Заполняется в двух экземплярах: один остается в  отделе  кадров,  другой передается   в   бухгалтерию.   Подписывается    начальником    структурного подразделения и руководителем организации.

      На  основании приказа  о  предоставлении  отпуска  отдел  кадров  делает отметки  в  личной  карточке  работника,  а  бухгалтерия  производит  расчет заработной платы, причитающейся за отпуск. При  предоставлении  отпуска  без оплаты  рядом  с  указанием  о  количестве  дней  отпуска  указывается  «без оплаты». В разделе «Начислено»  в  графе  1  в  пустых  строках  указываются месяцы, по которым начислена заработная плата.

      Приказ (распоряжение)  о прекращении трудового договора  (контракта) (форма № Т-8)  применяется при   оформлении   увольнения

работников. Заполняется работником отдела кадров в двух экземплярах на  всех работников, за исключением увольняемых вышестоящим органом:  один  экземпляр остается в отделе кадров, другой  передается  в  бухгалтерию.  Подписывается начальником структурного подразделения и руководителем организации.

      В разделе  «справка  о  несданных  имущественно-материальных  и  других ценностях»  делаются  отметки   о   несданных   ценностях,   числящихся   за работником.

      Табель  учета использования рабочего времени  и расчета заработной  платы (форма № Т-12) применяется для учета использования рабочего времени всех категорий служащих, для  контроля  за  соблюдением  рабочими  и служащими установленного режима рабочего времени, а  также  для  составления статистической отчетности по труду.

      Составляются  в одном экземпляре  уполномоченным  на  это  лицом,  после соответствующего оформления передаются в бухгалтерию.

      Отметки в табеле о причинах неявок на работу  или  о  работе  в  режиме неполного рабочего дня, работе в сверхурочное время  и  других  отступлениях от нормальных  условий  работы  должны  быть  сделаны  только  на  основании документов, оформленных должным образом (листок нетрудоспособности,  справка о выполнении государственных или общественных обязанностей и т.п.).

      Для отражения использования рабочего времени за каждый  день  в  табеле (форма № Т-12. Графы 3,5; форма № Т-13, графа 3) отведено две строки : одна строка для отметок условных обозначений видов  затрат  рабочего  времени,  а другая для записи количества часов по ним.

      Учет  использования рабочего времени  осуществляется  в  табеле  методом сплошной регистрации  явок  и  неявок  на  работу  либо  регистрации  только отклонений (неявок, опозданий и т.д.).

      Личные  заявления  работников  предприятия  о  приеме,   переводе   или увольнении пишутся от руки, в свободной форме  или  на  трафаретном  бланке, разработанном  на  предприятии.  В  заявлении  следует  указывать  следующие реквизиты: адресат, наименование  структурного  подразделения,  наименование вида документа, текст, дату,  подпись,  расшифровку  подписи.  На  заявлении ставится резолюция и делается отметка об исполнении. В дальнейшем  заявление отправляется в дело.

      Графики отпусков представляют  собой  внутренний  документ,  в  котором определяется очередность предоставления отпусков  сотрудникам  подразделений и предприятия в целом. Форма графика отпусков содержит следующие  реквизиты : наименование предприятия, название вида документа, гриф  утверждения,  место составления, дату, текст, визы согласований.

3. Документы, регламентирующие  управление персоналом

 

      Комплекс  взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру,  задачи и  функции  предприятия,  организацию  его  работы,  права,  обязанность   и ответственность   руководства   и   специалистов   предприятия,   называется организационными документами.

      К организационным документам относятся:

- учредительные  документы ( устав и договор);

- структура  и штатная численность;

- штатное  расписание;

- правила  внутреннего трудового распорядка;

- положение  о структурных подразделениях;

- должностные  инструкции работникам.

3.1. Правила внутреннего  распорядка

 

      Организация  работы  предприятия,  взаимные  обязанности  работников  и администрации, предоставление отпусков, командирование  сотрудников,  внутри объектный   режим  и  другие  вопросы  отражаются  в  правилах   внутреннего трудового распорядка. Этот  документ  составляется  на бланке  предприятия, согласовывается  путем  обсуждения   на   собрании   трудового   коллектива, визируется юристом и утверждается  директором  предприятия.  Он  состоит  из следующих разделов: общие положения, порядок приема и увольнения  рабочих  и служащих, основные обязанности  рабочих  и  служащих,  основные  обязанности администрации, рабочее время и его  использование,  поощрение  за  успехи  в работе, ответственность за нарушение трудовой дисциплины.

      В разделе «Общие положения» определена основная цель правил внутреннего распорядка, приведены конституционные гарантии   работников   в   области занятости.

      В разделе «Порядок приема и увольнения рабочих и служащих»  рассмотрена процедура приема работников, в частности список необходимых документов, без предъявления которых прием на работу  не  допускается,  оформление  приказа, проведение инструктажа по технике безопасности, условия работы,  разъяснения прав и обязанностей работников. Подробно регламентируются  вопросы  перевода работников на  другую  должность  внутри  предприятия.  Указывается  порядок расторжения трудового договора по инициативе работника и администрации.

      В разделе «Основные обязанности  рабочих  и  служащих»  перечислен  круг обязанностей,  которые  должны  выполнять  рабочие  и служащие   по   своей специальности, квалификации или должности.

