Деятельность службы документационного обеспечения управления по совершенствованию состава и форм управленческих документов

Введение

 

Организация работы с документами является важной составной частью процессов управления и принятия управленческих решений, влияющих на оперативность и качество управления.

Совершенствование документирования управленческой деятельности предполагает отсутствие затруднений и скорость в составлении документов, быстроту передачи информации на оперативном этапе создания и оформления документов и в дальнейшей работе по исполнению управленческого решения, что обуславливает экономию временных, трудовых и материальных ресурсов.

Процесс принятия управленческого решения состоит из получения информации, её переработки, анализа, подготовки и принятия решения.

Если на предприятии отсутствует четкая организация работы с документами, то вследствие этого, появляются документы низкого качества в оформлении, в полноте и ценности содержащейся в ней информации, увеличении срока их обработки.

Это приводит к ухудшению качества управления и увеличению сроков принятия решений и к неверным решениям.

В работе большое внимание уделено разработки Табеля и Альбома форм документов.

Актуальность выбранной темы определена недостаточной проработкой проблемы совершенствования документирования управленческой деятельности организации, что ведет к снижению эффективности труда, временным и материальным издержкам.

Целью написания данной курсовой работы является разработка предложений по совершенствованию состава и форм управленческих документов организации с учётом проведения анализа методических основ и современного состояния технологии ДОУ.

 

Задачи курсовой работы:

- -формирование структуры (выбор классификационной схемы) Табеля и Альбома форм документов;

- выбор наиболее целесообразной формы Табеля.

Работа состоит из введения, 4 глав и подглав, заключения, приложения и списка литературы.

Объектом рассмотрения является документирование управленческой деятельности.

В качестве методов для проведения курсовой работы было выбрано изучение документационных источников.

-организационно-правовая  документация Управления и отдела: положение об Управлении, положение об отделе, штатное расписание, должностные инструкции работников отдела;

-комплекс документов, составляющих  нормативно-методическую базу документационного  обеспечения деятельности Управления  и определяющих состав и технологию  обработки документов отдела: инструкция по делопроизводству в отделе, номенклатура дел отдела и др.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1 ОСНОВНЫЕ НАПРАВЛЕНИЯ  СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ СОСТАВА И  ФОРМ ДОКУМЕНТОВ

 

В управленческой деятельности решаются задачи двух типов – оригинальные (не повторяющиеся) и однотипные (повторяющиеся). Оригинальные задачи не могут быть унифицированы и стандартизированы в полном объеме, для них могут быть предложены лишь принципы решения. Для повторяющихся однотипных задач в большинстве случаев могут быть разработаны как технология их решения, так и формы представления информации. Оптимизация процессов управления предполагает также и совершенствование документации, основными методами которого является унификация и стандартизация.

Унификация в широком смысле – это уменьшение многообразия типов и видов изделий одинакового функционального назначения. Применительно к управленческим документам унификация – это установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых в процессе осуществления однотипных управленческих функций и задач.

Стандартизация – это форма юридического закрепления результатов унификации. В практике совершенствования документационного обеспечения управленческой деятельности разрабатываются государственные стандарты на терминологию делопроизводства и архивного дела и на требования к составлению и оформлению управленческих документов. В настоящее время действуют два стандарта: ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

Основная цель унификации и стандартизации – создание таких форм документов, применение которых будет экономически эффективно, приведет к увеличению времени на творческие элементы управленческого труда, повысит общую культуру управления. Унификация и стандартизация документов – основные направления совершенствования документации, снижающие затраты на управленческие документы.

Объектами унификации и стандартизации в управленческой деятельности являются:

• Термины и определения, используемые при работе с управленческой информацией;
• организационные структуры организаций, учреждений и предприятий;
• классификаторы управленческих функций;
• управленческая документация.

Документы давно стали объектами унификации и стандартизации. В СССР первые стандарты появились в 1929-1931 гг., и с тех пор, несмотря на отдельные перерывы, ведутся работы по унификации и стандартизации документов. В последние десятилетия к этой работе привлечены все ведущие министерства и ведомства.

Работа по унификации и стандартизации проводится и за рубежом. Стандартизацией документов в течении длительного времени занимаются национальные организации по стандартизации ряда стран, а также различные международные организации. Национальные стандарты на документы существуют в Германии, Бельгии, Великобритании, Норвегии, Швеции, Финляндии, Болгарии и других странах. В работе по унификации документов, в частности внешнеторговых, принимают участие более десяти международных организаций, в том числе Комитет по развитию внешней торговли Европейской Экономической Комиссии (ЕЭК), Международная организация стандартизации (ИСО) и др.

Роль и значение унификации и стандартизации документов особенно возросли в связи с применением в управлении компьютерных технологий.

