Анализ организации документооборота на примере предприятия ОсОО «РУГИ по ЭиТБ г.Бишкек»

Положения ГСДОУ получили развитие применительно  к соответствующему уровню управления в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Государственной архивной службой  утверждена Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах КР. Она введена с целью совершенствования на единой основе документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов и технологии работы с ними.

В соответствии с системой ДОУ и  Типовой инструкцией по делопроизводству министерства и организации разрабатывают  аналогичные документы с учетом специфики отрасли и конкретной организации.

В ближайшие годы планируется разработка новой редакции ГСДОУ как системы  норм, требований, положений, регламентирующих основные правила работы с документами  на предприятиях и в организациях. Принципиальное отличие будущей  системы состоит в том, что  она будет представлять собой  единый комплекс автоматизированного  документирования и документооборота на базе новых информационных технологий (современные текстовые редакторы, электронная почта, автоматизированная номенклатура дел)

1.3 Материально-техническое  обеспечение документооборота

Документационное обеспечение  управленческого труда реализуется  путем делопроизводственного обслуживания деятельности аппарата управления.

Осуществление документационных процессов  связано с созданием, хранением, передачей и использованием больших  массивов документированной информации.

Сокращение трудозатрат, связанных  с этими процессами, и повышение  качества работы с документной информацией  достигаются различными путями. Наиболее эффективный путь - это внедрение  в практику делопроизводственной деятельности офиса технических средств информационных технологий, в том числе и средств  организационной техники (оргтехники), к которой относятся достаточно большой перечень технических средств, устройств и приспособлений, начиная  от карандашей и заканчивая сложными системами и средствами передачи информации.

В настоящее время состав групп  средств оргтехники претерпел существенные изменения, что связано с проникновением на рынок ведущих мировых фирм-производителей различного рода техники и программных  продуктов для офисных технологий. Появились средства оргтехники, выполняющие  универсальные функции обработки  документов при минимальных затратах физического труда, расширению возможности  средств и систем электронной  передачи документов на большие расстояния, но в то же время уделяется пристальное  внимание разработке новых и совершенствованию  традиционных механических средств  оргтехники.

Средства оргтехники в офисных  процедурах и процессах применяются  для выполнения различных операций по обработке документированной  информации или же связанных с  организацией управленческого или  иного труда. Поэтому классификация  всей номенклатуры средств проводилась  по функциональному признаку.. Однако переход от традиционных методов  хранения, поиска, обработки и распространения  информации к новым способам и  технологиям, основанным на современных  средствах организационной техники, требует иного подхода и классификации  средств оргтехники, поскольку существовавший перечень технических средств в  настоящее время подвергается коренному  изменению как в части элементарной базы, так и в части технологических, эргономических и прочих характеристик. Поэтому предлагаемая классификация  средств оргтехники основана на функциональном признаке с учетом современных тенденций  развития и состояния рынка оргтехники.

1. Носители информации: носители информации на бумажной основе несветочувствительные; носители для репрографических процессов; микроносители визуальной информации; звуконосители; видеоносители; магнитные носители для записи кодированной информации; перфоносители машинные для записи кодированной информации.

2. Средства составления и изготовления  документов: ручные пишущие средства; пишущие машины; диктофонная техника; печатающие устройства персональных компьютеров и графопостроители; специализированные программные продукты для персональных компьютеров.

3. Средства репрографии и оперативной  полиграфии: средства фотокопирования; средства диазокопирования; средства электрографического копирования; средства термографического копирования; машины электронно-искрового; средства микрографии; средства ризографического копирования; машины для гектографической печати; машины для трафаретной печати; оборудование для оперативной офсетной печати.

4. Средства обработки документов: фальцевальные, биговальные, перфорирующие и резательные машины; машины и устройства листоподборочные и сортировальные; скрепляющее и склеивающее оборудование; конвертовскрывающие и резательные машины; машины для нанесения защитных покрытий на документы;адресовальные, штемпелевальные и франкировальные машины; машины для уничтожения документов, агрегатированные линии для обработки корреспонденции.

