Автор работы: Пользователь скрыл имя, 24 Ноября 2014 в 08:07, реферат
В настоящее время деловая переписка – основа делового и конструктивного общения. Правильное ведение деловой переписки способствует установлению связей, улучшает взаимные отношения, сдвигает с мертвой точки нерешаемые проблемы и вопросы. Неправильно составленное деловое письмо раздражает адресата, что, в свою очередь, порождает несерьезное отношение к отправителю. Более того, по письму судят о том, что происходит в организации. Правильно оформленное деловое письмо – показатель компетентности и серьёзности Вашей организации перед органами власти и бизнес-организацией. В зависимости от того, насколько текст послания точен, грамотен, корректен, во многом будет зависеть успех решения конкретных вопросов, а значит и всего предприятия в целом.
Введение……………………………………………………………………3
§1.История делового письма…………………………………….……….5
§2.Деловое письмо: структура и оформление........................................ 8
§3.Классификация деловых писем……………………………………18
§4. Деловой этикет в переписке…………………………………………31
Приложение…………………………………………………………….….36
Заключение………………………………………………………………40
Список литературы……………………………………………………..41
Стандартные фразы:
В целях ознакомления с...
Прошу предоставить информацию...
...просим выслать...
Направляю в Ваш адрес запрос о
Руководство поручило мне обратиться к Вам с запросом о
При совершении сделки в случае неудовлетворенности одной стороной качеством, количеством, ассортиментом полученного товара, сроками поставки и т.п. составляется письмо-претензия (рекламация), которое содержит претензии к стороне, нарушившей свои обязательства по договору и требования о возмещении убытков: о замене некачественного товара, устранении дефектов, снижении цены и прочее.
В договоре купли-продажи, о выполнении работ должен присутствовать раздел о порядке предъявления и способах регулирования претензий (рекламаций).
Письмо-претензия (рекламация) должна содержать дополнительно:
При получении отказа в удовлетворении требований или истечении установленного срока на рассмотрение претензии (в основном один месяц) необходимо в установленном порядке (общий срок исковой давности - 3 года) заявить иск в арбитражный суд.
Стандартные фразы:
К большому сожалению...
С сожалением...
(Официально) заявляем Вам рекламацию на.../в отношении...
Направляем Вам товар /рекламацию/рекламационный акт...
Сообщаем Вам, что...
Мы вынуждены поставить Вас в известность, что...
Ставим Вас в известность, что...
Доводим до Вашего сведения...
Настоящим извещаем Вас о рекламации на
Представляю на Ваше рассмотрение рекламацию на
Направляем в Ваш адрес рекламацию на ненадлежащее
Нами зарекламирована партия товара, высланная в наш адрес накладной № от
Рекламация распространяется на предоставление нашей организации услуги по договору
Продукция или услуга … не соответствует по своему качеству, не отвечает условиям договора, не отвечает уровню, предусмотренному …
Документы: Рекламационный акт, акт приемки, протокол испытаний, экспертное заключение, копия уведомления
Стандартные фразы;
Выражаем благодарность…
Выражаем глубокую признательность…
Компания «Х» выражает искреннюю благодарность… и т.п.
Оформлять гарантийное письмо желательно на фирменном бланке организации с печатью и подписью руководителя, иногда и главного бухгалтера (в случае финансовых гарантий). При составлении гарантийного письма необходимо дополнительно указать:
Гарантийное письмо может содержать следующие формулировки:
Гарантируем...
Настоящим письмом гарантируем...
Компания «Х» гарантирует...
Своевременную и полную оплату гарантируем...
Настоящим гарантируем...
Информационное письмо содержит в себе сведения официального характера: сообщение, просьбу, напоминание, предложение и прочее. Основная цель составления информационного письма – проинформировать, известить, прорекламировать, просветить о дальнейшем сотрудничестве, о сроке действия договора, об аспектах деятельности компании, продукции компании и т.п. Часто информационное письмо сопровождается приложениями, где информация предоставляется в развернутом виде и более детально.
Подписывает информационное письмо обычно руководитель кампании, иногда его заместитель или даже секретарь. В случае массовой рассылки (в большом количестве) можно обойтись без подписи либо использовать факсимиле.
