Архив предпиятия

                  Микрофильмы страхового фонда и фонда пользования должны иметь стандартные и защитные рекорды, наматываются в рулон на сердечники фотослоем наружу, и храниться в металлических коробках по ГОСТ 4097 – 78;

                  Микрофильмы и фотодокументы на плоских пленочных или других форматных носителях упаковывают в конверты и кассеты и хранят в коробках, папках, другой упаковке по ГОСТ – 65 – 92.

Место хранение электронных документов определяет руководитель организации. ЭД могут храниться в архиве организации или в специальном подразделении.

Обязательными условиями архивного хранения ЭД является:

1. наличие в архиве программно-аппаратных средств для хранения, копирования и воспроизведение ЭД, их перезапись в новые форматы, передачи информации по каналам связи и т. д.;

2. обеспечение доступа к информации установленных категорий пользователей, а также обеспечение защиты информации от несанкционированного доступа (путем применения соответствующих технических средств и правовых норм);

3. обеспечение режима хранения ЭД, исключающего утрату, уничтожение или искажение информации.

Обеспечение хранения ЭД предусматривает также поддержание оптимальных режимов хранения носителей ЭД.

По мере старения носителя должна производиться перезапись ЭД на новые носители. Не допускается размещение документов на полу, подоконниках, в не разобранных кипах. Размещение секретных документов осуществляется в соответствии с требованиями инструкции по работе с секретными материалами.

Топография.

Все помещения архива, а так же стеллажи, шкафы, полки нумеруются.

В каждом отдельном помещении стеллажи, шкафы, полки нумеруются сверху вниз, слева направо.

В целях закрепления места хранения документов в хранилищах составляется постеллажные и при большом объеме фондов пофондовые топографические указатели.

Карточки постеллажного топографического указателя составляется на каждый стеллаж и располагается по порядку номеров стеллажей в пределах отдельного помещения.

Карточки пофондового топографического указателя составляется на каждый фонд и располагаются в порядке номеров фондов. При необходимости архивом организации может проводиться топографирование хранящихся в архиве документов с учетом структурных подразделений организации.

Архивохранилище.

Архивы размещают в специально построенных или приспособленных для хранения документов здания или отдельных помещениях здания. Специальные помещения для архивов организаций должны предусматриваться при строительстве или переоборудовании административных зданий.

При отсутствии специального помещения для архива организацией выделяется приспособленное помещение в административном здании организации. Размещение в приспособленных помещениях производятся в установленном порядке после их экспертизы. Экспертиза устанавливает пригодность помещения (огнестойкость, долговечность, прочность конструкции, техническая укрепленность), состояние помещения, наличие отопительных и вентиляционных систем.

Экспертиза проводится представителями архивных, эксплуатационных, пожарных, охранных, санитарных и других профильных служб. Результаты экспертизы оформляются актом.

Не допускается прием в эксплуатацию ветхих, сырых, неотапливаемых, не отвечающих санитарно-гигиеническим требованиям помещений, а так же помещений здания, занятого службами общественного питания, пищевыми складами и организациями, хранящими агрессивными и пожароопасными веществами или применяющими опасные и химические технологии.

К помещениям основного назначения архива относятся:

1. хранилища для хранения документов;

2. помещения для приема, временного размещения, акклиматизации документов и вспомогательных работ с ними;

3. помещения для пользования документов (читальный зал, участок выдачи, участок учетно-информационных и поисковых систем);

4. рабочие комнаты сотрудников архива.

Допускается многофункциональность отдельных помещений (залов) с

выделением перегородками основных и вспомогательных участков.

Хранилища размещаются в изолированных помещениях.

Помещения хранилищ должны быть безопасными в пожарном отношении, гарантированны от затопления, иметь запасной выход. В помещениях не должно быть газовых и водонесущих магистральных трубопроводов.

Хранение в помещениях без окон допускается при наличии в хранилище естественной или искусственной вентиляции, обеспечивающей 2 – 3–х кратный воздухообмен в час.

Электропроводка в хранилищах должна быть скрытной, штепсельные розетки – герметичны, переносная электроаппаратура должна иметь резиновую изоляцию шнуров. Общие и поэтажные рубильники располагают вне помещений хранилищ.

Отделку помещений хранилищ проводят с использованием неагрессивных, не пылящихся материалов, а в системах и средствах пожаротушения применяют нейтральные, безопасные для документов вещества.

В хранилищах запрещается применение огня, нагревательных приборов, размещение посторонних объектов. Ремонтно-монтажные работы проводятся с соблюдением мер защиты, охраны и сохранности документов.

1. 12 Классификация документов в пределах архива предприятия

Определение хронологических границ фонда.

Группировка дел и схемы систематизации архивного фонда.

Классификация документов в пределах архива предприятия предполагает их организацию по комплексам - фондам и коллекциям.

При классификации документов архива выбирают один из научных принципов классификации:

                      принцип происхождения;

                      логический принцип.

Архивным фондом организации или лица называется вся совокупность документов, образующихся в процессе деятельности какого-либо фондообразователя.

Фондообразователем называется учреждение или лицо, в деятельности которого отложился архивный фонд. Документальный фонд лица называют личным архивом.

Архивный фонд - это совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой.

