Архивное хранение

МИНИСТЕРСТВО  СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА РФ

НОВОСИБИРСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АГРАРНЫЙ  УНИВЕРСИТЕТ

ФАКУЛЬТЕТ ГОСУДАРСТВЕННОГО И МУНИЦИПАЛЬНОГО УПРАВЛЕНИЯ

КАФЕДРА ГПОУ 

РЕФЕРАТ

по дисциплине «Документационное управление деятельности»

Тема: «Архивное  хранение» 
 
 
 
 
 

 
 
 
 
 
 
 
 

Новосибирск 2012

Содержание

Введение …………………………………………………………………………..3

1. Общие положения ……………………………………………………………..5

1.1. Понятие архива  организации  ………………………………………………5

1.2. Виды архивов………………………………………………………………....5

1.3. Основные  задачи и функции архива ……………………………………….6

1.4. Права архива………………………………………………………………….9

1.5. Ответственность архива …………………………………………………….9

2. Комплектование  архива ……………………………………………………...10

2.1. Комплектование  архива организации ……………………………………..10

2.2. Источники  комплектования архива ……………………………………….10

2.3. Состав документов, подлежащих передачи в архив ……………………..10

2.4. Требования  к оформлению дел, принимаемых  в архив ………………….11

3. Обеспечение  сохранности документов архива  ……………………………..18

3.1. Система мер  обеспечения сохранности документов …………………….18

3.2. Требования  к зданиям и помещениям архива ……………………………19

4. Режимы хранения  документов ………………………………………………20

4.1. Световой  режим …………………………………………………………….21

4.2. Температурно-влажностный  режим ………………………………………21

4.3. Санитарно-гигиенический  режим …………………………………………22

4.4. Охранный  режим …………………………………………………………...23

4.5. Размещение  документов в хранилище ……………………………………24

4.6. Порядок выдачи  дел из хранилищ ………………………………………...27

Заключение ………………………………………………………………………31

Список литературы ……………………………………………………………..32 
 

Введение

      Основные  правила работы архивов организаций  являются нормативно-методическим документом, определяющим их деятельность. Правила  основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного  обеспечения управления и архивного  дела, синтезируют опыт отечественного архивного дела, учитывают современные  достижения в применении технических  средств и информационных технологий в работе с документами.

      Право и обязанность создания архивов  организаций для временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации, отнесенных к государственной  собственности, установлены Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах (1993), Положением об Архивном фонде Российской Федерации (1994) и Положением о Федеральной архивной службе России (1998), соответствующими нормативными актами субъектов Российской Федерации.

      Настоящие Правила  распространяются на архивы государственных  организаций, а также обязательны  для всех негосударственных организаций  в части обеспечения сохранности, описания, учета и использования  документов Архивного фонда Российской Федерации, отнесенных к государственной  собственности.

      Архивы  организаций, хранящие кинофотофоно- и видеодокументы (аудиовизуальные), научно-технические, картографические, телеметрические документы, руководствуются настоящими Правилами в части организации, планирования, отчетности, методической работы с управленческими документами, хранящимися в архивах; во всех остальных вопросах работа с указанными документами регламентируется соответствующими инструкциями и правилами .

      Правила не распространяются на документы, работа с которыми регламентируется Законом Российской Федерации от 21 июля 1993 г. N 5485-1 "О государственной тайне"и Указом Президента Российской Федерации от 30 ноября 1995 г. N 1203 "Об утверждении перечня сведений, отнесенных к государственной тайне".

      Государственные организации, не отнесенные к составу источников комплектования государственных архивов, а также негосударственные организации  могут руководствоваться настоящими Правилами при организации и  обеспечении работы своих архивов.

      К Правилам приложены формы документов, обеспечивающих работу архива.

      Основные  правила работы архивов организаций  подготовлены рабочей группой Росархива и ВНИИДАД в составе: Еремченко В.А. (руководитель группы), Альбрехт Б.В., Банасюкевич В.Д., Гавлин М.Л., Киселев И.Н., Красавин А.С., Ларин М.В., Мещерина Т.А., Привалов В.Ф., Смогло И.А., Сокова А.Н., Солобай Н.М., Степанова Л.А.

 

1. Общие положения 

1.1. Понятие архива  организации 

      Документы Архивного  фонда Российской Федерации, отнесенные к государственной собственности, до передачи на постоянное хранение, временно, в пределах сроков, установленных  Федеральной архивной службой России, хранятся в организации.

      В целях своевременного приема архивных документов от структурных  подразделений или других источников комплектования, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения и использования  в соответствии с настоящими Правилами  и подготовки к передаче документов на постоянное хранение в организации  создается архив.

