Анализ структуры документооборота

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ  И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Федеральное государственное бюджетное  образовательное учреждение

высшего профессионального образования

НАЦИОНАЛЬНЫЙ ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ

ТОМСКИЙ ПОЛИТЕХНИЧЕСКИЙ  УНИВЕРСИТЕТ

 

Институт социально-гуманитарных технологий

Специальность Документоведение и Документационное обеспечение управления

Кафедра Социологии, психологии и права

 

 

 

 

 

Анализ структуры документооборота

 

Курсовая работа по дисциплине «ОиТДОУ»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Выполнила студентка гр.11800               _______________                О.С.Карепина

(Подпись)

 

Руководитель

Доцент., кандидат. филос. наук           _______________                  А.В.Коваленко

            (Подпись)

                _______________

    (Дата)

Томск – 2013

СОДЕРЖАНИЕ

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Актуальность темы данной курсовой работы заключается в том, что работа любого успешного предприятия напрямую зависит от правильного и эффективного построения в ней структуры прохождения документации. Важно не только правильно оформить юридически значимый документ, но и обеспечить его своевременное получение, учет и хранение.

 Ведь документ – это, прежде всего источник информации, которая имеет юридическую и коммерческую ценность, а четко организованный доступ к нему обеспечивает возможность его оперативного применения в текущей деятельности и защищает компанию от возможного ущерба в результате его несанкционированного использования. Все названные аспекты работы с документами как раз и образуют систему документооборота фирмы.

Сегодня уже многие пришли к мысли, что культура работы с документами – это часть производственной культуры, являющейся важной предпосылкой успешной деятельности в условиях рынка. Поэтому система документооборота – такая же часть производственной инфраструктуры, абсолютно равноправная и необходимая, как и оборудование, ресурсы и персонал. Эта идея понятна любому руководителю, который теряет много времени от неправильно или несвоевременно оформленных документов, от неверных управленческих решений или от невозможности быстро найти нужный документ.

Современные технологии документооборота являются важной необходимостью каждого предприятия. И от скорости поиска документа и системы отслеживания исполнения документа, зависит принятие руководством управленческих решений и поэтому документооборот должен иметь определенную процедуру и осуществляться в конкретные сроки, не противоречащие действующему законодательству, которые могут определяться руководителями структурных подразделений предприятия. Для осуществления оперативной работы с документацией используется ведение и строгое соблюдение графика документооборота, которое позволяет наладить и упорядочить рабочий процесс.

Следуя из всего вышесказанного, целью моей курсовой работы является изучение анализа структуры документооборота организации.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

1. Определить общую структуру документооборота;

2. Изучить законодательные акты и нормативно-методические материалы, регламентирующие правила документирования и организацию работы с документами;

3. Проанализировать документооборот: исследовать его этапы, определить сильные и слабые стороны, а также рассмотреть направление оптимизации.

Объект исследования – документооборот предприятия.

Предмет исследования – анализ структуры документооборота предприятия.

В качестве метода научного исследования при написании курсовой работы был применён исторический анализ, сравнительный метод. Эти методы наиболее пригодны для проведения исследования данной работы.

Структура курсовой работы состоит из двух глав. В первой главе подробно описано понятие документооборота, его характеристики и законодательные акты, нормативно-методические материалы, регламентирующие правила документирования и организацию работы с документами. Во второй главе рассмотрены принципы и этапы документооборота, которые помогают детально проанализировать систему документооборота.

При написании курсовой работы мною использовались литературные источники такого рода, как: интернет ресурсы, методические и учебные  пособия по документоведению и делопроизводству, а так же Законы РФ. Основные идеи работы представлены трудами Давыдовой, Кузнецовой, Майкла Дж. Д. Саттона и другими авторами [7, С. 112]; [11, С. 56]; [12, С. 122].

Объем работы – 24 страницы, список литературы − 15 источников.

 

ГЛАВА 1. ДОКУМЕНТООБОРОТ ПРЕДПРИЯТИЯ

1.1 Общая структура документационного обеспечения управления, классификация документов

 

 

Управление любым предприятием – информационный процесс, в котором информация принимается, обрабатывается, вырабатывается решение, решение доводится до исполнителей, действия которых контролируются.

Документооборот представляет собой главную организационную  проблему деятельности службы делопроизводства и проблему технологии документационных процессов, поэтому занимает место  узлового звена любой системы делопроизводства. Процесс организации работы с документами, включая их создание, регистрацию, контроль, продвижение, систематизацию и хранение, называют делопроизводством [7, C. 112].

Любой документ, доставленный в организацию, должен быть зарегистрирован и обработан. Обработка входящих документов должна включать регистрацию в журнале. После рассмотрения руководителем и регистрации документы передаются исполнителям. Документ находится у исполнителя до окончательного решения вопроса. После исполнения документ должен подшиваться к делу.

Дело – это совокупность документов, относящихся к определенному вопросу (папка или картотека, внутри которой документы расположены в определенном порядке. По истечении установленного срока дела передаются на хранение в архив [6, C. 53].

Организация документооборота имеет много общего с организацией механического конвейера. В свое время введение конвейерной сборки наряду с типизацией продукции и стандартизацией деталей привело к значительному росту производительности труда, снижению стоимости процесса производства и положило начало массовому производству. Правда, при этом ритм, задаваемый конвейером, привел к увеличению интенсивности труда и нервного напряжения работников.

Организация документооборота основана на тех же принципах, что и механический конвейер: движение документов должно иметь минимальные возвраты на предыдущие ступени, документы должны направляться исполнителям в соответствии с их обязанностями, чтобы избежать дублирования операций [11, С. 28].

Различают внешний и внутренний контуры документооборота.

