Архивное хранение

      обеспечение доступа к информации установленных  категорий пользователей, а также  обеспечение защиты информации от несанкционированного доступа (путем применения соответствующих  технических средств и правовых норм);

      обеспечение режима хранения ЭД, исключающего утрату, уничтожение или искажение информации.

      Обеспечение хранения ЭД предусматривает также  поддержание оптимальных режимов  хранения носителей ЭД.

      Технические параметры данных режимов определяются соответствующими государственными стандартами (ГОСТ 28388-89. Система обработки информации. Документы на магнитных носителях. Порядок выполнения и обращения; ГОСТ 2.501-88. ЕСКД. Правила учета и хранения; ГОСТ 19.601-78. ЕСПД. Правила дублирования, учета и хранения; ГОСТ 24.402-80. Единая система стандартов автоматизированной системы управления. Система технической документации на АСУ. Учет, хранение и обращение; РД 50-524-84. Методические указания. Порядок хранения документов на машинных носителях).

      По  мере старения носителя должна производиться  перезапись ЭД на новые носители.

      Не допускается  размещение документов на полу, подоконниках, в неразобранных кипах.

      Размещение секретных  документов осуществляется в соответствии с требованиями инструкции по работе с секретными материалами.

       Топографирование.

      Все помещения архива, а также стеллажи, шкафы, полки  нумеруются.

      В каждом отдельном помещении стеллажи, шкафы, полки нумеруются сверху вниз, слева направо.

       В целях закрепления  места хранения документов в  хранилищах составляются постеллажные и при большом объеме фондов пофондовые топографические указатели.

      Карточки постеллажного топографического указателя составляются на каждый стеллаж и располагаются по порядку номеров стеллажей в пределах каждого отдельного помещения.

      Карточки пофондового топографического указателя составляются на каждый фонд и располагаются в порядке номеров фондов. При необходимости архивом организации может проводиться топографирование хранящихся в архиве документов с учетом структурных подразделений организации.

4.6. Порядок выдачи дел из хранилищ

       Дела выдаются  из хранилищ:

• для использования работниками организации;
• для использования гражданами в читальном зале для научных и иных исследований;
• во временное пользование для других организаций;
• для проведения архивных работ с документами;
• для проведения страхового копирования и специальной обработки документов с целью улучшения физического состояния документов.

       Дела выдаются  во временное пользование из  хранилищ на срок, не превышающий:

      1 месяц для использования работниками  организации;

      1 месяц для использования документов  в читальном зале;

      3 месяца во временное пользование  для других организаций;

      6 месяцев для экспонирования документов.

      Органам суда и прокуратуры дела выдаются до прекращения дела или вынесения  судебного решения.

      Продление установленных сроков выдачи документов во временное пользование, в том  числе органам суда и прокуратуры, а также для экспонирования допускается  в особых случаях с разрешения руководителя организации по письменному  подтверждению пользователя о сохранности  документов.

      Выдача дел из хранилища оформляется следующими документами:

      заказами (требованиями) на выдачу дел в читальный  зал и сотрудникам организации;

      актами  о выдаче дел во временное пользование  другим организациям, в том числе  органам суда и прокуратуры, или  для экспонирования документов;

      заказами  на проведение работ по страховому копированию и реставрации документов.

      Выдача документов из хранилища регистрируется в книгах выдачи документов:

      выдачи  дел работникам организации;

      выдачи  дел в читальный зал;

      выдачи  дел во временное пользование  другим организациям.

      Исполненные заказы (требования) исследователей хранятся в личных делах исследователей, все  прочие - до истечения сроков их хранения. Заказы (требования) целесообразно  хранить до проведения проверки наличия  и состояния дел.

      Выдача дел во временное пользование в другие организации оформляется актом, который составляется в двух экземплярах, один их которых остается в архиве организации, другой выдается получателю. Акт подписывается руководителем  организации, передающей дела, и руководителем  организации-получателя: подписи скрепляются  гербовыми печатями организаций. После  возвращения дел в двух экземплярах  акта делается соответствующая отметка: один экземпляр остается в организации-получателе, другой хранится в деле фонда в  архиве организации, выдававшем дела.

       Направление на  страховое копирование, реставрацию,  переплет оформляется заказом.  Заказ оформляется в архиве  организации по форме акта  о выдаче во временное пользование  другой организации.

      Дела выдаются из хранилища для использования  и проведения работ по страховому копированию, реставрации, переплету  только в обработанном виде.

      Перед выдачей дел из хранилища проверяется  соответствие шифра и заголовка  дела на обложке шифру и заголовку  дела в описи; перед выдачей и  при возвращении дел в хранилище  проверяются нумерация листов и  состояние документов каждого выданного  дела.

      Каждое  выдаваемое из хранилища дело должно иметь лист использования.

      При выдаче дел из хранилища на место выданного  дела подкладывается карта-заместитель, в которой указывается номер  дела, номер описи, номер фонда, когда  и кому выдано дело, дата его возврата и подпись сотрудника, выдавшего  дело с указанием должности. При  возвращении дела в хранилище  карта-заместитель изымается.

      Состояние дел, возвращаемых в архив после использования, должно быть проверено в присутствии  лица, возвращающего документы.

      При обнаружении недостачи дел или  отдельных листов в них, а также  повреждений дел и документов сотрудниками архива составляется акт в двух экземплярах, один из которых представляется исследователю читального зала или руководителю организации, использовавшей документы, для привлечения виновных к ответственности, второй - остается в архиве.

      При перемещении  документов за пределами архива должны соблюдаться меры предосторожности, надежно обеспечивающие их сохранность.

      При транспортировке документов соблюдаются  меры по охране и защите их от воздействия  вредных факторов окружающей среды  путем применения специальных видов  упаковок, обеспечивающих защиту документов от осадков, света, механических повреждений. 
 
 
 
 
 
 
 
 

Заключение 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Список  литературы 

1. Делопроизводство : Учебник для вузов / Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А.; под ред. Т.В. Кузнецовой. – М.: ЮНИТИ – ДАНА, 2005
2. Андреева В.И. Делопроизводство: Практическое пособие/ Издание 9-е, исправленное и дополненное. – М.: ЗАО «Бизнес – школа «Интел – Синтез» совместно с ООО «Журнал «Управление персоналом», 2006
3. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" 
   (с изменениями от 4 декабря 2006 г., 1 декабря 2007 г., 13 мая 2008 г., 8 мая, 27 июля 2010 г.)
4. Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде  Российской Федерации и архивах 
   от 7 июля 1993 г. N 5341-I
5. Уничтожение "лишних" документов ("Консультант бухгалтера", N 5, май 2009 г.
6. Передача личных карточек работников на архивное хранение ("Кадровик. Кадровое делопроизводство", N 6, июнь 2009 г.)