Документирование управленческой деятельности

 

 

Объяснительная записка

 

Я, менеджер по продажам ОАО «ОТП Банк» Петров П.П., опоздал  на работу 01.12.2012, поскольку это был  официальный нерабочий праздничный день, установленный статьей 112 ТК РФ, а письменного согласия на работу в этот день я не давал. 
Прошу оплатить мне фактически отработанное 01.12.2012 время в количестве 6 (шести) часов в двойном размере.

 

 

01.12.2012                                            л.п.                                           П.П. Петров  

 

Рис.3 пример оформления объяснительной записки

 

в) кадровая документация фиксирует информацию о наличии и движении персонала, в результате все кадровые процедуры приобретают документальное оформление (например, прием, перевод, поощрение, применение дисциплинарного взыскания, командировка, отпуск, увольнение и др.). Любой кадровый документ фиксирует юридически значимые факты, которые являются основанием совокупности корреспондирующих друг другу прав и обязанностей работника и работодателя. Большинство кадровых документов содержит информацию, обладающую высокой социальной значимостью. Поэтому отношение к работе с такими документами должно быть чрезвычайно серьезным. Поскольку от правильности заполнения кадровых документов зависит подтверждение определенных юридических фактов, на основе которых возникают те или иные права работника. По основным кадровым процедурам различают следующие виды кадровых документов:

1. Документация по приему на работу: заявление о приеме на работу; контракт о назначении на должность; приказ о приеме на работу; протокол общего собрания трудового коллектива о приеме на работу.

2. Документация по переводу на другую работу: заявление о переводе на другую работу; представление о переводе на другую работу; приказ о переводе на другую работу.

3. Документация по увольнению с работы: заявление об увольнении; приказ об увольнении; протокол общего собрания трудового коллектива об увольнении.

4. Документация по оформлению отпусков: график отпусков; заявление о предоставлении отпуска; приказ о предоставлении отпуска.

5. Документация по оформлению поощрений: представление о поощрении; приказ о поощрении; протокол общего собрания трудового коллектива о поощрении.

6. Документация по оформлению дисциплинарных взысканий: докладная записка о нарушении трудовой дисциплины; объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины; приказ о наложении дисциплинарного взыскания; протокол общего собрания трудового коллектива о наложении дисциплинарного взыскания.

 

 

 

 

 

 

 

ОАО «ОТП Банк»

 

ПРИКАЗ

 

17.12.2012 № 121-к

г. Кемерово

 

 

 

О поощрении

 

ПРИКАЗЫВАЮ:

1.Алексеева Б.В. Главного  бухгалтера ОАО «ОТП Банк» за добросовестное исполнение трудовых обязанностей и достижений особо высоких показателей в труде выдать премию в размере 10000 руб.

2. Контроль над исполнением  приказа возложить на главного  бухгалтера Митину К.О.

 

 

 

Генеральный директор

ОАО «ОТП Банк»                                 подпись                                П.А. Костеков

 

Главный бухгалтер                               подпись                            К.О. Митина

 

С приказом ознакомлен                        подпись                            Б.В. Алексеева            20.12.12

рис.4 пример оформления приказа о поощрении

 

г) деловая корреспонденция - это обобщенное название для разных по содержанию документов – служебное письмо, телеграмма, факс, электронное сообщение и др.

Кредитно-кассовый офис

 

 

ТЕЛЕФОНОГРАММА                                                Управляющему ККО г.Кемерово

 

Передал – секретарь  В.И.Тишкова                             Принял – секретарь ККО И.А.Юматова

Т. 26-69-85                                                                     т. 69-87-52

 

 

 

14ч. 30 мин.

 

17.12.12 №156

18.12.12 в 13:00 в конференц-зале  состоится совещание сотрудников  офиса ОАО «ОТП Банк» по  организации работ по подготовке  новых кредитных специалистов. Явка  сотрудников офиса обязательна.

