Документационное обеспечение управления персоналом в системе государственной службы

 

 

 

3.6. Электронная цифровая подпись в документообороте

 

В электронном документообороте используется электронная цифровая подпись. Согласно п.2 ст.160 Гражданского кодекса РФ электронная цифровая является аналогом собственноручной подписи. Закон «Об электронной цифровой подписи» конкретизирует положение Кодекса и указывает, что электронная цифровая подпись – прежде всего реквизит электронного документа, предназначенный для защиты этого документа от подделки и позволяющий идентифицировать автора документа.

Закон также определяет и круг отношений, в которых может использоваться электронная цифровая подпись, а именно:

-- совершение гражданско-правовых  сделок;

-- сфера государственного управления, в том числе сдача отчетности в налоговую инспекцию;

-- иные случаи, предусмотренные  законодательством.

Владельцем электронной цифровой подписи может быть только физическое лицо, обладающее сертификатом ключа подписи. В этом удостоверяющем документе указываются сведения о его владельце; срок действия сертификата; значение открытого ключа электронной цифровой подписи, сведения об отношениях, при осуществлении которых электронный документ с электронной цифровой подписью будет иметь юридическую силу.

При необходимости в сертификате могут быть указаны должность (с наименованием и адресом организации, в которой установлена эта должность) и квалификация (например, в тех случаях, когда документ должен быть подписан соответствующим специалистом) владельца подписи. Наличие этих сведений в сертификате позволяет признать электронный документ, подписанный электронной цифровой подписью должностного лица, равнозначным документу на бумаге, заверенному помимо подписи должностного лица еще и печатью организации, которую он представляет.

 

 

3.7. Документооборот Кировского  районного управления г.Волгограда  Пенсионного фонда РФ

 

 

                                                         ОТЧЕТ

о проделанной работе главного специалиста по кадрам и делопроизводству за      2002 год.

 

- зарегистрировано исходящей корреспонденции - 5983 документа

- занесено в реестр простой корреспонденции и отправлено через почтовые отделения - 3158 документов

- занесено в реестр заказной корреспонденции и отправлено через почтовые отделения -1503 документа (для отправки заказных писем составляется реестр в 4-х экземплярах, с уведомлением отправлено заказной корреспонденции 503 документа)

- зарегистрировано входящей корреспонденции - 5201 документ

- зарегистрировано выписок из актов освидетельствования (МСЭК) - 1891 документ

- зарегистрировано решений выхода на проверки  - 146

- зарегистрировано поступающих пенсионных дел - 187 

- зарегистрировано исходящих пенсионных дел - 343

- зарегистрировано запросов пенсионных дел:

а) входящих - 140

б) исходящих - 153                      

- зарегистрировано жалоб и предложений, отслеживание сроков исполнения - 126 документов

- отчет по поступившим жалобам ( 1 раз в квартал до 5 числа следующего за отчетным)

- работа со страховой медицинской компанией, пролангация договора с численностью 58 человек

- учет печатей и штампов

- ведение учета, хранения и заполнения (численность 58 человек):

       трудовых книжек

       личных дел

       карточек ф. Т-2

- заключение трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним

- оформление приказов:

       по личному  составу - 17шт.

       по предоставлению  отпусков - 44 документа

       по основной  деятельности - 40 документов

- оформление распоряжений начальника  Управления - 15 документов

- учет и выдача служебных удостоверений - (получено 30 шт., выдано 19)

- регистрация и оформление листков нетрудоспособности - 34

- ведение учета рабочего времени, оформление табеля (1 раз в месяц к 1 числу каждого месяца)

- составлено графиков дежурств на сторожей - 9

- работа по военнообязанным работникам: учет, сверка, бронирование, составление отчетов

- работа с графиком отпусков

- составление полугодовых и годовых отчетов (о численности, составе, движении, по выслуге лет), промежуточные отчеты по запросам вышестоящей организации

- работа по переподготовке и повышению квалификации

- подготовка документов для согласования кандидатур на выдвижение по должности

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГУ ОПФ по Волгоградской  области

 

 

Управляющий ГУ УПФ РФ

Заместитель управляющего

 

Отдел назначения пенсий

Отдел персонального учета и по взаимодействию со страхователями и застрахованными лицами

Отдел выплаты пенсий и оценки пенсионных прав застрахованных

Группа автоматизации

АХО

Архив

Отдел кадров

ФЭ

Главный юрист консультант

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис.3. Структурная организация документооборота районного отделения Пенсионного фонда РФ.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

АСУ          (сервер)

 

 

Управляющий        ГУ УПФ  РФ

 

Отдел кадров

 

Подразделения

 

 

Рис.4. Схема организации информационной системы районного отдела ПФ РФ.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЛИТЕРАТУРА

 

 

1. Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе. – М.: АО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1997.

2. Андреева В.И. Делопроизводство. – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-синтез», 1998.

3.  Андреева В.И. Делопроизводство: актуальные задачи. // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2002. -- №0.

