Документ и системы документации

Лекция 1 Документ и системы документации.

План:

1. Нормативно правовая база документирования управленческой деятельности.
2. Понятие документ и его функции.
3. Свойства документа. Классификация и виды.
4. Системы документации.

1. Нормативно  правовая база документирования управленческой деятельности.

ГК РФ устанавливает  правовые основы  не только деятельности юридических лиц, но и ее документирования,  где устанавливает требования к  содержанию Устава и  учредительного договора.

Федеральный закон РФ «об информации, информатизации и защите информации» устанавливает

• обязательность документирования информации,
• определяет ряд терминов,
• обязывает организации всех форм собственности представлять требуемую информацию государственным органам.

ФЗ «об Акционерных  обществах», «об Обществах с ограниченной ответственностью» определяют обязанности обществ по хранению документов. Эта норма увязана с требованиями ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»

 А также документирование  управленческой деятельности опираются  на ряд нормативных актов, указов президента и др. правовые нормы:

1. Государственные системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ).
2. ГОСТ Р 6.30-2003 УСД «унифицированная система организационно- распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
3. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах власти.

2. Понятие  «документ» и его функции

В процесс хозяйственной  деятельности людей всякое согласованное  целесообразное взаимодействие осуществляется с помощью управления.

Связи в системе управления реализуются посредствам информации, которая представляет собой обмен сведениями, мнениями, командами и т.д.

Важнейшим носителем  информации является документ (с лат. свидетельство, способ, доказательство).

Документ- материальный объект, с закреплённой на нём информацией для передачи её во времени и пространстве.

ГОСТ Р 51141-98 даёт современное  определение «документ -зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать».

Реквизит- (текст, адрес, подпись)- обязательный элемент оформления официального документа.

Идентификация - означает отождествление или опознание приведённой информации по реквизитам документа, оформленным в соответствии с установленными требованиями.

Документ создается  в результате документирования.

Документирование-  запись информации на различных носителях по установленным правилам.

Сущность документа  проявляется через его функции. Функция документа- его целевое  назначение, присущее ему не зависимо от осознания ее автором документа. Документ многофункционален, т.е содержит в себе различные функции, которые с течением времени меняют свое доминирующее значение

 Т.о. выделяют функции общие (информационную, социальную, коммуникативную, культурную) и специальные  (управленческая, правовая функция, исторического источника, функция учёта).

Информационная  предполагает фиксацию, хранение и передачу информации;

Коммуникативная предполагает передачу и обмен информацией ;

Социально-культурная – документы, представляющие социальное и культурное значение, передают культурные традиции и системы ценностей.

Управленческая - решение управленческих вопросов и принятие решений на основе документированной информации,

Правовая – одни документы являются источником права, другие могут быть доказательством в юридической сфере.

Исторического источника - передача исторических сведений об отдельных людях или обществе, документы, являющиеся историческим наследием).

 Функция  учёта - фиксируется информация количественного, статистического характера).

