Деятельность службы документационного обеспечения управления по совершенствованию состава и форм управленческих документов

- Второй вариант предполагает создание нескольких Табелей унифицированных форм документов и размещение их в качестве разделов единого информационного ресурса на общей веб–странице. Например, можно составить:

- Табель унифицированных форм организационно распорядительных и информационно-справочных документов;

- Табель унифицированных форм бухгалтерской документации1;

- Табель унифицированных форм кадровой документации;

- Табель унифицированных форм документации системы менеджмента качества;

- Табель унифицированных форм документации по мобилизационной подготовке, гражданской обороне, защите населения и территории от чрезвычайных ситуаций, пожарной безопасности, обучению работающего населения в области ГО, ЧС и пожарной безопасности, воинскому учету и бронированию граждан, подлежащих призыву, и граждан, пребывающих в запасе;

- в зависимости от профиля деятельности организации могут быть разработаны и другие Табели.

Каждый Табель будет разделяться на соответствующие разделы и подразделы. При их выделении можно использовать Унифицированную систему организационно-распорядительной документации (УСОРД). В настоящее время 1-я очередь УСОРД, утвержденная в 1979 г., в значительной степени устарела, а 2-я очередь, утвержденная Росархивом в 1993 г., не была внедрена в практику. Раздел ОКУД, посвященный организационно-распорядительной документации, с 1993 г. не ведется, поэтому в ОКУД не включены многие формы документов, предусмотренные действующими законодательными и иными нормативными правовыми актами. Поэтому окажется весьма полезным действующий типовой Перечень.

 

2.4 Электронная форма Табеля

 

В классическом варианте ведения делопроизводства Альбом форм документов должен быть представлен в виде бумажного оригинала, который в качестве эталонного образца хранится в службе делопроизводства, и копий, которые имеются в каждом подразделении, оформляющем документы, т.е. практически в каждом структурном подразделении организации. Как и в случае с Табелем, целесообразно использовать электронную форму Альбома, тем самым, что в нее можно поместить электронные шаблоны, на основе которых удобно создавать конкретные документы.

В результате соединения Табеля и Альбома, а также внесения некоторых дополнительных информационных характеристик появился совершенно новый документ. Он имеет иные информационные характеристики и после размещения на официальном сайте приобрел новые возможности как инструмент оптимизации делопроизводства.

Стоит заметить, что использование веб-технологий диктует необходимость иной организационной и визуальной структуры Табеля. Электронная форма Табеля может включать в себя 21 поле, в том числе и поля, которые обычно отсутствуют в Табеле унифицированных документов: «Правила оформления документа», «Образец документа» и «Шаблон унифицированной формы документа».

В случае необходимости последнее поле может быть разделено на два или даже три поля (тогда их общее количество достигнет 23):

- «Шаблон унифицированной формы документа (в формате MS Office)»,

- «Шаблон унифицированной формы документа (в формате Open Office)»,

- «Бланк унифицированной формы документа (в формате PDF)»

Такое деление может быть оправданным в том случае, если в организации имеется потребность предоставить возможность заполнять документы, от руки, на основе использования стандартных бланков. На любом компьютере, включенном в локальную сеть организации, можно открыть бланк в формате PDF, имеющийся в соответствующем поле Табеля отпечатать его и заполнить. Прием не очень эффективный, но на определенном этапе развития информационной культуры организации оправдывающий себя. Кроме того, он может использоваться в том случае, когда законодательством или иными нормативными актами предписывается изготовление документа именно в бумажном варианте.

В поле «Правила оформления документа» помещается файл, содержащий указания по оформлению документа. Как правило, данные нормы содержатся в инструкции по делопроизводству, утверждаемой в каждой организации. Практически происходит привязывание фрагмента инструкции по делопроизводству к конкретному разделу Табеля и Альбома унифицированных форм документов, регламентирующих порядок оформления и обработки документов в едином электронном информационном ресурсе, позволяет сократить время на поиск необходимой информации и существенно облегчает работу с документами (а значит, уменьшает количество ошибок).