5. Средства хранения, поиска и  транспортировки документов: первичные средства хранения документов, вторичные средства хранения документов; картотеки и картотечное оборудование; тележки для транспортировки документов; лифтовое оборудование; транспортеры и конвейеры; пневматическая почта; оборудование для хранения носителей информации.

6. Средства электросвязи: средства и системы стационарной и мобильной телефонной связи; средства и системы телеграфной связи; средства и системы факсимильной передачи информации; электронная почта.

7. Банковская оргтехника: машины для счета купюр, детекторы валют; машины для упаковки банкнот; банкоматы.

8. Другие средства оргтехники: сканеры, компьютерные аксессуары.

9. Офисная мебель и оборудование: мебель служебных помещений специализированная; оборудование служебных помещений специализированное; оборудование и приборы для исследования условий труда.

Средства составления и изготовления документов. Наиболее распространенным среди средств составления текстовых  документов являются ручные пишущие  средства: автоматические ручки печати, они работают тихо, компактно, потребляют небольшую мощность, однако вывод  на печать дороже, чем в других принтерах, из-за высокой стоимости принтерных картриджей. Из-за хрупкости печатающего  механизма следует использовать бумагу хорошего качества.

Появление устройств для вывода графической информации - плоттеров (графопостроителей) - было естественным следствием развития и широкого внедрения  в различные сферы деятельности (в т.ч. офисной) систем автоматизированного  проектирования. Результат работы практически  любого такого пакета - это комплект конструкторской и(или) технологической  документации, в котором различные  графические материалы.

Средства репрографии и оперативной  полиграфии. Речь идет о совокупности машин, предназначаемых для копирования  и тиражирования документов.

К средствам оперативной полиграфии относятся гектографы, ротаторы, малые  офсетные машины, работающие по упрощенной полиграфической технологии. Сущность полиграфического процесса состоит  в многократном результате чего формируется  изображение, которое с определенной степенью точности дублирует оригинал. Различные методы многократного  получения одинаковых изображений  полиграфическими средствами объединяются под общим названием - печатные процессы.

Группа средств обработки документов включает в себя машины и приспособления для физической обработки носителя.

Средства электросвязи. Настоящее  время характеризуется значительным количеством и качеством телефонных аппаратов, аппаратов с использованием новейших достижений электронной и  вычислительной техники.

Телефонные аппараты классифицируют по различным принципам. По способу  питания схемы они подразделяются на аппараты системы местной батареи (МБ), центральной батареи АТС (ЦБ АТС) и безбатарейные. По типу станций  они делятся на аппараты АТС и  аппараты телефонных станций с ручным обслуживанием (РТС). По способу набора номера аппараты могут быть с передачей  информации набора номера импульсами постоянного тока посредством дискового  или кнопочного номеронабирателя и  с передачей информации набора многочастотным кодом посредством кнопочного номеронабирателя. По выполняемым функциям различают  телефонные аппараты с обычными функциональными  возможностями, с дополнительными  возможностями и многофункциональные  аппараты. В зависимости от конструктивного  оформления аппараты подразделяются на настольные, стенные, унифицированные  и переносные. Особое место занимают радиотелефонные аппараты и т.д.

Сейчас на рынке представлено большое  количество разнообразных телефонных аппаратов различных классов  сложности. С начала 80-х гг. во многих странах стали пользоваться сотовым (мобильным) радиотелефоном. Новое поколение  мобильных телефонов является цифровым.

Достижения современных технологий способствуют активному внедрению  в повседневную практику различных  видов связи: телефонной, телеграфной, компьютерной и др. Особенно интенсивно в последние годы стала развиваться  факсимильная связь. Передача по факсу  различных документов становиться  повседневной реальностью.

Во многих офисах большая часть  деловой документации подготавливается с помощью персонального компьютера. Большинство современных факсов позволяет организовать связь не только между факсимильными аппаратами, но и между компьютером и телефаксом. При работе с факс-модемом указанная  задача решается с помощью соответствующих  программ. Использование факс-модема позволяет применить для подготовки, приема и передачи сообщений мощные вычислительные ресурсы и память персонального компьютера.