Унификация управленческих документов предполагает унификацию состава документов, создаваемых при решении управленческих задач, и унификацию форм документов.

Унификация состава документов организации – это отбор и закрепление комплекса документов, необходимых и достаточных для решения управленческих задач. В результате унификации состава документов исключаются формы документов, не вызванные действительными потребностями управления, и состав документов организации может быть значительно сокращен.

Унификация форм документов – это отбор и закрепление в унифицированных формах документов информационных показателей и реквизитов, соответствующих назначению документов, и установление единых требований к их составлению и оформлению.

Результаты унификации состава документов получают закрепление в Табеле форм документов, применяемых в деятельности организации, а результаты унификации форм документов – в Альбоме форм документов, применяемых в деятельности организации.

Общегосударственные унифицированные формы документов обязательны для применения во всех учреждениях, организациях и предприятиях независимо от их подчиненности и формы собственности.

В настоящее время действует 8 общегосударственных УСД:

•унифицированная система организационно-распорядительной документации;

•унифицированная система банковской документации;

•унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

•унифицированная система отчетно-статистической документации;

•унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;

•унифицированная система документации по труду;

•унифицированная система документации Пенсионного фонда РФ;

•унифицированная система внешнеторговой документации.

Таким образом, унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций. Стандартизация документов - это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2 ТАБЕЛЬ ФОРМ ДОКУМЕНТОВ, ПРИМЕНЯЕМЫХ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИИ

 

2.1 Назначение  и разработка Табеля форм документов

 

Настоящий табель предназначен для унификации форм организационно-распорядительных и информационно-справочных документов, необходимых и достаточных для реализации функции и задач управления. В него включены документы, которые могут создаваться во всех подразделениях. Табель не охватывает системы специальной документации, которые ведутся отдельными структурными подразделениями (в соответствии с профилем и задачами этих подразделений: бухгалтерская документация; кадровая документация).

Примерный Табель документов, применяемых в деятельности организации - это перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности, с характеристикой их юридического статуса, этапов подготовки и прохождения. (Приложение: Примерный Табель форм документов).

Табель форм документов предназначен для:

• оптимизации состава применяемых в организации форм документов и их закрепления в едином нормативном документе;
• классификация применяемых в деятельности организации форм документов по функциям управленческой деятельности;
• унификации и нормативного закрепления процедуры подготовки управленческих документов в организации;
• унификация форм документов организации;
• упорядочение документной базы организации в целях повышения эффективности использования компьютерных информационных технологий в управленческой деятельности.

В текущей деятельности организации Табель форм документов выполняет функцию справочника, содержащего в упорядоченном виде формы документов, используемых организацией для документирования собственной управленческой деятельности, и позволяющего осуществлять оперативный поиск необходимых форм документов с использованием всех или основных этапов их подготовки и оформления.

Альбом форм документов содержит формы документов, включенные в табель, и закрепляет результаты проведенной унификации состава форм документов организации по функциям управления.

Применение Табеля и Альбома форм документов обеспечивает:

• соответствие используемых форм документов решаемых задач;
• юридическую силу документов, подготавливаемых в организации;
• оперативность реализации управленческих функций организации;
• сокращение затрат рабочего времени на составление, оформление и обработку документов.

Разработка Табеля форм документов состоит из следующих этапов:

• Предпроектное обследование.
• Выбор формы Табеля.
• Формирование структуры Табеля.
• Отбор форм документов для включения в Табель.
• Согласование Табеля.
• Утверждение Табеля.

Основными задачами предпроектного обследования являются:

• определение круга управленческих функций и задач, решаемых в деятельности учреждения;
• формирование структуры (выбор классификационной схемы) Табеля форм документов;
• выбор наиболее целесообразной формы Табеля с учетом специфики деятельности организации и конкретных задач, стоящих перед разработчиками Табеля;
• определение массива документов для включения в Табель.

В ходе предпроектного обследования документации организации изучаются:

• документы, составляющие правовую базу деятельности организации: законодательные и нормативные правовые акты высших и федеральных органов исполнительной власти и управления, регламентирующие различные аспекты функциональной деятельности организации, включая федеральные программы и иные акты, в той или иной степени затрагивающие деятельность организации;
• организационно-правовая документация организации: устав или положение об организации, положения о подразделениях, штатное расписание, регламенты работы руководства и коллегиальных (совещательных) органов, правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции работников;
• распорядительная документация организации: приказы, указания, распоряжения руководства, решения коллегиальных (совещательных) органов по основной деятельности организации;
• комплекс документов, составляющих нормативно-методическую базу документационного обеспечения деятельности организации и определяющих состав и технологию обработки документов организации: инструкция по делопроизводству, правила составления и оформления документов, технологические инструкции по работе с документами, номенклатура дел организации и др.;
• документация организации как минимум за три последних года ее деятельности.