Документирование хозяйственных операций в УКБ «НОВОБАНК»

 

ОАО Новгородский Универсальный коммерческий Банк «Новобанк»

________________________________________________________________________________________________

ОАО Новгородский Универсальный  Коммерческий Банк «Новобанк»

______________________________________________________________________________________

ОАО Новгородский Универсальный коммерческий Банк «Новобанк»

Содержание

Введение  3 

1. Теоретические основы документирования хозяйственных           операций:
1. Роль и значение документов в бухгалтерском учёте.   Требования, предъявляемые к заполнению документов 6
2. Классификация бухгалтерских документов 11
3. Реквизиты. Унификация и стандартизация 18
4. Правила проверки первичных документов и исправления   ошибок в них 22
5. Сущность документооборота 24
6. Хранение документов 27
1. Порядок изъятия первичных документов                            у предприятия 35
2. Документирование хозяйственных операций                                                в УКБ «НОВОБАНК» 37

Заключение 44

Список литературы 48

Приложение 50

 

 

 

Введение

На любом предприятии  ежедневно совершаются множество  различных хозяйственных операций, которые вызывают изменения хозяйственных средств и их источников. Свое отражения эти изменения находят в учетной документации, представляющая собой совокупность различных форм отчетности, в которых фиксируется выполнение тех или иных операций.

Целью данной курсовой является  выяснить роль и значение документов в бухгалтерском учете. Непосредственно документы являются источником сведений, необходимых для принятия управленческих решений, обеспечивают контроль за сохранностью материальных ценностей и денежных средств, имеют документальную (юридическую) силу при возникновении споров или предъявлении претензий и исков, являются источником информации о финансово-хозяйственной деятельности с целью анализа и контроля со стороны учредителей, налоговой службы, аудита. От достоверности, реальности и своевременности составления первичных документов зависит качество бухгалтерского учета. Бухгалтерские документы имеют юридическую силу, поэтому должны быть правильно оформлены и содержать соответствующие реквизиты: наименование документа, дату составления, содержание хозяйственной операции, измерители операции в натуральном и стоимостном выражении, а также наименование и подписи лиц, ответственных за совершение операции и правильность оформления документа.

Документирование всех хозяйственных  операций позволяет осуществлять сплошное и непрерывное наблюдение за всеми  хозяйственными процессами, а для  обеспечения достоверности отражения  хозяйственных операций периодически проводится инвентаризация, т. е. проверка соответствия данных бухгалтерского учета  фактическому наличию имущества  и обязательств.

Разнообразие хозяйственных  операций требует составления различных  по своему содержанию и назначению документов, так как по каждой хозяйственной  операции составляется свой документ. Правильному составлению и использованию  документов в бухгалтерском учете  способствует их классификация.

Первичные документы должны храниться в соответствии с определенными правилами. Они прописаны в гл. 6 Положения. Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив учреждения должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

Обработанные вручную  первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному  учетному регистру, комплектуются в  хронологическом порядке и сопровождаются справкой для архива.

Кассовые ордера, авансовые  отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами должны быть подобраны в хронологическом  порядке и переплетены.

Отдельные виды документов (наряды на работу, сменные рапорты) могут храниться непереплетенными, но подшитыми в папках во избежание их утери или злоупотреблений.

Для выполнения указанной  цели необходимо более подробно изучить значение документов в бухгалтерском учёте, требования, предъявляемые к заполнению документов, классификацию документов, сущность документооборота, сроки хранения и многое другое, что позволит сделать вывод о месте документации в бухгалтерском учёте.

Для наглядного представления  документации я обратилась за помощью  к главному бухгалтеру УКБ «НОВОБАНК», который предоставил мне перечни документов, используемых Банком для документального оформления хозяйственных операций.

 

1. Теоретические основы документирования хозяйственных операций.
1. Роль и значение документов в бухгалтерском учёте.

Требования, предъявляемые  к заполнению документов.

Документы – это письменные свидетельства об осуществлении хозяйственной операции, дающие юридическую силу данным бухгалтерского учета. Обязательным условием отражения хозяйственных операций в бухгалтерском учете является оформление их соответствующими документами. Документация является важным элементом метода бухгалтерского учета: она служит для первичного наблюдения за хозяйственными операциями и является обязательным условием для отражения их в учете. При помощи документов осуществляется первичная регистрация совершаемых хозяйственных операций. При составлении документов используют типовые бланки.

Все операции, совершаемые  на предприятии, оформляются определенными документами. Документирование операций – особый способ бухгалтерского наблюдения за финансово – хозяйственной деятельностью организации и её первичного контроля.

Документы имеют важное значение в деятельности любой организации:

1)  Регистрационное – бухгалтерские документы служат первичными учётными регистрами, основанием для последующих записей на счетах бухгалтерского учёта. Регистрация совершённых хозяйственных операций с помощью документов обеспечивает точность, достоверность и бесспорность учётных данных;

2)    Правовое – на основании бухгалтерских документов устанавливается законность и целесообразность совершения тех или иных хозяйственных операция. Правильно и своевременно оформленные документы имеют доказательную силу в арбитражном суде и других судебных и административных инстанциях. Документы служат основанием для судебно – бухгалтерской экспертизы, проводимой по решению прокуратуры, суда, арбитража, по решению следственных органов;

3) Контрольное – бухгалтерские документы дают возможность контролировать сохранность ценностей, предупреждать случаи хищения. Большое значение имеют документы при проведении документальных ревизий, аудиторских проверок финансово – хозяйственной деятельности организации, помогают выявить ошибки в учёте;

4) Аналитическое – информация, содержащаяся в бухгалтерских документах, используется в экономическом анализе деятельности организации;

5)    Информационное – бухгалтерские документы являются основой всей информационной системы организации, которая используется в управлении её финансово – хозяйственной деятельностью.

