Содержание

 

Введение

 

     Архивный  отдел является государственным учреждением, которое относится к Администрации Минераловодского Муниципального района Ставропольского края и является одним из его отделов.

     Архивный  отдел предоставляет гражданам  города Минеральные Воды информацию по вопросам собственности на землю, квартиры, дачные участки и на др. виды собственности, а также информацию по пенсионному вопросу.

     Данный  муниципальный архив, подчиняясь Администрации

     г. Минеральные Воды и являясь тем  самым государственным учреждением подчиняется региональному архиву, находящемуся в г. Ставрополе, а он в свою очередь подчиняется федеральному архиву, находящемуся в Москве.

     Юридический адрес Архивного отдела: ул. Карла Маркса, 69, г. Минеральные Воды, Ставропольский край, 357202. Телефон: (87922) 5-70-75.

     Целью архивной практики является изучение работы местного архива, ознакомиться с основными направлениями архива, каков его характер взаимодействия с потребителем услуг и каково место потребителя в структуре объекта.

     Главной задачей практики является обучение первичным навыкам архивной работы.

     Задачами  практики являются ознакомление с:

• организацией работы архивного учреждения;
• принципами и методами отбора документов, подлежащих архивному хранению;
• способами и условиями хранения, обеспечивающими полную сохранность документов;
• процессом создания системы информации о содержании документов;
• организацией всестороннего использования документальной информации.

 

     Глава 1. Организация работы архивного учреждения

     §1 Местоположение, внутреннее и наружное оформление архива

 

     Здание  Архивного отдела Администрации  Минераловодского Муниципального района Ставропольского края находится по адресу: ул. Карла Маркса, 69, г. Минеральные Воды, Ставропольский край, 357202.

     Собой оно представляет одноэтажное здание серого цвета, с относящейся к ней территорией, которая благоустроенна. Напротив здания растут высокие ясени и каштаны, а также расположен городской парк. Рядом с зданием находится информационный щит, содержащий необходимую информацию о предоставляемых услугах для всех желающих, а также на здании размещена вывеска, характеризующая данное учреждение.

     В приемной находится много стендов с информацией по истории архива, о его работе, о перечне документов, которые необходимы при подаче заявлений в архив и др. полезная информация. Также в приемной оборудованы места для отдыха посетителей: удобные мягкие скамейки и стол, помещение хорошо освещено, на стене висят часы.

     Что касается кабинетов, то они надлежаще  оформлены: имеются таблички на дверях; рабочие места оснащены всем необходимым: компьютер, подключенный к Интернету, телефон и все необходимые канцелярские принадлежности. Также в здании имеется два ксерокса, факс.

     Имеющиеся в здании пять хранилищ (три по личному составу и два по основной деятельности) также оформлены по всем стандартам: таблички на дверях, указывающие какое это хранилище, при входе в хранилище имеется топоопись, в хранилище расположены высокие стеллажи для хранения дел, они выполнены из железа как то требует техника безопасности, каждый стеллаж пронумерован, также имеется железные шкафы, где хранятся описи всех дел данного хранилища, имеется стол для удобства при поиске нужных документов.

     Все кабинеты и хранилища хорошо освещены и оснащены Сплит система, установлены  евро окна, на которых висят жалюзи.

     Архивный  отдел имеет свою структурную  организацию: заведующая архива и подчиняющиеся ей главные ведущие специалисты в составе пяти человек, в соответствии с числом хранилищ.

     Работает  архив пять дней в неделю с понедельника по пятницу с 9.00 до 18.00, приемные же дни  понедельник, вторник с 14.00 до 18.00 и  четверг с 9.00 до 13.00.

     §2 Основные задачи и функции архива

 

     Основными задачами архива организации являются:

• комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;
• учет и обеспечение сохранности документов;
• создание научно-справочного аппарата к документам архива;
• использование хранящихся в архиве документов;
• подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральной архивной службой России и органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации.

     В целях выполнения основных задач  архив осуществляет следующие функции:

• ведет списки организаций и структурных подразделений организации – источников комплектования архива;
• принимает упорядоченные документы структурных подразделений организации и организаций – источников комплектования архива;
• учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив документов;
• создает и поддерживает в актуальном состоянии научно-справочный аппарат к документам архива;
• организует информационное обслуживание руководителей и структурных подразделений организации, осуществляет использование документов по запросам организаций и частных лиц, в том числе социально-правовым запросам граждан, ведет учет и анализ использования;
• проводит экспертизу ценности и осуществляет комплекс организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение;
• осуществляет проверку правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организаций и других организациях – источниках комплектования;
• организует работу по составлению номенклатуры дел организации;
• оказывает методическую и практическую помощь структурным подразделениям в работе с документами;
• участвует в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления;
• участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы документационного обеспечения управления, в том числе в организациях – источниках комплектования архива.