Использование двух типов шаблонов может потребоваться в том случае, если организации, применяющая MS Office, начинает переходить на использование иного, чаще всего открытого программного обеспечения, например, Open Office или иного программного пакета. Таким образом можно организовать оформление документов по единому стандарту, но с использование разных офисных приложений.

Можно разработать отдельные шаблоны документа для разных структурных подразделений лучше включить и в наименование файлов. В соответствующих полях Табеля можно поместить нужное количество шаблонов. Имеется возможность сделать данные  файлы как общедоступными, так и ограничить доступ к ним, введя обязательную авторизацию для доступа к файлам.

Заполнение отдельных полей электронного Табеля, например, таких, как «Правила оформления документа», «Образец документа», «Шаблон унифицированной формы документа», предполагает прикрепление к ним файла (обычно используются несколько распространенных форматов: текстовый, электронная таблица и графический формат). Данная процедура является стандартной и не вызывает трудностей. В данном случае легко устанавливается возможность открытого доступа к размещаемым файлам или включение функции ограничения доступа при помощи процедуры авторизации.

Современные средства создания и управления корпоративными сайтами предоставляют весьма эффективные средства для разработки и ведения электронного Табеля унифицированных форм документов.

При небольшом количестве описываемых полей это приемлемо – когда все их реально разместить на одном листе бумаги или экране монитора (без его пролистывания). Этот принцип всегда применялся в табличной части бумажного Табеля. Но делая его в электронной форме в базе данных, количество полей увеличивается.

 

2.5 Использование  справочников

 

Для удобства работы пользователей с Табелем были введены справочники, с помощью которых можно заполнять некоторые поля, т.е. необходимая информация вбивается не вручную, а выбирается из списка. Преимущество такого подхода в том, что имеется возможность удобного и быстрого внесения изменений во все разделы Табеля при изменении отдельных параметров (например, изменение наименования должностного лица другому и т.д.).

Сами справочники формируются при помощи инструментов 1С-Битрикс. Для заполнения Табеля целесообразно использовать четыре справочника:

- периодичность;

- печати;

- подразделение и должностные лица;

- сроки.

Следует обратить внимание, что элементы справочника могут сортироваться в алфавитном порядке, а могут – в соответствии с «весом» каждого элемента, который вводится на вкладке «Свойства». Практика подсказывает, что второй вариант в большинстве случаев удобнее. При этом рекомендуем устанавливать «вес» с шагом в 100 единиц. В этом случае при редактировании справочника практически отсутствуют ограничения на внесение в него новых элементов.

Справочник «Подразделения и должностные лица» имеет иерархическую структуру. Выделяются подразделения верхнего уровня, в состав которых входят подчиненные им подразделения или должностные лица. В целом ведение этого справочника осуществляется по принципам, которые применяются при работе с аналогичными справочниками любых систем автоматизации делопроизводства. Однако имеются определенные особенности, обусловленные тем, что данный справочник предназначен для заполнения соответствующих полей Табеля унифицированных форм документов. В частности, в данном справочнике присутствуют: не только наименования должностей, но иные (например, в коллегиальных органах управления).

В справочнике «Сроки» вносятся все варианты сроков (подготовки, исполнения и т.д.), используемые в Табеле. При необходимости  справочник редактируется.

Некоторые поля требуют заполнения с помощью клавиатуры. В этом случае данные вносятся в текстовое поле. При редактировании Табеля поля, заполняемые из справочников, имеют вид окон со списком необходимых значений и полосой прокрутки, выбор нужного значения осуществляется щелчком «мыши».