3. Свойства  документа. Классификация и виды

Как и всякий объект, документ обладает множеством свойств (отличительных  качеств). Принято выделять несколько  основных свойств документа, которые  характеризуются соответствующими признаками: юридическая сила, оригинальность, подлинность, копийность. 
Юридическая сила документа. Какое свойство документа можно назвать юридической силой? Это свойство быть подлинным доказательством тех фактов, событий и действий, которые отражены в документе. 
Что влияет на приобретение документом юридической силы? 
1. Соблюдение организацией, ее должностными лицами, готовящими документ, положений действующего законодательства.  
2. Документирование предполагает соблюдение установленных правил записи информации. Эти правила специфичны для каждого типа документов и регламентируются ГОСТами и другими нормативно-методическими материалами.  
Юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления.  
Юридическая сила документа может быть обеспечена установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов, т.е. обязательных элементов оформления документов: наименование организации - автора документа, подпись, дата, регистрационный номер документа, гриф утверждения, печать и др. 
Оригинальность документа. Слово "оригинал" происходит от латинского слова "originalis", что означает - первоначальный, самобытный. Признаком оригинала является его уникальность. 
Нередки "умноженные оригиналы", т.е. оригиналы, составляемые в нескольких экземплярах. Например, договор между государствами с древнейших времен составляется в количестве экземпляров, соответствующих числу договаривающихся сторон, при этом каждый экземпляр является оригиналом. 
Оригиналы документов по своему внешнему виду могут быть беловиками и черновиками. 
Черновик - это документ в предварительной редакции. Черновой документ: рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора  над  его  текстом.  
Беловик - это последняя, переписанная или перепечатанная набело редакция документа. Беловой документ: рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений.  
Для служебных документов оригиналом является беловик, подписанный должностными лицами, с приложением, в ряде случаев, печати. 
Оригиналы служебных документов могут печататься на бланках. 
Различают автографы - документы, переписанные или правленные (после перепечатки  или  переписки)  рукою  автора. 
Подлинность документа. Как синоним слова оригинал употребляется подлинник, что в переводе с латинского означает достоверный. Подлинный документ: документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения. Таким образом, документ в окончательной редакции, соответствующим образом оформленный и подписанный, называется подлинником официального документа. Это может быть первый или единичный экземпляр оригинального документа. Дубликат документа: повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую   силу. 
Копийность документов. Копия документа - это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридическую силу.  
Повторное, точное воспроизведение подлинников (в целях размножения) является копией. Само понятие копия (лат. сopia - множество) связано с размножением оригинала любого вида.  
Среди  копий  различаются: 
Выписка - копия части документа. Выписка должна содержать воспроизведение полного текста решения по определенному вопросу. Юридическую силу выписка приобретает после ее заверения должностным лицом организации или нотариусом. Особый вид - фото и светокопии, отличительной чертой которых является точное воспроизведение оригинала. Они являются видом факсимильных, автоматических копий. Кроме копий, снятых непосредственно с оригинала или полученных автоматически, т.е. одновременно с оригиналом, могут быть кратные копии: копия с копии. 
Юридическая  сила  копий: 
1) копия должна содержать точный текст подлинника (включая и бланк, на котором подготовлен документ), расшифровку печатей, подписей должностных  лиц.  
2) свидетельство юридической силы копии документа - отметка о ее заверении. 
Заверение копий должно производится самой организацией или, по необходимости, нотариусом. Нотариального заверения обычно требуют для копий учредительных документов организации, которые представляются в различные государственные структуры (судебные, налоговые и лицензионные органы, комитеты по управлению имуществом и т.д.) Но в принципе любая копия документа, не противоречащего закону и имеющего юридическое значение, может быть заверена нотариально. Нотариус сличает подлинник с копией и заверяет ее. Запрещается нотариальное свидетельствование копий паспортов, военных билетов, служебных удостоверений.  
Сами организации имеют право заверения документов, создающихся в этих организациях. Также организации могут заверять документы граждан при приеме на работу (диплом, аттестат, удостоверение на льготы и т.д.) 
Копии заверяются руководителем организации или уполномоченным должностным лицом (например, начальником отдела кадров или зав. канцелярией). Заверенные копии, направляемые в организации, удостоверяются печатью. 
Виды документов и их классификация

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая — это документы по общим и административным вопросам, т.е. по вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятий. Вторая группа — документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.

Документы классифицируются по наименованиям: служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные  записки, договоры и т.д. Оформление всех этих документов унифицировано, но по содержанию они могут быть совершенно разными:

по  месту составления: внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия) и внешние (документы, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц);

по  содержанию: простые (посвященные одному вопросу) и сложные (охватывающие несколько вопросов);

по  форме: индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет свои особенности (например, докладные записки), трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении, и типовые, созданные для группы однородных предприятий. Как правило, все типовые и трафаретные документы печатаются типографским способом или на множительных аппаратах;

по  срокам исполнения: срочные, требующие исполнения в определенный срок, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен;

по  происхождению: служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными;

по  виду оформления: подлинные, копии, выписки, дубликаты;

по  средствам фиксации: письменные, графические, фото- кинодокументы и т.д.

Подлинник — это подписанный и надлежащим образом оформленный экземпляр документа, составленный в первый раз.

Копия — повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника (с пометкой «копия»), засвидетельствованное в установленном порядке соответствующим должностным лицом. На копиях служебных документов, требующих особого удостоверения, в обязательном порядке ставятся подпись руководителя и печать.

Иногда для работы требуется не копия с подлинного документа, а выписка из того или иного его раздела. При оформлении выписки обязательно надо указать, из какого документа она сделана. Правильность составления выписки подтверждается подписями должностных лиц и печатью. Предприятиям и организациям предоставлено право в случае утери владельцем подлинного документа выдавать ему соответствующий дубликат (с пометкой «дубликат.»), имеющий одинаковую юридическую силу с подлинником.

4. Системы  документации

Деятельность современного учредителя, организации или предприятия отражаются в различных документах, которые взаимосвязаны между собой и составляют системы документации, которые применяются в различных сферах.