 4. Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплате. – М.: НИПИстатформ Госкомстата России, 2001.

 5. Басаков М.И. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). – М.: Издательско-книготорговый центр «Маркетинг», 2002.

 6.  Басаков М.И. Кадровое делопроизводство. – Ростов н Д: Изд-во «Феникс», 2002.

 7. Веснин В.Р. Практический менеджмент персонала. – М.: Юристъ, 1998.

8.  Герчикова И.Н. Менеджмент. – М.: ЮНИТИ, 2000.

 9. ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-рапорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Изд-во стандартов, 1997.

10. ГОСТ 6.10-4-84. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения. – М.: Изд-во стандартов, 1984.

           11. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Изд-во стандартов, 1998.

          12.  ГОСТ 17914-72. Обложка для длительного хранения. Типы, размеры, технические требования.

           13. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения, Общие  требования к документам и службам документационного обеспечения. М.: Главархив СССР, 1991.

          14. Гуленко В.В. Менеджмент слаженной команды. – Новосибирск: РИПЭЛ. 1995.

          15. Делопроизводство в кадровой службе. / Сост. А.В.Верховцев – М.: ИНФА-М, 1999.

          16. Документы и делопроизводство: Справ. пособие / Сост. М.Т.Лихачев. – М.: Экономика, 1991.

17. Документы по персоналу предприятия / Сост. М.И.Басаков. – Ростов/Д: МарТ, 2001.

18.  Константинов Ю.Н. Документационное обеспечение хозяйственной деятельности. – Волгоград: ОАО «Химпром», 1996.

19.  Кузнецова Т.В. Секретарское дело. – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-синтез»,1998.

20.  Леваков В.Е. Должностная инструкция как реальный инструмент управления. // Справочник по управлению персоналом. – 2001. -- №0.

21. Магура М.И. Организация процесса отбора кадров. // Управление персоналом. – 1998. --  №12.

22.  Максимович Г.Ю. Современные информационные технологии в работе секретаря. // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2002. -- №0.

23. Маслов Е.В. Управление персоналом предприятия. – М.:ИНФРА-М,1998.

24. Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93. – М.: Госстандарт России, 1994.

25. Основные правила работы ведомственных архивов. – М., 1998.

26. Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах. – М.: Государственная служба России, 1993.

27. Оформление документов Методические рекомендации на основе ГОСТ 6.30-97. – М.: Научная школа, 1998.

28. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. – М.: Росархив, 2000.

29. Положение о Федеральной архивной службе России. Утверждено Постановлением Правительства Российской Федерации от 28.12.98г. №1562.

30. Поляков В., Яновская Ю. Рекомендации предпринимателям, ищущих хороших работников. // Человек и труд. – 1995. -- №4-7.

31. Постановление Совета Министров – Правительства Российской Федерации «О порядке ведомственного хранения документов и организации их в делопроизводстве» от 3.03.93г. №191.

32. Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии организации. Утверждено приказом Росархива от 19.01.95г. №2.

33. Примерное положение о Центральной экспертной комиссии (ЦЭК0 министерства, ведомства Российской Федерации. Утверждено приказом Росархива от 17.03.98г. №19.

34. Распоряжение Правительства РФ от 21.03.94г. №358-р «Обеспечение сохранности документов по личному составу высвобождаемых работников в результате образования, реорганизации и ликвидации юридического лица».

35. Санкина Л.В. Справочник по кадровому делопроизводству. – М.: МЦФЭР, 2002.

36.  Сергеев А. Электронной подписи – ДА! // Информационные технологии & директор. – 2002. -- №1.

37. Сокова А.Н. Бланки документов: порядок оформления // Справочник кадровика. – 2002. -- №7.

38.  Тарифно-квалификационный справочник. – М.: ПРИОР, 1999.

39. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти Российской Федерации. №68 от 27.11.2000г. – М.: Росархив, 2000.

40. Травин В.В., Дятлов В.А. Менеджмент персонала предприятия. -- М.: Дело, 1992.

41. Трудовой кодекс Российской Федерации (Официальный текст по состоянию на 30.12.2001). – Ростов н/Д: ОАО «Ростовкнига», 2002.

42. Унификация текстов управленческих документов. Методические рекомендации. – М.: Главархив СССР, 1982.

43. Управление персоналом организации. / Под ред. А.Я.Кибанова. – М.: ИНФРА-М, 1997.

44.  Фатхутдинов Р.А. Разработка управленческого решения. – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-синтез», 1998.

45.  Федеральный закон от 20 февраля 1995 г. №24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации».

46. Федеральный закон от 31 июля 1995 г. №119-ФЗ «Об основах государственной службы Российской Федерации» (с изм. И доп. От 18.02.99г.).

47.  Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Оформление документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-рапорядительной документации. Требования к оформлению документов». Серия «Управление документацией». – М.: Дело, 1999.

48. Шекшня С.В. Управление персоналом современной организации. – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-синтез», 1998.

49. Щекин Г.В. Основы кадрового менеджмента. – К.: МзУУп, 1993.