Документ и системы документации

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь  поля не менее:

20 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

4.2. Бланки документов  следует изготавливать на белой  бумаге или бумаге светлых тонов.

4.3. Бланки документов  оформляют в соответствии с  Приложением А. Ориентировочные  границы зон расположения реквизитов  обозначены пунктиром. Каждая  зона определяется совокупностью  входящих в нее реквизитов.

4.4. В зависимости  от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой (рисунок А.1) и продольный (рисунок А.2).

4.5. Реквизит 01 (02 или 03) располагают над серединой  реквизита 08. Реквизит 03 допускается  располагать на уровне реквизита  08.

Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

- центрированным (начало и конец каждой строки  реквизитов равно удалены от  границ зоны расположения реквизитов);

- флаговым (каждая  строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

4.6. Для организации,  ее структурного подразделения,  должностного лица устанавливают  следующие виды бланков документов:

- общий бланк;

- бланк письма;

- бланк конкретного  вида документа.

4.7. Общий бланк  используют для изготовления  любых видов документов, кроме  письма.

Общий бланк  в зависимости от учредительных  документов организации включает в  себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.

Бланк письма в  зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.

Бланк конкретного  вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.

4.8. Для организаций  субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты 08, 09, 14 печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.

4.9. При изготовлении  документов на двух и более  страницах вторую и последующие  страницы нумеруют.

Номера страниц  проставляют посередине верхнего поля листа.

 

 

 

3. Состав  и расположение реквизитов

 

В соответствии с ГОСТ Р 6.30 – 2003 в состав реквизитов УД входят:

01. изображение государственного  герба РФ

02. изображение герба  субъекта РФ

03. изображение эмблемы  (логотипа) предприятия (изображение  товарного знака или знака  обслуживания).

04. указания на код  приятия.

05. указание на основной, государственный регистрационный номер предприятия.

06. указание на индивидуальный  номер налогоплательщика – код  причины постановил на учёт (ИНН/КПП)

07. указание на  код  формы документа.

08. наименование предприятия.

09. справочные данные  о предприятии.

10. наименование вида  документа

11. дата документа.

12. регистрационный номер  документа.

13. ссылка на регистрационный  номер и дату документа.

14. указание на место  составления или издания документа.

15. сведения об адресате.

16. указание на гриф  «Утверждение документа».

17. резолюция.

18. заголовок к тексту  документа.

19. отметка постановке  документа на контроль.

20. текст документа.

21. отметка о наличии  у документа приложение.

22. подпись.

23. указание на гриф  «Согласование документа».

24. виза согласования документа.

25. оттиски печати предприятия.

26. отметка о заверении  копии документа.

27. отметка об исполнителе  документа.

28. отметка об исполнении  документа и направлении его  в дело.

29. отметка о поступлении  документа на предприятие.

30. идентификатор электронной копии документа.

Каждый документ состоит  из элементов, которые называются реквизитами. Различные документы имеют разный набор реквизитов. Использование  перечисленных реквизитов осуществляется избирательно исходя из целесообразности и с учетом вида УД.

4. Формуляр- образец

 Совокупность реквизитов, определенным образом расположенных  в документе, составляет формуляр  этого документа. Формуляры, характерные  для определенного вида документов  называются типовыми.

 Графические модели или схемы построения документов имеют название "формуляр-образец". 

Стандарт дает максимальный набор реквизитов, которые могут  быть использованы при оформлении документов.

 В конкретном документе  будет только часть реквизитов, место для которых очерчено   графически. 
Рассмотрим некоторые реквизиты, применимо к документам, создаваемым университетом:

03 Эмблема организации  04 Код организации (ОКПО) 05 Основной  государственный регистрационный  номер (ОГРН) 06 Идентификационный  номер налогоплательщика (ИНН/КПП) 08 Наименование организации – автора документа 10 Наименование вида документа 11 Дата документа

12 Регистрационный номер  (индекс) документа 13 Ссылка на  регистрационный номер и дату  документа 14 Место составления  или издания документа 15 Адресат  16 Утверждение документа 17 Резолюция на документе 18 Заголовок к тексту   19 Отметка о контроле документа   