Наиболее простое средство организации  взаимодействия между удаленными абонентами - электронная почта. Высокая скорость передачи информации и надежность (при  относительно низкой стоимости услуг) позволяют электронной почте  качественно изменить роль почтовой коммуникации. Основной информационный поток в системе электронной  почты приходится на локальные сети, которые обычно связывают ПК, находящиеся  в одном учреждении. Это дает возможность  объединить и рационально использовать компьютерные ресурсы, а также резко  сократить бумажный документооборот.

Банковская оргтехника. На всех участках банковского производства (прием, учет, обработка наличности, упаковка денег, обмен, выдача денег клиентам) возникают  однотипные задачи: снижение трудозатрат, уменьшение риска ошибок или злоупотреблений  со стороны персонала, облегчение контроля за движением средств, систематизация сведений о поступлении и расходе  наличности и т.п.

Решение этих задач невозможно без  высококлассной организационной техники. Помимо специализированных машин и  устройств, предназначенных для  обработки купюр, монет, различного рода пластиковых кредитных и  прочих карт, существуют технические  средства, помещенные в группу «Другие  средства оргтехники», а именно: сканеры, компьютерные аксессуары, в т.ч. средства защиты при работе на ПК и средствах  оргтехники и пр.

Сканерами называются устройства для  оптического считывания и ввода  в компьютер документов, выполненных  на бумажных (или «твердых») носителях, т.е. создание в компьютере электронной  копии изображения. Изображение  может быть текстом, рисунком, фотографией, диаграммой и пр. Существует множество  моделей сканеров, однако в основу классификации можно положить всего  несколько основных критериев: конструкцию, типы обрабатываемых изображений, особенности  аппаратного и программного интерфейса с компьютером.

Использование компьютерных аксессуаров - необходимое средство удовлетворения жестких требований современной  эргономики и охраны здоровья.

Группа офисной мебели и оборудования включает в себя наборы специализированной мебели для организации профессионально  ориентированных рабочих мест персонала  офиса, а также оборудование, создающее  комфортные условия труда

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 2. АНАЛИЗ ОРГАНИЗАЦИИ  ДОКУМЕНТООБОРОТА НА ПРИМЕРЕ ПРЕДПРИЯТИЯ  ОСОО «РУГИ по ЭиТБ г.БИШКЕК»

2.1. Организационно-экономическая характеристика ОсОО «РУГИ по ЭиТБ г.Бишкек»

ОсОО  «РУГИ по ЭиТБ г.Бишкек» зарегистрирован 25 октября 2012 года в городе Бишкек, улица  бул.Эркиндик 2, занимается осуществлением государственного контроля и надзора  по вопросам экологической и технической  безопасности. Управление является юридическим лицом с организационно-правовой формой – Учреждение на правах оперативного управления, собственность государственная, имеет печать  с изображением Государственного герба Кыргызской Республики и со своим наименованием на государственном и официальном языках.

Управление  организует свою работу во взаимодействии с органами местного самоуправления, государственными органами надзора  и контроля.

Управление  для решения возложенных задач  осуществляет следующие функции:

Функции контроля и надзора:

Осуществляет  в установленном порядке надзор за соблюдением:

-трудового  законодательства Кыргызской  Республики  и иных нормативных правовых  актов по вопросам охраны труда;

-охраны окружающей среды  и использования природных ресурсов;

-природоохранного законодательства, установленных правил, лимитов, квот  и норм природопользования, нормативов  выбросов и сбросов загрязняющих  веществ и размещения отходов  в окружающей природной среде;

-требований по охране  окружающей среды и рациональному  использованию природных ресурсов  при добыче полезных ископаемых ,размещении и эксплуатации накопителей,  шламохвостохранилищ, минеральных  удобрений, других химических  веществ, препаратов, в том числе  радиоактивных, использование которых  разрешается в отдельных отраслях экономики, при эксплуатации природоохранных сооружений;

-требований промышленной  безопасности при строительстве,  расширении реконструкции, технического  перевооружения, эксплуатации, консервации  и ликвидации опасных производственных  объектов, изготовлении, монтаже, обслуживании  и ремонте технических устройств,  применяемых на опасных производственных  объектах, транспортировании опасных веществ на опасных производственных объектах;