      В зависимости от объема документов архив  создается как самостоятельное  структурное подразделение организации  или подразделение в составе  службы документационного обеспечения  управления (делопроизводства), осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью использования.

      Организация обеспечивает архив необходимым помещением, оборудованием  и кадрами.

       Должностные лица  организации несут ответственность  за нарушение норм, установленных  настоящими Правилами.

1.2. Виды архивов

       В зависимости от компетенции (функций) организации могут создаваться следующие виды архивов:

• центральный архив федерального органа власти или органа власти субъекта Российской Федерации, хранящий документы аппарата органа власти, документы организаций непосредственного подчинения и других организаций, включенных в список источников комплектования архива, утвержденный руководителем органа власти;
• центральный отраслевой архив, хранящий документы всех организаций, отнесенных к определенной отрасли, всех уровней подчиненности и независимо от их территориального расположения;
• объединенный архив, хранящий документы нескольких организаций отрасли, связанных системой соподчиненности или однотипных по профилю деятельности;
• архив организации, хранящий документы только данной организации и ее предшественников.

       В зависимости  от состава документации, подлежащей  хранению в архиве, могут создаваться:

• архив управленческой документации;
• научно-технический архив;
• аудиовизуальный архив;
• архив документации на электронных носителях.

      Архивы, состав документов которых обусловлен способом записи информации и носителем, могут создаваться  как самостоятельные единицы  или как структурные подразделения  в составе архива организации.

1.3. Основные задачи  и функции архива

 

      Основными задачами архива организации являются:

• комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;
• учет и обеспечение сохранности документов;
• создание научно-справочного аппарата к документам архива;
• использование хранящихся в архиве документов;
• подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральной архивной службой России и органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации.

       Для организаций,  осуществляющих временное депозитарное  хранение документов Архивного  фонда Российской Федерации, основные  задачи архива определяются в  соответствии с соглашениями  и договорами, заключенными ими  с учреждениями Федеральной архивной  службы России.

      В целях выполнения основных задач архив осуществляет следующие функции:

• ведет списки организаций и(или) структурных подразделений организации - источников комплектования архива;
• принимает упорядоченные документы структурных подразделений организации и организаций - источников комплектования архива;
• учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив документов;
• создает и поддерживает в актуальном состоянии научно-справочный аппарат к документам архива;
• организует информационное обслуживание руководителей и структурных подразделений организации, осуществляет использование документов по запросам организаций и частных лиц, в том числе социально-правовым запросам граждан, ведет учет и анализ использования;
• проводит экспертизу ценности и осуществляет комплекс организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение;
• осуществляет проверку правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организаций и других организациях - источниках комплектования;
• организует работу по составлению номенклатуры дел организации;
• оказывает методическую и практическую помощь структурным подразделениям в работе с документами;
• участвует в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления;
• участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы документационного обеспечения управления, в том числе в организациях - источниках комплектования архива.

      Архивы организаций  осуществляют прием электронных  документов (ЭД), обеспечивают их сохранность, учет, отбор и использование, а  также подготовку и передачу на государственное  хранение. На хранение передаются ЭД в  составе фондов организаций - источников комплектования архивов.

      Все операции, осуществляемые с ЭД при  передаче на архивное хранение и в  процессе хранения (перезапись, конвертирование  в новые форматы, сжатие и др.), должны быть документированы для  обеспечения аутентичности ЭД.

1.4. Права архива

      Для выполнения основных задач и функций  архив организации имеет право:

      - требовать от структурных подразделений своевременной передачи в архив документов в упорядоченном состоянии;

      - контролировать правила работы с документами в структурных подразделениях и организациях - источниках комплектования архива;

      - запрашивать от структурных подразделений и организаций - источников комплектования - необходимые для работы архива сведения;

      - участвовать в мероприятиях, проводимых Федеральной архивной службой России, органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации, федеральными архивами Российской Федерации, по вопросам архивного дела и документационного обеспечения управления.

1.5. Ответственность  архива

      Архив совместно с руководителем организации  несет ответственность за:

• несоблюдение условий обеспечения сохранности документов;
• утрату и несанкционированное уничтожение документов;
• необоснованный отказ в приеме на хранение документов постоянного хранения и по личному составу подведомственных организаций, при ликвидации организации или изменении формы собственности;
• нарушение правил использования документов и доступа пользователей к документам, установленных законодательством.

2. Комплектование архива

2.1. Комплектование архива организации

      Комплектование архива организации - это систематическое  пополнение архива документами структурных  подразделений организации, а также  других организаций, являющихся источниками  комплектования архива.

        Комплектование архива включает: