такие как: электронная  почта и факсимильная связь.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

Организация работы с документами  – ключевая технология управления в любом учреждении: от офиса небольшого предприятия до федерального ведомства  или огромной корпорации. Естественно, эффективное управление требует  некоторой системы работы с документами. Чем шире сфера и масштабы деятельности организации, тем более важную и  самостоятельную роль играет собственно система делопроизводства. Она предполагает не только единые правила документирования – оформления документов, но и единый порядок документооборота.

Документальное (подтвержденное документами) оформление хозяйственных операций позволяет  бухгалтерской службе вести предварительный, текущий и последующий контроль за деятельностью материально-ответственных  лиц, движением имущества и состоянием расчетно-платежной дисциплины.

Все хозяйственные  операции, осуществляемые субъектом, должны оформляться документами, являющимися  первичными учетными документами, на основании  которых ведется бухгалтерский  учет.

Документ  является основанием и подтверждением учётных записей. Все хозяйственные  операции оформляются документами. Они служат первичными учётными документами (ПУД). На их основании ведётся бухгалтерский  учёт. Без документа нет бухгалтерской  записи.

Документация – оформление экономического события (хозяйственной операции) документом. В широком понимании бухгалтерская документация представляет собой первичные бухгалтерские документы, учётные регистры и бухгалтерская отчётность⁴.

Документ – письменное свидетельство с заполнением необходимых реквизитов, придающих ему доказательную юридическую силу. Именно документ – основа информационной системы предприятия. Его значение не только не снизилось в связи с широкой автоматизацией учётно-вычислительных работ в последнее время, но ещё более возросло.

Современная информационная система – это  сложный аппаратно-программный комплекс, у истоков которого находится  первичный учётный документ,  отражающий бизнес процессы экономического субъекта. По некоторым зарубежным оценкам, через две недели простоя  информационных систем у 75% компаний потеря функционирования становится критической  или полной. Утеря баз данных у 80% компаний приводит к их банкротству.

Поэтому роль документов важна в процессе оперативного управления хозяйственной  деятельностью, осуществления контрольно-аналитических  функций. С их помощью проводится оценка уровня мастерства управляющих, формирование финансовых результатов  организации.

Становится возможным дать правовое обоснование фактов хозяйственной  жизни. Они являются одним из главных  источников, используемых в процессе анализа хозяйственной деятельности, что позволяет выявить отклонения от бизнес-плана.

С помощью документов осуществляется постоянное наблюдение за движением  материальных, трудовых и финансовых ресурсов. Подписывая документ, лицо, наделённое правомочием, контролирует таким путём  законность и целесообразность операции. Это способствует режиму экономии, возлагает на каждого работника, подписавшего документ, персональную ответственность за совершаемые  им действия. Таким путём осуществляется контроль за сохранностью имущества, действиями материально ответственных лиц, выявляются факты недобросовестности или прямых злоупотреблений.

Материальным  носителем документа могут выступать  учётный бланк или магнитный  диск: в зависимости от того, на бумажном или машинном носителе зафиксирована  учётная информация.

Как правило, бухгалтерский документ подготавливается на бланке установленной формы, отпечатанном типографском способом.

Если документ подготовлен на машинном носителе, то организация обязана  изготовить его копию на бумажном носителе для других участников хозяйственных  операций, включая контролирующие органы.

Отсутствие действенной технологии управления документооборотом приводит, в конечном счете, к тому, что, как  правило, в произвольный момент времени  невозможно точно сказать, над какими документами работает учреждение, какова история и текущее состояние  того или иного вопроса, чем конкретно  заняты исполнители.

Общегосударственные нормы регламентируют только форму готовых – официальных  документов, но не технологию их подготовки: работу с проектами и неофициальными рабочими документами. Поэтому на этапе  подготовки документов могут быть применены  произвольные информационные технологии – от текстовых процессоров до систем коллективной работы.