Документационное обеспечение управления персоналом в системе государственной службы

Важной задачей специалистов служб документационного обеспечения управления является закрепление порядка документирования управленческой деятельности в локальных нормативных актах организации: в инструкции по ведению делопроизводства и табеле форм документов, применяемых в данной организации.

Табель форм документов (далее - Табель) должен закрепить порядок применения в организации отдельных видов и разновидностей документов в соответствии с документируемыми управленческими функциями. Разработка Табеля способствует упорядочению процесса создания управленческих документов и позволяет исключить применение в организации форм документов, не соответствующих направлениям ее деятельности или действующему законодательству табель разрабатывается службой документационного обеспечения управления, согласовывается с руководителями всех структурных подразделений и утверждается приказом руководителя организации.

Подготовка управленческих документов должна базироваться на применении соответствующих унифицированных форм документов, включенных в состав унифицированных систем документации согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). Классификатор включает в себя системы организационно-распорядительной, банковской, финансовой, учетной, отчетно-статистической, внешнеторговой документации, а также документации по труду и оформлению пенсий.

Через службу документационного обеспечения управления проходят многие виды управленческих документов, но в основном эта служба работает с Унифицированной системой организационно-распорядительной документации, применяемой при оформлении распорядительной и исполнительной деятельности аппарата управления.

2.9. Организационно-распорядительная документация

Организационно-распорядительная документация  фиксирует принятые решения по производственным, финансовым, кадровым, административно-хозяйственным вопросам и создается в органах власти и местного самоуправления, в организациях и на предприятиях независимо от организационно-правовой формы и сферы деятельности.

В настоящее время, в условиях развития рыночных отношений, обновления действующего законодательства и усиления его роли в регулировании общественной жизни и хозяйственной деятельности, возрастает значение такой разновидности организационно-распорядительная документация, как организационные документы. Любая современная, "цивилизованная" и законопослушная организация развивает производство и управляет персоналом с использованием положений о структурных подразделениях и отдельных направлениях деятельности (аттестации персонала, повышении квалификации и переподготовке кадров, планировании карьеры сотрудников, формировании кадрового резерва, премировании работников и т. д.). В большинстве организаций обязательно разрабатываются должностные инструкции, без которых сложно решать спорные вопросы о качестве работы сотрудников, выполнении ими условий трудового договора и соответствии их занимаемой должности.

Во многих справочных и практических пособиях по составлению и оформлению управленческой документации содержатся типовые и примерные тексты организационных документов. Однако мало кто из авторов уделяет должное внимание правильному оформлению документов этого вида, приданию им юридической силы.

 В результате специалисты-практики, работающие в кадровых службах, или экономисты по  труду, разрабатывающие  должностные инструкции, создают  организационные документы, не имеющие юридической силы, т.е. строго говоря, вообще не имеющие права называться документами, подтверждать факты и служить доказательствами при трудовых спорах.

Ответственность за неверное оформление таких документов должна нести служба документационного обеспечения управления, специализирующаяся на обработке организационно-распорядительной документации.

К другой группе организационно-распорядительной документации, оформляемой службой документационного обеспечения управления, относятся основополагающие в управленческой деятельности распорядительные документы: постановления, приказы, распоряжения, указания. В распорядительных документах отражаются принятые руководителем организации управленческие решения, реализация которых часто приводит к созданию других видов документов. При работе с распорядительными документами специалистам службы документационного обеспечения управления приходится решать множество различных вопросов, среди которых такой важный, "чисто делопроизводственный", как правильное деление приказов, создаваемых в организации.

В задачи службы документационного обеспечения управления входит письменное закрепление прав подписания распорядительных документов с учетом принятой в организации системы делегирования полномочий и распределения обязанностей, а также описание порядка согласования приказов и ознакомления с ними.

Наиболее многочисленную группу организационно-распорядительной документации составляют информационно-справочные документы, важнейшими из которых являются протоколы, акты и служебная переписка (внешняя с другими организациями - служебные письма и внутренняя между сотрудниками одной  организации - служебные записки). Протоколы и акты имеют сложную структуру текста и нередко бывают востребованы для письменного подтверждения событий и фактов в судебной практике.

При оформлении этих документов особенно важно соблюдать все требования о порядке придания протоколам и актам юридической стиль (наличие информации о кворуме для собраний и совещаний; указание состава приглашенных на заседание или перечисление присутствовавших при работе комиссии; отражение результатов голосования в протоколе подписание акта членами комиссии, действительно участвовавшими в работе комиссии, и т. д.).

Для служебных писем важны не только юридические, но и этические аспекты: качественный фирменный бланк как своеобразная визитная карточка организации, правильное адресование письма, деловой стиль, использование "формул" вежливости и др. В настоящее время стали вновь актуальными разработка и использование сборников типовых и трафаретных текстов писем, характерных для профиля деятельности конкретной организации. Современной особенностью  этих сборников для большинства организаций является обязательное включение текстов писем на иностранных языках.

2.10. Оформление документов

Оформляя  конкретный документ в соответствии с данной управленческой ситуацией, специалисты службы документационного обеспечения управления должны учитывать, что любой документ, даже обычная докладная записка, может иметь серьезные юридические последствия и поэтому требует внимательного отношения и строгого соблюдения порядка придания документам  юридической силы.

Особенно тщательно при оформлении документов должны прорабатываться такие процедуры, как согласование проекта документа преодоление разногласий по содержательной части документа, подписание документа руководителем организации или другими уполномоченными должностными лицами, регистрация и доведение документа под расписку до исполнителя. Актуальной задачей в этом направлении является применение технологии электронного согласования документов с  использованием электронной цифровой подписи.

Требования к оформлению документов содержатся в государственных стандартах и методических рекомендациях по их применению, типовых инструкциях по делопроизводству, методических пособиях по унификации текстов управленческих документов и других нормативных и методических материалах. В последнее время идет процесс переосмысления некоторых устоявшихся в делопроизводстве представлений и традиций, началась переработка устаревших стандартов и правил. В этих условиях перед работниками служб документационного обеспечения управления встают сложные задачи, связанные со своевременным получением информации об изменениях в нормативной базе по вопросам ведения делопроизводства, изучением порядка применения новых нормативов, обновлением локальных нормативных актов организаций по работе со служебными документами.

Показателем высокого уровня профессионализма специалистов службы документационного обеспечения управления является наличие в организации качественно подготовленной инструкции по ведению делопроизводства, содержащей не только описание правил работы с документами, но и максимально возможное количество образцов и примеров составления и оформления основных видов и разновидностей организационно-распорядительных документов.

Процедуры документирования управленческих ситуаций - составная часть технологического процесса работы с документами, организации документооборота, регистрации документов и ведения контроля за их исполнением. В процессе обработки управленческих документов возникает свой круг проблем, связанных с оперативностью рассмотрения поступающей документации, правильной и рациональной организацией ее движения, принятием управленческих решений в соответствии с содержащейся в документах информацией, организацией своевременного и качественного исполнения служебных документов.

2.11. Недостатки в работе службы документационного обеспечения управления персоналом

Общеизвестно, что немало принципиально новых по характеру и организации деятельности применяющих новейшие информационные технологии негосударственных структур столкнулось со старой технологической проблемой в делопроизводстве: медленное "забюрократизированное", казалось бы, не свойственное таким структурам движение документов, проходящих многочисленные инстанции до получения их непосредственным исполнителем. Сложность решения этой проблемы обусловлена ее непосредственной связью со сложившейся системой организации управления и порядком делегирования полномочий, распределения ответственности, разрешения сотрудникам самостоятельно принимать управленческие решения в рамках своей компетенции.

С большим сожалением приходится констатировать, что в современных негосударственных организациях нередко можно встретить абсолютно немыслимое ранее "нововведение": со всех поступивших в организацию документов служба документационного обеспечения управления снимает копии для исключения возможных потерь оригинала документа исполнителями. В ряде крупных холдинговых компаний поступившие документы копируются до и после просмотра их руководителем (с проставленной на документах резолюцией), а исполнителям передаются для выполнения заданий только копии документов во избежание утраты оригиналов. Подобная "технология" работы с документами приводит не только к нерациональному использованию и быстрому износу множительной техники, но и к значительному удорожанию работ по организации документооборота.

Вместе с тем в современных организациях (как государственных, так и негосударственных) почти прекращено выполнение службой документационного обеспечения управления такой важной, прежде всего для самой этой службы, функции  систематический подсчет объема документооборота, от величины которого прямо зависят трудозатраты работников службы документационного обеспечения управления их повседневная загруженность, продолжительность рабочего времени (при ненормированном рабочем дне), штатная численность  этого подразделения.

2.12. Регистрация документов

По-прежнему острой остается проблема организации системы регистрации и оперативного поиска документов. Конечно, современные компьютерные системы обработки информации позволяют быстро находить сведения о документе в режиме автоматизированного поиска, но зачастую возникает необходимость использования оригинала документа на бумажном носителе. Наиболее типичные ошибки при регистрации документов:

• сплошная регистрация документов на протяжении нескольких лет вместо регистрации их в пределах календарного года;
• использование одинаковой индексации для документов разных типов (например, для приказов по основной деятельности и по личному составу);
• отсутствие регистрационных индексов на некоторых документах, подлежащих обязательной регистрации (в актах, трудовых договорах и др.);
• простановка регистрационных индексов на документах без занесения сведений о документе в учетную форму.

2.13. Контроль за исполнением документов

Наиболее консервативным по используемой технологии остается ведение контроля за исполнением документов. Сложившийся в прошлые времена традиционный формальный контроль, сводившийся в основном к напоминаниям исполнителям о приближении сроков исполнения, почти в неизменном виде применяется в современных организациях. Даже обязательный анализ состояния исполнительской дисциплины сводится, как правило, к простому обобщению фактов несвоевременного исполнения документов, выполнения документа без серьезной работы по выявлению реальных причин срыва и определения путей их устранения.

Одной из актуальных задач деятельности службы документационного обеспечения управления является построение и развитие системы предупредительного контроля, связанного с прямым участием специалистов в области делопроизводства в процессе исполнения поставленного на контроль документа. Формой этого участия должно стать своевременное выявление причин возможного срыва исполнения документа и поиск путей их устранения, т.е. реальная, практическая помощь исполнителю, а не "слежка" за ним с целью дальнейшего наказания за плохую работу с документами.

2.14. Систематизация и хранение документов

Заключительным этапом обработки управленческих документов  является их систематизация по определенным признакам и формирование дел. Состояние этой работы в организациях разного типа существенно различается. В государственных структурах сохраняется традиция регулярной подшивки документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел (классификационным справочником, позволяющим распределять документы по папкам в соответствии с принятыми правилами).