Таким образом, по документам можно установить сроки совершения операций и лиц, участвовавших в оформлении этой операции. На основании документов осуществляется контроль за работой отдельных подразделений и должностных лиц. По данным документов проводят аудиторские проверки и документальные ревизии. В учете отражается все то, что подтверждено бухгалтерскими документами. От своевременности составления и качества документов в значительной мере зависит качество самого учета и составляемой на его основе отчетности. Документация имеет важное значение в управлении деятельностью предприятий. В форме соответствующих документов (платежных поручений, кассовых ордеров, нарядов, требований и др.) даются распоряжения на совершение хозяйственных операций (перечисление или выдачу денежных средств, отпуск материалов, выполнение работы и т.д.). Для работников, выполняющих эти распоряжения (кассиров, материально ответст­венных лиц, рабочих и др.), документы служат обоснованием осуществленных ими операций. На ряду с хозяйственными операциями, важно применение единых унифицированных форм документации, которые применяются для всех хозяйств:

- Кассовые

- Банковские

- Расчетно-платежные документы

Особенно велико значение документов для предварительного и последующего контроля за законностью и целесообразностью хозяйственных операций, соблюдением государственной дисциплины. Предварительный контроль осуществляют руководящие работники предприятия: подписывая  документ, они берут на себя ответственность за законность операции, оформленной этим документом.

Последующий контроль осуществляют работники бухгалтерии при приемке  и обработке документов, а также работники налоговых, финансовых и ревизионных органов. Важное значение документы имеют в обеспечении контроля за сохранностью имущества предприятия, рациональном его использовании. Строгое соблюдение порядка приемки и отпуска материальных ценностей и денежных средств, осуществление расчетных отношений только на основании, надлежаще оформленных документов предупреждает злоупотребления должностных лиц. Практика свидетельствует, что недостачи, растраты и бесхозяйственность, различные злоупотребления чаще всего бывают там, где документы оформляются несвоевременно и неправильно, учет ведется неудовлетворительно. Документы имеют и правовое (юридическое) значение как письменное доказательство осуществления хозяйственных операций, а поэтому используются судебными органами при рассмотрении хозяйственных исков.  Судебные органы признают за документами доказательную, юридическую силу только в том случае, если они составлены своевременно и правильно оформлены.

Создание носителей первичной  учетной информации (документов) –  это трудоемкий процесс, на который  затрачивается более половины рабочего времени. Поток документов, обрабатываемый бухгалтерами, настолько велик, что  даже большой штат счетных работников зачастую не в состоянии справиться с ним вручную. Поэтому сокращение трудоемкости учетных работ путем  автоматизации учета является одной  из важнейших задач, стоящих перед  руководителями многих предприятий.

Разработкой единых, а так  же специализированных форм отчетностей  документации занимается ГОСКОМСТАР при  участии министерства финансов и  заинтересованных министерств и  ведомостей. Формы первичных документов разработанных ГОСКОМСТАР-ом предназначены  для отражения определенных хозяйственных  операций. Такие формы называют типовыми. Применение типовых форм первичных  документов позволяет централизованно  изготавливать их большим тиражам  и рассылать их организациям и  торгующим предприятиям. Таким образом, отдельная организация или предприятие  освобождается от печатанья бланков  по составлению отчетности. Типовые  формы первичной документации подразделяются на:

- единые формы – обязательные для применения без каких-либо изменений во всех отраслях

- формы, рекомендованные в качестве образцов, на основе которых разработаны специальные бланки.

Основные требования, предъявляемые к заполнению бухгалтерских документов:

1. Документы должны составляться своевременно, как правило, в момент совершения операции, или непосредственно по окончании операции на бланках установленной формы;
2. В документах должны быть заполнены все реквизиты, отражающие достоверные данные;
3. Записи в первичных документах должны производиться чернилами, химическим карандашом, пастой шариковых ручек, при помощи средств механизации и другими средствами, обеспечивающими сохранность этих записей в течении времени, установленного для их хранения в архиве;
4. Документ должен быть заполнен чётко, ясно, производить записи в документах простым карандашом не разрешается;
5. В первичные учётные документы (кроме банковских и кассовых) можно вносить исправления корректурным способом;
6. Итоговые записи, связанные с передачей ценностей ( например, в денежных документах), должны писаться не только цифрами, но и прописью;
7. Свободные строки в первичных документах подлежат обязательному подчёркиванию;
8. Документы подписываются лицом, ответственным за его оформление (перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером);
9. Документы, которыми оформляют факты хозяйственной жизни, связанные с денежными средствами, подписывают руководитель организации и главные бухгалтер или уполномоченные ими лица.

 

 

 

2. Классификация бухгалтерских документов.

В составе документов бухгалтерского учета различают:

1. первичные документы;
2. учетные регистры;
3. отчетные документы.

1. Первичные бухгалтерские документы.

Под первичным учетом понимают первоначальную стадию учетного процесса, на которой производится измерение  данных хозяйственной операции и  регистрация их в документах. Документы  должны быть составлены в момент совершения операции или непосредственно после  ее окончания, они являются первичными учетными документами, на основании  которых ведется бухгалтерский  учет.