Деловое письмо

 

Содержание

 

Введение……………………………………………………………………3

§1.История делового письма…………………………………….……….5

§2.Деловое письмо: структура и оформление........................................ 8

§3.Классификация деловых писем……………………………………18

§4. Деловой этикет в переписке…………………………………………31

Приложение…………………………………………………………….….36

Заключение………………………………………………………………40

Список литературы……………………………………………………..41

 

 

Введение

Деловое общение — это самый массовый вид социального общения. Оно может быть выражено, как в письменной речи, так и устной. Его участники выступают в официальных статусах и ориентированы на достижение цели, конкретных задач. Специфической особенностью названного процесса является регламентированность, т.е. подчинение установленным ограничениям, которые определяются национальными и культурными традициями, профессиональными этическими принципами.

Умение успешно вести деловые переговоры, грамотно составить текст документа, умение работать с документами — важнейшие составляющие профессиональной культуры человека, принимающего решения. Низкая речевая культура напрямую связана с низкой эффективностью совещаний, переговоров.

Известны "писаные" и "неписаные" нормы поведения в той или иной ситуации официального контакта. Принятый порядок и форма обхождения на службе называется деловым этикетом. Его основная функция - формирование правил, способствующих взаимопониманию людей. Второй по значению является функция удобства, т. е. целесообразность и практичность. Современный отечественный служебный этикет имеет интернациональные признаки, потому что его основы фактически были заложены в 1720 году "Генеральным регламентом" Петра I, в котором были заимствованы зарубежные идеи.

В настоящее время деловая переписка – основа делового и конструктивного общения. Правильное ведение деловой переписки способствует установлению связей, улучшает взаимные отношения, сдвигает с мертвой точки нерешаемые проблемы и вопросы. Неправильно составленное деловое письмо раздражает адресата, что, в свою очередь, порождает несерьезное отношение к отправителю. Более того, по письму судят о том, что происходит в организации. Правильно оформленное деловое письмо – показатель компетентности и серьёзности Вашей организации перед органами власти и бизнес-организацией. В зависимости от того, насколько текст послания точен, грамотен, корректен, во многом будет зависеть успех решения конкретных вопросов, а значит и всего предприятия в целом.

 

§1.История делового письма.

Русская официально – деловая письменная речь имеет многовековые традиции и глубокие исторические корни. Знакомство с ее историей позволит лучше понять причины и закономерности формирования особого стиля языка, обслуживающего сферу официально – деловых отношений, выявить особенности национальной культуры русского делового письма, его интернациональные свойства.

Первые письменные документы, дошедшие до наших дней, свидетельствуют о том, что уже в Х веке в Древнерусском государстве практиковалось составление официальных документов. В этот период в основном документируются правовые отношения (жалованные и вкладные грамоты, завещания) создаются также документы, фиксирующие конкретные частные правоотношения (заемные, закладные кабалы, фиксирующие заем денег; полные грамоты, составляемые при продаже в рабство; отпускные грамоты и т. д.).

 Накопление опыта официально  – делового письма выражалось  в появлении устойчивых образцов  обращений и завершений в текстах  документов, формуляров, т. е. устойчивых  типовых форм отдельных наиболее  распространенных документов, из  которых составлялись своеобразные  пособия по делопроизводству  – «формулярники».  В этот период  складывались традиции русской  системы делопроизводства, обработки  и хранения документов.  Отдельные  нормы  работы с документами  находили закрепление в законодательстве.  Таким  образом, вырабатываемые практикой  традиции постепенно становились  нормами обычая, закладывая основу  будущей системы делопроизводства.

Существенной вехой в развитии русского официально – делового письма стало приказное делопроизводство (первые государственные учреждения назывались приказами)  XV – XVII века. В этот период шло формирование русского централизованного государства, закладывались основы государственного аппарата, системы государственного делопроизводства. Официально – деловое письмо этого периода приобрело уже такие важные признаки документа, как устойчивые текстовые формулировки определенное расположение материала, устойчивые информационные элементы (реквизиты, языковые формулы), расположенные в определенной последовательности.