20 Текст       21 Приложение     22. Подпись           23 Гриф согласования

24 Виза согласования 25 Оттиск печати 26 Заверение копии  документа

27 Исполнитель 28 Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СХЕМЫ РАСПОЛОЖЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

 

         20             73                    88        10

      │<----->│<---------------->│  │<----------------->│<->│

  ────┌────────────────────────────────────────────────────┐───

  /\  │                                                    │/\

3 │  │                                                    │ │

  \/  │                                                    │ │

  ────│   ────┌──────────────────┐ ┌───────────────────┐   │ │

  /\  │   /\  │01    02          │ │           16   19 │   │ │

   │  │ 17 │  │      03          │ │                   │   │ │

   │  │   \/  │                  │ │                   │   │ │

   │  │   ────├──────────────────┤  ├───────────────────┤   │ │

51 │  │       │08  09  10        │ │    15             │   │ │

   │  │       │04  05  06  07    │ │                   │   │ │

   │  │       │                  │ │                   │   │ │

  \/  │       │                  │ │                   │   │ │

  ────│       ├──────────────────┤  │                   │   │ │

  /\  │       │11  12            │ │    17             │   │ │

   │  │       │13                │ │                   │   │ │

22 │  │       │14                │ │                   │   │ │

  \/  │       │                  │ │                   │   │ │

  ────│       ├──────────────────┤  │                   │   │ │

  /\  │       │18                │ │                   │   │ │

18 │  │       │                  │ │                   │   │ │

  \/  │       │                  │ │                   │   │ │

  ────│       ├──────────────────┴─┴───────────────────┤   │ │297

      │       │                                        │   │ │

      │       │20                                      │   │ │

      │       │                                        │   │ │

      │       │                                        │   │ │

      │       │                                        │   │ │

  ────│       ├────────────────────────────────────────┤   │ │

  /\  │       │21   22   25                            │   │ │

20 │  │       │                                        │   │ │

  \/  │       │                                        │   │ │

  ────│       ├────────────────────────────────────────┤   │ │

  /\  │       │23   24   26                            │   │ │

   │  │       │27                                      │   │ │

   │  │       │                                        │   │ │

40 │  │   ────├────────────────────────────────────────┤   │ │

   │  │   /\  │28   30                        29       │   │ │

   │  │ 16 │  │                                        │   │ │

  \/  │   \/  │                                        │   │ │

  ────│   ────└────────────────────────────────────────┘   │ │

  /\  │                                                    │ │

20 │  │                                                    │ │

  \/  │                                                    │\/

  ────└────────────────────────────────────────────────────┘───

      │                        210                         │

      │<-------------------------------------------------->│

 

Расположение  реквизитов и границы зон на формате  А4 углового бланка

  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

      20                                             10

      │<----->│                                        │<->│

  ────┌────────────────────────────────────────────────────┐───

  /\  │                                                    │/\

3 │  │                                                    │ │

  \/  │                                                    │ │

  ────│   ────┌────────────────────────────────────────┐   │ │

  /\  │   /\  │01    02    03                  16   19 │   │ │

   │  │ 17 │  │                                        │   │ │

   │  │   \/  │                                        │   │ │

   │  │   ────├────────────────────────────────────────┤   │ │

   │  │   /\  │08  09  10                              │   │ │

   │  │ 20 │  │                                        │   │ │

73 │  │    │  │04  05  06  07                          │   │ │

   │  │   \/  │                                        │   │ │

   │  │   ────├────────────────────────────────────────┤   │ │

   │  │   /\  │11   12                  15             │   │ │

   │  │ 10 │  │                                        │   │ │

   │  │   \/  │                                        │   │ │

   │  │   ────├────────────────────────────────────────┤   │ │

   │  │       │13   14                                 │   │ │

  \/  │       │                                        │   │ │

  ────│       ├────────────────────────────────────────┤   │ │

  /\  │       │18                       17             │   │ │

18 │  │       │                                        │   │ │

  \/  │       │                                        │   │ │297