Автоматизированные системы документооборота

 

Под электронным документооборотом (или ЭДО) понимается способ организации  работы с документами, при котором  основная масса документов организации (предприятия) используется в электронном  виде и хранится централизованно  в так называемых электронных  архивах (ЭА), своеобразных информационных складах, или хранилищах данных. Электронный  документооборот может быть внутренним и внешним, и это налагает определённую специфику на информационный обмен.

 

Соответственно под системой электронного документооборота (СЭД) в  узком смысле понимается программное  обеспечение (компьютерная программа, система), которое позволяет организовать работу с электронными документами (создание, изменение, поиск, хранение), а также взаимодействие между  сотрудниками: передачу документов, выдачу заданий (распоряжений, поручений) и  контроль за ними, отправку уведомлений  и т. п. В более широком смысле под СЭД понимается современная  организационно-технологическая структура, пронизывающая весь производственный организм, включающая в себя и программную, и техническую, и методологическую составляющую, а также организационные  и нормативно-правовые аспекты. Эту  систему можно сравнить с «кровеносной системой» компании. Заторы в движении документов, их потеря и обмен «несвежей» (устаревшей, неактуальной, недостоверной) информацией в конце концов становятся причиной «заболевания организма». Тромбы, закупорка сосудов, каналов информационного  обмена приводят к коллапсу.

 

Конечно, часть «офисно-канцелярских операций» с «бумагами» сегодня  автоматизированы, персональные компьютеры в наше время имеет практически  любая уважающая себя фирма. Впрочем, если не брать в расчёт не тронутые цивилизацией «медвежьи уголки»  России, где и электричества-то до сих пор нет, встречаются варианты, когда некоторые фирмы и компьютерами не пользуются (во всяком случае, для  этих целей).

 

Но в нынешних условиях конкуренции и рынка информация является одним из важнейших ресурсов, основным капиталом компании. Чем  больше разнообразных «рабочих данных» (документов, файлов и пр.) по истории  работы компании содержит в своих  «закромах» информационная система  и чем они лучше организованы и управляемы, тем сама компания оказывается более конкурентоспособной, защищённой и независимой при  утрате людских ресурсов (увольнениях, переходах) и в большей степени  застрахована от потери клиентов, партнёров, части бизнеса, потенциально важных документов и пр.

 

Принципы работы с документами  в России были заложены ещё в петровскую эпоху. В относительно недавний социалистический период был разработан и введён основополагающий документ — Государственная система  документационного обеспечения  управления (ГСДОУ), некий стандарт, на базе которого отраслевыми министерствами, ведомствами и комитетами разрабатывались  детализированные нормативные и  регламентирующие документы, вводились  унифицированные формы конкретных типов документов. Многие положения  названных документов не потеряли актуальности до сих пор и действуют в  госсекторе в сфере бумажного  канцелярского документооборота, но, естественно, эволюционируют, особенно в последнее время.

 

Для работы с электронными документами в России на протяжении многих лет наиболее активно используются системы, которые можно отнести  в основном к двум классам: системы  электронных архивов (СЭА) и системы  электронного документооборота (СЭД). Некоторые авторы предлагают выделять ещё один класс, интересный именно для  российских пользователей, — системы  электронного делопроизводства, —  и, чтобы не путать с последними, называют их СДЭ — системы делопроизводства электронные. Но в принципе отечественные  СЭД, как правило, включают в себя и эти функции.

 

Несмотря на завалы западных терминов в этом ИТ-сегменте, многие специалисты в России предпочитают придерживаться традиционного термина  «электронный документооборот», хотя он сегодня не совсем точно (полно) определяет суть вопроса. На практике данный термин вбирает в себя куда более широкий  смысл. Например, в понятие «электронный документооборот» в российской компании DIRECTUM вкладывают весь спектр технологий: управление электронными документами (электронный архив); управление деловыми процессами (workflow); управление интернет-данными; управление знаниями; традиционное делопроизводство.

 

Российские системы в  большей степени ориентированы  на поддержание документоориентированного  управления, а не на управление произвольным, как модно теперь говорить, контентом (т. е. самым разнообразным информационным наполнением, содержанием), как на Западе.

 

Названные выше условные классы изначально нацеливались на разные задачи и сценарии использования.

 

СЭА создавались, чтобы в  течение длительного времени  хранить и учитывать документы  как эдакие своеобразные информационные склады. Документ сопровождался соответствующими реквизитами (карточкой, аналогичной  библиотечной), чтобы его потом  можно было найти и просмотреть. Для реализации аналогичных задач  появляются различные, в том числе  аппаратные, системы хранения и поиска бумажных документов, мультимедиа- и  фотоматериалов (микрофиши) и пр., унифицируются  форматы документов.