Как правило,  документ начинался с обращения, даты или обозначения автора и адресата документа. Так, например, царские указанные грамоты начинались указанием автора и адресата (от кого – кому): “От царя и великого князя Алексея Михайловича, всея Великой и Малой и Белой России самодержца, боярину нашему и воеводам князю Якову Кудентовичу Черкасскому…”. При обращении к великому князю служилые люди подписывались холопами, посадские люди и крестьяне – сиротами; духовные лица – богомольцами. В заключительной части указанной грамоты обозначалась дата ее составления и место, где она была написана. « Писан в царствующем граде Москве в наших царских палатах. Лета 1166 года, марта в 16 день».

Таким образом, в приказной период постепенно складывается система делопроизводства центральных и местных учреждений, создаются устойчивые формы документов и приемы их составления.

Официально – деловая письменная речь пополнилась значительным количеством новых слов терминов  иноязычного происхождения, что объясняется стремлением Петра I приблизить русское официально – деловое письмо к западным образцам. В этот период вошли в оборот такие слова, как администратор, актуариус, асессор, аудитор, бухгалтер, губернатор, инспектор, маклер, министр и др. Появились и новые названия документов: векселя, облигации, реляции, мемории, рапорты, журналы, протоколы, корреспонденция, инструкция и др. Существенные изменения в петровское время претерпевает и форма документов. Появляются «генеральные формуляры» - образцы, по которым следовало составлять документы. Самостоятельным элементом формуляра становится название документа. Кроме реквизитов текста, появляется ряд реквизитов, отражающих различные стадии процесса документирования или стадии обработки документов: подписи, отметки о согласовании, регистрационные индексы и др.

XIX век отмечен появлением обширной  делопроизводственной литературы, в частности, письмовников – сборников  образцов документов, а также  научных исследований в области  русского официально – делового  письма. Большое теоретическое значение  в этот период имели работы  Н.В. Варадинова. Говоря о цели  теоретических исследований в  этой области, он отмечал, что  «… издание однообразных форм  деловых бумаг и теоретических…  правил будет, может быть, иметь  следствием введения единообразия, а с тем вместе и упрощение  делопроизводства нашего…». К предмету  теоретического делопроизводства  Н.В. Варадинов относил «наружные  свойства» деловых бумаг, такие, например, как титулы и формулы  обращения к разным особам, части  деловой бумаги (формуляр документа), порядок написания текста, а также  выделял разные типы деловых  бумаг с точки зрения их  внешней формы (1.Сношения. 2.Реестры, журналы, протоколы, ведомости, описи, отчеты. 3 Официальные письма. 4. Записки. 5. Выписки). К внутренним свойствам он относил стиль («слог») документов и особенности написания, принятые в деловых бумагах.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

§2.Деловое письмо: структура и оформление

Деловые письма — это обобщенное название широко применяемого вида официальных документов, служащих средством общения различных организаций по поводу осуществляемой ими своей деятельности.

 К категории деловых писем  относится также переписка между  частными лицами и организациями, если содержание ее касается взаимных интересов.

Информация, которую содержит в себе письмо, может быть выражена на любом языке, зафиксирована любым способом и на любом носителе с целью последующего ее обращения в сфере делопроизводства. Тексты писем составляют на русском или национальных языках в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации и ее субъектов о государственных языках. Переписка в сфере внешнеэкономической деятельности ведется на русском или ином языке, предусмотренном коммерческим договором между деловыми партнерами.

Текст письма излагается в повествовательной манере, как правило, при прямом порядке слов в предложении, с включением сложносокращенных слов (госкомитет, ОАО «Саратовгаз», ГипродорНИИ и т. п.) и аббревиатур (ГОСТ, ПК и др. см. п. 4.5).

