Анализ организации документооборота на примере предприятия ОсОО «РУГИ по ЭиТБ г.Бишкек»

2. количество (процент) выполненных с опережение установленных сроков;

3. количество (процент) не выполненных или выполненных позднее   установленных сроков;

4. задержки исполнения в рабочих долях;
5. причины задержек исполнения документов.

Среди характерных причин неисполнения документов в срок бывают:

- слишком высокая степень централизации  полномочий;

- перегрузка исполнителей и  руководителей разного уровня;

- недисциплинированность сотрудников  и подведомственных организаций;

-  недостаточные сроки для  качественного исполнения;

- нерациональная система документооборота;

- недостаток технических средств  оформления и тиражирования документов  и другие.

Документ  считается исполненным и снимается  с контроля после выполнения соответствующего распоряжения руководителя предприятия, если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку. 
Результаты исполнения отмечаются на документе и на экземпляре ответа, остающемся на предприятии. Обобщенные данные о своевременности исполнения документов (в форме справки) представляются руководителю предприятия не реже одного раза в квартал.

Таким образом, система контроля исполнения документов подразумевает наличие в организации  определенных  звеньев: целей, методов, объектов и субъектов контроля. Система  контроля работает по общим правилам. Субъекты контроля руководствуются  в своей деятельности едиными  принципами и подходами, в том  числе в спорных ситуациях, и  используют в деловых процессах  методы контроля, которые подчинены  достижению единой цели.

Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к хранению и использованию. Основная цель упорядочения и хранения исполненных  документов — создание условий для  их использования в справочной работе учреждений и пополнение Государственного архивного фонда КР.

Он предназначен для регулирования  отношений «в сфере организации  хранения, комплектования, учета и  использования документов Архивного  фонда КР и других архивных документов независимо от их форм собственности»

Хранение документов должно осуществляться в архиве. Архив представляет собой  учреждение или структурное подразделение  предприятия (организации, учреждения), осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование архивных документов.

Государственные архивы – это специализированные государственные учреждения, которые  комплектуются документами государственных  предприятий (организаций, учреждений) и передаваемыми им в соответствии с действующим порядком документами  негосударственных предприятий (организаций, учреждений).

Отнесение документов к составу  архива предприятия (в дальнейшем –  к составу ведомственного (государственного) архива) осуществляется на основании  экспертизы их ценности. Такая экспертиза представляет собой комплекс мероприятий  по изучению документов на основании  критериев их ценности с целью  определения сроков хранения документов, а также отбора документов на постоянное хранение.

Подготовка исполненных документов к хранению и использованию включает:

- экспертизу (оценку) научной и практической ценности  документов;

- оформление дел;

- описание документов  постоянного и долговременного  хранения;

- обеспечение их  сохранности;

- передачу дел  в архив учреждения, т.е. в ведомственный  архив.

Ведомственным называется архив, находящийся в непосредственном подчинении соответствующей организации, не входящей в систему государственной  архивной службы, или являющийся структурным  подразделением организации. Ведомственный  архив осуществляет хранение документов организаций и предприятий до передачи их на государственное хранение

Экспертиза ценности документов в  делопроизводстве проводится при составлении  номенклатуры дел, их формировании. Для  организации и проведения экспертизы ценности документов, отбора и подготовки их для передачи на государственное  хранение, а также для контроля за правильностью отнесения документов к различным делам и оказания методической помощи в проведении экспертизы ценности документа создаются постоянно  действующие экспертные комиссии (ЭПК). Разрабатывается положение, в котором  определяются ее функции, права и  порядок работы.

Оформление дела — это комплекс работ по его переучету, нумерации  листов, составлению заверительной  надписи, внутренней описи документов; начинается оно с момента заверения  дела в делопроизводстве и завершается  в процессе подготовки его к передаче в ведомственный архив после  окончания календарного года, в течение  которого дело было заведено. Оформление дел проводится работниками службы делопроизводства. В зависимости  от сроков хранения производится полное или частичное оформление дел. Полному  оформлению подлежат дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению, их допускается  хранить в скоросшивателях, без  внутренней пересистематизации документов, без нумерации листов, а также  без составления заверительной  надписи.

В конце каждого дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения для учета количества и фиксации особенностей нумерации листов на отдельном  листе составляется заверительная  надпись, в которой цифрами и  прописью указывается количество пронумерованных  листов и отдельно через знак «+» (плюс) — количество листов внутренней описи (при ее наличии).

По окончании делопроизводственного  года все завершенные дела постоянного  и временного хранения, прошедшие  экспертизу ценности, вносятся в описи. Опись дел представляет собой  систематизированный перечень заголовков дел, раскрывающий их состав и содержание, закрепляющий систематизацию дел в  пределах фонда и их учет. Кроме  этого, опись является одновременно учетным документом и основным видом  научно-справочного стандарта, обеспечивающим оперативный учет дел и описей.

С момента заведения и до сдачи  в ведомственный архив дела хранятся в рабочих комнатах или в специально отведенных для этой цели помещениях. Дела помещают в закрывающиеся шкафы, которые должны обеспечивать сохранность  документов, и ставят корешками наружу.