Внешний контур начинается с входящих (внешних) документов, которые  поступают на предприятие извне. Это могут быть распоряжения вышестоящих  органов, приказы, постановления, письма от партнеров и заказчиков и т.п. Полученные документы регистрируются секретарями и затем поступают на исполнение.

Входящая документация – это документация, поступающая на предприятие от других организаций. Исходящие документы – это документы, которые предприятие (организация) отправляет другим предприятиям [10, С. 75].

Исходящая документация – это документы, которые несут в себе информацию, выработанную на предприятии в целях передачи ее в другие организации: письма, справки, отчеты, приказы, телеграммы, телефонограммы и т.п.

Если документ создается в самой организации, то возникает внутренний контур прохождения документа (инициация – исполнение – согласование – утверждение – регистрация). Именно на внутреннем контуре прохождения документа часто возникает его версионность (т.е. документ существует в разных версиях). Например, на этапе согласования, когда появляются замечания от разных лиц. Важной задачей делопроизводства является отслеживание, накопление и управление версиями документов, а также контроль за изменением документа [8, С. 21].

Каждый документ в процессе движения должен проходить через три операции: регистрация, контроль, направление в дело. Во избежание путаницы с документами каждая операция должна выполняться один раз.

Среди многообразия различной  документации используется классификация документов, для упрощения работы с документами и экономии времени.

Существует целый ряд  вариантов классификации документов [6, C. 147].

• По происхождению – служебные, личные;
• По срочности – срочные, несрочные;
• По гласности – секретные, совершенно секретные, для служебного пользования, несекретные;
• По форме – типовые, индивидуальные;
• По срокам хранения – временного хранения, долговременного, постоянного;
• По характеру информационных связей – входящие, исходящие и внутренние;
• По типу носителей – бумажные, электронные;
• Особенно следует выделить класс управленческих документов, к которым относятся:
• организационные документы (устав предприятия, штатное расписание, должностные инструкции сотрудников);
• распорядительные (распоряжения, приказы, решения);
• информационно-справочные (письма, факсы, докладные записки, телефонограммы);
• документы по личному составу (трудовые книжки, контракты с сотрудниками, личные дела сотрудников).

 

1.2. Законодательные акты и нормативно-методические материалы, регламентирующие правила документирования и организацию работы с документами

 

Оценивая сложившуюся за прошедший период практику делопроизводства, можно сделать вывод, что в ней отсутствует единый орган, несущий всестороннюю юридическую ответственность за создаваемую и используемую обществом документацию. Следовательно, нет единого подхода к вопросам делопроизводства. В некоторых случаях вопросы работы с документами регламентируются высшими органами государственной власти и управления. Но главное влияние на регламентацию делопроизводства оказывают министерства и ведомства, в частности, наибольшая роль отводится Государственной архивной службе России.

Нормативная база делопроизводства – это законы и иные правовые акты, которые регламентируют создание и продвижение документов, описывают структуру и функции служб делопроизводства. К законодательным и правовым актам в сфере информации и документации относятся законы Российской Федерации (Закон Российской Федерации "Об Архивном фонде и архивах", Закон Российской Федерации "О стандартизации"), указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления Правительства и различных органов исполнительной власти [5, С. 81]; [4, С. 105].

Например, Гражданский кодекс Российской Федерации устанавливает виды документов, создаваемых для фиксации актов гражданских взаимоотношений, подтверждения правоотношений и др. [1, С. 115].

Закон Российской Федерации "Об Архивном фонде и архивах" регулирует правила хранения документов, их учет, использование архивных фондов и управление ими. [5, С. 74].

Закон Российской Федерации "О стандартизации" устанавливает  порядок стандартизации, осуществление  государственного контроля соблюдения стандартов и определяет ответственность за их нарушение [4, С. 85].

Для учета, хранения и  придания юридической силы документам, созданным разными организациями, необходимо соблюдение определенных требований не только к содержательной части документа, но и к его оформлению. Оформление служебных документов регламентировано стандартами.

Единые требования к  оформлению документов зафиксированы в Государственном стандарте (ГОСТ) [3, С. 124]. ГСДОУ – это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (объединениях), в учреждениях и общественных организациях.

Основная цель ГСДОУ  – упорядочение документооборота организаций, сокращение количества и повышение качества документов, создание наиболее благоприятных условий для применения технических средств и современных технологий сбора, обработки, анализа информации, совершенствование работы аппарата управления. Основные положения ГСДОУ охватывают вопросы документирования управленческой деятельности, организации работы с документами, механизации и автоматизации работы с документами, организации службы документационного обеспечения управления [3, С. 104]

Таким образом, если органы власти являются высшей инстанцией по нормативному регулированию делопроизводства, то Государственную архивную службу, Комитет по стандартизации и Министерство труда можно рассматривать как центральное звено управления документацией.

 

 

 

 

 

ГЛАВА 2. АНАЛИЗ ДОКУМЕНТООБОРОТА

 

2.1. Принципы документооборота

 

Рациональная организация  документооборота предусматривает учет следующих принципов: прямоточность, непрерывность, ритмичность, параллельность, пропорциональность.

Принцип прямоточности движения документов требует, чтобы перемещение документов осуществлялось по наиболее короткому пути. Для выполнения этого требования очень важно создать для всех документопотоков наиболее целесообразную технологию обработки, последовательность выполнения операций [6, С. 75]. Этому поможет построение схем документооборота, маршрутных и технологических карт на управленческую документацию необходимо также продумать пространственное расположение структурных подразделений аппарата управления и отдельных рабочих мест. Наиболее простой форме движения потоков документов соответствует линейное расположение структурных подразделений.