Анализ структуры документооборота

Принцип непрерывности в документообороте – это непрерывная подача документов на тот уровень, где по ним принимается решение. Этот принцип несовместим с «залеживанием» документов, их скоплением в одной инстанции. В этих целях рекомендуется разработка перечня документов, не подлежащих регистрации службой делопроизводства, когда часть поступающих документов, минуя руководство, передается на исполнение непосредственно в структурные подразделения. Этот принцип предполагает, прежде всего, равномерную загрузку сотрудников в работе с документами, требует устранения или уменьшения перерывов в процессе труда и документооборота [7, С. 188].

Принцип ритмичности документооборота означает равномерность движения потоков документов, подчинение наиболее приемлемому ритму движения. Этот принцип тесно смыкается с принципом непрерывности: движение документопотоков не может быть ритмично, если нарушена непрерывность движения.

Принцип параллельности означает выполнение отдельных операций по обработке документа в процессе его движения. Основное назначение этого принципа состоит в сокращении времени на прохождение документа. Одно из общих требований в организации документооборота – экономия в движении документов. Например, вместо непосредственного перемещения документов содержащуюся в них информацию передают по телефону или другими средствами оперативной связи [5, С. 54].

Важным является принцип самостоятельности и ответственности в работе с документами. Этот принцип означает, что при всех действиях – направлении, распределении, согласовании, подписании и др. – необходимо строго руководствоваться функциями учреждения и его частей, компетенцией работников.

Значение влияния на документооборот  оказывает существующая структура  и функции учреждений, формы и  методы управленческой деятельности. Поэтому оперативному прохождению и использованию документов могут помешать организационные недостатки.

 

2.2.Этапы анализа документооборота  и его оптимизация

 

Документооборот предприятия  или учреждения, как известно, не должен быть стихийным или произвольным. Для его правильной организации требуется тщательный анализ как документальной, так и управленческой деятельности предприятия, так как рационализация ведет к сокращению инстанций, через которые проходит документ при согласовании и подписании, к прямоточности движения документов, исключению повторных инстанций и возвратности [7, С. 185]. В конечном итоге происходит значительная экономия рабочего времени и материальных ресурсов.

Анализ документооборота предполагает тщательное изучение организационной стороны управления: положения об организации, регламента, штатного расписания, должностных инструкций работников и руководителей. Это позволит определить тип делопроизводства, проанализировать распределение обязанностей между руководителями, четко очертить их права и компетенцию, изучить взаимосвязь разных уровней управления и производства.

Структурная организация  предприятия определяет тип его  делопроизводства: централизованное или  смешанное. Как правило, небольшая

фирма использует централизованную форму ДОУ, когда за создание, хранение, регистрацию, контроль документов отвечает конкретное должностное лицо или отдел (канцелярия) [14, С. 140]. Предприятия со сложной структурой управления прибегают к смешанному типу делопроизводства, когда часть документов создается, регистрируется и хранится в подразделениях, а другая часть подлежит централизованной обработке [8, С. 34].

Структурная часть исследования для наглядности и удобства восприятия обычно оформляется в виде схем, рисунков, диаграмм.

Следующий этап исследования – изучение качественного состава документопотока. При этом учитываются все виды документов, существующие в организации. В качестве объекта исследования можно рассматривать как отдельные виды документов, так и группы документов. Но основополагающим объектом исследования и совершенствования в процессе управления документацией считается документопоток, управляющими параметрами которого являются:

• содержание или функциональная принадлежность;
• структура потока;
• направление потока и его объем.

Документопоток предприятия  характеризуется составом документов, входящих в него, и содержанием  информации, закрепленной в них. В значительной степени структура документопотоков соответствует функционально-целевому назначению составляющих его документов. Документопотоки можно изучать с разных позиций: входящие, исходящие, регистрируемые и нерегистрируемые документы, осуществляется контроль исполнения или нет и т. д. [11, С. 128].