      В  разделе  «Основные  обязанности  администрации»  определен  перечень обязанностей администрации, которые необходимо выполнять в  соответствии   с законодательством:  правильно  организовать   труд   рабочих   и   служащих, совершенствовать формы и методы оплаты труда, соблюдать законодательство  об охране  труда,   проводить   профилактику   производственного   травматизма, контролировать знание и  соблюдение  работниками  требований  инструкции  по технике  безопасности,   производственной   санитарии   и   гигиене   труда, противопожарной охране и т.д.

      В разделе «Рабочее время и  его  использование»  установлено  начало  и окончание работы и  перерыва  для  отдыха  и  питания,  определяются  график сменности, формы  организации  яви  на  работу,  очередность  предоставления очередных отпусков и т.д.

      В разделе «Поощрения за успехи в  работе»  приведен  список  поощрений, которые   могут   быть   применены   за   образцовое   выполнение  трудовых обязанностей,  повышение  производительности  труда,  другие  достижения   в труде.

      В  разделе   «Ответственность   за   нарушение   трудовой   дисциплины» представлен  перечень  мер  дисциплинарного   взыскания,  определены виды нарушений трудовой дисциплины, порядок их фиксирования и санкции.

3.2. Штатное расписание

 

      В  соответствии  с  Уставом   предприятия   разработана   его   штатная численность.  Здесь указаны все  структурные  подразделения   предприятия,   вводимые   на   предприятии должности и количество штатных единиц  по  каждой  из  должностей.  Документ составлен  на  бланке  предприятия,  согласован   с   главным   бухгалтером, утвержден директором.

      Изменения в структуру и штатную численность  вносятся приказом директора предприятия.

      Должностной и численный состав предприятия  с указанием фонда заработной платы закреплен в  штатном  расписании.  Штатное  расписание  составлено  на бланке предприятия и содержит перечень  должностей,  сведения  о  количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном  фонде  заработной платы. Штатное расписание подписано  заместителем  директора  по  экономике, согласовано  с  главным  бухгалтером  и  утверждено  директором,   в   грифе утверждения указана общая штатная численность предприятия  и  месячный  фонд заработной платы.

      Организация  работы  предприятия,  взаимные  обязанности  работников  и администрации, предоставление отпусков, командирование  сотрудников,  внутри объектный  режим  и  другие  вопросы  отражаются  в   правилах   внутреннего трудового  распорядка.  Этот  документ  составлен  на  бланке   предприятия, согласован путем обсуждения на собрании  трудового  коллектива,  завизирован юристом и утвержден директором птицефабрики.

      На  птицефабрике несколько подразделений, для каждого из них разработано положение, в котором определяются правовой статус, задачи, функции, права  и обязанности,  ответственность   подразделения.   Положение   о   структурном подразделении  предприятия  разработано  руководителем  подразделения  и  им подписано, согласовано с заместителем  директора  по  экономике,  юристом  и утверждено директором предприятия.

3.3. Должностные инструкции

 

      Правовое  положение работников предприятия  регламентируется  должностной инструкцией,  устанавливающей  задачи,   функции,   права,   обязанности   и ответственность должностных лиц.

      Целями  разработки должностной инструкции являются:

-  создание  организационно-правовой   основы   служебной   деятельности сотрудников;

- повышение  ответственности сотрудника за результаты  его  деятельности, осуществляемой на основании трудового договора (контракта);

- обеспечение  объективности при аттестации  сотрудника, его  поощрении   и при наложении на него дисциплинарного взыскания.

      Должностная инструкция разрабатывается  исходя  из  задач и функций, возложенных на  конкретное  структурное  подразделение  предприятия  в соответствии с его штатным расписанием.

      Должностная  инструкция  составлена   по   каждой   штатной   должности предприятия,  носит  обезличенный  характер  и  объявляться  сотруднику  под расписку при заключении контракта, в том числе  при  перемещении  на  другую должность, а также при временном исполнении обязанностей по должности.

      В   должностной   инструкции   указывают   наименование   подразделения предприятия, конкретной должности, реквизиты согласования и утверждения.

      Текст должностной инструкции состоит  из следующих разделов:

- общие  положения;

- основные  задачи и функции;

- должностные  обязанности;

- права;

- ответственность;

- взаимоотношения.

- связи  по должности.

- оценка  деятельности

      В разделе «Общие положения» указывают:

- квалификационные  требования, предъявляемые к сотруднику  в соответствии с занимаемой им конкретной должностью;

-  основополагающие  организационно-правовые  документы,  на   основании которых сотрудник осуществляет служебную деятельность и реализует свои полномочия;

- перечень  структурных подразделений и  отдельных должностей сотрудников, непосредственно подчиненных данному сотруднику по службе;

- порядок  замещения сотрудника и исполнения должностных  обязанностей  в случае его временного отсутствия.

      В  раздел  могут  быть  включены   другие   требования   и   положения, конкретизирующие и уточняющие статус сотрудника и условия его деятельности.

      В  разделе  «Права»  приводят  перечень  прав  сотрудника.  Допускается конкретизировать  те  или  иные  права  с   учетом   специфики   выполняемых сотрудником должностных обязанностей.

      В разделе «Обязанности» указывают  обязанности сотрудника с учетом задач и функций конкретного структурного  подразделения  предприятия  с  подробным изложением основных направлений его служебной деятельности.

      Кроме того, в этом разделе могут быть указаны  обязанности  сотрудника, возлагаемые  на  него  в   соответствии   со   сложившейся   в   структурном подразделении практикой распределения этих обязанностей, выполняемых  данным подразделением   по   решению   руководителя   структурного    подразделения предприятия.