 

     Глава 2. Отбор документов, подлежащих архивному  хранению

     §1 Положение закона РФ «Основы законодательства РФ об Архивном фонде  РФ и архивах» о  порядке хранения документов Архивного  фонда РФ

 

     Закон РФ «Основы законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах» от 07.07.1993 г. представляет собой документ состоящий из заголовка и семи разделов каждый раздел состоит из статей:

• общие положения;
• архивный фонд Российской Федерации;
• архивы в Российской Федерации;
• государственное управление архивным делом в Российской Федерации;
• хранение, комплектование, учет и использование архивных документов;
• ответственность за нарушение законодательства об архивном фонде Российской Федерации и архивах;
• международное сотрудничество

     В ходе архивной практики рассмотрев закон РФ «Основы законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах» от 07.07.1993 г. изучила основные положения закона РФ о порядке хранения документов Архивного фонда РФ они представлены в Разделе V в статье 17 и статье 18, в которых говорится следующее:

     Статья 17. Хранение документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации

     Постоянное  хранение документов государственной  части Архивного фонда Российской Федерации осуществляют государственные  архивы, государственные музеи и библиотеки.

     Временное хранение документов государственной  части Архивного фонда Российской Федерации осуществляют центральные  органы исполнительной власти Российской Федерации, государственные учреждения, организации и предприятия в  создаваемых ими ведомственных архивах.

     Порядок постоянного и временного хранения документов государственной части  Архивного фонда Российской Федерации  в государственных и ведомственных  архивах и передачи указанных  документов на постоянное хранение в  государственные архивы устанавливается Государственной архивной службой России.

     Статья 18. Комплектование архивов

     Государственные архивы комплектуются архивными  документами, образующимися в деятельности органов государственной власти, государственных учреждений, организаций и предприятий или приобретенными указанными архивами, а также документами, переданными им негосударственными учреждениями, организациями, предприятиями и гражданами. Комплектование музеев и библиотек, а также архивов общественных, религиозных объединений и организаций и частных архивов подлинными документами государственной части Архивного фонда Российской Федерации запрещается.

     При продаже документов негосударственной  части Архивного фонда Российской Федерации государство имеет  преимущественное право на их приобретение.

     §2 Порядок передачи документов в архив на постоянное хранение и комплектование архива

 

     Документы Архивного фонда Российской Федерации, временно находящиеся на хранении в  архиве организации, передаются на постоянное хранение. Архив организации передает на постоянное хранение документы в государственный (муниципальный) архив, для которого данная организация – фондообразователь является источником комплектования. Документы передаются на постоянное хранение в государственный архив в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом.

     Предельные сроки временного хранения архивных документов в архиве:

• архивные документы органов местного самоуправления, учреждений, организаций, предприятий городского и районного подчинения, предприятий сельского хозяйства - 5 лет;
• записи актов гражданского состояния, документы по личному составу, записи нотариальных действий и судебные дела, похозяйственные книги - 75 лет;
• архивные документы, образовавшиеся при осуществлении деятельности совместных (с участием государства) предприятий, организаций и объединений смешанных форм собственности, в уставном капитале которых преобладает доля федеральной или государственной собственности, - 10 лет;
• проектная документация по капитальному строительству - 25 лет;

     Передача  документов постоянного хранения в  государственный архив, как правило, осуществляется ежегодно в соответствии с планом-графиком, утвержденным руководителями организации и архива. В организациях с небольшим объемом ежегодно образующихся документов постоянного хранения по согласованию с архивом передача документов осуществляется один раз в пять лет. Документы передаются в государственный архив по утвержденным экспертно-проверочной комиссии архивного учреждения описям дел.

     При первой передаче документов в государственный архив передается историческая справка на архивный фонд организации. При последующих передачах документов дается дополнение к исторической справке о происшедших изменениях в названии, функциях, структуре, подчиненности организации, составе и состоянии документов. Передача дел проводится поединично. На всех экземплярах описи делаются отметки о приеме документов в государственный архив.

     Прием документов на постоянное хранение оформляется  актом приема-передачи дел. Если при передаче обнаружено расхождение между итоговой записью в описи и фактическим наличием передаваемых дел, в описи делается новая итоговая запись, в которой указываются фактическое наличие и номера отсутствующих дел. Номера отсутствующих дел оговариваются в акте приема-передачи документов на государственное хранение; причины их отсутствия – в прилагаемой к акту справке организации.

     Архив принимает меры по розыску документов. На отсутствующие документы, меры по розыску которых не дали результатов, составляется акт об утрате документов. Утраченные подлинники документов могут быть заменены их копиями.