Архивным фондом учреждения называется архивный фонд, состоящий их документов, образовавшихся в деятельности одного учреждения

Объединенным архивным фондом называется архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в деятельности двух фондообразователей или более, имеющих меду собою исторические или логически обусловленные связи.

Архивным фондом личного происхождения называется архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности отдельного лица, семьи, рода.

Архивной коллекцией называется совокупность отдельных документов, образовавшихся в процессе деятельности различных фондообразователей и объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, номинальному, авторскому, хронологическому).

Организация документов в пределах архивного фонда называется фондированием.

Фондирование складывается из следующих видов работ:

1.      определение хронологических границ;

2.      определение фондовой принадлежности документов.

Хронологические границы фонда - это официальные даты образования и ликвидации организации, т.е. крайние даты деятельности фондообразователя.

Крайние даты документов фонда - даты наиболее раннего и наиболее позднего документов, входящих в состав фонда.

Крайние даты документов фонда и хронологические границы фонда могут не совпадать в тех случаях, когда отсутствуют документы начального или конечного периодов существования организации, а также в случае, если фонд дополнен незавершенными делами организации-предшественника.

Необходимым является знание правил определения хронологических границ фонда организации в случаях, когда вводится новое или изменяется административно-территориальное деление. При введении нового административно-территориального деления документы вновь образованных местных органов власти и управления представляют собой новые фонды.

Единым является фонд, если:

                         организация восстановлена с прежними функциями после ликвидации, объединения, разделения или прекращения деятельности в результате войны, стихийных бедствий и т.д.

                         произошло расширение или сужение объема прав территориальных границ деятельности организации без изменения ее первоначального назначения;

                         из организации выделилась одна или несколько организаций с передачей им ряда функций;

                         организация переименовала или частично изменила свое название;

                         организация передана из одного ведомства в другое;

                         организация сменила местонахождение, структуру.

Для того чтобы определить или уточнить принадлежность документов к данному фонду, необходимо изучить документы организации и определить их принадлежность к составу документации данной организации.

Входящие документы относят к фонду той организации, которой они получены. Их фондовую принадлежность определяют:

                    по названию адресата;

                    по отметке о регистрации;

                    по содержанию документа, которое отражает функции и характер деятельности фондообразователя;

                    по резолюциям, содержащим фамилии руководителей данной организации.

Копии исходящих документов относят к фонду той организации, в которой они составлены.

Документы внутреннего обращения относят к фонду той организации, которая является автором этих документов.

При ликвидации организации законченные делопроизводством дела включают в состав фонда ликвидируемой организации, не законченные делопроизводством дела входят в состав фонда организации-приемника.

Личные дела, переданные в другие организации в связи с переводом сотрудников, включают в состав фонда той организации, в которую они переведены.

Ошибочно включенные в фонд дела изымают и присоединяют к тому фонду, к которому они относятся.

После определения фондовой принадлежности документов в архиве дела группируют и располагают в пределах архива. За единицу систематизации и учетную единицу управленческой документации принимают дело. Систематизацию дел в пределах фонда осуществляют постоянно не только в архиве, но и непосредственно в текущем делопроизводстве при составлении номенклатуры дел, при формировании дел и подготовке дел к передаче в архив. Систематизация дел обычно соответствует схеме систематизации, по которой построена номенклатура дел организации, и зависит от объема документооборота и количества заводимых ежегодно дел.

Как правило, дела располагают внутри фонда с учетом следующих классификационных признаков:

                   структурного - в соответствии со структурной схемой организации;

                   хронологического - по периодам, датам, к которым относятся документы;

                   функционального, отраслевого, тематического, предметно-вопросного - если в организации отсутствует структурное деление либо если объем образующихся дел невелики;

                   номинального - по видам и разновидностям документов, включенных в дело, по родам дел;

                   корреспондентского - исходя из названий корреспондентов или фамилий лиц, с которыми велась переписка;

                   географического - исходя из географических названий.

При выборе схемы систематизации дел необходимо учитывать делопроизводственную и смысловую связь между делами фонда организации. Схема систематизации должна быть наиболее удобной для последующего поиска информации по находящимся в делах документам.

Наиболее приемлемыми и широко применяемыми в настоящее время в архивной практике являются хронологически-структурная и хронологически-функциональная схемы систематизации дел.

Данные схемы систематизации являются основанием для внутренней организации документального фонда, т.е. для составления следующих описей дел фонда:

1.      описи дел постоянного хранения;

2.      описи дел по личному составу;

3.      описи дел временного хранения (свыше 10 лет).

Таким образом, в архиве организации самой крупной классификационной единицей является фонд, а в пределах фонда за единицу систематизации принимают дело.

В соответствии с принятой схемой систематизации все поступающие в архив документы размещают в хранилищах на стеллажах или шкафах. Дела каждой организации хранятся в одном месте, в соответствии с описями. Документы ликвидируемых организаций хранят отдельно

1.13 Нормативно-методические документы по обеспечению работы архива предприятия. Перечни нормативных документов регламентирующих работу архива предприятия

Архив учреждения в своей работе руководствуется законодательством РФ, законодательными актами по архивному делу, приказами, указаниями вышестоящих организаций, руководства учреждения, правилами и другими нормативно-методическими документами Росархива, методическими документами соответствующего учреждения Росархива, положением об архиве учреждения.