Автор работы: Пользователь скрыл имя, 07 Марта 2014 в 14:44, курсовая работа
Целью написания данной курсовой работы является разработка предложений по совершенствованию состава и форм управленческих документов организации с учётом проведения анализа методических основ и современного состояния технологии ДОУ.
Задачи курсовой работы:
- -формирование структуры (выбор классификационной схемы) Табеля и Альбома форм документов;
- выбор наиболее целесообразной формы Табеля.
Графы таблицы могут содержать подзаголовки. Заголовки строк, заголовки и подзаголовки граф формулируются максимально лаконично в виде слова или словосочетания с главным словом в именительном падеже. В заголовках и подзаголовках строк и глав таблицы допускаются общепринятые сокращения и условные обозначения: кол-во – количество, ед. изм. – единица измерения, №, % и др.
Показатели таблицы – это переменная информация; как правило, это цифровая информация, которая, однако, может содержать и словестную информацию, например:
Получатель |
Номер платежного поручения |
Дата оплаты |
Сумма (тыс. руб.) |
1 ООО «Весна» |
168 |
06.06.2012 |
3000 |
2 ООО «Гранат» |
174 |
10.06.2012 |
8000 |
3 ЗАО «Теплый стан» |
185 |
18.06.2012 |
2605 |
При составлении таблиц не рекомендуется выделять в отдельную графу порядковый номер, при необходимости нумерации объектов описания номер по порядку проставляется непосредственно в первой графе, перед названием.
Анкета – это форма представления текста, содержащего характеристику одного объекта по определенному набору признаков.
Постоянной информацией в анкете являются обобщенные наименования признаков, конкретной – их показатели. Текст в форме анкеты строится по типу «вопрос – ответ». Вопросы анкеты должны состоять из коротких словосочетаний или слов в именительном падеже.
Пример анкеты:
Фамилия __________________________
Имя ______________________________
Отчество __________________________
Дата рождения _____________________
Место рождения ____________________
Пол ______________________________
Образование _______________________
Унифицированные формы документов группируются в Альбом форм, порядок их расположения должен соответствовать Табелю форм документов. Формы документов, включенные в Альбом, проходят экспертизу в структурных подразделениях организации. После экспертизы и согласования всех замечаний и предложений Альбом форм, как и табель форм документов, утверждается руководителем организации.
Альбом форм документов, применяемых в организации, должен быть представлен в двух вариантах: бумажном и электронном. Подлинник на бумажном носителе в качестве эталонного образца хранится в службе делопроизводства организации (канцелярии), электронная копия – в подразделении, отвечающем за разработку и применение Табеля и Альбома форм документов. Электронные копии Табеля и Альбома форм документов должны быть на каждом автоматизированном рабочем месте.
Таким образом, чтобы обеспечить единство правил выполнения и оформления кадровых документов, максимально сократить количество и объем документов, ускорить изготовление и размножение документации с помощью средств оргтехники, в организациях разрабатывают альбомы унифицированных форм.
4 ВЕДЕНИЕ ТАБЕЛЯ И АЛЬБОМА ФОРМ ДОКУМЕНТОВ
Ведение Табеля, внесение в него изменений, контроль за его применением осуществляет служба документационного обеспечения организации, которая несет ответственность за поддержание Табеля в актуальном состоянии.
В процессе ведения Табеля в него включаются все вновь утвержденные и введенные в действие формы документов, а также формы документов, включение которых основывается на практической целесообразности; в последнем случае структурное подразделение, предлагающее форму для включения в Табель, должно представить соответствующее обоснование. Сведения о формах документов включаются в Табель только с разрешения руководителя организации.
Каждое структурное подразделение организации должно иметь экземпляр Табеля. В связи с необходимостью периодического обновления Табеля (включения новых или исключения отмененных форм документов) наиболее целесообразной является его электронная форма. В этом случае обновленные версии Табеля могут быть переданы работникам организации практически сразу после внесения в Табель изменений.
Работникам организации запрещается создавать документы, не включенные в Табель форм документов.
Таким образом, в процессе ведения Табеля и Альбома в них включаются вновь утвержденные и введенные в действие формы документов.
Заключение
Организация работы с документами является важной составной частью процессов управления и принятия управленческих решений, влияющих на оперативность и качество управления.
Совершенствование документирования управленческой деятельности предполагает отсутствие затруднений и скорость в составлении документов, быстроту передачи информации на оперативном этапе создания и оформления документов и в дальнейшей работе по исполнению управленческого решения, что обуславливает экономию временных, трудовых и материальных ресурсов.
Процесс принятия управленческого решения состоит из получения информации, её переработки, анализа, подготовки и принятия решения.
Табель форм документов предназначен
для унификации форм организационно-
В процессе ведения Табеля в него включаются все вновь утвержденные и введенные в действие формы документов, а также формы документов, включение которых основывается на практической целесообразности; в последнем случае структурное подразделение, предлагающее форму для включения в Табель, должно представить соответствующее обоснование. Сведения о формах документов включаются в Табель только с разрешения руководителя организации.
Разработка Альбома форм документов предполагает унификацию документов организации.
Унификации могут подвергаться все создаваемые в организации виды и разновидности документов независимо от частоты их составления. Для разработки унифицированных форм документов используются образцы документов, отложившиеся в архиве организации, и карты документов, полученные в процессе подготовки Табеля форм документов.
Список литературы