 

 

 

 

Управляющий ККО г.Кемерово                                                      П.А.Костеков

Рис.5 пример оформления телефонограммы

 

3. Схема движения  документов организации

Документооборот представляет собой главную организационную  проблему деятельности службы делопроизводства и проблему технологии документационных процессов, поэтому занимает место узлового звена любой системы делопроизводства.

 

3.1 Входящие документы:

Документы, поступившие, в ОАО «ОТП Банк» начинают свой путь к исполнению с экспедиции (структурного подразделения общего отдела). Там они подвергаются экспедиционной обработке, которая заключается в проверке правильности доставки корреспонденции, вскрытии конвертов, проверке целостности вложений и предварительной сортировке документов на регистрируемые и нерегистрируемые. Нерегистрируемые документы и документы с пометкой "лично" передаются по назначению. В ОАО «ОТП Банк»  обязательно составляется перечень нерегистрируемых документов, который ежегодно пересматривается. Регистрируемые документы делятся на два потока:

1. Документы на имя  руководителя и без указания  конкретного адреса;

2. Документы в адрес  структурных подразделений.

Документы первого потока передаются в канцелярию, а второго потока - в структурные подразделения. При централизованной регистрации все выше указанные документы поступают в канцелярию.

Помощники руководителя или работник канцелярии производят предварительное рассмотрение поступивших  документов. Целью предварительного рассмотрения поступивших документов является распределение документов, не требующих обязательного рассмотрения руководством, установление подразделения или лица, которым должен быть направлен этот документ. Отсюда следует, что при предварительном рассмотрении образуется два документопотока: в адрес руководителя ОАО «ОТП Банк»  и в структурные подразделения организации. Руководству ОАО «ОТП Банк» передаются документы вышестоящих органов управления и документы, содержащие информацию по важнейшим вопросам деятельности организации (учреждения). Остальные документы передаются руководителям структурных подразделений организации (учреждения) или непосредственно исполнителям. При наличии в учреждении подразделения по рассмотрению писем граждан, заявления и жалобы направляются в него из экспедиции.

Документы передаются руководству или исполнителям в день поступления на данную организацию.

Документы, подлежащие регистрации, после их рассмотрения регистрируются и передаются руководителям ОАО «ОТП Банк» и структурным подразделениям. Документы, которые исполняются несколькими подразделениями, передаются поочередно (согласно резолюции, наложенной в документе) или размножаются и передаются одновременно в копиях.

 

СХЕМА ДВИЖЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ПРЕДПРИЯТИЯ

3.2 Исходящие документы:

Проект  исходящего документа составляет исполнитель, правильность его оформления проверяет секретарь. Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре. Проект исходящего документа может быть согласован как со специалистами других организаций (учреждений), так и внутри организации.

В соответствии с ГОСТ РФ 6.30-2003, если документ проходит согласование с другой организацией, не автором документа, то согласование оформляется реквизитом. Документ, проходящий согласование внутри организации (учреждения) оформляется.

Подготовленный  проект исходящего документа представляется на подпись руководителю вместе с  материалами, на основании которых  он готовился.  
         К проекту документа исполнитель прилагает список организаций, которым должен быть разослан подписанный документ. При этом условии движение документов и их исполнение станут более оперативными. 
         Руководитель ОАО «ОТП Банк» в праве внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку.

После подписания руководителем  двух экземпляров исходящего документа  он передается на регистрацию. Отправляемые документы регистрируются в "Журнале  регистрации исходящих документов". После регистрации и присвоения исходящему документу регистрационного номера необходимо зафиксировать его рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах. После регистрации документы направляются в экспедицию. Здесь проверяется правильность оформления исходящих документов и сортировка их по корреспондентам. На  ОАО «ОТП Банк»  имеется массив постоянных адресов. После оформления адресата на конвертах проставляются виды почтовых отправлений, оформляется стоимость отправки, и составляются описи на почтовые отправления.

Отправка исходящих  документов происходит в тот же день. Второй экземпляр отправляемых документов или единственный экземпляр факса (телефонограммы) подшиваются в дело.