Например,
Уважаемые господа!
Организаторы Международной выставки «Экспо-2003» сообщают об открытии выставки с 10 ноября 2003 года.
Желающие принять участие в экспозиции должны подать заявки в сроки до 1 сентября 2003 года по адресу …. Получить комплект документов для участия можно по электронному адресу …
Ключевые фразы:
Сообщаем Вам о ( об изменениях, о необходимости, о фактах, о предварительных результатах, о достижении окончательной договоренности)
Доводим до Вашего сведения
Считаем необходимым поставить Вас в известность
Представляю Вам проект, отчет, перечень, предложения, акт
Например,
заг. Об изменении банковских реквизитов.
Сообщаем Вам об изменении наших банковских реквизитов.
Реквизиты нашего счета:…….
Подпись
Письмо-напоминание имеет следующую структуру:
Шаблонными фразами письма-напоминания являются:
Напоминаем Вам…
Ставим Вас в известность …
Обращаем Ваше внимание…
Считаем необходимым уведомить Вас…
Убедительно/настоятельно просим…
Требуем от Вас …
Мы настаиваем…
Если сторона сделки не реагирует на письмо-напоминание, ей отправляется письмо-предупреждение, где в более жесткой форме указываются санкции в случае невыполнения обязательств.
Письмо-подтверждение может заканчиваться просьбой, пожеланием, предложением. Письмо-подтверждение является знаком глубокого внимания и уважения к получателю. Написание письма-подтверждения сопровождается следующими шаблонными фразами:
Сообщаем Вам, что мы получили …
Подтверждаем получение …
С благодарностью подтверждаем…
ООО «Х» подтверждает согласие на… и т.п.
Подтверждаем предварительную договоренность или свое согласие на ….
Подтверждение может заканчиваться просьбой, пожеланием, предложением.
Например,
Подтверждаем, что оплата партии товара была произведена нашей фирмой в день поступления товара. Для подтверждения оплаты высылаем Вам копию платежного поручения. от №
Подтверждаем получение письма от № за подписью. Документы согласно письму высылаем до 1 октября 2003 года.
Например,
Уважаемый ….!
Фирма … приглашает Вас ознакомиться с продукцией, обеспечивающей удобство и безопасность труда, представленной на выставке «Экспо – 2003»
На стенде выставки такие изделия как:
костюмы для электромонтеров …….
Будем рады видеть Вас в павильоне № 4 -с 15 по 20 октября 2003 г. по адресу:
Подпись
Письмо содержит:
Ключевые фразы:
Текст просьбы:
об отправке в наш адрес
о предоставлении нам - в случае необязательности ответа
Если в письме содержится несколько просьб, то пишется
Так же просим
Одновременно просим Вас рассмотреть
В случае формального обращения за услугами, которые адресат обязан предоставить, обращение может быть опущено.
Особенностью является краткость письма, – как правило, не более 2-3 абзацев, четкость в указании просьбы, если допустимо, указание сроков.
Например,
заг. О предоставлении
финансовой отчетности
В связи с предстоящей аудиторской проверкой просим Вас направить комплект финансовой документации за 2002 год в наш адрес в течение января 2001 года.
Просим Вас подтвердить получение настоящего письма.
Подпись.
Примерные шаблоны фраз для письма-соболезнования
Мы глубоко опечалены известием о … и хотим выразить искреннее сочувствие Вам и другим сотрудникам Вашей фирмы.
Примите, пожалуйста, наши искренние соболезнования по поводу …
Для нас было огромным потрясением известие о …
Хотим выразить нашу глубокую скорбь по поводу …
Мы были глубоко огорчены, узнав о …
Нам трудно поверить печальному известию о …
Сопроводительное письмо обычно начинается со слов:
Направляем Вам…
Высылаем Вам…
Представляем Вам…
Сопроводительное письмо также может содержать просьбу. В данном случае применяются следующие шаблоны:
Просим подтвердить получение…
Просим передать…
Просим информировать…
Просим возвратить…
Просим руководствоваться… и т.п.
Логическая схема такая: