Анализ структуры документооборота

Возможность исследования и проведения анализа документооборота обусловлена тем, что деятельность любого учреждения достаточно жестко регламентирована как по уровням принятия решений, так и по кругу рассматриваемых вопросов. Управленческий процесс, включая стадии сбора, анализа и обобщения информации, подготовки и принятия решения, организации исполнения решения, завершается контролем за его исполнением. В ходе контроля происходит движение информации по каналам обратной связи от объекта управления к субъекту – информации о поведении объекта с соответствии с программой, заложенной в решении. Документооборот является одним из средств осуществления процесса ДОУ, в ходе его и совершается «оборот» документов (информации).

При работе с бумажными документами неизбежно возникают трудности, связанные с большим объемом рутинного ручного труда, сопровождающего подготовку, оформление и передачу документов. Сегодня данные проблемы могут быть решены при помощи систем электронного документооборота (далее – СЭД). Эти системы обеспечивают поддержку всего жизненного цикла документов: регистрацию, движение, обработку, контроль исполнения и хранение. Передовиками в процессе распространения СЭД выступили организации государственного сектора и крупные промышленные компании. В настоящее время к ним присоединяется все большее количество ОУ, что не в последнюю очередь связано с методическими рекомендациями Государственной инспекции по аттестации учебных заведений России, указывающими, что одним из важных аспектов для успешной аттестационной экспертизы является наличие качественной организации делопроизводства и системы внутреннего контроля исполнения поручений.

Системы электронного документооборота – обеспечивают строго регламентированное и формально контролируемое движение документов внутри и вне организации на основе информации коммуникационных технологий. Внедрение СЭД способствует: повышению эффективности управления компанией за счет подключения к работе в системе всех сотрудников организации; упрощению получения информации о текущем состоянии документа или делового процесса; максимальному сокращению оборота бумажных документов, экономии людских и производственных ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов, удешевлению хранения бумажных документов за счет их хранения в электронном виде.

К современным технологиям  документооборота относится: технологии преобразования бумажного документа в электронный; технологии хранения документов на базе файловой системы; технологии быстрого поиска информации; технологии сжатия информации и т.д.

В целом современные  системы электронного документооборота представляют собой широкий спектр инструментов автоматизации ведения делопроизводства, управления документооборотом, поддержки бизнес процессов.

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

 

1. Гражданский кодекс РФ (части I,II,III). – М.: Проспект, 2002. – 125 с.

2. ГОСТ Р51141 – 98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Изд-во стандартов, 1998. – 37 с.

3. ГОСТ Р630 – 2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Изд-во стандартов, 2003. – 144 с.

4. «О стандартизации». Закон Российской Федерации от 10.06.1993 № 5154-1. – 125 с.

5. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утверждена приказом Федеральной архивной службы России от 27.11.2000 № 68. – М., 2001. – 112 с.

6. Басаков М.И. Современное делопроизводство (Документационное обеспечение управление): учебное пособие. – Ростов н/Д: Феникс, 2008. – 473 с.

7. Давыдова Э. Н Делопроизводство: Учебно-практическое руководство. – М.: Тетра Системс, 2002. – 288 с.

8. Делопроизводство и документооборот: Учебное пособие (для студентов экономического факультета). – Омск, 2004. – 71 с.

9. Ионова А. Н. Системы электронного документооборота: выгоды эксплуатации для сотрудников разных отделов компании. Изд-во Москва. – 2007. – 38 с.

10. Кудряев В.А. Организация работы с документами. – М.: ИНФРА-М, 2003. – 575 с.

11. Кузнецова Г. В. Делопроизводство (документальное обеспечение управления). – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2012. – 328 с.

12. Майкл Дж. Д. Саттон Корпоративный документооборот. − М.: Азбука, 2010. − 488 с.

13. Рогожин М.Ю. Справочник по делопроизводству. Питер, 2007. − 192 с.

14. Спивак В.А. Документирование управленческой деятельности. − Питер, 2005. − 240 с.

15. Старовойтов М. К. Практический инструментарий организации управления промышленным предприятием. [Электронный ресурс]. − 2010 − 77 с. − Режим доступа: http://www.smartcat.ru/catalog/con_32_5.shtml

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ПРИЛОЖЕНИЕ А.

 

«Этапы анализа и оптимизации документооборота предприятия»