Автоматизация делопроизводства

Программным ядром корпоративного электронного архива по праву можно  считать технологии индексирования и поиска. Первое направление, именуемое  также корпоративным электронным  архивом, относится к классу традиционных информационно-поисковых систем, основанных на атрибутном поиске структурированных  данных. Альтернативное направление  электронного архивирования базируется на принципе полнотекстового индексирования неструктурированных данных и включает контекстно-независимое индексирование, не зависящее от естественного языка, и контекстно-зависимое индексирование, позволяющее оптимизировать индексацию и поиск с учетом специфики  морфологии и семантики естественного  языка.

Как уже отмечалось, все данные в системе могут находиться в  двух видах: поисковый образ и  образ собственно документа. Из-за высоких  требований к скорости доступа к  поисковому образу документа и его  целостности, он должен храниться в  высокоскоростных отказоустойчивых системах хранения, например RAID-массивах.

Для хранения образа документов использование  магнитных дисковых носителей не представляется возможным вследствие их высокой стоимости. С учетом того, что большинство архивных документов, практически, не подлежат модификации  и удалению, библиотеки на компакт-дисках могут быть предпочтительнее. Кроме  того, компакт-диски удобнее в  работе: их автономное чтение можно  осуществлять на любом компьютере, комплектуемом приводом CD-ROM.

 

 

 

 

 

Заключение

 

В настоящее время наличие успешно  действующей системы автоматизации делопроизводства говорит о благополучии учреждения и его руководства. Это означает полную управляемость подчинённых руководству аппарата, их компетентность, солидарность, дисциплинированность и заинтересованность в максимально успешном выполнении порученного дела.

Автоматизированная система представляет возможность производить оперативный  и эффективный обмен информацией  между всеми участками производственного  процесса, позволяет сократить время, требуемое на подготовку конкретных задач, исключить возможных появлений  ошибок подготовки отчётной документации.

Внедрении автоматизированной системы  обеспечит удобство в работе, рациональную организацию производства и снижение психологических нагрузок. Также  снизятся физиологические нагрузки, т.к. с внедрением соответствующего программного обеспечения время, затраченное  на эту же работу, существенно уменьшится. Это положительно повлияет на работоспособность  работника, т.к. приведёт к уменьшению количества обрабатываемой информации, а также у персонала появится дополнительное время для анализа  и принятия управленческих решений.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список литературы

1. Веселое П.В. Современное деловое  письмо в промышленности. М., 2009.

2. Весёлое П.В. Аксиомы делового письма. М., 2009.

3. Андреева В.И. Делопроизводство  в кадровой службе. - М.: Библиотека  журнала «Управление персоналом», 2010.

4. Кирсанова М.В. Современное  делопроизводство. М.; Новосибирск, 2008.

5. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М.  Курс делопроизводства: Учеб. пособие. М.; Новосибирск, 2010.

6. Колтунова М.Д. Деловое письмо. М., 2009.

7. Паневчик В.В. Деловое письмо: Практ. пособие. Минск, 2009.

8. Печникова Т.В., Печникова А.В.  Практика работы с документами: Учеб. пособие. М., 2009.

9. Румынина Л.А. Делопроизводство: Учебник. М., 2007.

10. Теппор Р. Как овладеть искусством  делового письма: 250 писем и записок в помощь менеджеру. М.,2010.

11. Кузнецова А.Н., Вагенгейн Р.Н.  Машинопись: Практ. пособие, - 4-е изд., испр. и доп.- М.: Высшая школа; Издательский центр «Академия», 2009.- 319с.

12. Кузнецова Т.В., Санкина Л.В.  Быкова Т.А. Делопроизводство (Организация  и технологии документационного  обеспечения и управления): Учебник  для ВУЗов.- М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2008.- 359с.

13. Турбан Г.В. Внешнеэкономическая  деятельность. - Минск: Высшая школа, 2010.