1. Организационные документы - уставы, положения, инструкции, штатные расписания  и  др. 
Организационные документы реализуют нормы административного и гражданского права, являются правовой основой деятельности учреждения и строго обязательны для исполнения. Эти документы проходят обязательно процедуру утверждения непосредственно руководителем с проставлением грифа утверждения или распорядительным документом (постановлением, решением, приказом или распоряжением) или заседанием коллегиального органа и действуют до утверждения новых. В случае реорганизации деятельности учреждения разрабатываются новые организационные документы. 
УСТАВ - правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы. Содержание устава в соответствии  с законодательством РФ должно включать: 
наименование учреждения, организации, предприятия, его вид; 
местонахождение  (почтовый  адрес); 
предмет  и  цель  деятельности; 
порядок образования имущества (или уставного капитала, выпуска и распределения  акций  и  т.д.); 
порядок  распределения  прибыли; 
порядок образования учреждения (организации, предприятия),  
порядок управления и прекращения деятельности; 
органы управления (внутренняя организационная структура). 
В зависимости от вида организации (учреждения) в устав могут быть добавлены  другие  сведения: 
для банков - перечень проводимых банком операций и его функции; 
для акционерных обществ - сведения о категории выпускаемых акций, условия их приобретения, размеры долей каждого участника и др.  
Текст  устава  может  содержать  следующие  разделы: 
1.  Общие  положения. 
2.  Акционерный  капитал  (уставной  капитал). 
3.  Порядок  деятельности. 
4.  Управление. 
5.  Учет  и  отчетность,  распределение  прибыли. 
6.  Прочие  накопления. 
7.  Прекращение  деятельности. 
УСТАВ оформляется на общем бланке с указанием реквизитов: наименование организации - автора документа (с указанием министерства, ведомства вышестоящей организации); наименование вида документа - УСТАВ; дата; регистрационный номер, место издания (город); гриф утверждения (если предприятие частное, указывают, кем зарегистрировано); текст;  подпись. 
Положения - правовые акты, определяющие порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию работы учреждения, структурного  подразделения  (служб). 
Положения могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые разрабатываются для однотипных организаций и используются при разработке индивидуальных. Различаются положения об организациях, о структурных подразделениях, положения о коллегиальных и совещательных органах, положения о временных органах (совещаниях, комиссиях, советах). 
Структура текста положения и его формуляр унифицированы в УСОРД. Положения оформляют на общем бланке организации с указанием реквизитов: наименование организации, структурного подразделения, вид документа, а также дата и гриф утверждения, регистрационный номер, место издания, заголовок к тексту, текст, подпись, гриф согласования или визы согласования. 
Текст  положения  включает  следующие  разделы: 
1.Общие  положения 
2. Цели  и  задачи 
3.Функции  
4.Права   и  обязанности 
5.Руководство 
6.Взаимоотношения  с  другими  подразделениями. 
Положения подписывают должностные лица, являющиеся непосредственными разработчиками (например, начальник структурного подразделения, заместитель руководителя), визирует юридическая служба (юрист), утверждает руководитель. Положение вступает в силу с момента утверждения. Пример оформления положения см. в приложении № 5, 6. 
Инструкция - правовой акт, содержащий правила, регулирующий организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их структурных  подразделений),  должностных  лиц. 
Инструкции издаются в целях разъяснения применения законодательных актов, распорядительных документов по запоминанию и ведению документов (например, бухгалтерских, отчетных и др.) 
Инструкция оформляется на общем бланке организации и должна содержать реквизиты: наименование организации; наименование вида документа; дата; место издания; заголовок к тексту; текст; подпись; гриф утверждения; гриф согласования или виза согласования. Текст инструкции разбивается на разделы, которые нумеруются арабскими цифрами, а количество разделов определяется разработчиками. Подписывается инструкция руководителем того подразделения, которое ее разработало, а утверждается руководителем организации или специальным распорядительным документом. Инструкции бывают, например, должностные; по безопасности труда и др. Должностные инструкции определяют функции, права и обязанности сотрудников организации и разрабатываются на все должности, предусмотренные штатным расписанием. 
Текст должностной инструкции состоит из следующих разделов: 
1.Общие  положения 
2.Должностные  обязанности 
3.Права 
4.Ответственность 
5.Взаимоотношения. 
Штатное расписание - документ, закрепляющий должностной и численный состав предприятия, указывающий фонд заработной платы. 
Форма штатного расписания унифицирована УСОРД и оформляется на общем бланке организации с указанием реквизитов: наименование организации; наименование вида документа; дата; место издания; гриф утверждения; текст; визы согласования; подпись; печать. Текст оформляется в виде таблицы, указывается перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладов, надбавок и месячном фонде заработной платы. Штатное расписание визирует главный бухгалтер, юрист подписывает начальник отдела кадров или заместитель руководителя, утверждает руководитель организации, подпись которого заверяется печатью. Образец оформление штатного расписания см. в приложении № 8. 
Структура и штатная численность - документ, который закрепляет наименования всех структурных подразделений, должностей и количество штатных единиц каждой должности организации (учреждения). Оформляется на общем бланке предприятия с указанием реквизитов: наименование организации, наименование вида документа, дата, место издания, гриф утверждения, визы согласования, подпись, печать. Текст оформляется в виде таблицы. Документ подписывает начальник отдела кадров или заместитель руководителя, утверждает руководитель организации. Согласовывают его с главным бухгалтером и юристом. Подпись руководителя в грифе утверждения заверяется печатью.