Стиль письма отличается частым употреблением отглагольных существительных, отыменных предлогов (на основании, в отношении, в соответствии с, в силу, в целях, за счет и др.), сложных союзов (вследствие того что; ввиду того что; в связи с тем что; в силу того что и т. п.), а также словосочетаний-связок, служащих для соединения частей сложного предложения {на случай, если ...; на том основании, что ...; по той причине, что...; с тем условием, что...; таким образом, что...; то обстоятельство, что...; тот факт, что... и др.).

Если в деловом письме автор документа — лицо юридическое, то действия передаются от третьего лица единственного числа: предприятие гарантирует..., не возражает..., предлагает...; от третьего лица множественного числа: Совет директоров, администрация предприятия убедительно просят...; от первого лица множественного числа: просим..., сообщаем..., подтверждаем...

Если автор — лицо физическое, то действия передаются от первого лица единственного числа: Прошу..., ставлю Вас в известность..., довожу до Вашего сведения...; от первого лица множественного числа: поддерживаем..., одобряем..., напоминаем..., выражаем... и т.д.

Характерной особенностью стиля делового письма является широкое употребление в текстах устойчивых (шаблонных, стандартных) языковых оборотов (моделей, формул, клише). Наличие их в деловом языке — следствие четкой регламентированности служебных отношений, повторяемости управленческих процедур и тематической ограниченности текстов документов.

Владение деловым стилем — это во многом и есть знание и умение употреблять языковые формулы, модели речевых оборотов.

Письма оформляют на специально спроектированных для этого вида документов бланках  следующим нанесением на них необходимых информационных элементов — реквизитов. Требования к оформлению писем складываются из требований, оговоренных нормативными документами (стандартами); норм и правил русского языка; учета особенностей делового стиля, сложившегося в сфере управления, а также норм и правил делового этикета, проявляющегося в форме изложения текста.

Особенности оформления писем:

• отсутствие наименования вида документа;
• справочные данные об организации обязательны;
• реквизит «Место составления документа» входит в справочные данные;
• письмо составляется не менее чем в двух экземплярах, один отсылается адресату, другой остается в деле для контроля;
• письма визируются ниже подписи на экземпляре, остающемся в организации.

Письма бывают входящие и исходящие. Любое письмо при поступлении в организацию (входящие) или направлении в стороннюю организацию (исходящие) регистрируется в журнале регистрации. При регистрации письму присваиваются входящий или исходящий номер и дата (регистрации). Входящий (исходящий) номер состоит из номера и индекса. Письма в журнале нумеруются, начиная с единицы и далее, в течение года. Индекс указывает в каком журнале зарегистрировано письмо.

В реквизиты письма входят:

- Герб или эмблема;

- Наименование организации;

- Справочные данные об организации;

- Гриф ограничения;

- Адресат;

- Регистрационный номер документа;

- Дата;

- Ссылка на индекс и дату входящего документа;

- Заголовок к тексту;

- Текст;

- Отметка о приложении;

- Подпись;

- Отметка об исполнителе (на втором экземпляре);

- Визы (на экземпляре, который подшивается в дело).

Оформление реквизита «Адресат»:

В качестве адресата могут быть:

• Организации
• Структурные подразделения организаций
• Должностные лица

• Физические лица.

К адресации писем предъявляются два основных требования:

-  при обозначении адресата необходимо соблюдать нормы служебной этики. Обращение к партнеру по переписке должно быть вежливым и демонстрировать уважение со стороны авторов письма;

    - следует стремиться к конкретному адресованию письма с указанием должностных лиц, а не вообще в организацию. В этом случае письмо будет быстрее обработано после получения.

Возникают различные ситуации при отправлении писем:

  1) Письмо затрагивает важные, принципиальные вопросы взаимоотношений с партнерами или впервые направляется в новую организацию, с которой планируют развивать партнерские отношения. В таких случаях письмо обычно адресуют первому руководителю организации: директору, президенту, председателю, заведующему и т.д. При адресовании такого письма указывают: