Документационное обеспечение управления персоналом в системе государственной службы

Взаимоувязка требований к документам, относящимся к различным функциональным системам документации

Установление необходимой юридической силы документов

Комплексность стандартизации

Стабильность требований к документам

 

 

Рис.1. Перечень и взаимосвязь цели, задач и

принципов управленческих документов. 

Делопроизводство - деятельность, охватывающая документирование и  
организацию работы с документами (ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения").

Таким образом, делопроизводство - это совокупность всех действий при работе с документами, выполняя которые специалисты служб ДОУ решают три главных вопроса:

• как правильно документировать ту или иную управленческую ситуацию;
• как рациональнее и с наименьшими трудозатратами выполнить основные технологические операции при работе с документами;
• что делать с исполненными документами - хранить их (где, как и сколько лет) или уничтожить (когда и каким способом).

 

 

2.1.Делопроизводственное  обеспечение

системы управления персоналом

 

 

Делопроизводственное обеспечение системы управления персоналом (кадровое делопроизводство) – это, во-первых, совокупность документов организационно-распорядительного, информационно-справочного и учетного характера по персоналу организации и, во-вторых, их создание (или получение извне), обработка и организация движения по всем уровням вплоть до передачи в другие подразделения.

Часть кадрового делопроизводства, непосредственно связанная с созданием названных документов в соответствии с установленными требованиями, называется документированием. Вопросы движения и учета документов (получение, обработка, регистрация, контроль исполнения, текущее хранение, отправка) охватываются понятием документооборот. Деятельность по организации долговременного хранения документов (экспертиза ценности документов, оформление дел, передача в архив, архивное хранение) относятся к архивному делу.

Основными делопроизводственными функциями системы управления персоналом являются:

• своевременная обработка поступающей кадровой документации;
• регистрация, учет и текущее хранение документов по персоналу;
• разработка, согласование, печатание документов по кадровым вопросам;
• доведение кадровой документации до соответствующих работников для исполнения;
• контроль за исполнением требований документов;
• размножение документов по кадровым вопросам и др.

 

 

 

Законы Российской Федерации

Указы Президента РФ и постановления Правительства РФ

Постановления Госстандарта РФ

Нормативные акты министерств, ведомств, федеральных органов исполнительской власти

Нормативная документация, в соответствии с которой оформляются документы

Нормативная документация по организации делопроизводства

Нормативная документация по организации архивного хранения документов

Нормативно-методические документы, предприятий, местных органов исполнительной власти

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис.2. Структура законодательной и нормативной базы делопроизводства.

 

 

Требования к оформлению документов базируются на нормативно-правовой базе делопроизводства, которую представляет совокупность законодательных актов Российской Федерации, правовых и нормативных актов и методических документов, регламентирующих вопросы создания, технологию обработки и хранения деловых документов, а также регулирующих работу служб делопроизводства на всех уровнях управления (рис.1).

В дальнейшем соответствующе положения, требования, правила, оговоренными законодательными и нормативными актами, методическими документами, будут реализовываться со ссылкой на них.

 

 

2.2. Классификация документации,

используемой в управлении персоналом.

 

 

В системе управления персоналом организации, предприятия обращаются следующие виды документации:

• организационно-кадровая документация – устав организации, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка (положение о персонале), положения о структурных подразделениях, положения (инструкции, стандарты предприятия) о выполнения отдельных видов работ (например, инструкция по кадровому делопроизводству), должностные инструкции;
• организационно-распорядительная документация, которую условно можно подразделить на два вида:

а) распорядительная документация – приказы, постановления, распоряжения, указания, решения;

б) информационно-справочная документация – письма, телеграммы, факсы, телефонограммы, акты, протоколы, докладные и объяснительные записки;

• документация по личному составу – приказы (распоряжения) по кадрам, трудовые договоры, личные и учетные карточки, автобиографии, резюме, рекомендации, заявления, характеристики, трудовые книжки, обязательства о неразглашении коммерческой тайны, разного рода справки и т.д.

Кроме того, в системе управления персоналом обращается плановая, отчетно-статистическая документация, документация по социальному обеспечению. В структурных подразделениях организации разрабатывается и используется ряд других документов внутреннего характера, связанных с управлением персоналом.

В связи с большим и зачастую неоправданным разнообразием используемых в системе управления персоналом документов отдельные их виды (например, учетные формы) подверглись унификации, требования к оформлению других видов, в частности к оформлению организационно-распорядительной документации, - стандартизированы.

 

 

2.3. Информационно - документальные потоки в организации

 

Управление производственной и хозяйственной деятельностью государственных учреждений требует переработки больших объемов различной информации.

Внешняя информация состоит из директивных указаний, плановых заданий, данных о новой технике и т. д.

Внутренняя информация освещает всю производственную и экономическую деятельность предприятия, его подразделений. При этом различают условно-постоянную и переменную информацию. К первой, как правило, относят справочно-нормативную (нормы, расценки, цены и т. д.). Переменная информация оперативно показывает состояние производства, загруженность оборудования, наличие материальных запасов.

Производственная информация, включая данные бухгалтерской отчетности, требует оперативного сбора и высоких темпов переработки.

Вся информация, циркулирующая на предприятии и необходимая для управления, представляет собой информационную систему.

Эффективность работы с управленческими документами находится в прямой зависимости от рациональной системы документационного обеспечения управления.

В условиях рыночной экономики целесообразно создание централизованной службы документационного обеспечения управления.

Служба документационного обеспечения управления  должна обеспечивать:

• создание и оформление документов в соответствии с требованиями Единой государственной системы и ГОСТ:
• учет и анализ документооборота, исключение неоправданного дублирования в обработке документов;
• регистрацию, экспедиционную обработку, выпуск и рассылку документов;
• работа с письмами (запросами), обращениями граждан;
• контроль за сроками исполнения документов;
• машинописное изготовление, копирование и размножение документов;
• оперативное и архивное хранение документов, передачу их на государственное хранение;
• организационное и методическое руководство, контроль за работой с документами в структурных подразделениях;
• определение принципов работы с документами на базе технических средств, состава и формы представления документной информации, состава пользователей документами, средств вычислительной техники;
• разработку и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документирования и работы с документами;
• повышение квалификации работников предприятия по вопросам документационного обеспечения.

Служба документационного обеспечения управления действует на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного руководителю предприятия. В качестве такого рода службы может выступать обычная канцелярия или специально выделенный работник.

Работа службы документационного обеспечения управления регламентируется соответствующим положением и осуществляется в соответствии с инструкцией. Численность работников определяется на основании межотраслевых и отраслевых нормативов, а также из практических соображений. Нормирование труда - в соответствии с Укрупненными нормативами времени на машинописные и делопроизводственные работы.

В составе должностной инструкции должны быть следующие разделы: общие положения, квалификационные требования и необходимый уровень знаний, обязанности и права, ответственность, взаимоотношения.

 

 

2.4. Подготовка, издание  распорядительных документов

 

 

Независимо от характера и содержания деятельности организации, ее организационно-правовой формы, компетенции, структуры и других факторов, руководство любой организации наделяется правом издания распорядительных документов.

Основное назначение распорядительных документов – регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности и деятельности организаций, входящих в его систему. От того, насколько эффективно регулируется деятельность учреждения, зависят результаты работы организации.

Решения, фиксирующиеся в распорядительных документах, направлены на совершенствование организационной структуры учреждения, характера, содержания, средств и способов осуществления основной (производственной) деятельности учреждений, обеспечение организации финансовыми, трудовыми, материальными, информационными и иными ресурсами.

Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, т.е. от вышестоящего к подведомственному, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали.

В юридическом плане распорядительные документы относятся к нормативно-правовым актам. В них получают выражение конкретные юридические властные предписания субъектов исполнительной власти. Конкретность таких предписаний проявляется в том, что с помощью распорядительных документов разрешаются возникающие в сфере управления проблемы и вопросы; их адресатом являются конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники; они являются юридическими фактами, вызывающими возникновение конкретных административно-правовых отношений.

С точки зрения сферы своего действия распорядительные документы делятся на:

• правовые акты, действующие на федеральном уровне, акты, издаваемые Президентом Российской Федерации, Правительством Российской Федерации, органами федеральной исполнительной власти;
• правовые акты, действующие на уровне субъектов Российской Федерации, краев, областей, городов республиканского значения Москвы и Санкт-Петербурга, автономных областей и округов, а также их территориальных образований;
• правовые акты, действующие в пределах отрасли (издаются отраслевыми органами федеральной исполнительной власти);
• правовые акты, действующие в рамках отдельной организации, учреждения, предприятия, фирмы.

Распорядительные документы, издаваемые органами федеральной исполнительной власти. Относятся к категории ведомственных нормативных актов. Их можно разделить на:

• акты, затрагивающие права, свободы, законные интересы граждан Российской Федерации;
• акты межведомственного характера;
• акты, регулирующие отношения органов федеральной исполнительной власти с подведомственными учреждениями, организациями и предприятиями.

Подготовка распорядительных документов федеральных органов исполнительной власти осуществляется в соответствии с Правилами подготовки ведомственных нормативных актов, утвержденных постановлением Совета Министров Правительства Российской Федерации от 23 июля 1993 г. № 722.