 

Что происходит с документом вне архива, данную систему не интересует. В процессе развития в СЭА появляются инструменты и функции для  реализации политики хранения и миграции документов. Например, выделяют документы  оперативного и долговременного  хранения и перевод из одного вида в другой. Таким образом, и здесь  начинают появляться элементы движения и стадии жизненного цикла документа, простейшие docflow и workflow.

 

Если СЭА изначально создавались  для хранения и учёта документов, то СЭД предназначались для управления документами.

 

В западных источниках встречается  несколько вариантов терминов, имеющих  отношение к управлению документами, которые, с одной стороны, отражают тенденции развития данного направления, а с другой— маркетинговые  ухищрения некоторых производителей. Вот эти термины: Document Management —  управление документами; Electronic Document Management System (EDMS) — система управления электронными документами, электронным документооборотом; Enterprise Document Management Systems (тоже EDMS) — системы  управления корпоративными документами.

 

У разных авторов (и разработчиков) в эти термины может вкладываться разный смысл. Некоторые наши эксперты утверждают, что EDMS-системы отвечают скорее за управление хранением документов, а не за документооборот (движение документов). Иными словами, получается, что какие-то системы EDMS ближе к СЭА. Это свидетельствует  о том, что в каждом конкретном случае (несмотря на заявления поставщиков) нужно более глубоко изучать  функциональное наполнение и реальные возможности систем, прежде чем относить их к тому или иному классу.

 

Любой документ проходит разные фазы своего жизненного цикла, и его, для удобства и ускорения работы, на всех этих стадиях можно сделать  доступным другим сотрудникам, с  которыми необходимо взаимодействие, в том числе ещё в процессе подготовки документа. Отсюда возникают  и такие понятия, как версионность документов, стадии жизненного цикла, состояния документов, маршруты движения, совместная (групповая) работа, процесс, docflow и workflow и пр.

 

В свою очередь, СЭД развиваются  в направлении усиления архивных функций: появляются разнообразные  хранилища документов, представления  документа в разных форматах.

 

В результате появляется новый  класс систем, получивший название ECM, в котором представлены функции  обоих вышеупомянутых направлений (СЭА и СЭД).

 

Enterprise Content Management (ECM) — это  управление корпоративными информационными  ресурсами, их содержанием и  наполнением. Понятие ECM-системы  несколько шире, чем СЭД. Под  первой понимают набор технологий, инструментов и методов, используемых  для сбора, управления, накопления, хранения и доставки информации  всем потребителям внутри организации.  Например, для того, чтобы иметь  право называться ECM-системой, СЭД  должна содержать средства сканирования  документов, гарантировать сохранность  документов, поддерживать регламенты  доступа к ним и их хранения, управление интернет-данными и  «динамическим контентом» при  организации взаимодействия многих  пользователей и т. д.

 

Комплексная автоматизация  предприятий, компаний, как правило, строится путём интеграции нескольких систем, каждая из которых решает определённый круг задач. Поэтому очень важно  правильно определить, что именно должно реализовываться в рамках каждой системы, и обеспечить их рациональное взаимодействие.

 

В соответствии с набором  реализуемых функций и областей применения в СЭД укрупнёно можно  выделить следующие направления:

 

● системы делопроизводства;

 

● электронные архивы;

 

● workflow-системы (для краткости  будем называть их WF-системами);

 

● комплексные, или ECM-системы (о последних мы уже говорили выше).

 

Если традиционные СЭД  всё ещё тяготеют к автоматизации  довольно узкой сферы «канцелярско-офисного»  документооборота, то многие современные  системы ЭДО демонстрируют значительно  большие возможности и ориентированы  также на работу с бизнес-процессами, поддержку и управление информационными  потоками и организацию взаимодействия пользователей.

 

Требования к архитектуре  и оборудованию для СЭД смещаются  в сторону одновременной работы многих пользователей с конкретными  документами, процессами, проектами, большими массивами неструктурированной  информации. Существенно повышаются требования к возможностям поиска, надёжности хранения, к обслуживанию и поддержке значительных объёмов  хранимой информации. Специфика автоматизации  бизнес-процессов в СЭД выставляет свои требования по скорости обработки  информационных потоков, возможности  их контроля и перераспределения, по автоматизации отдельных операций, шагов, работ, по инструментам и средствам  настройки маршрутов и пр.