Изымать и выдавать документы из дел постоянного хранения можно  лишь в исключительных случаях (например по требованию судебно-следственных органов) с разрешения руководителя учреждения. При этом в дело обязательно вкладывают точную заверенную копию документа  и акт о причинах изъятия подлинника. Копии и выписки из документов для использования в работе учреждения или в интересах отдельных  граждан делают с разрешения руководства  или должностных лиц, которым  такое право предоставлено соответствующими ведомственными инструкциями[14].

В течение делопроизводственного  года из дела разрешается выдавать документы для работы сотрудникам  учреждения. При выдаче документа  на его место помещают лист-заместитель, на котором указывают, какой документ, кому и на какое время выдан. После  завершения делопроизводственного  года документы из дел не выдаются. При необходимости выдают дело, в  котором находится документ.

За сохранность документов, находящихся  в стадии делопроизводства, несут  ответственность заведующий канцелярией, секретарь, делопроизводитель и  т.д. Они должны обеспечивать контроль за сохранностью документов в структурных  подразделениях и у отдельных  исполнителей, своевременно докладывать  руководству учреждения об имеющихся  нарушениях.

Структурные подразделения учреждения передают в ведомственный архив  дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Передача дел производится только по описям. Вместе с делами в архив  передаются регистрационно-контрольные  карточки делопроизводственной службы учреждения (канцелярии, секретариата, общего отдела и т.п.). Заголовок каждой картотеки включается в опись.

Передача дел в ведомственный  архив осуществляется, как правило, по графику, составленному заведующим ведомственным архивом (или лицом, ответственным за архив), предварительно согласованному с руководителями структурных  подразделений и утвержденному  руководителем учреждения.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в ведомственный  архив не подлежат и должны храниться  централизованно в канцелярии, секретариате или другой службе делопроизводства учреждения или в структурных  подразделениях. В исключительных случаях  по решению руководителя организации  они могут быть переданы в ведомственный  архив по описям или номенклатуре дел, что определяет ведомственный  архив.

Правильность формирования и оформления дел, соответствие их количества описи  и номенклатуре дел проверяется  сотрудником архива предварительно, на стадии подготовки дел к передаче в ведомственный архив структурными подразделениями. Если в формировании и оформлении дел установлены  недостатки, работники структурных  подразделений обязаны их устранить 

Таким образом, программа хранения и определения  судьбы документов обеспечивает соответствие законодательным и нормативным  требованиям, определяя сроки хранения документов, действия с документами  по истечении сроков хранения (такие  как уничтожение, передача на постоянное архивное хранение, передача другим организациям), меры, принимаемые в тех случаях, когда необходимо приостановить  уничтожение документов.

 

2.3 Анализ работы с документами ОсОО «РУГИ

по ЭиТБ г.Бишкек»

Документационное  обеспечение деятельности предприятия  осуществляется в соответствии с  инструкцией по делопроизводству, которая  имеется в каждом структурном  подразделении. В аппарате предприятия  действует смешанный порядок  делопроизводства, при котором часть  операции с документами (прием, регистрация, учет и контроль за исполнением, отправка корреспонденции, учет и регистрация  издаваемых приказов, распоряжений, инструкций, указаний, входящей и исходящей почты  и т.д.) осуществляются, как было сказано  ранее секретарем, другая же часть  регистрируется в структурных подразделениях. Регистрация документа - запись данных о документе в журнале по установленной  форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.

При регистрации  документ получает свой порядковый номер, под которым он вносится в журнал. Этот номер проставляется на документе.

Регистрация необходима:

- для обеспечения  сохранности документов;

- для удобства  поиска документов;

- для учета  и контроля исполнения документов.

В инструкции по делопроизводству не закреплено деление  документов на регистрируемые и нерегистрируемые. Все документы в организации  делятся на - входящие, исходящие  и внутренние. Поступающие на предприятие  документы образуют поток входящей корреспонденции, которая, пройдя необходимые  стадии обработки, попадает в конечном итоге к конкретным сотрудникам  для ознакомления и на исполнение.

К входящим документам относят - заявки, претензии, приказы, письма, телеграммы, телефонограммы.

В ходе анализа  объема документов, поступивших в  организацию, исходящих из нее и  созданных ею за последние 3 года были использованы следующие методы - наблюдения, опроса графического и статистического.

Таблица 2.3.1.

Анализ  динамики  входящих и исходящих  документов в ОсОО «РУГИ по ЭиТБ г.Бишкек»

Название документа	2010г	2011г	2012г	отклонения 2010 к 2011		отклонения 2011 к 2012
				в абс. знач	в %	в абс. знач	в %
Входящие	1200	1520	2251	320,0	126,67%	731	148,09%
Исходящие	1451	1530	2500	79,0	105,44%	970	163,40%
Внутренние:	1500	2541	3000	1041,0	169,40%	459	118,06%
В том числе приказы	1118	2489	3641	1371,0	222,63%	1152	146,28%
приказы по основной деятельности	325	1368	1820	1043,0	420,92%	452	133,04%
приказы по командировкам	253	421	621	168,0	166,40%	200	147,51%
приказы по личному составу	540	700	1200	160,0	129,63%	500	171,43%
Итоги в год	4151	5591	7751	1440,0	134,69%	2160	138,63%
В среднем за день	16	21	30	5,5	134,69%	8,2	138,63%