Архив предпиятия

ОВД по Кировскому району г. Кемерово подразделяется:

1 КРИМИНАЛЬНАЯ МИЛИЦИЯ:

1.1 Отел уголовного розыска

2 МИЛИЦИЯ ОБЩЕСТВЕННОЙ БЕЗОПАСНОСТИ:

2.1 отдельный батальон патрульно-постовой службы

2.2 отделение по борьбе с преступлениями на потребительском рынке

2.3 отдел дознания

2.4 отдел участковых уполномоченных милиции

2.5 отделение по делам несовершеннолетних

2.6 отделение охраны общественного порядка

2.7 группа по исполнению административного законодательства

2.8 отделение государственной инспекции по безопасности дорожного движения

3 ШТАБ:

3.1 дежурная часть

4 ОТДЕЛЕНИЕ КАДРОВ

5 ПОДРАЗДЕЛЕНИЕ ПО ТЫЛОВОМУ ОБЕСПЕЧЕНИЮ

5. 1 отделение охраны обеспечения и обслуживания (ООО и О)

5.2 бухгалтерия

5.3 связь

5.4 группа делопроизводства и режима

6 СЛЕДСТВЕННЫЙ ОТДЕЛ при ОВД по Кировскому району

1.7 Положение об архиве организации

Положение об архиве организации разрабатывается на основе примерных положений об архиве, утвержденных Росархивом. В положении определяются задачи и функции архива, его права и ответственность, организация деятельности архива и состав хранящихся в нем документов. Положение об архиве согласовывается с соответствующим учреждением Росархива, после чего утверждается руководителем предприятия.

Положения о структурных подразделениях архива предприятия разрабатываются на основе положения об архиве, примерных положений о структурных подразделениях архива, утвержденных Росархивом. В положении о подразделении архива предприятия определяются задачи и функции подразделения, его права и ответственность, организация деятельности. После согласования с заинтересованными сторонами положения о структурных подразделениях утверждаются руководителем архива предприятия.

ПРИМЕР: Положение об архиве.

Открытое Акционерное Общество УТВЕРЖДАЮ

«София» Директор ООО «София»

___________ А.А.Иванов

ПОЛОЖЕНИЕ «10» января 2000г.

10.01.2000 № 3

г. Кемерово

Об архиве

1. Общие положения

1.1. Документы образующие Архивный Фонд РФ, отнесенные к государственной собственности, до передачи на постоянное хранение временно хранятся на предприятии.

1.2. С целью своевременного приема от структурных подразделений документальных материалов, подлежащих временному хранению, надежного обеспечения учета, сохранности, а также надлежащей подготовки документов к передаче на постоянное хранение на предприятии создается архив.

1.3. Архив является структурным подразделением предприятия.

1.5. Предприятие обеспечивает архив необходимым помещением, оборудованием и кадрами.

2. Задачи и функции архива

2.1. Основными задачами архива предприятия являются:

2.1.1. Комплектование документов.

2.1.2. Учет и обеспечение сохранности документов в течение всего срока их временного хранения.

2.1.3. Создание и поддерживание в актуальном состоянии научно-справочный аппарат к документам, стоящим на временном хранении.

2.2.Основными функциями архива предприятия являются:

2.2.1.Ведение списка источников комплектования.

2.2.2. Прием документов на временное хранение.

2.2.3. Учет документов, принятых на временное хранение.

2.2.4. Размещение документов в хранилищах и средствах хранения, обеспечивающее их сохранность.

2.2.5. Осуществление информационно-справочного обслуживания пользователей.

2.2.6. Проведение экспертизы ценности документов, в том числе при подготовке к передаче на постоянное хранение.

2.2.7. Проверка правильности формирования и оформления дел в источниках комплектования.

2.2.8. Организация работы по составлению (пересоставлению) номенклатуры дел предприятия.

2.2.9. Участие в разработке нормативно-методических документов по ведению архивной работы на предприятии.

3. Права архива

3.1. Контролировать соблюдение правил работы с документами в источниках комплектования

3.2. Запрашивать у источников комплектования необходимые для работы сведения, в том числе в документированной форме.

3.3. Участвовать в мероприятиях, проводимых Росархивом, органами управления архивным делом, затрагивающих работу архива.

4. Ответственность архива

4.1. Архив предприятии несет ответственность за:

4.1.1. Несоблюдение условий обеспечения сохранности документов, состоящих на временном хранении.

4.1.2. Утрату и несанкционированное уничтожение документальных материалов.

4.1.3. Необоснованный отказ в приеме на временное хранение документальных материалов.

4.1.4. Нарушение правил использования документов и доступа пользователей к документам, состоящим на временном хранении.

Зав. архивом _______________________ Е.И. Ершова

1.8 Организация работы архива предприятия, его краткая характеристика

Распорядок работы архива.

Работа архива организуется в соответствии с положением об архиве, в котором фиксируются: правовой статус архива, источники его комплектования, состав документов поступающих на хранение, задачи и функции архива и его права, необходимые для их осуществления.

Положение о архиве согласовывается с соответствующим учреждением Федеральной архивной службы Российской Федерации, утверждается руководителем организации.