Регламент - документ, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиального или совещательного органа. 
Регламент работы коллегиального или совещательного органа определяет: статус коллегиального или совещательного органа; порядок планирования работы; порядок подготовки материалов для рассмотрения на заседании; внесение материалов на рассмотрение; порядок рассмотрения материалов и принятия решений на заседании; ведение протокола заседания; оформление решений коллегиального или совещательного органа; порядок доведения решений до исполнителей; материально-техническое обеспечение заседаний. 
Регламент оформляется на общем бланке учреждения. Обязательные реквизиты: наименование учреждения (организации), вид документа, заголовок к тексту (наименование коллегиального или совещательного органа), вид документа, дата, место составления, гриф утверждения, текст, подпись. Регламенты обсуждаются в процессе подготовки на заседаниях коллегиального органа и согласовываются с юридической службой, подписываются руководителем организации или руководителем коллегиального органа, утверждаются коллегиально. 
2. Распорядительные документы - постановления, решения, приказы, распоряжения  и  др. 
Все распорядительные документы должны строго соответствовать положениям действующего  законодательства. 
Первая стадия разработки проекта распорядительного документа - определение круга вопросов, которые предстоит в нем отразить. Прежде всего изучают законодательные акты и правительственные постановления, ранее издававшиеся по данному вопросу распорядительные документы. Затем приступают к составлению его проекта. Далее документ согласовывается и подписывается . Постановления и решения еще проходят стадию  обсуждения. 
Текст распорядительного документа чаще всего состоит из двух взаимозависимых частей - констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса. Нередко в констатирующей части дается пересказ акта вышестоящего органа, во исполнение которого издается данный распорядительный документ. В этом случае указывается вид акта, его автор, дата и номер, полное название (заголовок), т.е. приводятся все поисковые данные. Констатирующая часть может и отсутствовать, если нет необходимости давать  разъяснения. 
Распорядительная часть излагается в повелительной форме. В зависимости от документа она начинается словами: "постановляет" ("постановил") - в постановлении; "решает" (решил") - в решении; "предлагаю" - в распоряжении; "приказываю" - в приказе. Эти слова печатаются прописными буквами т.е. они зрительно выделяются и таким образом отделяют констатирующую часть документа от распорядительной. Располагаются эти слова  на  отдельной  строке  прямо  от  полей. 
С новой строки абзаца печатается текст постановляющей части. 
Распорядительная часть может делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте указываются исполнитель (организация, структурное подразделение, конкретное должностное лицо, например, в приказах), действие, которое поручается выполнить, и срок исполнения. Исполнитель указывается в дательном падеже. Можно указывать и обобщенно, например: ректорам вузов, директорам школ. Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме - "подготовить", "зачислить", "организовать", "обеспечить", "возложить", "разработать" и т.д.  
В конце текста распорядительного документа помещается перечень документов, утративших силу или подлежащих изменению с изданием данного акта. Если распорядительные документы имеют приложения, указание на них дается в соответствующих пунктах текста.  
Текст распорядительного документа должен иметь заголовок. 
Подготовив текст распорядительного документа, приступают к его оформлению на бланке конкретного вида документа. Подготовленные проекты документов представляются на подпись. Приказы и распоряжения подписываются руководителем или его заместителем. Постановления и решения имеют две подписи - председателя и секретаря (управляющего делами) коллегиального органа. Подписывается первый экземпляр документа, изготовленный на бланке. Распорядительные документы вступают в силу с момента их подписания или доведения до сведения исполнителя.