Входящие документы  чаще всего классифицируется по корреспондентам – авторам полученных документов: от вышестоящих, подведомственных и неподведомственных организаций или частных лиц. Такой анализ позволяет определить пути рационализации документооборота входящих документов и существенно сократить промежуточные этапы их обработки. Эти сведения используются для создания базы данных о постоянных корреспондентах [12, С. 388].

Можно рассматривать  документопоток по признакам идентичности технологического процесса обработки, когда в самостоятельную группу объединяются различные по содержанию документы, проходящие одинаковые этапы обработки: согласования, визирования, подписания, утверждения, регистрации и контроля. Для них составляются конкретные маршруты движения [10, С. 375].

На основании анализа  делается вывод о рациональности движения документов, степени загруженности должностных лиц и структурных подразделений, разрабатываются альтернативные варианты движения документов. Все это позволяет ускорить процесс обработки документов.

Цель анализа документооборота состоит в том, чтобы исключить возвратность и задержку, а значит, повысить скорость и качество исполнения конкретного задания.

Проведем алгоритм анализа  документооборота предприятия, основанный на выявлении «проблемных» участков документооборота и оптимизации движения документов согласно рациональной организации труда.

Предлагается провести данный анализ по следующим этапам (см. Приложение А). На первом этапе следует определить основные подразделения, отдельных исполнителей, отвечающих за процесс движения документооборота на предприятии. В основном данная функция возлагается на работников приемной руководителя организации. На небольших предприятиях эта работа поручается секретарю, который ведет регистрацию документов в специальных журналах. Следует также иметь в виду, что с внедрением технических средств на предприятии, а также использованием локальных сетей, за процесс оборота одних и тех же документов могут отвечать несколько работников: фактически работающие с бумажными документами и работающие с этой же информацией в сети [15, С. 47].

Перед тем, как перейти к дальнейшему описанию методики, рассмотрим проблемы, возникающие при организации службы документационного обеспечения управления (ДОУ) на предприятии, так как от ее эффективного функционирования во многом зависит качество функционирования системы документооборота на предприятии.

Рациональная организация  службы ДОУ требует решения следующих  проблем.

Первой проблемой остаётся определение статуса службы в  структуре организации. Это обязательно  должно быть самостоятельное структурное подразделение, подчинённое непосредственно руководителю. Вместе с тем именно в плохой работе этой службы кроется несвоевременность принятия решений, отправки ответов, посылки запросов, плохая подготовленность командировок руководителя, неграмотный ответ по телефону, неэффективное и неоперативное проведение совещаний и т.д.

Кроме того, место службы ДОУ коренным образом меняется с  внедрением компьютерных технологий, созданием баз данных. Чаще всего  внедрением компьютерных систем в организации занимается специально созданный отдел (служба информационного обеспечения). На наш взгляд, это должна быть единая с ДОУ служба, имеющая соответствующую структуру [11, С. 118].

Второй проблемой является комплектование службы ДОУ, ведь только набор высококвалифицированных, профессионально подготовленных кадров, имеющих высшее специальное образование может правильно организовать систему документооборота [9, С. 23].

Третья проблема, решаемая при организации службы ДОУ – это разработка полного пакета нормативно-правовых актов и методических документов, определяющих порядок документирования (создания) документов и организации работы с ними в конкретной организации [13, С. 112].

К ним относятся:

Положение о службе ДОУ – основной правовой акт, в котором закрепляется место службы ДОУ в структуре организации, её цели, задачи, функции, права и ответственность. Какие права будут записаны в Положение о службе ДОУ – те она и будет иметь. Разработка Положения – ответственейший момент в организации работы службы ДОУ и закреплении её высокого статуса в структуре организации, учреждения или фирмы.

Должностные инструкции на каждого работника службы ДОУ, закрепляющие распределение обязанностей и права каждого работника. Инструкция по делопроизводству, устанавливающая в организации рациональный, на базе новейших технологий, порядок создания документов и работы с ними. Это минимальный пакет документов, наличие которых, если они составлены качественно, гарантирует порядок и оперативность в информационно-документационном обеспечении деятельности организации [13, С. 132].

