Документирование хозяйственных операций в УКБ «НОВОБАНК»

Все первичные документы  имеют унифицированные, т. е. типовые  формы. К основным первичным документам относятся: документы, оформляющие  прием и выдачу денежных средств (приходные и расходные кассовые ордера), перечисление денежных средств с расчетного счета (платежные поручения), поступление и отпуск материалов (доверенности, требования, акты о приемке) и т.д.

На основе первичных документов составляются бухгалтерские проводки и формируется исходная информация, которая используется для дальнейшей обработки в целях получения различных экономических показателей, характеризующих деятельность предприятия.

2. Учетные регистры.

Бухгалтерские проводки, составленные в соответствии с первичными документами, затем переносятся и группируются в учетных регистрах. Таким образом, регистры несут вторичную информацию, источником которой были документы. Под учетными регистрами подразумеваются  носители упорядоченной информации, в которых систематизируются  признаки и показатели хозяйственных  операций.

 

Учетные регистры различаются  по внешнему виду, способу ведения  учета и содержанию.

По внешнему виду учетные  регистры подразделяются на книги, карточки и свободные листы. Первыми учетными регистрами можно назвать амбарные книги, которые вели купцы для  учета своих товаров. С увеличением  числа хозяйственных операций стали  применять книги других форм: по учету прихода и расхода материалов, денежных средств и т. п. Позднее, для того чтобы разделить труд между работниками, которые ведут  учет, вместо книг стали применять  карточки и свободные листы. Карточки предназначены, как правило, для  организации учета различных  объектов аналитического учета, например, инвентарные карточки для учета  основных средств, карточки учета материалов на складе. Свободные листы представляют собой учетные регистры большого формата, они содержат большее количество сведений по сравнению с карточками. К свободным листам относятся  ведомости, журналы-ордера и т.д.

По способу ведения  учета регистры подразделяются на хронологические, систематические и комбинированные. В хронологических регистрах операции записываются в последовательности, их совершения, к таким регистрам относятся регистрационные журналы. В систематических регистрах операции дополнительно группируются по экономическому содержанию, например, кассовая книга, карточки учета материалов и т.д.

По содержанию регистры подразделяются на регистры синтетического, аналитического учета и комбинированные, в которых  ведется одновременно синтетический  и аналитический учет. К синтетическим  регистрам относятся, например, журналы-ордера, к регистрам аналитического учета  — платежные ведомости, лицевые  счета работников и т.д.

3. Отчетные документы.

На вопрос, что является результатом работы бухгалтера, можно  ответить одним словом — отчетность. Отчетные документы составляются в  конце каждого квартала по данным учетных регистров.

Отчетность — это набор  форм и показателей, а также пояснительных  материалов к ним, отражающих результаты финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

В соответствии с Федеральным  законом «О бухгалтерском учете» от 21.11.96 № 129-ФЗ предприятие предоставляет  ежеквартальную и годовую бухгалтерскую  отчетность в определенном объеме типовых  форм. Указанные формы бухгалтерской  отчетности предоставляются в налоговую  инспекцию в течение месяца по окончании квартала и трех месяцев  по окончании года. Дополнительные сведения сдаются в статистическое управление.

Промежуточная квартальная  бухгалтерская отчетность содержит бухгалтерский баланс и отчет  о прибылях и убытках. Годовая  отчетность, кроме того, должна включать в себя:

- отчет об изменении капитала;

- отчет о движении денежных средств;

- приложение к бухгалтерскому балансу;

- пояснительную записку к отчету.

Основными требованиями, которые  предъявляют к отчетности, являются:

1. достоверность — отчетность должна отражать реальные хозяйственные операции, которые можно легко проверить;
2. полнота — отчетность должна содержать все необходимые данные для заинтересованных лиц и включать в себя соответствующие комментарии;
3. нейтральность — отчетность не должна отражать интересы каких-либо лиц;
4. преемственность — последовательность применения форм отчетности и их содержания от одного отчетного периода к другому.

Все хозяйственные операции должны производиться с оформлением  первичных документов, на основании  которых ведется бухгалтерский  учет.