СХЕМА ДВИЖЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ПРЕДПРИЯТИЯ

 

 

3.3 Внутренние документы:

Внутренние документы  готовятся, оформляются в пределах ОАО «ОТП Банк».

 Прохождение их на этапах подготовки и оформления организуются так же, как подготовка и оформление исходящих документов, а на этапе исполнения оно совпадает с маршрутом входящих документов. 
Особенность движения внутренних документов является то, что маршруты их различны для отдельных видов документов. 

Под объемом документооборота понимают общее количество входящих, исходящих и внутренних документов за определенный период времени. Учет объема документооборота организуется для установления:

- загрузки ОАО «ОТП Банк», его подразделений и службы документационного обеспечения управления;

- потребности ОАО «ОТП Банк»  организационной и электронно-вычислительной технике.

При определении объема документооборота однократно обязательно  учитываются все документы. Подсчет входящих, исходящих и внутренних документов ведется раздельно. Отдельно учитываются машинописные копии и копии, изготовленные средствами оперативного размножения.

СХЕМА ДВИЖЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ПРЕДПРИЯТИЯ

этап подготовки и  оформления                              этап исполнения

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Движение документов в организации  с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки называется документооборотом. Цель контрольной работы была достигнута. Проведя анализ организации документооборота ОАО «ОТП Банк я пришла к выводу, что от четкости и оперативности обработки и движения документа зависит скорость  получения информации, необходимой для выработки решения. Поэтому в компании документообороту всегда уделяется большое внимание.

Также я пришла к выводу, что оперативность и надежность управления документооборота  связана  с быстротой прохождения и  обработки документов. Ускорение  документооборота достигается за счет сокращения количества инстанций, проходимых документами, сокращения и убыстрения операций, производимых с ними, сокращения объема документооборота. Последнее достигается за счет обращения в ряде случаев к бездокументным связям (по телефону, личным переговорам). Сокращению документооборота способствует также более четкое распределение функций между структурными подразделениями ОАО «ОТП Банк» и исполнителями, конкретное и оперативное руководство.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Алексеев Л., Пигалов В. Деловое администрирование на практике. М-: Перспектива, 1996.

2. Веслополова Г. Н. Первокурснику. Пенза: ИСИ, 1993.

3. Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент. М.: Изд-во МГУ, 1995.

4. Гейтс Б. 10 советов менеджерам//Московские новости. 2001.20 сент.

5. Горчакова Н.Н. Менеджмент. М.; ЮНИТИ, 1997.

6. Дункан Дж. У. Основополагающие идеи в менеджменте. Уроки основоположников менеджмента и управленческой практики / пер. с англ. М.:Дело, 1996.

7. ЕгоршинА.П. Управление персоналом. Н. Новгород: НИМБ, 1997.

8. Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента / Пер. с

англ. М.: Дело, 1992.

9. Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В.А. Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002.

10.www.wikipedia.ru

11.www.edou.ru/enc/

12.www.lib.rus.ec/b/383461/read

13. www.coolreferat.com

14. www.delo-press.ru

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ПРИЛОЖЕНИЕ А 

Письмо-запрос

 

ОАО «ОТП Банк»                                            Заведующему кафедры ЭиАСУ

Россия, г. Кемерово,                                        Момот М.В.

ул. Красная, д.19а                                            

Тел. 8(3842) 11 11 00

Факс 8(3842) 11 11 01

 

01.12.12 № 125

на № 121 от 17.12.12

 

Просим направить на нашу организацию студента кафедры ЭиАСУ Григорьеву Людмилу Владимировну для прохождения преддипломной практики с 13 февраля по 13 марта 2013 г с последующим дипломным проектированием с 13 марта по 28 июня 2013 г.

Тема практики и направление  дипломного проектирования − Управление человеческими ресурсами.

Руководитель практики от предприятия Пономарева Екатерина Олеговна, куратор кредитных специалистов, 8(3842)58-45-62.

Консультант по дипломному проектированию Баркова Валерия Викторовна, старший преподаватель, 8(38451)5-85-63.