Архив предпиятия

Основными документами, на основании которых ведется работа архива, являются:

для государственного архива:

                    положение об архиве;

                    положение о структурном подразделении архива;

                    структура и штатное расписание архива;

                    смета расходов архива на год;

                    должностные инструкции сотрудников.

для ведомственного архива:

                    положение об архиве;

                    инструкция о службе документационного обеспечения управления;

                    должностные инструкции сотрудников.

Работа архива также ведется на основании планов и отчетов.

К ним относятся:

для государственного архива:

                    план работы архива на год;

                    план научно-исследовательской работы архива на год;

                    план научно-издательской работы архива на год;

                    план работы структурного подразделения архива на год;

                    индивидуальный план работы сотрудника или дневник учета труда сотрудника;

                    отчет о выполнении работы архива за год, полугодие, квартал;

                    отчет о выполнении работы структурного подразделения за год, полугодие, квартал;

                    отчет о выполнении плана работы сотрудника;

                    табель учета рабочего времени работников архива.

для ведомственного архива:

                    план работы архива на год;

                    планы-графики приема дел от источников комплектования на год с поквартальной разбивкой;

                    планы-графики передачи дел на государственное хранение и представления сводных разделов описей в курирующий архив на год с поквартальной разбивкой;

                    отчет о выполнении годового плана;

                    дневник учета труда работников архива;

                    табель учета рабочего времени работника архива.

1.14 План работы архива предприятия. Учет, отчетность, контроль за состоянием дел архива предприятия

Планирование - деятельность по составлению планов, определяющих приоритетные задачи архива.

Планы составляют в соответствии со структурой и штатами архива, поскольку запланированные мероприятия не должны превышать возможности имеющихся подразделений трудовых ресурсов.

В архиве предприятия могут создаваться группы работников по направлениям деятельности под руководством специалиста. Штатная численность работников архива определяется, исходя из объема документов архива, хронологических границ, статуса архива и финансовых возможностей учреждения и государственного бюджета.

Когда штаты и структура архива определены и утверждены директором архива, остается только обеспечить работой трудовой коллектив. Для того чтобы он трудился без авралов и без простоя, существуют планы.

Планирование может быть текущим и перспективным. Перспективные планы составляются на долгосрочный период - 5, 10, 15 лет.

Текущие планы составляются на период 1 год, 0,5 года, квартал, 1 месяц.

Главным документом по планированию работы в архиве является план работы архива на год.

План составляется на основе анализа отчетов за предыдущие годы, с учетом федеральных и региональных планов развития отрасли.

План работы архива состоит:

                         из введения;

                         текстовой части - перечня разделов, основных направлений и видов работ с указанием объемов работы, сроков и исполнителей;

                         расчетной части;

                         предложений.

Расчетная часть плана включает бюджет рабочего времени по наиболее важным показателям, контролируемым органом управления. Бюджет рабочего времени - это количество рабочих дней в году, которое необходимо затратить на работу по каждому направлению. Он рассчитывается, исходя из штатной численности и типовых норм времени и выработки.

Самый важный отчетный документ - годовой отчет архива, который составляется в соответствии с разделами плана и также содержит расчетную часть. К годовому отчету архива могут прилагаться документы централизованного государственного учета: паспорт архива, сведения о состоянии хранения документов в организациях - источниках комплектования.

Учет документов в архиве организации - это определение их количества состава в установленных единицах учета и регистрация принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общего их количества в учетных документах.

Под учетным документом понимается документ установленной формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета.

Учет документов в архиве организации является одним из средств обеспечения их сохранности и контроля за их наличием.

Учету подлежат все хранящиеся в архиве организации документы, в том числе неописанные и непрофильные для данного архива, а также страховые копии документов, копии фонда пользования и описи дел и документов.

Учет производится путем присвоения архивным единицам хранения учетных номеров, являющихся частью архивного шифра.

Архивный шифр - обозначение, наносимое на каждую единицу хранения с целью обеспечения ее учета и идентификации.

1.15. Порядок выдачи дел из архива. Порядок проведения проверки наличия и состояния дел архива

Дела выдаются из архива для использования:

                    сотрудниками структурных подразделений организации (на срок до 10 дней);

                    другим организациям во временное пользование (на срок до 3 месяцев);

                    для проведения архивных работ с документами(на срок 1 месяц);

                    для проведения страхового копирования и специальной обработки документов с целью улучшения физического состояния дел (на срок 6 месяцев).

Выдачу дел из архива регистрируют в книге выдачи дел из хранилища. Перед передачей проверяют соответствие шифров и заголовков дел на обложках шифрами и заголовками дел в описи. При выдаче и возвращении дел проверяют также нумерацию листов и состояние документов каждого дела. Эти данные заносят в карту - заместитель дела которую на период отсутствия дела ставят на его место. Состояние дел возвращаемых в архив после использования, должно быть проверено в присутствии лица, возвращающего документы. При обнаружении недостачи дел или отдельных листов в них, а также повреждений дел и документов сотрудниками архива составляется акт в двух экземплярах, один из которых представляется руководителю организации, использовавшей дела, для привлечения виновных к ответственности, второй - остается в архиве.