Документы бухгалтерского учета классифицируются по различным признакам:

1. По назначению:
1. распорядительные – содержат приказ (распоряжение) на совершение хозяйственной операции. Они разрешают произвести операцию, но не подтверждают факта её осуществления, а поэтому основанием для учётных записей не являются. Например, приказы руководителя, платёжные поручения банку на перечисление налогов и т.д.;
2. оправдательные – подтверждают факт совершения хозяйственной операции и служат основанием для её отражения в бухгалтерском учёте. Например, счета, подтверждающие произведённые расходы, акты приема-передачи основных средств, авансовые отчёты и т.д.;
3. комбинированные – сочетают в себе признаки всех трёх групп документов. Например, накладная на отпуск материальных ценностей содержит распоряжение отпустить материалы со склада в цех, а также оформление их Фактической  выдачи;
4. документы бухгалтерского оформления – составляются работниками бухгалтерии в случаях, когда для записи хозяйственной операции других документов нет, или с целью подготовки распорядительных и оправдательных документов для отражения в бухгалтерском учёте. Например, накопительные ведомости, калькуляции фактической себестоимости продукции, разные виды справок и расчётов, составленных бухгалтерией и т.д.
2. по содержанию хозяйственных операций:
1. материальные – отражают движение товарно-материальных ценностей;
2. расчётные – по оформлению расчётных взаимоотношений с партнёрами по возникшим обстоятельствам;
3. денежные – по оформлению операций с наличными и безналичными средствами;
3. по порядку составления:
1. первичные – составляются на каждую отдельную операцию в момент её совершения. Например, приходный кассовый оредр, расходный кассовый ордер, платёжные требования, акты на списание основных средств и т.д.;
2. сводные – составляются на основе ранее оформленных первичных документов. К ним относятся авансовые, товарные, кассовые отчёт и т.д.;
4. по способу отражения операций:
1. разовые – составляются для отражения в документе одной отдельной операции или нескольких одновременно совершаемых операций. Документы составляются в один приём. Например, приходные и расходные кассовые ордера, расчётно-платёжные ведомости и т.д.;
2. накопительные – составляются в течении определённого периода (неделя, декада, месяц) для отражения однородных повторяющихся операций, которые записываются в них по мере совершения. В конце периода подсчитываются итоги по показателям, используемым для учётных записей. Следует отметить, что накопительные документы отличаются от сводных тем, что сводный документ составляется на основании первичных документов, является их сводкой, а накопительный представляет собой первичный документ, составленный постепенно путём накапливания операций. К накопительным документам относятся лимитно-заборные карты, двухнедельные или месячные наряды и т.д.;
5. по числу учитываемых позиций:
1. однострочные – содержат одну учётную позицию;
2. многострочные – содержат две или более учётных позиций;
6. по месту составления;:
1. внутренние – составляются в самой организации для отражения внутренних операций. Например, кассовые приходные и расходные ордера, накладные, акты, расчётно-платёжные ведомости и т.д.;
2. внешние – составляются за пределами данной организации, поступают в бухгалтерию уже в оформленном виде. Например, счета-фактуры, выписки банка, товарно-транспортные накладные и т.д.;
7. по способу заполнения:
1. вручную – документы, заполняются вручную;
2. автоматизировано – документы, заполняются автоматизированным путём (с помощью компьютеров);
8. по основанию носителя:
1. бумажный
2. машинный

Бухгалтерские документы  по назначению можно разделить на группы:

А) организационно-распорядительные – разрешают проведение операции (приказы, распоряжения, доверенности и т. д.);

Б)   оправдательные (исполнительные) – отражают факт совершения операции (накладные, требования, приходных кассовые ордера, акты приёмки и т.д.);

В)    комбинированные – документы, содержащие распорядительный и оправдательный характер (расходные кассовые ордера, платёжные ведомости и т. д.);

Г)  документы бухгалтерского оформления – различные расчёт и справки, заполненные бухгалтером).

К организационно–распорядительным  документам относятся приказы, распоряжения, указания, доверенности и т.п. Эти  документы содержат распоряжение, разрешение, поручение либо право на проведение хозяйственной операции. Информация, содержащаяся в этих документах, не заносится в учетные регистры, так как в них не отражается сам факт совершения операции.

К оправдательным (исполнительным) документам относятся накладные, требования, приходные ордера, акты приемки и  т.п. Оправдательные документы составляются в момент совершения операции, отражая  ее исполнение, и представляют собой  источник первичной учетной информации или первый этап учетного процесса. Информация, содержащаяся в них, заносится  в учетные регистры.

Существует целый ряд  документов, сочетающих в себе разрешительный и оправдательный характер, такие  документы относят к комбинированным (платежная ведомость, расходный кассовый ордер).

Документы бухгалтерского оформления заполняются бухгалтером для  оправдания записей, не имеющих других документальных подтверждений. Это  различные расчеты и справки, которые играют вспомогательную  роль и составляются для облегчения и ускорения работы бухгалтерии (справка бухгалтерии на сторнирование  ошибочно сделанной записи; распределение  прибыли предприятия, общепроизводственных, общехозяйственных, внепроизводственных расходов и др.). Информация из таких документов также заносится в учетные регистры.

