Деловое письмо

- должность руководителя организации в дательном падеже;

- наименование организации в родительном падеже;

- фамилию и инициалы руководителя.

Например,

Директору

ООО «Василек»

Н.Г.Петрову

 

Почтовый адрес организации-адресата (получателя) можно не указывать, если письмо в данную организацию посылается не в первый раз, и адрес есть у секретаря. При первичном послании новому адресату принято указывать его почтовый адрес.

2)Письмо направляется в структурное подразделение организации. В подобном случае наименование организации и структурного подразделения указывается в именительном падеже выше должности и ФИО должностного лица. Должность и фамилия должностного лица указывается в дательном падеже.

Например,

Министерство внутренних дел РФ

ОВД района «Отрадное»

Отдел по борьбе с тяжкими преступлениями

Старшему следователю

М.Ю.Иванову

3) Если документ посылается в несколько однородных организаций, то их и называют обобщенно.

При большом количестве адресатов (более четырех) составляют список рассылки.

Если письмо адресуется организации, сначала указывается ее наименование, потом адрес.

4) При адресации письма физическому лицу, необходимо сначала написать Ф.И.О. в дательном падеже, затем адрес.

Требования, предъявляемые к деловым письмам следующие:

1. Письмо не должно быть длинным, иначе его будет сложно читать (оптимальный вариант – 1-2 страницы). Все остальные материалы оформляются  приложениями к письму.

2. Письмо должно быть чётким  и понятным для восприятия (используются  короткие предложения, избегаются  непонятные и сложные слова, профессионализмы). Оно не должно содержать ошибок.

3. В письме обязательно должен  быть проставлен его номер  и дата отправки.                                                   

4. Всегда необходимо придерживаться единого стиля письма.

5. Не нужно включать в письмо  сразу несколько вопросов. (Если необходимо обратиться в одну и ту же организацию по различным темам, то напишите несколько писем в один адрес).

6. Письма оформляются на бланке организации, который обязательно должен включать полное наименование организации и справочные данные для того, чтобы адресат смог без дополнительных усилий дать Вам ответ (второй экземпляр, остающийся в организации, обычно печатают на чистой бумаге).

7. Необходимо помнить о стандартных полях (левое, верхнее и нижнее – не менее 20 мм, правое – не менее 10 мм).

8. Если письмо является ответом на какое-либо обращение, желательно делать ссылку на входящее письмо в реквизите «Ссылка на входящие номер и дату документа». (В тексте письма может быть: В ответ на ваше обращение от . № …)

9. В письме желательно указать заголовок, отражающий краткое содержание письма, для того, чтобы получатель смог сразу сориентироваться в теме письма. Если в письме один, два абзаца заголовок можно не составлять. Для писем больших объемов заголовок обязателен.

10. Печать ставится только на гарантийных письмах и на совместных документах, подписанных руководителями организаций.

При написании деловых писем следует соблюдать следующие критерии:

1. Точность. Это одно из главных  требований чаще всего не выполняется. Точности документа мешают слэнгизмы, профессионализмы, в большом количестве  попадающие в язык коммерческой  переписки.

2. Лаконичность. Многие излагают  на трех страницах то, что можно  было бы написать в трёх  предложениях.

3. Убедительность. Это требование, достигается двумя качествами  текста: аргументированностью и  грамотностью. К числу самых сильных  аргументов относятся факты: примеры, ссылки на документы, постановления, акты, образцы материалов, сертификаты.

4. Достоверность. Деловое письмо  необходимо писать самому. Написание  деловых писем не стоит передоверять  секретарю, который не знает подробностей  вашего общения с контрагентом. В исключительных случаях стоит  написать письмо от руки —  это подчеркивает значение адресата  для автора письма.

 

Структура делового письма

Стандартное деловое письмо имеет следующую структуру: обращение, преамбула, основной текст, подпись, постскриптум, приложения.

Обращение. Для официальной деловой переписки характерна форма обращения «Уважаемый». Его следует писать с большой буквы по центру листа.

Если Вы знаете адресата лично, то допустимо обращаться «Уважаемый Иван Иванович»; если не знаете, тогда «Уважаемый господин Иванов». В обращении недопустимы различного рода сокращения (например, «господин» до «г-н», «Уважаемый господин Иванов И.И.», «Иван Иванович», «господин Иванов»).

Если не знаете ни фамилии, ни имени, пишите просто: «Уважаемый господин директор».

Военнослужащим: «Уважаемый товарищ полковник», даже если этот полковник - женщина.

Обращением могут служить ученые звания: академик, профессор, доцент и др.

Обращение «Дамы и господа» является светским, и его удобней использовать, например, для приглашения на празднование юбилея компании.

Преамбула - первый абзац письма, в котором изложена его цель и причина. Прочитав преамбулу, адресат должен понять суть письма. Письмо начинают с постановки проблемы, а потом оговаривают условия, варианты и т. д. После этого – речь идет о возможных результатах, далее следуют слова благодарности.

Например: «Обращаемся к Вам с целью выразить своё неудовольствие качеством продукции, которую поставляет нам Ваша компания. Мы рассчитываем на Ваши действия, направленные на скорейшее изменение ситуации к лучшему и возмещение причинённых нам убытков».

Далее следует основной текст письма (2-4 абзаца), где должна быть изложена ситуация, выражены ваши мысли по этому поводу и озвучена просьба о конкретных действиях, либо предложен ваш вариант разрешения вопроса.

В заключении вы кратко подводите итоги всего написанного.

Например: «Уверен, что Вы сможете разобраться в данной ситуации, и в ближайшем будущем наше сотрудничество войдёт в привычное русло».