Таким образом, Табель форм документов предназначен для упорядочения всех кадровых документов организации. С его помощью руководство компании, а также работники отдела кадров могут получить информацию о тех документах, которые были созданы в течение определенного периода времени, с какой целью и в отношении каких сотрудников они создавались. Табель документов отдела кадров не имеет унифицированной формы, утвержденной государством, следовательно, каждое предприятие вправе самостоятельно разработать форму табеля.

 

 

3 АЛЬБОМ ФОРМ  ДОКУМЕНТОВ ОРГАНИЗАЦИИ

 

Альбом форм документов организации – это сборник эталонных унифицированных форм документов, применяемых для документирования деятельности организации.

Унифицированная форма документа – это бланк с реквизитами, обязательными для разновидности документа, и унифицированным текстом.

Целесообразно Альбом форм документов разрабатывать одновременно с подготовкой Табеля форм документов и рассматривать Альбом форм как дополнение к Табелю, хотя работы по унификации форм документов могут вестись и независимо от разработки Табеля форм документов.

Цель разработки Альбома форм документов – регламентация формы и содержания документов, используемых в деятельности организации.

Разработка Альбома форм документов предполагает унификацию документов организации. Унификация форм документов подразумевает:

- определение информации, необходимой и достаточной для  решения конкретных задач управления;

- установление оптимального  набора реквизитов и показателей  для каждой формы документа, исключении  дублирующих и неиспользуемых  показателей;

- унификацию текста документа.

Разработка унифицированных форм документов имеет следующие этапы:

- формирование объекта  унификации – исходного массива  документов по управленческим  функциям и задачам (в соответствии  с Табелем форм документов);

- анализ документов и  обобщение результатов анализа;

- разработка эталонных  образцов унифицированных форм  и формирование Альбома форм  документов.

Унификации могут подвергаться все создаваемые в организации виды и разновидности документов независимо от частоты их составления. Для разработки унифицированных форм документов используются образцы документов, отложившиеся в архиве организации, и карты документов, полученные в процессе подготовки Табеля форм документов, при этом для каждой типовой ситуации должно быть отобрано не менее 3-5 образцов документов. Увеличение количества исходных образцов документов повышает надежность разрабатываемой унифицированной формы.

Состав реквизитов унифицированных форм документов и последовательность их размещения на бланке должны соответствовать ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

В основе разработки унифицированных текстов документов лежит метод выделения постоянной и переменной информации. Постоянная информация – это информация повторяющаяся, общая для всех документов унифицируемой совокупности, переменная – индивидуальная для каждого конкретного документа информация. В унифицированной форме документа фиксируется постоянная информация и устанавливаются границы для внесения переменной информации при составлении документа.

Формой представления унифицированного текста могут быть трафарет, таблица, анкета. В тексте допускается сочетание различных форм представления, например текст в форме трафарета и таблицы.

Трафарет – это форма представления грамматически связанного текста, содержащая постоянную информацию и пробелы, предназначенные для заполнения их переменной информацией.

 

 

 

 

 

 

Пример трафарета:

Просим забронировать _____ - местный номер для сотрудника (ов) фирмы:

 

                                        (фамилия, инициалы)

 

 

 

С _____________________ по ____________________ 20__ г.

Оплату гарантируем.

 

Таблица – это форма представления унифицированного текста, содержащего информацию о совокупности объектов, характеризуемых по определенному набору признаков.

Таблицы используются, как правило, для представления информации, являющейся результатом анализа и обобщения, или учетной информации.

Таблица имеет два уровня членения текста: вертикальный – графы и горизонтальный – строки. Наименования объектов, информация о которых содержится в таблице, располагаются в боковике таблицы – крайней левой графе; наименования признаков, характеризующие объекты описания – в заголовках граф; информационные показатели (переменная часть табличного текста) – в центральной части таблицы, в ячейках, образуемых пересечением строк и граф;

 

Заголовок строк	Заголовки граф
Подзаголовки строк	Показатели	Показатели	Показатели
(наименования объектов)	.....	…..	…..
.....	…..	…..	…..
…..	…..	…..	…..