Выдача дел во временное пользование в другие организации оформляются актом, который составляется в двух экземплярах. Один остается в архиве организации, другой выдается получателю. Акт подписывается руководителем организации, передающей дела и руководителем организации-получателя: подписи скрепляются гербовыми печатями организаций.

Направление на страховое копирование, реставрацию, переплет оформляется заказом. Заказ оформляется в архиве организации по форме акта о выдаче дел во временное пользование другой организации. Дела выдаются из хранилища для использования и проведения работ по страховому копированию, реставрации, переплету только в обработанном виде.

Проверка наличия и состояния дел является постоянной плановой работой архива. В ходе этой работы устанавливается фактическое наличие единиц хранения и соответствия их количеству, числящемуся по учетным документам, выявления документов, подлежащих реставрации и профилактической обработке.

Проверку наличия дел постоянного хранения проводят 1 раз в 5 лет, дел по личному составу и дел временного хранения (свыше 10 лет) - не реже, чем 1 раз в 10 лет.

Единовременные проверки наличия и состояния дел проводится в архиве:

                    после перемещения дел в другое помещение;

                    после чрезвычайных происшествий, вызвавших перемещение дел или доступ в хранилища посторонних лиц;

                    при смене руководства архива или лица, ответственного за архив;

                    при реорганизации или ликвидации организации.

До начала работы по проверке наличия и состояния дел изучают документы предыдущих проверок, проверяется правильность нумерации дел в каждом годовом разделе сводной описи, соответствие нумерации дел итоговым записям в описях и сведениям в листах фондов.

Проверку наличия дел проводят путем сверки описательных статей с описями и элементами описания на обложках дел.

При проверке наличия дел сверяют:

                    название фондообразователя и его структурного подразделения;

                    номер дела;

                    делопроизводственный индекс;

                    заголовок дела;

                    даты дела;

                    количество листов в деле.

Путем визуального просмотра определяют физическое состояние дел - наличие плесени, механических повреждений.

Делать какие-либо пометки в ходе проверки в учетных документах (в том числе в описях) запрещается. Все обнаруженные недостатки вносят в лист проверки и затем в акт проверки. Дела, выданные в структурные подразделения организации, проверяют по книге выдаче дел из хранилища.

При проверке наличия дел следует:

1.      соблюдать порядок расположения дел на стеллажах, в коробках и папках;

2.      возвращать дела, обнаруженные во время проверки не на своих местах, в соответствующие коробки, папки;

3.      составлять картотеку необнаруженных дел;

4.      изымать не учтенные по описям дела, которые после проведения проверки могут быть внесены в опись под литерными номерами;

5.      изымать и изолировать дела, поврежденные биологическими вредителями.

Проверку наличия и состояния дел проводят штатные сотрудники архива или специально назначенные комиссии. Лист проверки после ее окончания включают в дело фонда.

В конце каждой описи после заверительной надписи делают запись «Проверено», проставляют дату проверки и подпись сотрудника, проводившего проверку. На основании листов проверки составляют акт проверки по каждому фонду отдельно. Акты подписывают сотрудники, проводившие проверку. Акт проверки наличия и состояния дел после утверждения руководителем организации включает в состав дела фонда.

Если проверкой обнаружена недостача дел, организуют розыск дел, который может длиться в течение года.

Документы, подтверждающие отсутствие дел:

                      акты о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны;

                      акты о выделении документов и дел к уничтожению;

                      акты о неисправимых повреждениях дел;

                      акты о передаче дел в другие ведомственные архивы и организации.

Проверка наличия и состояния дел считается завершенной после внесения изменений, выявленных проверкой, в учетные документы проверяемого фонда и представления соответствующих сведений о делах постоянного хранения в государственный архив для внесения в контрольные экземпляры описей дел, утверждаемых постоянно действующей экспертной комиссией архивного учреждения.

Раздел № 2. Индивидуальная часть. Тема: «Обзоры архивных документов»

2.1 Понятие обзора архивных документов

Обзор архивных документов - тип архивного справочника, включающий систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов архивных документов, дополненные в необходимых случаях источниковедческим анализом этих документов.

Комплексы документов, сведения о которых включаются в обзор, могут быть связаны между собой единством происхождения или единством содержания. В зависимости от этого различают два вида обзоров: обзоры архивных фондов и тематические обзоры документов.

Обзор архивного фонда - вид обзора документов, включающий систематизированные сведения о составе и содержании документов архивного фонда с их источниковедческим анализом.

Тематический обзор документов - вид обзора документов, включающий систематизированные сведения о составе и содержании документов одного или несколько архивных фондов по определенной теме с источниковедческим анализом этих документов.