Письмо должно заканчиваться стандартными формулировками: «С уважением», «Искренне Ваш», «С надеждой на продуктивное сотрудничество», «С благодарностью за сотрудничество» или «С интересом ждем от Вас новых предложений», «Всегда рады оказать Вам услугу» и др. и подписью (должность, ФИО) адресанта.

Постскриптум (P.S.) редко используется в деловой переписке и служит для сообщения о важном событии, произошедшем после написания письма, или для информации, имеющей лишь косвенное отношение к основному содержанию.

Приложения – необязательное дополнение. Они оформляются на отдельных листах.

Отметка о наличии приложения располагается после текста документа. Приложения подразделяются на:

указанные в тексте;

не указанные в тексте.

Оформление реквизита начинается с указания слова «Приложение» с большой буквы, после чего ставится двоеточие. Далее оформление возможно по одному из следующих вариантов:

1. Если есть приложение к документу, упоминаемое в тексте, то после  слова «Приложение:» указывается  количество листов и экземпляров  документа.

Например,

Приложение: на 2 л. в 2 экз.

2. Если документ имеет приложение, не названное в тексте, после  слова «Приложение:» необходимо  указать наименование приложения  с указанием количества листов  и количества экземпляров.

Например,

Приложение: Проект договора на 5 л. в 2 экз.

3. Если приложений к документу  несколько, то они нумеруются  и оформляются по второму варианту.

Например,

Приложения: 1. Проект договора на 5 л. в 2 экз.

2. Накладная от 12.1.2011 № 55 на 1 л. в 1 экз.

4. Если к документу прилагается  документ, имеющий приложение, отметка  о наличии приложения оформляется  по следующей форме:

Приложение: Договор о сотрудничестве и приложение к нему, всего на 5 листах в 1 экземпляре.

5. При наличии сброшюрованных  приложений количество листов  в них не указывается.

6. В распорядительных документах  и законодательных документах  приложения оформляют на дополнительных  листах, где в правом верхнем  углу пишется: «Приложение к приказу  № … от …..» или «Приложение  № 3 к приказу № … от …..».

Например,

В соответствии с Постановлением …. департамент по тарифам Новосибирской области ПРИКАЗЫВАЕТ:

1. Установить тарифы на холодную  воду и тарифы на водоотведение  для организаций коммунального  комплекса Искитимского района  Новосибирской области согласно  приложению № 1….

Следование перечисленным правилам гарантирует успешное сотрудничество с адресатом послания и зарекомендует вас как тактичного, вежливого человека. Большинство перечисленных правил подойдет и для электронной переписки.

Композиция делового письма обыкновенно трехчастна. Первая часть вводная (зачин), вторая часть основная, информативная, третья часть заключительная, резюмирует информацию и содержит пожелания дальнейшего сотрудничества.

 

§3.Классификация деловых писем

Деловые письма представляют собой официальную корреспонденцию и применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой и коммерческой деятельности. Деловое письмо - всегда официальное сообщение. Информация, содержащаяся в деловом письме, носит протокольный характер. Вот почему письма регистрируются, и факт устного сообщения не исключает необходимости почтового отправления.

Существует несколько видов классификации деловых писем, в основе их лежат различные классификационные признаки.

По функциональному признаку письма можно разделить на две группы:

- письма, требующие письма-ответа (письмо-вопрос; письмо-просьба; письмо-обращение; письмо-предложение и др.). Письма-ответы  должны всегда содержать индекс  того письма, которое явилось  причиной для переписки.

- письма, не требующие письма-ответа (письмо-предупреждение; письмо- напоминание; письмо-приглашение и др.).

По структурным признакам деловые письма делятся на регламентированные (стандартные) и нерегламентированные. Регламентированное письмо решает типичные вопросы регулярных экономико-правовых ситуаций и реализуется в виде стандартных синтаксических конструкций. Нерегламентированное деловое письмо представляет собой авторский текст, реализующийся в виде формально- логического повествования или этикетного текста.

По признаку адресата деловые письма делятся на обычные и циркулярные. Циркулярное письмо направляется из одного источника в несколько адресов.

По композиционным особенностям деловые письма делятся на одноаспектные и многоаспектные. Одноаспектное письмо рассматривает одну проблему, вопрос, а многоаспектное - несколько. Многоаспектным считается письмо, содержащее однотипные и разнотипные аспекты - просьбы, сообщения, предложения.

По тематическому признаку проводится условное различение между деловой и коммерческой корреспонденцией. Считается, что переписка, которая оформляет экономические, правовые, финансовые и все другие формы деятельности предприятия, называется деловой корреспонденцией, а переписка по вопросам материально-технического снабжения и сбыта относится к коммерческой корреспонденции.

• Коммерческие – используются при подготовке к заключению коммерческой сделки, а также при выполнении условий договоров. К ним относятся:
• оферта (письмо-предложение) – предложение стороной сделки о заключении договора с указанием основных условий сделки: наименования, количества, качества, цены товара, условий и срока поставки, условий оплаты, способа доставки.

Стандартные фразы:

В подтверждение нашей предварительной договорённости...

Зная Вас как надёжного партнёра...

В соответствии с Вашей просьбой...

Согласно контракту №... от...

ООО «Полюс» в связи с ... представляет на Ваше рассмотрение следующее предложение...

• письмо-запрос - обращение одной стороны к другой о желании заключить сделку, как правило, без указания условий сделки.

Для получения необходимой информации от адресата по поводу какого-то вопроса: узнать подробно характеристики товара, наличие товара, сроки поставки, получить прайс-лист, образцы товара и т.п. Письмо-запрос побуждает к написанию письма-ответа. Письмо-запрос должно содержать обоснование необходимости разъяснения вопроса.