Руководитель архива назначается на должность и освобождается от должности приказом руководителя организации. Руководитель архива организует работу архива и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на архив задач.

На имеющиеся в архиве должности согласно штатному расписанию составляются должностные инструкции, в которых указываются виды работ, возлагаемые на работника архива, его обязанности и права.

Лицо, назначенное ответственным за архив предприятия, проходит инструктаж, а в необходимых случаях и стажировку в государственном архиве, в который передаются документы организации на государственное хранение.

На основе отраслевых нормативно-методических документов архив организации разрабатывает конкретные нормативно-методические документы по организации работы с документами и их хранению. Подготовленные архивом проекты нормативно-методические документы до их утверждения или подписания руководством организации или структурного подразделения, в составе которого функционирует архив, предоставляются на согласование в соответствующие учреждения Федеральной архивной службы России.

Учет труда в архиве ведется в табеле учета рабочего времени и в дневниках учета труда.

Архив проводит проверки состояния хранения документов и их организаций в делопроизводстве структурных подразделений не реже одного раза в год, как правило, перед передачей дел в архив.

Архив для привлечения внебюджетных средств имеет право в установленном порядке выполнить платные работы и услуги, которые осуществляются без ущерба для реализации его основных функций.

1.9 Должностные инструкции работников архива, условия труда, организация рабочих мест, использование работниками архива офисной и вычислительной техники в работе с документами

Текст должностной инструкции состоит из следующих разделов:

1. Общие положения. В этом разделе указывают полное наименование должности с обозначением структурного подразделения; кому непосредственно подчиняется работник; порядок назначения на должность и освобождения от должности; порядок замещения в случае временного отсутствия работника; перечень нормативных, методических и других документов, которыми руководствуется работник на данной должности; квалификационные требования (уровень образования, стаж работы). Рассмотрим подробнее общее положение для главного специалиста:

                  главный специалист относится к категориям муниципальных служащих администрации;

                  главный специалист отдела подчиняется непосредственно заведующему отделом;

К должности главного специалиста предъявляются следующие квалификационные требования:

                  образование - высшее профессиональное;

                  минимальный стаж работы на данных должностях не менее 1 года или

                  стаж по специальности не менее 2-х лет.

Главный специалист отдела обязан знать:

                  основы делопроизводства;

                  правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты;

                  правила пользования на компьютерной, вычислительной, множитель

                  ной техникой.

2. Функции. В разделе приводится перечень основных направлений деятельности работника в соответствии с направлениями деятельности структурного подразделения. Перечислю функции главного специалиста, которые, на мой взгляд самые важные:

                  учёт, создание и усовершенствование научно-справочного аппарата к архивным фондам отдела;

                  комплектование отдела документами;

                  обеспечение сохранности документов архивного фонда города, хранящихся в отделе;

                  работа с организациями-источниками комплектования.

3. Должностные обязанности. В этом разделе перечисляются: виды работ, выполняемые работником на данной должности; характер выполняемых

действий: руководит, подготавливает, утверждает, рассматривает, выполняет.

Рассмотрим, что обязан делать главный специалист:

                  поддерживать уровень квалификации, достаточный для исполнения

                  своих должностных обязанностей;

                  вести делопроизводство в отделе;

                  готовить описи дел, исторические справки, предисловия организаций-источников комплектования для утверждения на ЭПК архивного управления Кемеровской области;

                  соблюдать установленные в администрации города правила внутреннего трудового распорядка, должностную инструкцию, порядок работы со служебной информацией;

                  соблюдать ограничения, связанные с муниципальной службой;

                  работать с организациями-источниками комплектования;

                  составлять еженедельный, ежемесячный отчёт о проделанной работе отдела;

                  заполнять книги: «Список фондов», «Список описей», «Учёт поступления и выбытия документов», «Реестр описей», «Список фондов, содержащих особо ценные документы»;

                  оформлять «Описи», «Дела фондов», «Наблюдательные дела»;

                  составлять годовую отчётную документацию о работе отдела.

4. Права. В разделе устанавливаются полномочия работника, обеспечивающие выполнение возложенных на него обязанностей. Ниже приведены права главного специалиста:

                  принимать решения в пределах своей компетенции;

                  вносить предложения по улучшению деятельности отдела;

запрашивать необходимую информацию от других организаций, муниципальных служб, необходимых для выполнения функциональных обязанностей;

                  повышать свою квалификацию;

                  проверять ведомственные архивы и организацию документов в делопроизводстве организаций-источников комплектования отдела.

Важным фактором обеспечения качественной работы специалиста являются санитарно-гигиенические нормы условий труда. К санитарно-гигиеническим нормам относятся: освещение, устранение шумов, окраска рабочего кабинета.

Режим работы архива должен предусматривать чередование периодов труда и отдыха. Например, время работы за компьютером 45 минут, время отдыха -15 минут. Режим труда и отдыха регламентируется правилами внутреннего трудового распорядка организации.

Большое значение имеет организация рабочих мест сотрудников. Расчёт площади на одного сотрудника, работающего за компьютером, ведётся от нормы 6 м2 на человека. Помещение время от времени проветривается.