 

 

3. Реквизиты. Унификация и стандартизация.

Унификация и стандартизация являются основными направлениями  совершенствования бухгалтерских  документов, между ними существует тесная взаимосвязь.

Основной целью унификации и стандартизации является создание и совершенствование системы  типовых документов, использование  которой может дать экономический  эффект. Экономический эффект достигается  в результате снижения затрат на составление, изготовление и оформление документов, их передачу, обработку, хранение, уничтожение. Кроме того, может быть получен  косвенный эффект за счёт совершенствования  системы управления, выражающийся в  повышении оперативности управления за счёт уменьшения объёмов непроизводительного  ручного труда, сокращения времени  на все виды работ с документами  и приближении принимаемых решений  к оптимальным вариантам в  результате повышения качества документов.

Объектами унификации и стандартизации являются форма и содержание ( реквизиты) типовых документов.

Основные задачи совершенствовании форм документов:

1. При унификации:
1. Целесообразное уменьшение разнообразия докуметов по форме и правилам оформления ( введение единообразия форм документов);
2. Определение и установление оптимального состава форм документов;
2. При стандартизации:
1. Формирование и внедрение в качестве обязательной нормы ограничений ( к размеру шрифтов реквизитов, к размещению заголовков, к размеру, плотности и даже к цвету бумаги и т.п.), позволяющих отобрать наиболее эффективные формы и правила оформления документов и обеспечить их длительное хранение.

Основные задачи совершенствования  содержания документов:

1. При унификации:
1. Отбор реквизитов, соответствующих назначению документа и методам его обработки;
2. Создание трафаретных текстов, для оформления идентичных операций (часть реквизитов печатаются типографическим способом (постоянные реквизиты), для переменных – оставляют свободные строки; трафареты определяют состав информации документов, её последовательность и закрепляют устойчивые словесные формулировки);
2. При стандартизации:
1. Установление единых требований к формату документов;
2. Экономия бумаги при печати бланков документов.

Требования унификации и  стандартизации распространяются на все  типовые документы, использующиеся в любых организациях, независимо от формы собственности и отраслевых особенностей.

Функции по разработке, утверждению  и распространению «Альбомов  унифицированных форм первичной  учётной документации» и их электронных  версий, Постановлением Правительства  РФ от 8 июля 1997г. №835 «О первичных учётных  документах», возложены на Государственный  комитет статистики РФ.

Документы принимаются к  учёту, если они составлены по форме, содержащейся в «Альбомах унифицированных  ( типовых) форм первичной учётной документации». Если форма какого – либо документа не включена в альбом, то она может быть разработана и утверждена самой организацией, однако должна включать все обязательные реквизиты.

В унифицированные формы  первичной учётной документации (кроме форм документов по учёту  кассовых и расчётно – платёжных операций) организации при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. Исключение отдельных реквизитов не допускается.   

Каждый документ должен полностью  отвечать своему назначению, для чего он должен содержать определённые показатели. Показатели, характеризующие хозяйственную  операцию, отражённую в документе, называют реквизитами ( от лат. «requisitum» - нужное, требуемое).

Реквизиты бывают обязательные и дополнительные:

Обязательные - первичные документы должны содержать (п. 2.5 Положения):

1. наименование документа (формы), код формы;
2. дату составления;
3. содержание хозяйственной операции;
4. измерители хозяйственной операции (в количественном и стоимостном выражении);
5. наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровки.

В необходимых случаях  в первичном документе могут  быть приведены дополнительные реквизиты:

1. номер документа;
2. название и адрес учреждения;
3. основание для совершения хозяйственной операции, зафиксированной документом;
4. другие дополнительные реквизиты, определяемые характером документируемых хозяйственных операций.

При отсутствии обязательных реквизитов организация рискует  нарваться на пересчет налогов (Постановление  Девятого арбитражного апелляционного суда от 14 февраля 2007 г. по делу N 09АП-17021/06-АК, Решение Арбитражного суда г. Москвы от 1 февраля 2007 г. по делу N А40-72250/06-108-416).

Для кассовых и расчётно-платёжных (банковских) документов перечень обязательных реквизитов расширяется. Так, к обязательным реквизитам, помимо перечисленных выше, добавляются: сумма операции цифрами и прописью; ИНН (идентификационный номер налогоплательщика); круглая печать организации и некоторые другие реквизиты, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 г. №88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учётной документации по учёту кассовых операций, по учёту результатов инвентаризации» и Положением ЦБ РФ «О безналичных расчётах в Российской Федерации» от 03.10.2002 г. №2-П.

 

4. Правила проверки первичных документов и исправления ошибок в них.