 

Какие задачи и направления  нецелесообразно реализовывать  в СЭД? К подобным задачам можно  отнести, например, кадровое делопроизводство или учёт финансовых документов, задачи анализа и пр.

 

Несмотря на то, что формально  названия этих задач вроде бы напрямую связаны с документами, первая задача заключается не в управлении самими документами, а в учёте и управлении кадрами. Тут требуется получать различные выборки по персоналу (например, по образованию, полу, специальностям, дате приёма/увольнения), оперировать  данными из кадровых приказов и т. п. Для этого информация в базе данных должна храниться в структурированном  виде, а не как отдельные неструктурированные  документы. Создание каждого документа  должно отражаться на изменении состояния  персонала, поэтому для автоматизации  кадрового делопроизводства целесообразнее использовать специализированные системы  управления персоналом, которые могут  быть интегрированы с СЭД для  хранения и согласования неструктурированной  информации (резюме, фотографий, кадровых приказов и т. д.).

 

Аналогично обстоит ситуация со структурированными финансовыми  документами: счетами, заявками на оплату, платёжными документами и т. п. Они  тесно связаны с расчётом задолженности, сроками оплаты, статьями бюджета  и другими параметрами, как правило, учитываемыми в бухгалтерских и ERP-системах. Поскольку, например, электронный  образ счёта-фактуры всё равно  придётся формировать, вводить и  хранить в структурированном  виде (в бухгалтерской или соответствующей  учётной системе), то заносить его  в СЭД сканированием нецелесообразно. В данном случае наиболее правильный вариант — интеграция ECM- и ERP-систем, при которой записи ERP-системы  могут отправляться в виде вложений в задания ECM-системы, например, для согласования, а итоговые отчёты ERP-системы могут сохраняться в СЭД и подписываться электронной цифровой подписью.

 

Поэтому, принимая решение  о выборе и развитии ИТ-инфраструктуры предприятия, руководитель (или, по крайней  мере, ИТ-служба) должен решить нелёгкую задачу — оптимально наполнить информационную среду компании, отыскать наиболее эффективные для конкретной фирмы  сочетания продуктов и технологий, разграничить области пересечения  взаимодополняющих ИТ-систем наиболее рациональным образом. В общем, найти  эффективное применение для каждой. А для этого ему надо хорошо разбираться в нюансах и терминологии, в тонкостях систем, предлагаемых сегодня рынком, представлять и учитывать  особенности и существенные отличия  СЭД и ERP-систем, характер данных систем каждого типа. Провести водораздел между этими системами и чётко  определить их технологические границы, методологию взаимодействия и задачи пользователей не только на сегодня, но и хотя бы на среднесрочную перспективу, определить потенциальные объёмы данных, оценить возможности масштабирования  и пр.

 

Долгосрочная ИТ-стратегия  должна предполагать наличие самостоятельной  СЭД, которая будет решать свои задачи и при необходимости интегрироваться  с ERP-системой по ряду направлений. К  примеру, от создания и движения документов, подписания их ЭЦП до отправки структурированных  документов по маршрутам согласования с использованием механизмов workflow СЭД, размещения документов длительного  хранения и ERP-отчётности в электронных  архивах СЭД и пр.

5. Анализ эффективности  внедрения СЭД

Эффективность – одно из наиболее общих экономических понятий. Эффективность можно определить как вероятность достижения цели. Проведенный выше анализ предпосылок  внедрения СЭД недостаточен для  рекомендации ее внедрения. Необходим  анализ экономической эффективности  СЭД.

 

Цели внедрения системы  электронного документооборота:

 

·  автоматизация делопроизводства,

 

·  автоматизация потоков  документов,

 

·  автоматизация контроля исполнения документов и поручений,

 

·  повышение исполнительской  дисциплины,

 

·  наведение порядка  в работе с документами,

 

·  сокращение времени  на операции с документами,

 

·  переход к безбумажным  технологиям.

 

Таким образом, можно определить эффективность использования системы  электронного документооборота (СЭД) в  узком смысле для отдельных производств  и пользователей. В этом случае разумно  рассматривать следующие виды эффектов:

 

·  экономический –  его показатели учитывают в стоимостном  выражении все виды результатов  и затрат, обусловленных реализацией  СЭД. Автоматизация делопроизводства, автоматизация потоков документов, автоматизация контроля исполнения документов и поручений способствует сокращению ошибок, присутствующих при  ручном труде, ускорению процесса документооборота, что дает несомненный выигрыш  во времени и экономию в расходах электроэнергии, затрат на оплату машинного  времени и т.д.