Четвёртая проблема, решаемая при организации службы ДОУ сегодня – это внедрение компьютерных технологий и их постоянная модернизация. Именно поэтому, сегодня службы ДОУ должны быть объединены в единую структуру со службами, занимающимися автоматизацией или, в крайнем случае, они должны работать в теснейшем контакте. Компьютерные технологии развиваются очень быстро. Их ведение требует постоянно обучающегося специалиста, периодической модернизации компьютерной техники и программного обеспечения [9, С. 18].

Только комплексное  решение всех указанных проблем  позволяет поставить работу по информационно-документационному  обеспечению деятельности фирмы, предприятия, организации или учреждения на уровень  потребностей XXI века.

Вернемся к методике оценки эффективности движения документов предприятия между подразделениями. После выделения сектора, ответственного за документооборот на предприятии, необходимо определить подчиненность выделенных подразделений и разграничить их функции по видам выполняемых работ. После данной процедуры следует сформировать существующую модель документооборота на предприятии [15, С.57].

Воспользовавшись существующей организационной структурой, следует  составить блок-схему взаимосвязи всех подразделений, не отвечающих за процедуру документооборота, с ранее сформированной схемой подразделений, отвечающих за документооборот на предприятии. После этого необходимо показать схему движения документов и между самими подразделениями [11, С. 132].

На втором этапе производится анализ структуры документооборота предприятия. Группировку документов по признаку документационного обеспечения рекомендуется проводить в виде таблицы. Для более подробного анализа можно рассчитать количество обращающихся документов в среднем в месяц, в день. Возможен также более детальный анализ приказов с разбивкой на приказы: по основной деятельности; по командировкам; по личному составу. Внутренние документы можно рассмотреть в разрезе финансовых и служебных [15, С. 36].

Период, в течение которого проводится анализ, выбирается предприятием самостоятельно. Для выявления динамики в движении документов определяются темпы роста входящих, исходящих  и внутренних документов предприятия.

Группировка документов предприятия по подразделениям, позволяет определить: какие из подразделений наиболее сильно загружают документооборот. Количество документов определенное в предыдущем виде анализа необходимо перегруппировать по подразделениям, которые были определены при формировании существующей модели документооборота на предприятии. Данный вид анализа также рекомендуется проводить в виде таблицы с указанием доли документов каждого подразделения в общей их сумме.

Критерии отнесения  документов к тому или иному подразделению  выглядят следующим образом:

• для входящих и внутренних документов – какое подразделение будет выполнять предписания по данному документу или лицу, какого подразделения адресован данный документ;
• для исходящих документов, – каким подразделением или должностным лицом составлен данный документ.

Выявление сезонности в  объеме документооборота целесообразно  проводить также в виде таблицы  с разбивкой входящих, исходящих  и внутренних документов по месяцам.

Следуя из вышесказанного, можно сделать вывод, что для успешной работы предприятия должен быть обязательно произведён подробный анализ документооборота и построен алгоритм прохождения документации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Цель  курсовой работы была достигнута путём  реализации поставленных задач. В результате проведённого исследования по теме «Анализ структуры документооборота» можно сделать ряд следующих выводов:

Документооборот является составной частью ДОУ, цель которого

информационное обеспечение  деятельности учреждения, ее документирование и хранение ранее созданной управленческой информации.

ДОУ непосредственно зависит от управленческих решений, документационное обеспечение которых как процесс, включает три составляющих: информационную поддержку решений, то есть обеспечение принимаемого решения информацией (документами), документирование решения и контроль за его выполнением. Основными узлами этого процесса являются: получение исходной (инициирующей) информации, постановка цели (задачи), поиск необходимой информации (справочная работа), выработка решений (составление проекта документа), его согласование, редактирование, изготовление, удостоверение, отправка (передача адресату), контроль за исполнением решения.